KV-Factoring: So können Ärzte und Zahnärzte GKV-Leistungen vorfinanzieren (inkl. Kosten und Beispielrechnung)

Beim GKV-Factoring handelt es sich um ein Finanzierungsmodell für Arztpraxen. Dabei werden Honorarforderungen aus der Behandlung gesetzlich versicherter Patienten vorfinanziert und dadurch ein Liquiditätsvorteil erzielt. Grundlage sind die Leistungen, die der Arzt über die Kassenärztliche Vereinigung oder Kassenzahnärztliche Vereinigung (bei Zahnärzten) abrechnet. Deshalb spricht man auch von KV-Factoring beziehungsweise KZV-Factoring.

Anstatt mehrere Wochen auf die nächste Auszahlungsrunde der KV oder KZV zu warten, erhält die Praxis den Forderungsbetrag in der Regel bereits wenige Tage nach der Abrechnung von einem Factoring-Anbieter. Für die Patienten ändert sich nichts. Sie bleiben gesetzlich versichert und erhalten keine zusätzliche Rechnung.

GKV-Factoring kann von niedergelassenen Ärzten und Zahnärzten sowie von Gemeinschaftspraxen und Medizinischen Versorgungszentren genutzt werden. Auch therapeutische Praxen und Pflegeeinrichtungen, die über die KV abrechnen, können dieses Modell einsetzen.

Streng genommen entspricht das sogenannte GKV-Factoring in den meisten Fällen nicht dem klassischen Factoring mit Forderungsverkauf. Stattdessen handelt es sich juristisch häufig um eine Vorfinanzierung der GKV-Honorarforderungen mit späterer Verrechnung. Das bedeutet, dass die Praxis ihr Honorar frühzeitig vom Factoring-Unternehmen ausgezahlt bekommt. Der Factoring-Anbieter wiederum verrechnet den Betrag später mit den Zahlungen der KV oder KZV. Die Praxis bleibt in diesem Finanzierungsmodell Inhaberin der Forderungen. Da die Auszahlung auf einem Vorschuss basiert, wirkt das Modell wie ein Kredit und erhöht die Bilanzverbindlichkeiten.

Vereinzelt wird das GKV-Factoring auch als echtes Factoring ausgestaltet. Echtes Factoring bedeutet, dass der Factoring-Anbieter die Forderung vollständig von der Praxis abkauft und somit auch das Ausfall- bzw. Kürzungsrisiko übernimmt. Echtes Factoring erhöht keine Verbindlichkeiten und durch die Bilanzverkürzung kann sich die Eigenkapitalquote verbessern. Dieser bilanzielle Vorteil kann die Bonität der Praxis spürbar verbessern – ein wesentlicher Vorteil gegenüber der reinen Vorfinanzierung. Echtes Factoring ist bei Zahnärzten vor allem für Privatleistungen (GOZ) und Eigenanteile verbreitet. Für KZV-Honorare dominiert auch hier die Vorfinanzierung.

Der überwiegende Teil der Anbieter von GKV-Factoring arbeitet mit Vorfinanzierungsmodellen. Die Bezeichnungen werden im Markt jedoch synonym verwendet: So ist bei dem Begriff „GKV-Factoring“ nicht immer tatsächlich Factoring, sondern häufig lediglich eine Vorfinanzierung gemeint. Es gilt daher, im Einzelfall zu prüfen, welches Finanzierungsmodell tatsächlich angeboten wird und welcher Anbieter zur eigenen Zielsetzung – kreditähnliche Finanzierung oder echter Forderungsverkauf – passt.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, worin sich die Vorfinanzierung und das echte Factoring unterscheiden.

Der folgende Ablauf beschreibt das typische GKV-Factoring als Vorfinanzierungsmodell, wie es üblicherweise im Markt angeboten wird.

