Digitale Anamnese – Tipps zur Einführung & Anbieter im Vergleich

Die digitale Anamnese stellt eine zeitsparende und effiziente Alternative zur bisher analog durchgeführten Anamnese dar. Die Anamnese ist für jede medizinische Behandlung unerlässlich. So ermöglichen Ihnen diese Angaben einen gründlichen Überblick über die bisherige Krankengeschichte Ihres Patienten und somit eine fundierte Diagnostik und Behandlung.

Indem die Anamnese bereits vor dem ersten Arzt-Patienten-Kontakt digital stattfindet, können die Praxisabläufe hinsichtlich der Behandlung des Patienten noch effizienter gestaltet werden. Wirft der Anamnesebogen beispielsweise die Annahme auf, dass die Symptome Ihres Patienten auf einen besonders hohen oder niedrigen Blutdruck zurückzuführen sein könnten, kann Ihr Praxisteam direkt im Anschluss an die Anamnese eine Blutdruckmessung durchführen, sodass Ihnen zum Zeitpunkt des Arzt-Patienten-Gesprächs bereits alle relevanten Daten vorliegen. So können unnötige Termine vermieden und alle Schritte so zeitsparend wie möglich organisiert und umgesetzt werden.

Die digitale Anamnese eignet sich sowohl zur begleiteten Anamnese, bei der Sie als Arzt oder jemand in Ihrem Praxisteam die Anamnesefragen gemeinsam mit Ihrem Patienten durchgehen und beantworten, als auch zur Eigen-Anamnese, bei der Ihr Patient die Anamnesefragen selbstständig beantwortet und den Anamnesebogen eigenständig ausfüllt. Die Eigen-Anamnese kann wiederum entweder vor Ort in der Praxis erfolgen oder aber der Patient füllt den Anamnesebogen bereits zuhause (oder auch an einem anderen Ort) aus.

Die zeitsparendste und effizienteste Möglichkeit stellt in vielen Fällen die Eigen-Anamnese dar. Wie diese digital erfolgen kann, entweder in Ihrer Praxis vor Ort oder bei Ihrem Patienten zuhause, zeigen Ihnen die folgenden zwei Beispielabläufe.

Wenn Sie in Ihrer Praxis die digitale Anamnese nutzen möchten, könnte dies beispielsweise wie folgt aussehen:

1. Patientenakte aufrufen: Sie rufen in Ihrem Praxisverwaltungssystem die jeweilige Patientenakte auf.
2. QR-Code scannen: Sie scannen den QR-Code, der Ihnen in der Patientenakte angezeigt wird.
   • Option 1: Der Patient nutzt zum Scannen sein Smartphone.
   • Option 2: Sie scannen den QR-Code mit dem praxiseigenen Tablet. Dieses übergeben Sie dem Patienten anschließend zum Ausfüllen des digitalen Anamnesebogens.
3. Fragebogen öffnen: Nach dem Scannen des QR-Codes öffnet sich der Anamnese-Fragebogen auf dem Smartphone Ihres Patienten bzw. auf dem Tablet.
4. Fragebogen ausfüllen: Der Patient füllt den Fragebogen auf dem Tablet oder auf seinem Smartphone aus. Hierzu kann er in Ruhe im Wartezimmer Platz nehmen.
5. Fragebogen übermitteln: Sobald der Patient den digitalen Anamnesebogen vollständig ausgefüllt hat, kann er diesen per Klick digital an Sie übermitteln. Dies erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt und DSGVO-konform.
6. Schnittstelle zur Praxissoftware: Der Anamnesebogen wird automatisch in Ihrem Praxisverwaltungssystem sowie in der elektronischen Patientenakte (ePA) des Patienten abgelegt.
7. Warnhinweise prüfen: Bei kritischen Antworten des Patienten sieht das Praxisteam – je nach Software – entsprechende Warnhinweise.
8. Optional: Weitere Untersuchungen initiieren: Anhand eventueller Warnhinweise können die medizinischen Fachangestellten nun bereits im Vorfeld weitere Untersuchungen einleiten, z. B. Blutdruckmessungen sowie Blut- oder Urinproben.
9. Behandlung: Der behandelnde Arzt kann den Fragebogen anschließend auf jedem angeschlossenen Praxisrechner öffnen. Der Anamnesebogen und eventuell weitere Untersuchungsergebnisse liegen ihm gesammelt vor und ermöglichen eine bestmögliche Behandlung.

