Digitalisierung in Ihrer Arztpraxis: der große Überblick 2025

Im Jahr 2018 gaben 56 % der befragten Patienten in einer Studie der Deutschen Apotheker- und Ärztebank (apoBank) an, dass die Digitalisierung im Gesundheitswesen für sie eine Erleichterung des Zugangs zur ärztlichen sowie pharmazeutischen Versorgung darstelle. Gleichzeitig gaben 83 % der Befragten an, dass sie die Digitalisierung deutscher Arztpraxen (sowie des deutschen Gesundheitswesens insgesamt) als ausbaufähig erachten und Aufholbedarf sehen. Was hat sich seitdem getan?

Laut des PraxisBarometers Digitalisierung 2023, welches von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) beauftragt und vom IGES Institut durchgeführt wurde, konnte die digitale Kommunikation zwischen Arztpraxen und ihren Patienten seit 2018 ausgebaut werden – in einigen Bereichen nennenswerter, in anderen weniger.

Eine Auffälligkeit, die im TI-Atlas der gematik herausgestellt wird, ist, dass immer mehr Einrichtungen des Gesundheitswesens die Voraussetzungen schaffen, um die Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) zu nutzen. Diese Voraussetzungen umfassen den Anschluss an die Telematikinfrastruktur, das Vorhandensein eines Konnektors und eines Heilberufsausweises sowie die Installation mindestens einer Telematikinfrastruktur-Anwendung.

Ebenfalls erwähnenswert: Die Einrichtungen des deutschen Gesundheitswesens schaffen nicht nur die technischen Voraussetzungen, sondern nutzen die Anwendungen der Telematikinfrastruktur auch in der Praxis. So ergab das PraxisBarometer Digitalisierung 2023, dass die TI-Anwendungen im Jahr 2023 deutlich häufiger genutzt wurden als noch in den Vorjahren.

Laut des Doctolib Digital Health Reports 2023 wünschten sich im Jahr 2023 65 % der Ärzte, dass die Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen weiter vorangetrieben wird. Das Ziel der Digitalisierung in Arztpraxen ist also auch heute noch nicht erreicht.

Nur rund 46 % der Arztpraxen fühlen sich laut TI-Atlas der gematik gut informiert über die Anwendungen der Telematik-Infrastruktur. Auch bei Zahnärzten (50 %), Krankenhäusern (46 %), Apotheken (52 %) und psychologischen Praxen (42 %) sieht diese Statistik ähnlich aus. Ein deutlicher Nachholbedarf besteht dementsprechend in der Aufklärung der verschiedenen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Für Ärzte, die sich proaktiv mit den weiteren Möglichkeiten der Digitalisierung befassen, stellt dies eine Chance dar, sich positiv von anderen Praxen abzuheben und Patienten durch effiziente Prozesse und mehr digitale Möglichkeiten an die eigene Praxis zu binden.

Ein weiterer Nachholbedarf besteht in der Digitalisierung der Kommunikation zwischen Arztpraxen und Krankenhäusern. Diese konnte 2023 im Vergleich zum Vorjahr (2022) nicht verbessert werden, so das PraxisBarometer Digitalisierung 2023.

Während elektronische Arztbriefe im Jahr 2023 bereits von mehr als der Hälfte der befragten Vertragsärzte genutzt wurden, ist die Nutzung elektronischer Entlassbriefe bisher noch sehr gering (nur 6 %), ebenso wie die Kommunikation zwischen Vertragsärzten und Krankenhäusern im Allgemeinen (nur 7 %).

Ein weiterer Wunsch der Ärzteschaft besteht darin, dass ihr eine einwandfreie Nutzung der Telematikinfrastruktur ermöglicht wird:

• So gaben rund 60 % der befragten Ärzte und Psychotherapeuten im PraxisBarometer Digitalisierung 2023 an, dass sie mindestens einmal wöchentlich Probleme mit der Telematikinfrastruktur hatten.
• Ganze 86 % der Befragten führten als Kritik an, dass sie ihre Kartenlesegeräte oder ihre Konnektoren in solchen Fällen häufig neustarten mussten, bevor der Praxisbetrieb ungestört weitergehen konnte.
• 18 % der Befragten führten sogar an, dass täglich Fehler in der Nutzung von TI-Anwendungen auftraten.
• Nur 11 % konnten von sich behaupten, dass sie sich seltener als einmal monatlich mit Problemen in der TI-Nutzung konfrontiert sahen.
  (Quelle: PraxisBarometer Digitalisierung 2023)

Ein weiterer Wunsch der Ärzteschaft besteht darin, auch Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur anzubinden. Dies könnte die Gesundheitsversorgung alter und anderweitig pflegebedürftiger Menschen deutlich effizienter gestalten und für Betroffene sowie Angehörige nennenswert erleichtern.

