Praxisgründung – der große Ratgeber

Um eine eigene Praxis zu führen, müssen Sie als Arzt bzw. Psychotherapeut mehrere Bedingungen erfüllen: Da Sie die Führung der Praxis übernehmen und damit Entscheidungsträger für Bereiche wie Personal, Praxisabläufe oder das Outsourcing bestimmter Aufgaben sind, sind grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse sehr hilfreich – aber kein Muss. Verpflichtend ist dagegen eine Approbation. Nur dann dürfen Sie als Arzt bzw. als Psychologischer Psychotherapeut Patienten behandeln. Für die Behandlung gesetzlich versicherter Patienten sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen.

Unabhängig von der Krankenversicherung Ihrer Patienten gilt: Sie dürfen Patienten nur dann behandeln, wenn Sie eine Approbation als Arzt bzw. Psychotherapeut nachweisen können. Hiermit erfüllen Sie die Grundvoraussetzung zur Gründung einer Privatpraxis.

Für die Behandlung gesetzlich Versicherter sind neben einer Approbation weitere Voraussetzungen notwendig. Um auch gesetzlich krankenversicherte Patienten behandeln zu dürfen, müssen Sie als Vertragsarzt zugelassen sein. Diese Zulassung können Sie schriftlich beim Zulassungsausschuss beantragen. Diese Kassenzulassung erfordert einen Eintrag ins Arztregister und eine abgeschlossene Weiterbildung auf einem bestimmten Fachgebiet. Welche Dokumente Sie zur Eintragung ins Arztregister sowie zur Beantragung Ihrer Zulassung als Vertragsarzt benötigen, erfahren Sie im Abschnitt Der Weg zur vertragsärztlichen Praxis.

Als Arzt oder Psychotherapeut gibt es für Sie verschiedene Wege zur eigenen Praxis: Sie können eine Praxis gründen oder durch private oder geschäftliche Beziehungen eine bereits bestehende Praxis übernehmen. Wir zeigen Ihnen die beiden Optionen inklusive ihrer Vor- und Nachteile im Folgenden genauer.

Da in zahlreichen Fachrichtungen Zulassungsbeschränkungen für Praxen bestehen, ist die Praxisübernahme in vielen Bereichen Deutschlands die einzige Möglichkeit für eine eigene Praxis. Zudem ist es gerade in Städten sehr schwierig, eine Genehmigung für die Neugründung einer Arztpraxis zu erhalten, da die maximale Zahl an Praxen pro Einwohner häufig bereits erreicht ist.

Eine bestehende Praxis zu übernehmen, kann ein langer Prozess werden: Wenn Praxisräume frei werden, gibt es in den meisten Fällen Wartelisten, in die Sie sich als interessierter Arzt eintragen lassen können. Die freiwerdenden Praxen sind im Regelfall von Ärzten, die in den Ruhestand gehen oder aus anderen Gründen einen Nachfolger für ihre Praxis suchen. Wenn Sie sich für eine Übernahme interessieren, sollten Sie sich daher frühzeitig informieren.

Wenn die Praxisübernahme für Sie keine Option ist und Sie lieber von Grund auf etwas Neues starten möchten, können Sie selbst eine Arztpraxis gründen. Die Praxisgründung ist ein aufwendiger Prozess. Ein detaillierter Businessplan hilft dabei, Ziele zu definieren und durchzusetzen und jede Entscheidung im Vorfeld gut zu überlegen. Unter anderem sollten Sie sich im Voraus Gedanken darüber machen, wie Sie die Finanzierung stemmen wollen, welche Art von Praxis Sie führen möchten und welcher organisatorische Aufwand mit der Gründung einhergeht. Um den Überblick zu behalten, stehen Ihnen Berater zur Verfügung, die Sie bei dem Prozess der Gründung begleiten und jederzeit unterstützend Fragen beantworten. Im Folgenden führen wir Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Bausteine, die Sie bei der Praxisgründung berücksichtigen müssen.

Arztpraxis ist nicht gleich Arztpraxis. Eine der ersten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Festlegung der Praxisform. Hierbei stehen Ihnen die folgenden Praxisformen zur Auswahl:

• Einzelpraxis: Dem zuständigen Arzt gehört die Praxis. Somit liegt die Verantwortung für Arbeitsschwerpunkte, Sprechzeiten, Personal und Kosten ebenfalls beim Praxisgründer. Ärzte mit Einzelpraxen können sich optional einem Praxisnetzwerk anschließen, um sich mit Kollegen auszutauschen und die Versorgung von Patienten zu verbessern.
• Praxisgemeinschaft: Zwei Ärzte mit unterschiedlichem Patientenstamm und gegebenenfalls unterschiedlichen Fachrichtungen teilen sich die Ressourcen einer Praxis (Praxisräume, Geräte, andere medizinische Ressourcen, medizinisches Fachpersonal). Jeder Arzt versorgt seine eigenen Patienten und die Abrechnung erfolgt getrennt.
• Berufsausübungsgemeinschaft (BAG): Bei der BAG (ehemals Gemeinschaftspraxis genannt) gibt es einen gemeinsamen Patientenstamm und ein gemeinsames Abrechnungssystem. Trotz dieser engen organisatorischen und wirtschaftlichen Zusammenarbeit behandelt jeder Arzt seine Patienten eigenständig und eigenverantwortlich.
• Teilzulassung (halbe Selbstständigkeit für Ärzte): Ärzte arbeiten die Hälfte der Arbeitszeit in ihrer eigenen Praxis und sind in vielen Fällen zusätzlich mit einer halben Stelle im Krankenhaus angestellt.

Gründen Sie allein eine Arztpraxis und sind Sie zunächst als einziger Arzt bzw. Psychotherapeut tätig, wird in den meisten Fällen zunächst die Rechtsform eines Einzelunternehmens gewählt. Sie übernehmen damit alle Rechte und Pflichten und haften vollständig dafür.