Durch die Anbindung des digitalen Anamnesebogens an die Online-Terminbuchung lassen sich die Prozesse in Ihrer Arztpraxis weiter digitalisieren. So ist es durch die Implementierung des Anamnesebogens in Ihr Online-Terminbuchungstool möglich, dass Ihr Patient den digitalen Fragebogen bereits im Vorfeld zugeschickt bekommt und ihn schon vor seinem Termin ausfüllen kann. Dies hat den Vorteil, dass Ihr Patient sich seine Zeit nehmen kann, um über die Fragen nachzudenken, anstatt diese in Eile vor Ort in Ihrer Praxis zu beantworten. Diese erhöhte Antwortqualität ermöglicht eine bessere Behandlung und eine Stressreduktion für Ihren Patienten. Außerdem kann Ihr Patient den Anamnesebogen auf diese Weise orts- und zeitunabhängig ausfüllen. Zudem spart Ihr Praxisteam Zeit, da niemand dem Patienten ein Formular aushändigen, Fragen erklären und/oder den Anamnesebogen wieder annehmen und einscannen oder sogar abtippen muss.

Ein beispielhafter Ablauf bei der digitalen Anamnese zuhause kann dabei wie folgt aussehen:

1. Online-Terminbuchung: Der Patient bucht online einen Termin in Ihrer Praxis.
2. Terminbestätigung & Anamnesebogen: Der Patient erhält eine Terminbestätigung inklusive des digitalen Anamnesebogens.
3. Anamnesebogen ausfüllen: Der Patient füllt den Anamnesebogen bereits zuhause aus. Hierzu kann er sein Smartphone, seinen Computer oder ein Tablet nutzen.
4. Schnittstelle zur Praxissoftware: Der vollständig ausgefüllte Anamnesebogen kann anschließend mit einem Klick an Ihre Praxis übertragen werden.
5. Praxissoftware & elektronische Patientenakte: Durch die elektronische Übertragung wird der ausgefüllte Anamnesebogen automatisch in Ihrem Praxisverwaltungssystem und in der zugehörigen elektronischen Patientenakte abgespeichert.
6. Optional: Terminerinnerung: Falls der Patient den Anamnesebogen wenige Tage vor dem Termin noch nicht ausgefüllt hat, erhält er eine Terminerinnerung inklusive der erneuten Aufforderung, die digitale Anamnese bereits vor seinem Termin durchzuführen.
7. Behandlungstermin vorbereiten: Der Anamnesebogen liegt somit bereits vor dem Behandlungstermin im Praxisverwaltungssystem vor. Sie oder Ihr Praxispersonal können sowohl über die Praxis-Computer als auch über ein Tablet auf die Anamnesedaten zugreifen, um den Behandlungstermin vorzubereiten und ggf. weitere Untersuchungen zu initiieren.
8. Behandlungstermin wahrnehmen: Der Behandlungstermin kann stattfinden.

Hat ein Patient vergessen, den digitalen Anamnesebogen bereits im Vorfeld auszufüllen, können Sie ihm in der Praxis immer noch die digitale Anamnese gemäß Beispielablauf 1 einräumen: Der Patient scannt den entsprechenden QR-Code, nimmt im Wartezimmer Platz und füllt dort in Ruhe das Anamneseformular aus.

Der Umstieg von analogen auf digitale Anamnesebögen stellt einen guten Zeitpunkt dar, um den Einsatz sämtlicher Fragebögen in Ihrer Praxis nochmal grundlegend zu überdenken.

Verschaffen Sie sich daher zunächst einen Überblick über die folgenden Fragen:

• Welche Fragebögen werden neben der digitalen Anamnese ggf. auch benötigt?
• Benötigen Sie lediglich Standard-Formulare oder individuelle Fragebögen?
• Welche Anamnesebögen gibt es bereits in Ihrer Praxis?
• Bilden diese bereits alle notwendigen Fälle ab?
• Sind weitere Formulare sinnvoll/erforderlich?
• Sollen bestehende Formulare in spezifischere Formulare aufgeteilt werden?
• Sollen bestehende Formulare zusammengefasst werden?
• Sollen bestehende Anamnesebögen ergänzt oder angepasst werden?

Aus den Antworten auf diese Fragen ergeben sich Ihre Anforderungen an Ihren Software-Anbieter für digitale Praxisformulare. Möchten Sie von analogen zu digitalen Formularen umsteigen, sind häufig auch die Softwareanbieter beim Umstieg behilflich und übernehmen die Digitalisierung Ihrer bestehenden Fragebögen für Sie. Bietet der von Ihnen favorisierte Anbieter die Digitalisierung Ihrer Fragebögen nicht an, ist es in den meisten Fällen auch in Eigenregie intuitiv möglich, die Fragen selbstständig in die Software zu übernehmen und entsprechende Fragebögen anzulegen. Zudem steht in der Regel eine Vielzahl standardisierter Fragebögen zur Verfügung.