Die fünf größten Hebel, um die Digitalisierung in Arztpraxen schneller und zielführender voranzutreiben, sieht die deutsche Ärzteschaft laut des Doctolib Digital Health Reports 2023 in den folgenden Bereichen:

• staatliche Förderungen (65 %)
• Stabilisierung bzw. Ausbau der digitalen Infrastruktur (62 %)
• Unterstützung bei der Wahl geeigneter Softwarelösungen (58 %)
• Software-Trainings für Ärzte und ihre Praxisteams (51 %)
• Standardisierung für bessere Kompatibilität verschiedener Anwendungen (49 %)

19 % der befragten Ärzte wünschen sich zudem, stärker in die Entwicklung von Softwarelösungen für das Gesundheitswesen einbezogen zu werden.

Da es auch im Jahr 2024 weiterhin zahlreiche Nachholbedarfe in der Digitalisierung medizinischer Prozesse gibt, bedeutet das für Ihre Praxis die Chance, sich von anderen Arztpraxen abheben zu können, indem Sie entsprechende Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen und Ihren Patienten den Wunsch nach einem vereinfachten Zugang zur ärztlichen Versorgung erfüllen.

Die Digitalisierung von Arztpraxen und vom Gesundheitswesen im Allgemeinen geht mit zahlreichen nennenswerten Vorteilen einher, die es für Arztpraxen lohnenswert machen, in entsprechende Softwarelösungen zu investieren:

Zeitersparnis

Praxisteams verwenden circa ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Erledigung administrativer Aufgaben. Das ist viel Zeit, die Ärzten und Medizinischen Fachangestellten anschließend fehlt, um Patienten in Ruhe zu behandeln. Dieser große Aufwand für administrative Aufgaben trägt dazu bei, dass laut Angaben der Idana AG 67 % der Ärzte das Gefühl haben, zu wenig Zeit in den direkten Arzt-Patienten-Kontakt investieren zu können. Nicht nur Ärzte, sondern auch 45 % der befragten Patienten gaben an, sich mehr Zeit in der persönlichen Behandlung zu wünschen, so Lucas Spohn (CEO der Idana AG). Durch die Digitalisierung können einige dieser administrativen, zeitintensiven Aufgaben automatisiert werden, sodass endlich mehr Zeit für die Behandlung Ihrer Patienten bleibt.

So konnte im Doctolib Digital Health Report 2023 ermittelt werden, dass die Digitalisierung bei mindestens 41 % der befragten Arztpraxen zu einer nennenswerten Zeitersparnis führte. Im Zuge dessen berichteten 57 % der befragten Praxen davon, dass sich das Telefonaufkommen durch die digitalisierten Prozesse nennenswert verringert hatte. Weitere 45 % verzeichneten eine allgemeine Verringerung des Verwaltungsaufwands. Zudem berichteten 57 % der Praxen davon, dass ein Großteil der Papierformalitäten wegfiel.

Zufriedenere Patienten

Der Doctolib Digital Health Report 2023 ergab, dass Ärzte durch die zunehmende Digitalisierung ihrer Arztpraxis vor allem auch eine höhere Patientenzufriedenheit erzielten.
So gaben 41 % der befragten Praxen an, dass die Zufriedenheit ihrer Patienten durch die Digitalisierung ihrer Arztpraxis angestiegen war. Dies ist auf verschiedene Faktoren zurückzuführen:

• reduzierte Wartezeiten im Empfangsbereich
• vereinfachte Gesundheitsversorgung für immobile Patienten
• bessere Erreichbarkeit für Patienten
• mehr Zeit pro Patient
• verbesserte Behandlungsqualität

Neue Patienten

Durch die Digitalisierung ihrer Prozesse gelang es den Arztpraxen laut Doctolib Digital Health Report 2023 nicht nur, die Zufriedenheit ihres bestehenden Patientenstamms zu erhöhen, sondern auch, neue Patienten zu gewinnen. So verzeichneten 30 % der befragten Praxen durch die Digitalisierung einen Anstieg der Neupatienten.