Die am weitesten verbreitete Rechtsform von kooperativen Arztpraxen ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Hierbei müssen Sie sich bei der Praxisgründung mindestens mit einem weiteren Arzt oder Gesellschafter zusammenschließen. Jeder Gesellschafter dieser Personengesellschaft haftet mit dem Betriebs- sowie seinem Privatvermögen. Gewählt wird diese Rechtsform meist deshalb, weil keine Gewerbesteuer fällig ist und die Buchhaltung in einem überschaubaren Umfang gestaltet wird. Ein Nachteil wiederum besteht darin, dass bei jeder rechtlichen Änderung die Zustimmung aller Gesellschafter einzuholen ist.

Bei der Partnerschaftsgesellschaft (PartG) wird dies umgangen: Die Gesellschaft ist selbst rechtsfähig. Die Rechtsform ist der GbR sehr ähnlich, beschränkt aber die Haftung. Daher ist diese Art der Personengesellschaft besonders für Gemeinschaftspraxen geeignet.

Auch die Gründung als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine Möglichkeit für Gemeinschaftspraxen. Die Wahl der Rechtsform sollten Sie von Ihrem individuellen Fall abhängig machen und Vor- und Nachteile Ihrer Situation gegeneinander abwägen.

Die Gründung einer eigenen Arztpraxis ist eine große Herausforderung. Selbst für studierte Betriebswissenschaftler kann die erste Unternehmensgründung durchaus unübersichtlich sein. Gerade wenn Sie als Arzt bisher keine nennenswerte Erfahrung im Gründen haben, ist es daher empfehlenswert, auf die Expertise eines verlässlichen Netzwerks zurückzugreifen. So sparen Sie nicht nur teures Lehrgeld, sondern schonen gleichzeitig Ihre Nerven.

Die folgenden Dienstleister sollten in Ihrem Netzwerk nicht fehlen:

• Bestenfalls unterstützt Sie Ihr Steuerberater nicht nur bei der jährlichen Steuererklärung, sondern auch in der Finanzplanung und im Aufstellen eines Businessplans.
• Ein Fachanwalt für Medizinrecht prüft Ihre Verträge auf Herz und Nieren und stellt gemeinsam mit Ihnen sicher, dass Ihre Kauf-, Leasing- und Mietverträge sowie auch Arbeitsverträge etc. rechtskonform und zu Ihrem Vorteil ausgerichtet sind. Falls Sie keine neue Praxis gründen, sondern eine bestehende Praxis übernehmen, kann ein Fachanwalt für Medizinrecht für Sie außerdem den Praxisübernahmevertrag gestalten.
• Ein Praxisberater kann Sie bei Fragen rund um die Gründung, Finanzierung, Fördermöglichkeiten und den Aufbau einer erfolgreichen Arztpraxis unterstützen. Mithilfe eines erfahrenen Beraters können Sie aus Fehlern anderer lernen und von der Erfahrung anderer profitieren.
• Externe Marketing-Experten unterstützen Ihre neu gegründete Praxis dabei, einen Patientenstamm aufzubauen, unter anderem mit einem ansprechenden Logo und Flyer-Designs, erfolgversprechender Suchmaschinenoptimierung und auffälliger Printwerbung.
• Abrechnungsstellen kümmern sich für Sie darum, dass Ihre Patienten – sobald Ihre Praxis eröffnet ist – ihre Rechnungen zeitnah erhalten und bei ausbleibenden Zahlungen ggf. mithilfe eines erfolgversprechenden Mahnwesens an ihre Zahlungen erinnert werden.

Bei der Gründung Ihrer eigenen Praxis müssen Sie ebenfalls die Entscheidung zu Ihrem Versorgungsauftrag treffen, da dieser bei Ihrem Zulassungsantrag als Vertragsarzt mit angegeben werden muss. Hier haben Sie die Wahl zwischen einem ganzen und einem halben Versorgungsauftrag.

Bei einem vollen Versorgungsauftrag sind Sie als zuständiger Arzt mindestens zwanzig Stunden persönlich in einer Sprechstunde anwesend. Dahingegen sind Sie bei einem halben Versorgungsauftrag – auch Teilzulassung genannt – verpflichtet, nur mindestens zehn Sprechstunden in der Woche anzubieten. Entscheiden Sie sich für eine Teilzulassung, kann es vorkommen, dass Sie sich im Nachhinein nicht mehr für eine Vollzulassung entscheiden können, wenn es eine Beschränkung aufgrund der Ärzte-Dichte vor Ort gibt. Die Entscheidung für einen vollen Versorgungsauftrag oder eine Teilzulassung sollte daher mit Weitsicht getroffen werden.

Entscheiden Sie sich für eine kooperative Praxisform und somit für die Gründung einer Gesellschaft, so gilt es in einem nächsten Schritt, der zukünftigen Zusammenarbeit einen Rahmen zu geben. Hierzu wird ein Gesellschaftsvertrag aufgesetzt, in dem unter anderem der Zweck der Gesellschaft, die Verpflichtungen der Gesellschafter, Arbeitszeiten, Haftungsregelungen sowie die Höhe von Rücklagen, die Beteiligung am Gesellschaftsvermögen und Abfindungsregelungen im Falle eines Ausscheidens vereinbart werden.

Ein besonders bedeutsamer Baustein in der Vorbereitung Ihrer ärztlichen oder psychotherapeutischen Praxisgründung ist ein professioneller, detaillierter und fundierter Businessplan. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit, potenzielle Kreditgeber von Ihrem Gründungsvorhaben zu überzeugen.

Im Folgenden liefern wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie Ihren Businessplan aufbauen können und welche Fragen darin beantwortet werden sollten.