1. Abrechnung einreichen: Nach der Behandlung reicht der Arzt die Forderungsbelege bei der KV bzw. KZV ein. Dem Factoring-Unternehmen werden die Abrechnungsdaten wiederum ohne Patientendaten übermittelt.
2. Forderungen werden geprüft: Das Factoring-Unternehmen prüft die eingereichten Forderungen.
3. Auszahlung: Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt (oft innerhalb von 1-3 Werktagen) eine Auszahlung durch den Factoring-Anbieter an die Praxis, abzüglich der Gebühr sowie eventueller KV-/KZV-Rückstellungen. Die Arztpraxis profitiert von unmittelbarer Liquidität.
4. Sammelabrechnung durch KV/KZV: Sammelabrechnung durch KV/KZV: Sobald die KV bzw. KZV die Sammelabrechnung erstellt hat, zahlt sie das Honorar abzüglich Rückstellungen und Verwaltungskosten aus. Die Forderung gehört dabei weiterhin der Praxis. Damit der Anbieter seine Vorleistung zurückerhält, vereinbaren Praxis und Anbieter vorab, wie das Geld fließt: Je nach Modell geht die Zahlung auf ein Konto, über das der Anbieter verfügen darf, oder die Praxis tritt ihren Honoraranspruch nur zur Sicherheit an den Anbieter ab.
5. Verrechnung: Nach Eingang der KV- bzw. KZV-Zahlung verrechnet der Anbieter sie mit der bereits geleisteten Auszahlung sowie den Zinsen und Gebühren. Ein Überschuss geht an die Praxis. Hat die KV/KZV Leistungen gekürzt und reicht die Zahlung nicht aus, muss die Praxis die Differenz ausgleichen (Rückbelastung).

Aus Sicht der Praxis ähnelt der Ablauf beim echten Factoring dem der Vorfinanzierung, unterscheidet sich jedoch in wesentlichen Punkten. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt im Gegensatz zur klassischen Vorfinanzierung beim Factoring-Anbieter. Dieser anonymisiert die personenbezogenen Daten, rechnet die EBM-Ziffern in die zu erwartenden Honorarzahlungen um, zahlt den Betrag sofort an die Praxis aus und reicht die Leistungsansprüche bei der KV oder KZV ein. Somit fungiert der Anbieter des echten GKV-Factorings nicht nur als Vorfinanzierer, sondern zusätzlich als Schnittstelle zwischen Praxis und KV.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der rechtlichen und wirtschaftlichen Einordnung der Forderung. Bei der Vorfinanzierung bleibt die Praxis Inhaberin der Forderungen. Der Anbieter stellt lediglich den vorläufigen Betrag zur Verfügung und verrechnet diesen später mit den Zahlungen der KV oder KZV, was einem Kredit ähnelt und die Verbindlichkeitsposition erhöht. Beim echten Factoring verkauft die Praxis ihre Forderungen an den Abrechnungsdienstleister. Dieser wird somit Forderungsinhaber, die Praxis kann durch eine Bilanzverkürzung ihre Eigenkapitalquote erhöhen und dadurch ihre Bonität verbessern. Der Factoring-Anbieter (z.B. eine Abrechnungsstelle) übernimmt zudem das wirtschaftliche Risiko, etwa bei Kürzungen oder Absetzungen.

Im Praxisalltag stellt das echte Factoring im Vergleich zur Vorfinanzierung keinen Mehraufwand dar. Mitunter können sich die Kosten beider Varianten jedoch unterscheiden und ein genauer Vergleich lohnt sich.

Die Kosten des GKV-Factorings hängen davon ab, ob eine Praxis eine reine Vorfinanzierung oder echtes Factoring in Anspruch nimmt. Im Folgenden werden beide Modelle klar voneinander abgegrenzt und jeweils anhand einer Beispielrechnung veranschaulicht.