Zufriedenere Mitarbeiter

Nicht nur die Zufriedenheit der Patienten, sondern auch die der Mitarbeiter kann durch die Digitalisierung gesteigert werden. So berichteten laut Doctolib Digital Health Report 2023 35 % der befragten Praxen von einer gestiegenen Mitarbeiterzufriedenheit. Dies ist unter anderem auf die Stressreduktion am Empfang zurückzuführen.

Image als moderne Arztpraxis

All die zuvor genannten Vorteile der Digitalisierung in Ihrer Arztpraxis führen im Resultat zu einem besseren Image als moderne, zeitgemäße Arztpraxis. Dies wiederum spielt in der Patientengewinnung sowie in der Personalfindung eine entscheidende Rolle.

Bessere Kommunikation mit anderen Teilnehmern der Gesundheitsversorgung

Die Digitalisierung erleichtert nicht nur die Prozesse innerhalb Ihrer Praxis und gestaltet diese effizienter, sondern vereinfacht durch die Telematikinfrastruktur auch die externe Kommunikation mit anderen Ärzten, Therapeuten und Gesundheitseinrichtungen. So gaben im Doctolib Digital Health Report 2023 36 % der befragten Praxen an, dass sie ihre Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsfachkräften durch die Digitalisierung ihrer Arztpraxis verbessern konnten. So wird durch das effizientere Zusammenspiel verschiedener Fachdisziplinen eine bessere Gesundheitsversorgung in Deutschland ermöglicht.

Kostenersparnis

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung Ihrer Arztpraxis besteht in den Kosteneinsparungen. So berichteten laut Doctolib Digital Health Report 2023 30 % der Arztpraxen, ihre Kosten durch die digitalen Prozesse reduzieren zu können. Dies ist zum einen auf geringere Druck- und Portokosten sowie nicht zuletzt niedrigere Lohnkosten für administrative Aufgaben zurückzuführen.

Effizienz- und Umsatzsteigerung

Neben der Ersparnis unnötiger Kosten können auch die Umsätze gesteigert werden, indem Prozesse durch digitale Lösungen effizienter gestaltet werden. Eine gesteigerte Effizienz führt zu Zeitersparnissen, wodurch mehr Patienten pro Tag behandelt und Umsätze gesteigert werden können. Durch den sinkenden Verwaltungsaufwand können sowohl Sie als Arzt als auch Ihre Mitarbeiter Ihre jeweilige Arbeitszeit gewinnbringender einsetzen.

Optimierung der No-Show-Rate

Ein weiterer großer Vorteil, der durch die Digitalisierung genutzt werden kann, liegt in der sinkenden No-Show-Rate: Diese gibt an, wie hoch der prozentuale Anteil der Patienten ist, die ihre Termine letztlich nicht wahrnehmen. Dank der Hilfe von digitalen Terminvereinbarungen und -erinnerungen berichteten 28 % der befragten Praxen im Doctolib Digital Health Report 2023 davon, dass die Digitalisierung bei Ihnen zu weniger Terminausfällen geführt habe.

Neue Möglichkeit des Homeoffice

Zudem ermöglicht die Digitalisierung auch Ärzten und Medizinischen Fachangestellten (zumindest zum Teil) ortsunabhängiges Arbeiten, was einen Wettbewerbsvorteil im Recruiting neuer Mitarbeiter darstellen kann. So können beispielsweise Aufgaben in der Abrechnung oder im Praxismarketing durch digitale Prozesse auch aus dem Homeoffice heraus erledigt werden.

Die Vorteile der Digitalisierung von Arztpraxen liegen auf der Hand. Doch auch die Herausforderungen, die mit diesem Prozess einhergehen, sind nicht von der Hand zu weisen. So ist eine bestmöglich umgesetzte Digitalisierung sicher für den Großteil der Arztpraxen sinnvoll, doch der Weg dorthin kann durchaus steinig sein.