1. Executive Summary
   Hier werden alle Inhalte komprimiert zusammengefasst, deren detailliertere Erklärung im Laufe des weiteren Businessplans folgen werden. Um alle relevanten Informationen einfließen lassen zu können, empfiehlt es sich, die Executive Summary zuletzt zu verfassen.
2. Geschäftsmodell
   a. Welche Leistungen sollen angeboten werden?
   b. Soll es einen speziellen Leistungsschwerpunkt geben?
   c. Welchen Nutzen können die Patienten aus dem Leistungsangebot ziehen?
3. Geschäftsmodell
   a. In welcher Rechtsform soll gegründet werden?
   b. Worin liegen die Unternehmensziele für die nächsten drei bis fünf Jahre?
   c. Mit welchen Lieferanten möchten Sie zusammenarbeiten?
   d. Gibt es geplante Partnerschaften?
   e. Wie sollen die Praxisabläufe organisiert werden?
4. Team & Schlüsselpositionen
   a. Was sind die Zulassungsvoraussetzungen für die geplante Tätigkeit? (Nachweis über Facharztbezeichnung)
   b. Bringen Sie bereits Managementerfahrung mit?
   c. Welche weiteren Stellen sollen besetzt werden?
   d. Mit welchen externen Beratern arbeiten Sie zusammen? (z. B. Steuerberater, Praxisberater, Fachanwalt für Medizinrecht)
5. Markt- und Wettbewerbsanalyse
   a. Zielgruppenanalyse: Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
   b. Alleinstellungsmerkmale: Wie kann sich die Praxis von Mitbewerbern abheben?
   c. Positionierung: Wie soll die Praxis am Markt positioniert werden?
   d. Konkurrenzanalyse: Worin liegen die Stärken und Schwächen gegenüber den Mitbewerbern?
   e. Standortanalyse: Wie entwickelt sich die Region Ihrer geplanten Niederlassung demografisch? Wie kaufkräftig sind die Menschen in der Region? Welche Vor- und Nachteile bringt der Standort mit sich?
6. SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
   a. Strengths: Welche Stärken bringen Sie als Arzt bzw. Ihre Arztpraxis mit?
   b. Weaknesses: Welche Schwächen haben Sie im Vergleich zu Mitbewerbern?
   c. Opportunities: Welche Chancen sehen Sie in äußeren Umständen?
   d. Threats: Welche Risiken liegen in den äußeren Umständen?
   e. Best Case: Wie sieht die bestmögliche Entwicklung aus?
   f. Worst Case: Wie sieht die schlechtmöglichste Entwicklung aus?
7. Marketingkonzept
   a. Welche Marketing-Ziele sollen erreicht werden?
   b. Welche Marketingkanäle sollen bespielt werden? (z. B. Social Media, Suchmaschinenoptimierung, Printwerbung)
   c. Welche Werbemaßnahmen sind geplant?
   d. Mit welchen Kosten ist für die Marketingmaßnahmen zu rechnen?
8. Finanz- und Liquiditätsplanung
   a. Wie hoch sind die zu erwartenden Umsätze?
   b. Wie hoch sind die zu erwartenden einmaligen Kosten? (z. B. Umbau, Renovierung, Ausstattung, Anschaffung von Geräten)
   c. Welche Investitionen sind erforderlich?
   d. Wie hoch sind die zu erwartenden laufenden Kosten? (z. B. Miete, Strom & Wasser, Personal etc.)
   e. Wie viel Kapital wird insgesamt zur Gründung benötigt?
   f. Wie viel Eigenkapital wird eingebracht?
   g. Wie viel Fremdkapital wird benötigt?
   h. Planrechnung: Wie wird sich die Liquidität innerhalb des ersten Jahres verhalten?
   i. Ist die Inanspruchnahme von Förderungen geplant?
9. Zeitplan
   Wann sollen die verschiedenen Maßnahmen umgesetzt werden?
10. Anhang
    a. Lebenslauf des gründenden Arztes
    b. Approbationsurkunde
    c. Verträge & Vertragsentwürfe
    d. Rechnungen & Kostenvoranschläge
    e. Bei kooperativen Praxisformen: Gesellschaftsvertrag
    f. Gewerbeanmeldung / Anmeldung beim Finanzamt

Ein wichtiger Teil jedes Businessplans stellt die Standortanalyse dar. In welcher Stadt oder Gemeinde Sie sich mit Ihrer eigenen Arztpraxis niederlassen möchten, hängt wohl in den meisten Fällen von Ihrem präferierten Wohnsitz ab. Doch nicht jeder Standort, den Sie für einen attraktiven Lebensmittelpunkt halten, ist als Standort einer ärztlichen Niederlassung gleichermaßen attraktiv. Da der Standort Ihrer Praxis zu großen Teilen über den Erfolg ebendieser entscheidet, ist eine gründliche, professionelle Standortanalyse unumgänglich.

Im Rahmen der Standortanalyse sollten Sie sich (ggf. im Rahmen einer professionellen Praxisberatung) die folgenden Fragen hinsichtlich der Region stellen:

• Wie hoch ist die Einwohnerdichte?
• Wächst oder schrumpft die Bevölkerung in dieser Region?
• Wie ist die Altersstruktur? Gibt es mehr alte, kranke oder junge, gesunde Menschen?
• Wie kaufkräftig ist die Bevölkerung in diesem Einzugsgebiet?
• Gibt es in der Region viel Konkurrenz durch andere Arztpraxen derselben Fachrichtung?

Auch in Bezug auf die konkrete Immobilienauswahl sind ein paar überaus relevante Aspekte zu berücksichtigen:

• Wäre meine Niederlassung an diesem Standort gut erreichbar? (Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr, Parkmöglichkeiten etc.)
• Ist die Immobilie barrierefrei? (Gibt es einen Fahrstuhl oder eine Rampe? Gibt es automatische Türen?)
• Können die Praxisräumlichkeiten bei Bedarf erweitert werden?