Bei der Vorfinanzierung handelt es sich um ein kreditähnliches Modell. Der Finanzdienstleister zahlt der Praxis das Honorar frühzeitig aus und behält dafür späteren Auszahlungen der KV bzw. KZV ein. Die Praxis bleibt dabei Forderungsinhaberin. Eventuelle Kürzungen durch die KV/KZV werden mit späteren Zahlungen verrechnet. Hierfür fallen bei der Vorfinanzierung typischerweise folgende Kostenpositionen an:

• Verwaltungsgebühr: Der Finanzdienstleister berechnet für die Bearbeitung und Abwicklung der eingereichten Abrechnungen eine Verwaltungsgebühr. Diese fällt unabhängig von der Vorfinanzierungsdauer an und liegt je nach Anbieter, Fachrichtung und Leistungsvolumen typischerweise zwischen 0,1 und 3 % des Forderungsbetrags.
• Zinskosten: Da die Auszahlung bei der Vorfinanzierung bereits kurz nach der Einreichung der Abrechnung erfolgt, entstehen Zinskosten für den Zeitraum zwischen Auszahlung durch den Anbieter und dem späteren Zahlungseingang der KV oder KZV. Die Höhe der Zinsen richtet sich dabei nach der tatsächlichen Vorfinanzierungsdauer und dem vereinbarten Zinssatz.

Optional können die Abrechnungsstellen zusätzliche Gebühren erheben, wie beispielsweise:

• Kontogebühren,
• Mindestumsatzgebühren
• Gebühren für schwierige Abrechnungspositionen

Die individuellen Gebührenkonstruktionen der jeweiligen Anbieter gilt es im Einzelfall zu prüfen.

Fallbeispiel:
Eine hausärztliche Praxis lässt innerhalb eines Abrechnungsmonats einen GKV-Umsatz von 20.000 Euro vorfinanzieren. Der Anbieter berechnet eine Verwaltungsgebühr von 1,5 % und Zinsen in Höhe von 6 % p. a. für die Vorfinanzierung. In der Praxis variieren die Zinskosten je nach tatsächlicher Vorfinanzierungsdauer. Die Beispielrechnung geht vereinfacht von einem Zeitraum von 45 Tagen aus. Die tatsächliche Laufzeit hängt davon ab, welche Zahlung vorfinanziert wird: Die monatlichen Abschlagszahlungen der KV gehen vergleichsweise schnell ein, die Restzahlung für ein Quartal dagegen oft erst mehrere Monate nach Quartalsende. Bei 120 Tagen lägen die Zinsen im Beispiel bei rund 395 € statt 148 €. Fragen Sie den Anbieter deshalb, für welchen Zeitraum er tatsächlich Zinsen berechnet.

Berechnung:

1. Verwaltungsgebühr (1,5 %):
   20.000 € × 0,015 = 300 €
2. Zinskosten für 45 Tage Vorfinanzierung (6 % p. a.):
   Zinsformel: Betrag × Zinssatz / 365 * Tage
   20.000 € × 0,06 / 365 * 45 ≈ 148 €
3. Gesamtkosten für die Vorfinanzierung:
   300 € + 148 € = 448 €
4. Auszahlung an die Praxis:
   20.000 € – 448 € = 19.552 €

Beim echten KV-Factoring kauft der Factoring-Anbieter der Arztpraxis die Forderung vollständig ab. Damit übernimmt der Abrechnungsdienstleister das wirtschaftliche Risiko von KV-Kürzungen. Für diese Risikoübernahme berechnet der Factoring-Anbieter üblicherweise etwas höhere Gebühren als im Falle einer reinen Vorfinanzierung.

Typische Kostenpositionen, die für das echte Factoring (Forderungskauf) erhoben werden, sind:

• Factoringhonorar: Um sich die Risikoübernahme des Forderungsankaufs (sogenanntes Delkredererisiko) vergüten zu lassen, berechnen Factoring-Anbieter ein Factoringhonorar. Dieses soll das Risiko von KV-Kürzungen ausgleichen. Die Kosten für die Bearbeitung und Abwicklung der eingereichten Abrechnungen sind darin bereits inbegriffen.
• Zinsgebühren: Auch beim Factoring entstehen für den Zeitraum zwischen Auszahlung an die Arztpraxis und KV-Zahlungseingang Zinskosten.