So gibt es innerhalb der Arztpraxen diverse Bedenken, die sie von der Umsetzung digitaler Lösungen abhält:

• Auswahl und Einrichtung neuer Software erforderlich
• fehlende EDV-Kenntnisse
• Schwierigkeiten in der Umstellung
• fehlende Schnittstelle zum bestehenden Praxisverwaltungssystem
• möglicher Datenverlust bei Umstellung
• eventuelle Sicherheitslücken
• komplexe, wenig intuitive Anwendung
• fehlerbehaftete Software
• Skepsis im Praxisteam
• fehlende Patienten-Akzeptanz erwartet
• Nutzen anfangs teilweise unklar
• Kosten für die erstmalige Anschaffung und Einrichtung

Um diese Herausforderungen abzuschwächen und die Digitalisierung in deutschen Arztpraxen weiter voranzutreiben, hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung im Rahmen des PraxisBarometers 2023 ein paar Forderungen ans Gesundheitswesen gestellt.

• längere und bessere Testphasen für neue Software
• Fokus auf die Entwicklung der Anwendungen mit dem größten Nutzen (v. a. Arztbriefe, Entlassbriefe, Labordaten, Befunde)
• administrative Entlastung der Praxen
• vollständige statt teilweise Digitalisierung
• flächendeckende Qualitätssicherung der Hard- und Software

Bis diese Forderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung bundesweit umgesetzt sind und Praxen die Digitalisierung erleichtert wird, ist es aufgrund der oben genannten Vorteile lohnenswert, sich bereits im Vorfeld proaktiv mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen und die Schritte zu gehen, die in Ihrer eigenen Hand liegen.

Digitalisierungsberater beauftragen
Ein empfehlenswerter Ansatz ist jener, mit einem Digitalisierungsberater für Arztpraxen zusammenzuarbeiten. Diese Dienstleister kennen sich mit den Fallstricken der Medizinbranche aus und wissen, welche Hard- und Software bestmöglich miteinander verwendet werden kann. Indem Sie sich dieses Expertenwissen einkaufen, können Sie teure Fehler vermeiden und die Digitalisierung in Ihrer Praxis deutlich beschleunigen.

Schritt für Schritt
Eine weitere Empfehlung besteht darin, die Empfehlungen Ihres Digitalisierungsberater Schritt für Schritt umzusetzen, anstatt zahlreiche Projekte gleichzeitig zu starten. Indem Sie sich auf einzelne Digitalisierungsprozesse nacheinander konzentrieren, können Sie eine eventuelle Überforderung im Praxisteam vermeiden und eine problemlose Einführung gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, welche Möglichkeiten Ihnen im Rahmen der Digitalisierung Ihrer Arztpraxis zur Verfügung stehen und in welcher Reihenfolge diese umgesetzt werden können.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um die Prozesse innerhalb einer Arztpraxis zu digitalisieren und somit effizienter zu gestalten:

Die Praxisverwaltungssoftware deckt häufig bereits zahlreiche verschiedene Funktionen ab. Hat ein Praxisverwaltungssystem jedoch einen relativ beschränkten Funktionsumfang, können teilweise fehlende Funktionen mithilfe separater Software ebenfalls ermöglicht und über bestimmte Schnittstellen an die Praxisverwaltungssoftware angeschlossen werden. Damit Sie und Ihr Praxispersonal am Ende in möglichst wenigen verschiedenen Softwareanwendungen arbeiten müssen, empfiehlt es sich, dass Sie sich bereits im Vorfeld gründlich überlegen, welche Prozesse Sie digital abbilden möchten. So können Sie vermeiden, dass es letztlich zu einem Durcheinander zahlreicher verschiedener Anwendungen kommt, die teilweise ggf. nicht miteinander verknüpft und synchronisiert werden können.

Haben Sie sich für ein PVS entschieden, empfiehlt es sich, sich gründlich mit diesem auseinanderzusetzen und sich per Newsletter über Neuerungen und Updates auf dem Laufenden halten zu lassen. So können Sie das Potenzial Ihrer Praxisverwaltungssoftware voll ausschöpfen und sich die Anbindung von Zusatz-Software ersparen, deren Funktionen bereits von Ihrer bestehenden Praxisverwaltungssoftware hätten abgedeckt werden können. Erlauben Sie sich die Zeit, sich mit dem vollen Funktionsumfang Ihrer Praxisverwaltungssoftware auseinanderzusetzen. Nehmen Sie dazu bestenfalls sowohl Schulungen als auch Video-Material und Anleitungen des Software-Anbieters in Anspruch. Da Sie Ihr PVS anschließend möglichst effizient und zielführend einsetzen können, lohnt sich dieses anfängliche Zeitinvestment allemal.