Ob es an dem von Ihnen präferierten Standort nun auch tatsächlich möglich ist, eine neue Arztpraxis zu gründen, hängt maßgeblich von der Bedarfsplanung des Gemeinsamen Bundesausschusses, bestehend aus Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) sowie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), ab. Diese Bedarfsplanung gibt an, wie hoch der prozentuale Anteil an Ärzten pro Einwohner innerhalb eines Gebiets sein darf. Die Bedarfsplanung entscheidet somit darüber, in welchen Orten Deutschlands neue Arztpraxen gegründet werden dürfen und wo bereits die maximale Anzahl an niedergelassenen Ärzten erreicht ist. Im Zuge dieser Bedarfsplanung wird zwischen offenen und geschlossenen Planungsbereichen unterschieden:

Die Kosten für eine eigene Arztpraxis variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Für welche Fachrichtung wird eine Arztpraxis gegründet?
• Welche Leistungen sollen in der Praxis angeboten werden – und welche Geräte sind hierfür notwendig?
• In welcher Lage soll die Arztpraxis eröffnet werden?
• Eröffnen Sie eine private Praxis oder eine Kassenpraxis?

Eine Praxis im Zentrum einer Großstadt ist oft teurer als eine vergleichbare Praxis auf dem Land. Auch die Fachrichtung spielt eine wichtige Rolle hinsichtlich der Gründungskosten. Beispielsweise gibt ein Radiologe durchschnittlich mehr aus als ein Hausarzt, da seine Arbeit komplexere und teurere Geräte erforderlich macht. Laut des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung müssen Sie für die Gründung einer Einzelpraxis im Schnitt mit Kosten in Höhe von 104.000 € rechnen. Im Rahmen einer Praxisgründung sollten Sie jedoch nicht nur einmaligen Gründungs- und Anschaffungskosten berücksichtigen, sondern sich auch über die laufenden Kosten im Klaren sein. Hierbei gibt keine allgemeine Richtlinie für Kaufpreise und Fixkosten.

Sofern Sie Ihre Arztpraxis in Form einer kooperativen Praxisform und somit als Gesellschaft gründen, muss die Gründung Ihrer Gesellschaft notariell begleitet werden. In diesem Fall müssen Sie gemeinsam mit Ihren Mitgründern einen Termin beim Notar vereinbaren. Dieser geht den von Ihnen oder einem beauftragten Anwalt zuvor ausgearbeiteten Gesellschaftsvertrag gemeinsam mit Ihnen durch und bezeugt Ihre Unterschriften.

Entscheiden Sie sich hingegen, Ihre Arztpraxis als Einzelunternehmen zu gründen, ist kein Gang zum Notar erforderlich. Stattdessen genügt es, einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen und bei dem für Sie zuständigen Finanzamt einzureichen. Das Finanzamt bescheinigt Ihnen im Anschluss Ihre Freiberuflichkeit und erteilt Ihnen eine Steuernummer.

Um genügend Planungssicherheit zu haben, sollte die Finanzierung der Arztpraxis frühzeitig organisiert werden. Üblicherweise werden Praxisgründungen über einen Kredit finanziert, der im Laufe der kommenden Jahre mit dem Ertrag der Praxis getilgt wird. Privates Eigenkapital ist zur Gründung einer Arztpraxis in der Regel nicht zwingend notwendig. Im Rahmen der Kreditverhandlungen können Sie mit Ihrer Bank sowohl die Laufzeit als auch die Zinsen sowie eventuell notwendige Sicherheiten verhandeln.

Leasing und Mietkäufe sind zwei weitere Möglichkeiten, die Sie in Ihrer Finanzplanung in Betracht ziehen sollten. So ist es nicht notwendig, die kostenintensiven Medizingeräte alle gleich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit zum vollen Preis zu kaufen.

• Das Leasing bietet Ihnen die Möglichkeit, Medizingeräte oder andere Ausstattungsteile Ihrer Praxis zu mieten: Das Leasingobjekt wird Ihnen für einen befristeten Zeitraum zum Gebrauch überlassen. Sie zahlen im Gegenzug eine monatliche Gebühr.
  • Beim operativen Leasing können Sie jederzeit kündigen.
  • Beim Finanzierungsleasing schließen Sie einen langfristigen Vertrag über mehrere Jahre ab. In diesem Zeitraum ist der Leasingvertrag nicht kündbar. Am Ende der Vertragslaufzeit haben Sie dann die Möglichkeit, das Leasingobjekt zu einem prozentualen Anteil des ursprünglichen Kaufpreises zu erwerben und final in Ihren Besitz übergeben zu lassen.
• Der Mietkauf ermöglicht es Ihnen, ein Medizingerät zunächst zu mieten, während Sie während der gesamten Laufzeit das Recht haben, das Gerät zu kaufen. Die bereits gezahlten Mietzahlungen werden in diesem Fall auf den Kaufpreis angerechnet.

Neben einem Kredit und den Möglichkeiten von Ausstattungsleasing und Mietkäufen können Sie zudem Unterstützung in Form von Förderungen von Bund und Ländern erhalten.

Sowohl auf Bundes- als auch auf Länderebene gibt es verschiedene Förderprogramme zur Praxisfinanzierung bzw. zur Existenzgründung, für die Sie sich als Arzt bewerben können. Auf diese Weise werden beispielsweise die Praxisübernahme oder der Praxiskauf in unterversorgten Gebieten bezuschusst, um für Ärzte einen Anreiz zu schaffen, sich dort niederzulassen.

Die Unterstützung erfolgt nach verschiedenen Fördermodellen. So kann die Auszahlung einmalig oder monatlich fortlaufend für einen festgelegten Zeitraum erfolgen. Als Fördermittel gelten auch zinsgünstige Darlehen oder Bürgschaften, die Ihnen von öffentlichen Institutionen zur Verfügung gestellt werden. Zudem profitieren Sie bei Inanspruchnahme mancher Fördermöglichkeiten von Haftungsfreistellungen.