Optional können die Factoring-Anbieter zusätzliche Gebühren für Sonderleistungen erheben. Es existieren jedoch auch Pauschalmodelle, bei denen pro eingereichter Leistung ein Pauschalpreis abgerechnet wird.

Fallbeispiel:
Dieselbe hausärztliche Praxis entscheidet sich anstelle der Vorfinanzierung für echtes KV-Factoring. Der Factoring-Anbieter übernimmt hierbei das wirtschaftliche Risiko und kauft die Forderungen an. Zum Ausgleich des Delkredererisikos berechnet der Factoring-Anbieter eine Factoringgebühr von 1,8 % und Zinsgebühren von 6 % (jährlicher Zinssatz).

Berechnung:

1. Factoringgebühr (1,8 %):
   20.000 € × 0,018 = 360 €
2. Zinskosten für 45 Tage Vorfinanzierung (6 % p. a.):
   Zinsformel: Betrag × Zinssatz / 365 * Tage
   20.000 € × 0,06 / 365 * 45 ≈ 148 €
   Auch beim echten Factoring fallen Zinsen an: Der Anbieter zahlt den Kaufpreis sofort aus, erhält das Geld von der KV aber erst später. Diese Zeit lässt er sich wie bei der Vorfinanzierung vergüten.
3. Gesamtkosten für das GKV-Factoring:
   360 € + 148 € = 508 €
4. Auszahlung an die Praxis:
   20.000 € – 508 € = 19.492 €

Die folgende Übersicht zeigt die Unterschiede zwischen den Kosten für die Vorfinanzierung und für das echte GKV-Factoring im direkten Vergleich. Die Werte beider Finanzierungsmodelle beziehen sich auf einen monatlichen GKV-Umsatz von 20.000 Euro.

Bisher wurde das Factoring vor allem in der Privatliquidation genutzt, also bei der Abrechnung gegenüber Privatpatienten und Selbstzahlern. Die Rechtslage zum KV-Factoring bzw. zum KZV-Factoring (also zu der Abrechnung gesetzlich versicherter Patienten) war dagegen lange weniger klar. Der Grund dafür liegt im fünften Buch Sozialgesetzbuch (SGB V): Dieses regelt detailliert, wie Abrechnungsdaten der gesetzlichen Krankenversicherung verarbeitet werden dürfen, und schützt diese Daten besonders streng. Abrechnungsdaten gelten als solche besonders schützenswerte Sozialdaten, da sie Diagnosen, Leistungsinhalte und personenbezogene Daten enthalten. Jede Verarbeitung dieser Daten (und damit auch jedes Factoring-Modell im GKV-Bereich) muss sich an diese gesetzlichen Vorgaben halten. Ärzte und Zahnärzte rechnen ihre Leistungen dabei nicht direkt mit den Krankenkassen ab, sondern mit der Kassenärztlichen bzw. Kassenzahnärztlichen Vereinigung (§ 295 SGB V). Die KV bzw. KZV zahlt das Honorar anschließend an die Praxis aus.

Wie eng die Grenzen bei der Abtretung von Kassenforderungen sind, zeigt ein Urteil des Bundesgerichtshofs vom 6. Februar 2025 (Az. IX ZR 182/23). Es steht im Zusammenhang mit der Insolvenz eines großen Abrechnungszentrums im Jahr 2020. Ein Hilfsmittelversorger hatte seine Vergütungsansprüche gegen Krankenkassen an dieses Abrechnungszentrum abgetreten. Das Abrechnungszentrum durfte diese Forderungen an eine Bank weiterabtreten, die die Auszahlungen vorfinanzierte. Der BGH entschied: Eine solche Abtretung ist jedenfalls dann nach § 134 BGB nichtig, wenn das Abrechnungszentrum die Forderungen weiterabtreten darf. Das SGB V erlaubt Abrechnungsdienstleistern die Verarbeitung der Abrechnungsdaten nur für die Abrechnung selbst (§ 302 Abs. 2 SGB V), nicht für Finanzierungszwecke Dritter.