Einen besonderen Meilenstein in der Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens stellt die sogenannte Telematikinfrastruktur (TI) dar. Diese ermöglicht durch diverse digitale Anwendungen eine schnelle Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren des Medizinwesens, darunter Ärzte, Krankenhäuser, Therapeuten und Apotheken.

Der aktuelle Ausbau der Telematikinfrastruktur ermöglicht im deutschen Gesundheitswesen bereits eine Vielzahl verschiedener digitaler Anwendungen, darunter die folgenden:

Während Arztpraxen, Krankenhäuser, Therapeuten und Co. die Daten und Befunde ihrer Patienten in der Vergangenheit einzeln gespeichert haben, bietet die elektronische Patientenakte (ePA) seit Anfang 2021 die Möglichkeit, all diese einzeln erhobenen Daten digital zusammenzuführen. Auf diese Weise sind alle bisherigen Diagnosen, Befunde und die Arztberichte über Behandlungen und Therapien sowie auch eventuelle Medikationspläne zentral abgespeichert und können jederzeit unkompliziert einem neuen Arzt zur Verfügung gestellt werden, wenn der Patient beispielsweise seinen Hausarzt wechselt oder einen neuen Facharzt aufsucht. Im Rahmen des Digital-Gesetzes soll es ab 2025 allen GKV-Patienten möglich sein, eine elektronische Patientenakte zu erhalten.

Einen ähnlichen Ansatz wie die elektronische Patientenakte (ePA) stellt die elektronische Gesundheitsakte (eGA) dar. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine digitale Akte, in der Befunde, Diagnosen, Arztberichte etc. gesammelt abgelegt werden können. Der Unterschied zur Patientenakte besteht in den jeweiligen Zugriffsrechten: Während die elektronische Patientenakte von Ärzten, Therapeuten und Krankenhäusern aufgerufen, gepflegt und ergänzt werden kann, wird die elektronische Gesundheitsakte vom Patienten selbst geführt. In diesem Fall kann der Patient selbst entscheiden, welche Angaben in seiner Gesundheitsakte enthalten sein sollen, und Informationen ergänzen oder entfernen.

Als Teil der elektronischen Patientenakte kann auch der Mutterpass elektronisch geführt werden. So können verschiedene Ärzte nach entsprechender Freigabe unkompliziert auf die Ergebnisse der Schwangerschaftsvorsorgeuntersuchungen etc. zugreifen und ihre Behandlungs- und Therapieansätze entsprechend darauf abstimmen.

Nicht nur die Ergebnisse der Schwangerschaftsvorsorgeuntersuchungen, sondern auch die Ergebnisse der Früherkennungsuntersuchungen bei Kindern können im Rahmen der elektronischen Patientenakte digital geführt werden. So kann der Stand der (früh-)kindlichen Entwicklung einfach und unkompliziert mit einem neuen Hausarzt, einem Facharzt oder einem Therapeuten geteilt werden.

Neben Diagnosen, Befunden und Behandlungsberichten können dank der Telematikinfrastruktur auch Medikationspläne zentral abgespeichert und bearbeitet werden. Indem Sie die elektronische Gesundheitskarte Ihrer GKV-Patienten einlesen, können Sie die Daten des jeweiligen Medikationsplans entschlüsseln, sich anzeigen lassen und bei Bedarf überarbeiten bzw. aktualisieren. Zu den im elektronischen Medikationsplan (eMP) abgespeicherten Daten gehören unter anderem Angaben zur aktuellen Medikation, inklusive der jeweiligen Wirkstoffe, Dosierung und Einnahmegründe, und Angaben zu ehemaligen Medikationen sowie Hinweise auf eventuelle Unverträglichkeiten oder Allergien. Dieser zentrale elektronische Medikationsplan, in dem Angaben verschiedener Ärzte oder Therapeuten vereint werden, ermöglicht eine aufeinander abgestimmte Medikation, durch die Nebenwirkungen oder unerwünschte Wechselwirkungen verschiedener Medikamente vermieden werden können.