Informieren Sie sich rechtzeitig, welche Fördermittel es in Ihrem Bundesland gibt und welche davon für Sie zur Unterstützung Ihrer Praxisfinanzierung in Frage kommen. Die bundesweite Förderung ist beispielsweise über Förderkredite der KfW möglich, die speziell für die Existenzgründung ausgelegt sind. Aber auch Förderprogramme der Kassenärztlichen Vereinigung Ihres Bundeslandes stehen Ihnen zur Verfügung.

Als Arzt mit eigener Praxis benötigen Sie bestimmte Versicherungen, um sich vor Schäden zu schützen. Gängige Versicherungen sind die Berufshaftpflichtversicherung, die von der Ärztekammer vorgeschrieben ist, und eine Praxispolice, die die Medizintechnik, die Anlagen, Soft- und Hardware und weiteres Inventar der Praxis schützt. Dazu kommen in der Regel eine Inhaltsversicherung, eine Rechtsschutzversicherung und eine Cyberschutzversicherung zum Schutz der computerbasierten Technologien.

Haben Sie sich dazu entschieden, eine vertragsärztliche (statt einer privaten) Praxis zu eröffnen, benötigen Sie hierfür eine Zulassung. Um einen Antrag auf Zulassung zum Vertragsarzt einreichen können, benötigen Sie zunächst unter anderem eine Eintragung im Arztregister. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Dokumente Sie für die beiden Anträge jeweils benötigen und wie Sie in zwei Schritten zu Ihrer Zulassung als Vertragsarzt gelangen.

Um eine Eintragung im Arztregister beantragen zu können, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie haben eine Approbation als Arzt.
• Sie können nachweisen, eine Facharztausbildung abgeschlossen zu haben. (Alternativ haben Sie einen Nachweis über eine vergleichbare Ausbildung in einem anderen EU-Mitgliedstaat, die den Anforderungen der Richtlinie 2005/36 EG entspricht.)

Wenn Sie sich nicht als Arzt, sondern als Psychologischer Psychotherapeut im Arztregister eintragen lassen möchten, müssen Sie die beiden folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie haben eine Approbation als Psychologischer Psychotherapeut.
• Sie können nachweisen, dass Sie im Richtlinienverfahren der Psychotherapie qualifiziert sind.

Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, können Sie eine Eintragung im Arztregister beantragen. Diesem Antrag müssen Sie ein paar weitere Dokumente beilegen, welche in Abhängigkeit der jeweils zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung geringfügig variieren können.

Die folgenden Dokumente sind in der Regel erforderlich:

• Antragsformular (zum Download bei der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigung Ihres Wohnorts)
• Geburtsurkunde
• ggf. Urkunde, aus der eine Namensänderung hervorgeht (z. B. Eheurkunde)
• ggf. Staatsangehörigkeitsnachweis (Einbürgerungsurkunde)
• Zeugnisse/Nachweise über Ihre bisherige Tätigkeit als Arzt (oder Psychotherapeut)
• Facharztanerkennung, Weiterbildungsurkunden
• Promotionsurkunde

Abhängig von der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigung dürfen Sie manche Dokumente teilweise als amtlich beglaubigte Kopie vorlegen. In manchen Bundesländern wird jedoch von einigen Urkunden ausschließlich das Original akzeptiert.

Sofern Sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen, die erforderlichen Dokumente vollständig vorgelegt und die Eintragungsgebühr in Höhe von 100 Euro gezahlt haben, steht Ihrer Eintragung ins Arztregister nichts mehr im Wege.

Wurden Sie final im Arztregister eingetragen, gilt es nun, den entsprechenden Auszug aus dem Arztregister bei der für Ihren Wohnort zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung einzureichen und einen Antrag auf die Zulassung zum Vertragsarzt zu stellen.

Für den Antrag auf die Zulassung zum Vertragsarzt fordern die Kassenärztlichen Vereinigungen in der Regel die folgenden Dokumente:

• Auszug aus dem Arztregister
• Lebenslauf
• Erklärung hinsichtlich Drogen- bzw. Trunksucht (gemäß § 18 Abs. 2 Nr. 5 Ärzte-ZV)
• Versicherungsbescheinigung nach §113 Abs. 2 Versicherungsvertragsgesetz
• Mietvertrag (alternativ: Mietoption)
• Polizeiliches Führungszeugnis der Belegart „O“

Für den Antrag entfallen weitere Gebühren in Höhe von 100 Euro. Sofern dem Antrag stattgegeben wird und Sie als Vertragsarzt zugelassen werden, fällt eine weitere Gebühr in Höhe von 400 Euro an.

Die Entscheidung der Praxisgründung liegt nicht allein in Ihrer Hand. Im Gründungsprozess müssen Sie die Genehmigungen verschiedener Ämter einholen und bestimmte Anmeldungen berücksichtigen.

Diese Ämter und Behörden müssen Sie bei der Praxisgründung mit einbeziehen:

• Bei der zuständigen Ärztekammer müssen Sie neben Ihrer Approbationsurkunde und Ihrer Zulassung als Vertragsarzt auch Details über die Praxis angeben, unter anderem die Adresse, die Fachrichtung und die Sprechzeiten.
• Zur Anmeldung beim Gesundheitsamt genügt eine formlose Mitteilung. Hierzu müssen Sie persönlich erscheinen und Ihren Personalausweis/Reisepass und Ihre Berufserlaubnis im Original vorlegen. Zudem sollten Sie eine Kopie Ihrer Anmeldung bei der Ärztekammer mitbringen. Zur Anmeldung beim Gesundheitsamt wird eine Gebühr in Höhe von 17,80 Euro erhoben (Stand: Januar 2024).
• Das Versorgungswerk ist das Pendant zur Gesetzlichen Rentenversicherung für Arbeitnehmer. Als Arzt müssen Sie Ihre Selbstständigkeit daher beim Versorgungswerk als Ihre Pflicht-Rentenversicherung melden. Um den Rentenversicherungsbeitrag nicht zusätzlich in die Gesetzliche Rentenversicherung einzahlen zu müssen, können Sie bei der RV eine Befreiung beantragen.
• Einige Geräte, wie zum Beispiel Röntgenapparate, müssen vom TÜV abgenommen werden.
• Das Finanzamt muss über Ihre Gründung informiert werden. Dies erfolgt in der Regel über Ihren Steuerberater.
• Bei der Bundesagentur für Arbeit müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen, sofern Sie sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter einstellen möchten.
• Ihre Angestellten müssen bei der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie bei der Rentenversicherung angemeldet werden.
• Medizinische Fachangestellte müssen bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) angemeldet werden.
• Bei der Bundesknappschaft müssen geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angemeldet werden.
• Sofern Sie Ihre Arztpraxis in Form einer Kapitalgesellschaft gegründet haben (d.h. als GmbH oder als UG (haftungsbeschränkt)), so müssen Sie Ihre Arztpraxis mithilfe eines Notars ins Handelsregister eintragen lassen.
• Planen Sie neben Ihrer medizinischen Arbeit auch kaufmännische Tätigkeiten (z. B. indem Sie Faszienrollen oder Nahrungsergänzungsmittel verkaufen), so gilt Ihre Praxis als Gewerbe und muss als solche beim Gewerbeamt angemeldet werden.

Das Einzelunternehmen ist angemeldet bzw. die Gesellschaft ist gegründet? Dann können Sie nun in einem nächsten Schritt damit starten, sich ein starkes Team aufzubauen. Hier gilt es gleich mehrere Entscheidungen zu treffen:

• Welche Stellen möchten Sie besetzen?
  • Möchten Sie weitere Ärzte oder Psychotherapeuten einstellen?
  • Wie viele Medizinische Fachangestellte (MFA) benötigen Sie für einen reibungslosen Praxisablauf?
  • Möchten Sie zusätzlich einen (oder gar mehrere) Praxismanager zur Erledigung betriebswirtschaftlicher, organisatorischer sowie administrativer Aufgaben einstellen
• Welche Stellen möchten Sie zu welchem Zeitpunkt besetzen?

Während es sinnvoll sein kann, mit der Einstellung weiterer Ärzte zu warten, bis Ihre Praxis angelaufen ist und Sie einen wiederkehrenden Patientenstamm aufgebaut haben, sollten Medizinische Fachangestellte (MFA) direkt zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit Teil des Teams sein. Ein kompetentes Team aus MFA entlastet Sie und ermöglichet es Ihnen, sich um komplexere medizinische Fragestellungen zu kümmern anstatt dass Sie selbst Blutdruck messen, Impfungen verabreichen, Post bearbeiten, medizinische Einwegprodukte einkaufen oder die Buchhaltung vorbereiten müssen.

Ein Praxismanager kümmert sich – im Gegensatz zu Ihren Medizinischen Fachangestellten – nicht um die medizinischen Aufgaben, sondern um die Organisation und Prozessoptimierung in Ihrer Praxis. Indem er die Personaleinsatzplanung übernimmt, die Arbeitsabläufe organisiert, ein Qualitätsmanagement aufbaut, ein Hygienekonzept inkl. Hygieneplan erarbeitet, das Controlling zur Erfolgsmessung aufbaut und/oder sich um das Praxismarketing kümmert, deckt er den betriebswirtschaftlichen Bedarf in Ihrer Arztpraxis ab. Je nach Praxisgröße und Auslastung Ihres sonstigen Teams aus Medizinischen Fachangestellten, ist es alternativ möglich, einige Aufgaben (z. B. die Personalfindung, das Praxismarketing sowie die Privatliquidation) auszulagern und die Organisation über eine Ihrer Medizinischen Fachkräfte abzubilden.

Neben dem „Wer?“ gilt es in der Personalplanung auch die Frage nach dem „Wann?“ zu beantworten. Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie bereits jemanden einstellen möchten, der Sie während des Gründungsprozesses und somit vor der offiziellen Praxiseröffnung unterstützt, oder ob Sie sich zunächst in Eigenregie um die Gründungsformalitäten kümmern und erst kurz vor operativem Start Mitarbeitende einstellen. Ebenso ist es möglich (und womöglich empfehlenswert), vor offiziellem Praxisstart nur zwei tatkräftig unterstützende Hände einzustellen und das restliche Team erst zu einem späteren Zeitpunkt an Bord zu holen.

Patienten legen Wert auf eine gepflegte, saubere und optisch ansprechende Umgebung. Auch diesen Aspekt sollten Sie daher vor Ihrer Praxiseröffnung berücksichtigen. Fühlen sich die Patienten in Ihrer Praxis wohl, verschafft Ihnen das einen Wettbewerbsvorteil. Daher kann es für Sie vorteilhaft sein, die Einrichtung Ihrer Praxisräume gemeinsam mit einem Experten zu planen. Gemeinsam bestimmen Sie den Stil und alle benötigten Einrichtungsgegenstände. Dazu zählen sowohl die benötigten Geräte als auch Möbel, der Empfangstresen und stilistische Elemente, wie Bilder oder Dekoration.

Ein weiterer Schritt, dem Sie vor der geplanten Praxiseröffnung ausreichend Beachtung schenken sollten, ist der Aufbau einer zuverlässigen digitalen Infrastruktur für Ihre Praxis. Dass Computer und Bildschirme benötigt werden, ist heutzutage selbstverständlich. Zudem ist die Anbindung an die deutsche Telematikinfrastruktur für Ärzte verpflichtend. Ferner werden für einen effizienten Praxisalltag diverse Softwarelösungen benötigt, für die wiederum Schnittstellen notwendig sind, um sie an externe Dienstleister anbinden zu können.