Haben Sie sich einen Überblick darüber verschafft, welche Praxisformulare Sie in digitaler Form benötigen, und haben Sie einen geeigneten Anbieter ausgesucht, lässt sich die Einführung somit in der Regel sogar selbst simpel über die Bühne bringen. Folgen Sie hierzu einfach Schritt für Schritt der Anleitung Ihrer ausgewählten Software, um diese einzurichten und mit Ihrer Praxissoftware zu verknüpfen. Im Zweifelsfall können Sie zudem Unterstützung von einem Digitalisierungsberater für Arztpraxen erhalten.

Eine digitale Lösung ist immer nur so gut wie Ihre Anwender. Sorgen Sie daher dafür, dass sich Ihr zuständiges Praxisteam gut mit der neuen Software auskennt und einen ganzheitlichen Überblick über die zur Verfügung stehenden digitalen Fragebögen hat. Nur so können die Fragebögen individuell auf Ihre Praxis zugeschnitten und möglichst effizient eingesetzt werden.

Um hinsichtlich Effizienz und Patienten- sowie Mitarbeiterzufriedenheit das Maximum aus der digitalen Anamnese herauszuholen, empfiehlt es sich, die digitalen Anamnesebögen in ein Terminbuchungstool zu integrieren. So können die Formulare im Rahmen der Terminbuchung automatisch an Ihre Patienten geschickt werden, sodass sie den Anamnesebogen bereits im Vorfeld ausfüllen können.

Die Ergebnisse des ausgefüllten Anamnesebogens stehen Ihnen damit bereits vor dem Termin zur Verfügung und können zur Vorbereitung herangezogen werden. Indem Sie diesen Schritt vollständig automatisieren, entlasten Sie Ihr Praxisteam zusätzlich, da der gesamte Aufwand für die (Eigen-)Anamnese an Ihre Patienten ausgelagert werden kann.

Um die Vorteile der digitalen Anamnese möglichst vollständig ausnutzen zu können, empfiehlt es sich, den Patienten den digitalen Anamnesebogen bereits im Vorfeld zukommen zu lassen und sie nochmals an das Ausfüllen zu erinnern, wenn dies kurz vor dem Termin noch nicht geschehen ist. Diese automatischen Erinnerungen können mithilfe vieler Terminbuchungstools entweder per E-Mail oder per SMS verschickt werden. Je automatisierter der digitale Anamneseprozess in Ihrer Praxis abgebildet ist, desto mehr Zeit sparen Sie und Ihr Praxisteam.

Zusätzlich können Sie den digitalen Anamnese-Fragebogen auf Ihrer Website verlinken, um Ihn dort für Ihre Patienten verfügbar zu machen. So haben auch die Patienten, die Ihren Termin nicht online vereinbart haben, die Möglichkeit, den Anamnesebogen bereits vor Ihrem Termin auszufüllen und an Ihre Praxis zu übermitteln.

Nicht jeder Patient fühlt sich mit einem digitalen Fragebogen genauso wohl wie im persönlichen Gespräch. Stellen Sie daher sicher, dass vor allem Patienten mit fehlender Technik-Affinität oder fehlender Feinmotorik die Möglichkeit haben, Ihr Praxispersonal um Unterstützung zu bitten. Das gilt sowohl für technische Schwierigkeiten als auch für Fragen, die Ihren Patienten nicht direkt verständlich sind. So sollte all jenen Patienten, denen das digitale Ausfüllen des Anamnesebogens schwerfallen könnte (z. B. ältere Patienten, Parkinson-Patienten oder technikaverse Patienten) proaktiv eine entsprechende Unterstützung angeboten werden.

Anamnesebögen bieten eine hervorragende Möglichkeit, um abschließend die ein oder andere Frage zu stellen, die für die zukünftige Prozessoptimierung oder weitere Marketingmaßnahmen relevant sein könnten.

Beispiele:

• Wie sind Sie auf unsere Praxis aufmerksam geworden?
• Haben Sie den Weg zu uns leicht gefunden?
• Würden Sie zukünftig unsere Online-Terminbuchungsfunktion in Anspruch nehmen?
• Möchten Sie zukünftig Terminerinnerungen erhalten?
• Haben Sie auf unserer Website alle Antworten auf Ihre Fragen gefunden?

Viele Anbieter ermöglichen nicht nur die digitale Anamnese, sondern eine Vielzahl weiterer digitaler Formulare, darunter zum Beispiel die folgenden:

• Abfrage der Stammdaten
• Patientenaufklärung
• Einverständniserklärungen
• Einwilligung in die Datenverarbeitung
• Datenschutzerklärung
• Honorarvereinbarungen
• Behandlungsverträge
• Patientenbefragungen

Um gleich mehrere Prozesse in Ihrer Praxis zu digitalisieren, bietet es sich an, auch weitere Praxisformulare digital abzubilden und auf diese Weise zu einer papierlosen Praxis zu werden.