Das Urteil betrifft Leistungserbringer, die direkt mit den Krankenkassen abrechnen, also nicht unmittelbar Arzt- und Zahnarztpraxen. Ob sich die Wertung auf KV- und KZV-Honorare übertragen lässt, hat der BGH nicht entschieden. Das Urteil macht aber deutlich: Modelle, bei denen GKV-Forderungen verkauft und weitergereicht werden, sind rechtlich riskant. Die meisten Factoring-Anbieter setzen bei Ärzten und Zahnärzten deshalb auf Vorfinanzierungsmodelle ohne Forderungsankauf.

Für Arztpraxen bedeutet das:

GKV-Factoring ist grundsätzlich zulässig, solange die Abrechnungsdaten ausschließlich zur regulären Abrechnung gegenüber der KV bzw. KZV genutzt werden und keine Weitergabe an unbeteiligte Dritte erfolgt. In der Praxis handelt es sich daher fast immer um eine Vorfinanzierung ohne Forderungsverkauf. Die Praxis bleibt in diesen Fällen Inhaberin der Forderungen und behält die Abrechnungshoheit; der Factoring-Anbieter wiederum verrechnet seine Vorleistung später mit den KV-/KZV-Zahlungen.

Nur wenige spezialisierte Modelle ermöglichen einen tatsächlichen Forderungsverkauf (echtes Factoring). Diese Factoring-Anbieter bewegen sich dabei in einem eng gesetzten rechtlichen Rahmen. Wichtig ist, einen geeigneten Anbieter zu wählen, dessen Modell organisatorisch und datenschutzrechtlich mit dem SGB V vereinbar ist.

Das GKV-Factoring funktioniert grundsätzlich anders als das Factoring in der Privatabrechnung. Bei Privatpatienten ist ein klassischer Forderungsverkauf an einen Factoring-Anbieter möglich und insbesondere im Dentalbereich üblich. Im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung gelten dagegen die strengen Vorgaben des SGB V und des Sozialdatenschutzes. Deshalb werden GKV-Modelle in der Praxis überwiegend als Vorfinanzierung ohne Forderungsverkauf ausgestaltet.

Im Ergebnis bedeutet das:
Während im PKV-Bereich echtes Factoring mit Forderungsverkauf und Risikoübernahme je nach Fachbereich durchaus stattfindet, nutzen die meisten Praxen im GKV-Bereich ein Vorfinanzierungsmodell mit späterer Verrechnung der KV- oder KZV-Zahlungen.

Die folgende Tabelle stellt die zentralen Unterschiede zwischen echtem PKV-Factoring und dem GKV-Factoring als Vorfinanzierungsmodell übersichtlich gegenüber.

GKV-Factoring ist ein effizientes Instrument für Arztpraxen, um ihre Liquidität zu verbessern und wirtschaftliche Engpässe zu vermeiden. Da die Honorare bereits kurz nach der Abrechnung ausgezahlt werden, lassen sich Investitionen und sonstige Kosten sicherer steuern.

In der Praxis handelt es sich beim KV-Factoring bzw. KZV-Factoring in der Regel um eine reine Vorfinanzierung; die Forderung bleibt dabei weiterhin bei der Arztpraxis. Nur in seltenen Fällen geht das GKV-Factoring durch einen Forderungsverkauf über die reine Vorfinanzierung hinaus; in diesen Fällen übernimmt das Factoring-Unternehmen die Forderung sowie das damit verbundene Kürzungsrisiko.