Zwar bringt der Aufbau einer digitalisierten Arztpraxis einige Entscheidungen mit sich, die getroffen werden müssen, doch kann es gleichzeitig auch als Chance gesehen werden, dass Sie die Möglichkeit erhalten, mit dem Aufbau auf einer grünen Wiese zu starten. So können Sie während Ihrer Praxisgründung von Vornherein Hardware, Software und Schnittstellen wählen und miteinander verknüpfen, die besonders gut miteinander kompatibel sind, und auf diese Weise möglichst reibungslose Arbeitsabläufe ermöglichen.

Funktionierende Geräte und leistungsfähige Computer mit einer stabilen Internetverbindung sind überaus wichtig, um Leistungen wie beispielsweise die Videosprechstunde anbieten zu können. Insbesondere die PCs müssen sorgfältig ausgesucht werden und sollten zur Praxis passen. Die Prozessoren, Arbeitsspeicher und Grafikkarten sollten an die Bedürfnisse der jeweiligen Praxis angepasst sein.

Die Hardware sollte von Experten fachgerecht installiert werden und sich unauffällig in die Praxisumgebung einfügen: Laute PC-Lüfter und auffällig verlegte Kabel stören nur. Einige Anbieter führen Kombi-Pakete aus der Soft- und Hardware. Auch hier lohnt sich der Vergleich der verschiedenen Angebote.

Um eine Vernetzung im Gesundheitswesen zu ermöglichen, sind Ärzte seit 2019 dazu verpflichtet, ihre Praxis an die sogenannte Telematikinfrastruktur (TI) anzubinden. Mithilfe der Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist es unter anderem möglich, die Versichertenstammdaten regelmäßig zu aktualisieren, eine institutionsübergreifende elektronische Patientenakte (ePA) zu führen, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) an die Krankenkassen zu übermitteln und elektronische Arztbriefe (eArztbrief) auszustellen.

Eine moderne Arztpraxis kommt in der heutigen Zeit nicht mehr ohne zeitgemäße EDV-Systeme und ein gutes Praxisverwaltungssystem (PVS) aus. Die Entscheidung für ein PVS sollten Sie mit Bedacht treffen, denn haben Sie sich für eine Praxissoftware entschieden, arbeiten Sie oft jahrelang damit. So wird ein Praxisverwaltungssystem beispielsweise zur Terminplanung, zum Ausstellen von Rezepten, zur Impfverwaltung und für Videosprechstunden benötigt.

Einige wichtige Schnittstellen sollten Sie bei der Auswahl der Systems berücksichtigen:

• KVDT (Abrechnung vertragsärztlicher Leistungen mit Kassenärztlicher Vereinigung)
• PAD / PADneXt (Abrechnung privatärztlicher Leistungen mit Abrechnungsstelle)
• BDT (Behandlungsdaten zum Beispiel beim Systemwechsel wichtig)
• LDT (Labordatenübertragung)
• GDT (Geräte anbinden)
• KVConnect (Nachrichtenschnittstelle)

Unabhängig von den Schnittstellen sollten Sie die Wahl Ihres Praxisverwaltungssystems von der Größe Ihrer Praxis, Ihrer Fachrichtung und von den Präferenzen Ihres Teams abhängig machen. Da es eine große Anzahl an Anbietern gibt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, verschiedene Angebote zu vergleichen. Ein Ansprechpartner seitens des Anbieters ist sinnvoll, damit Sie sich eine detaillierte Beratung zur Kostenaufstellung einholen können und damit Ihnen bei möglichen Komplikationen jemand kompetent zur Seite steht.

Unabhängig davon, ob Sie eine Praxis übernommen oder eine neue Praxis eröffnet haben, bleibt der komplexe Verwaltungsaufwand. Mit der Eröffnung einer eigenen Praxis behandeln Sie nicht nur Patienten, sondern erweitern Ihr Berufsfeld schlagartig um viele wirtschaftliche und organisatorische Aufgaben. Doch Sie müssen diese Aufgaben nicht allein bewältigen: Externe Abrechnungsstellen können Sie unterstützen, diesen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Abrechnungsdienstleister übernehmen unter anderem die Rechnungsstellung und stellen sicher, dass die Patienten Ihre Privatrechnungen begleichen. Durch das Outsourcen dieser Aufgaben können Sie sich voll und ganz auf die Behandlung der Patienten in Ihrer eigenen Praxis konzentrieren.

Gerade wenn Sie sich in einer Region mit hoher Arztdichte (etwa in Städten) niederlassen, ist ein professionelles Praxismarketing hilfreich, um neue Patienten zu gewinnen und einen wiederkehrenden Patientenstamm aufzubauen. Bevor Sie erste Marketingmaßnahmen veröffentlichen, ist es sinnvoll, die bevorzugte Zielgruppe, die Sie ansprechen möchten, zu bestimmen und Kommunikationswege festzulegen, die mithilfe derer Sie Ihre Zielgruppe erreichen können. Haben Sie diese Entscheidungen getroffen, steht Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten des Praxismarketings offen.

Logo & Designkonzept
Mit einem vielsagenden Logo und einem ansprechenden Farb- und Designkonzept schaffen Sie einen Wiedererkennungswert.

Praxisschild
Dank einer hochwertigen Praxisbeschilderung finden Ihre Patienten unkompliziert und stressfrei ihren Weg in Ihre Praxis.

Praxis-Website
Auf Ihrer eigenen Praxis-Website haben Sie die Möglichkeit, Ihr Team und Ihre Leistungen kompetent und sympathisch darzustellen, Ihre Kontaktdaten sowie Sprechstundenzeiten zu platzieren und einen bleibenden Eindruck bei Ihren Patienten zu hinterlassen.

Google & Co.
Mit einer Eintragung auf Google Maps finden neue Patienten Sie noch besser. Indem Sie hier Ihre Sprechstundenzeiten, Bilder und den Link zu Ihrer Website hinterlegen, ermöglichen Sie potenziellen Patienten nicht nur einen ersten Einblick in Ihre Praxis, sondern erleichtern ihnen zudem die Kontaktaufnahme.

Social Media
Auch Arztpraxen nutzen heutzutage immer mehr Soziale Medien, um neue Patienten zu gewinnen und ihre Praxis online ins beste Licht zu rücken. Auf Facebook, Instagram und Co. können Sie Ihre Außendarstellung selbst in die Hand nehmen.

Digitalisierungsassistenten
Mithilfe sogenannter Digitalisierungsassistenten (z. B. doctolib) ermöglichen Sie es Ihren Patienten, Termine unkompliziert online zu vereinbaren, wodurch dies auch außerhalb der Sprechstunden und in Umgebungen möglich wird, die nicht zu ärztlichen Terminvereinbarungen per Telefon einladen.

Bewertungsplattformen
Auf Bewertungsplattformen, wie beispielsweise Jameda, suchen Patienten Ärzte und Psychologische Psychotherapeuten, mit denen bereits zahlreiche andere Patienten positive Erfahrungen gemacht haben. Wer seine Praxis auf diesen Plattformen sympathisch und kompetent vorstellt, seine Leistungen detailliert aufführt, die Terminvergabe online ermöglicht und positive Bewertungen sammelt, gewinnt im Handumdrehen neue Patienten und eine hervorragende Reputation.

Online-Branchenbücher
Auch Online-Branchenbücher sind eine hervorragende Möglichkeit, neue Patienten zu erreichen. Mit einer simplen Eintragung ermöglichen Sie es den Menschen in Ihrer Region, Sie und Ihre Arztpraxis zu finden.

Offline-Marketing
Auch wenn Ärzte zu einem Großteil online gesucht werden, sollten die Offline-Marketingmaßnahmen nicht unterschätzt werden. Vor allem ältere Zielgruppen erreichen Sie offline mindestens genauso gut, wenn nicht sogar besser als online. Chancen des Offline-Marketings bestehen beispielsweise in Telefonbüchern, Lokalzeitungen oder Printmedien.

Im Gegensatz zu anderen Branchen unterliegen Sie als Arzt oder Psychotherapeut beim Bewerben Ihrer Praxis deutlich strengeren Beschränkungen. Um keine Abmahnung zu riskieren, sollten Sie sich daher genauestens mit den Regelungen vertraut machen oder Ihre Marketingmaßnahmen alternativ von einem Fachanwalt für Medizinrecht absegnen lassen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der Dos und Don’ts der ärztlichen Werbung. Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung, sondern dienen lediglich als erster Anhaltspunkt. Bei geplanten Werbe- und Marketingmaßnahmen sollten Sie sich vorher umfassend informieren und absichern.

Eine hervorragende Möglichkeit, um gleich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit einen sympathischen Eindruck bei potenziellen Patienten zu hinterlassen, ist eine offizielle Praxiseröffnung bzw. Eröffnungsfeier. Hier können Sie die Praxisräume demonstrieren, die Sie im Laufe der vergangenen Monate mühevoll renoviert und mit Liebe zum Detail eingerichtet haben, und ein persönliches Verhältnis zu Menschen aus Ihrer Region aufbauen. Laden Sie Freunde, Familie und Nachbarn ein und inserieren Sie eine Einladung zur Praxiseröffnung in einer Lokalzeitung – und schon steht einer fröhlichen Eröffnungsfeier nichts mehr im Wege.

Sie fragen sich noch, wie viel Sie mit Ihrer eigenen Praxis eigentlich verdienen können? Wir geben Ihnen einen Ausblick.

Das Statistische Bundesamt publizierte zuletzt 2019 einen Vergleich darüber, wie hoch die Umsätze bzw. Reinerträge von Arztpraxen verschiedener Fachgebiete seien. Diesen möchten wir Ihnen in der folgenden Übersicht wiedergeben. Berücksichtigen Sie, dass in den hier dargestellten Reinerträgen noch keine Abzüge zur Kredittilgung berücksichtigt sind. Da die zu erwartenden Kosten sowie Umsätze je Arztpraxis stark variieren können, bleibt eine individuelle, professionelle Finanzplanung weiterhin unverzichtbar.

Wer sich der Verantwortung einer eigenen Praxis (noch) nicht gewachsen fühlt oder an dem Niederlassungsort seiner Wahl derzeit keine Zulassung erhält, hat einige alternative Möglichkeiten. So ist es nicht zwingend notwendig, eine eigene Praxis zu eröffnen, um als Arzt praktizieren zu können. Stattdessen können Sie sich in einer niedergelassenen Praxis oder einem Medizinischen Versorgungszentrum (MVZ) anstellen zu lassen. Darüber hinaus gibt es noch das sogenannte Jobsharing, bei dem Sie mit einem niedergelassenen Arzt kooperieren und sich die Arbeit aufteilen.

Im Gründungsprozess einer eigenen Praxis wollen Entscheidungen über Praxis- und Rechtsform getroffen, eine Finanzierung und Förderungen beantragt und ein fundierter Businessplan geschrieben werden. Zudem gilt es Genehmigungen einzuholen, Räumlichkeiten zu finden und einzurichten, eine digitale Infrastruktur zu schaffen und Versicherungen abzuschließen. Nicht zuletzt müssen Mitarbeiter gesucht, gefunden, eingestellt und eingearbeitet werden. Es ist kein Geheimnis, dass dies auch erfahrene Ärzte vor eine große Herausforderung stellen kann. Glücklicherweise gibt es für jede Frage eine Antwort und für jede Herausforderung einen kompetenten Berater, der Sie während des Gründungsprozesses begleitet. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Gründung Ihrer eigenen Praxis.