Auch das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) der GKV-Patienten wird durch die Telematikinfrastruktur unterstützt. So werden dank der Telematikinfrastruktur die Daten auf den elektronischen Gesundheitskarten (eGK) Ihrer GKV-Patienten stets aktualisiert, wenn Sie diese in das Kartenterminal in Ihrer Praxis einstecken. Durch das Einlesen im Kartenterminal wird zunächst eine automatische elektronische Anfrage an die jeweilige Krankenkasse gesendet, um zu prüfen, ob das Versichertenverhältnis tatsächlich besteht und Gültigkeit besitzt. Wird dies digital bestätigt, werden die Patientendaten im System der Krankenkasse mit denen auf der Gesundheitskarte abgeglichen. Gibt es Abweichungen, werden die Daten auf der Gesundheitskarte mit denen aus dem Krankenkassen-System überschrieben. So ist es beispielsweise im Falle eines Umzugs nicht erforderlich, dass dem Patienten eine neue Gesundheitskarte ausgestellt wird. Stattdessen nutzt er seine bisherige Karte weiter und lässt sie bei seinem nächsten Arztbesuch über das Kartenterminal einlesen und die Daten automatisch aktualisieren.

Eine weitere TI-Anwendung, die im Zweifel Leben retten kann, ist das Notfalldatenmanagement (NFDM). Dieses ermöglicht es GKV-Patienten mit Allergien oder nennenswerten Vorerkrankungen, Angaben zu diesen Konditionen auf ihrer elektronischen Gesundheitskarte zu speichern, sodass diese im Notfall (z. B. bei Bewusstlosigkeit oder einem anaphylaktischen Schock) von Ärzten oder anderem medizinischen Personal ausgelesen werden können. Die Daten des jeweiligen Notfalldatensatzes dürfen nur während einer ärztlichen Behandlung und nur nach Zustimmung des Patienten abgerufen, aktualisiert und/oder bearbeitet werden. Eine Ausnahme stellen medizinische Notfälle dar: Tritt ein Notfall ein, dürfen Sie als Arzt sowie auch Ihr Praxispersonal die elektronische Gesundheitskarte Ihres Patienten auslesen und den Notfalldatensatz ohne explizite Zustimmung öffnen.

Auch der Impfpass Ihrer Patienten kann digital in ihrer jeweiligen elektronischen Patientenakte (ePA) abgelegt werden. Dies minimiert das Risiko, dass Ihre Patienten ihren Impfpass verlieren, zuhause vergessen oder dass die Schrift im Impfpass durch Feuchtigkeit oder übermäßiges Knicken unleserlich wird.

Nicht nur das Pflegen einer Patientenakte, sondern auch das Ausstellen und Einlösen medizinischer Rezepte kann heutzutage digital erfolgen. Apotheken sind mittlerweile deutschlandweit an die Telematikinfrastruktur angebunden und somit in der Lage, E-Rezepte einzulösen. Während für Arztpraxen seit Anfang 2024 die Pflicht besteht, ihren gesetzlich krankenversicherten Patienten elektronische Rezepte (E-Rezepte) auszustellen, ist dies in Privatpraxen bisher noch nicht zum Standard geworden. Doch für patientenorientierte Praxen lohnt sich der Ausbau: Denn 69 % der befragten Patienten wünschen sich, ihre Rezepte digital zu erhalten, so die Ergebnisse des Doctolib Digital Health Reports 2023. Das E-Rezept war im Jahr 2023 auf Platz 2 der Wunschliste deutscher Patienten.

Auch Arztbriefe können mittlerweile elektronisch versandt und empfangen werden. Dies geschieht in der Regel direkt in der Benutzeroberfläche der Praxisverwaltungssoftware und läuft über den Kommunikationsdienst KIM. Dieser ermöglicht einen sicheren elektronischen Transfer von Arztbriefen zwischen ärztlichen sowie psychotherapeutischen Praxen.

Auch die Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die jeweilige Krankenkasse findet für GKV-Patienten seit dem 01. Oktober 2021 ausschließlich elektronisch statt. So wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seitdem von der Arztpraxis digital an die jeweilige Krankenkasse übermittelt, sodass Patienten die Übermittlung nicht mehr selbst vornehmen müssen.

Seit dem 01. Januar 2023 erfolgt zudem die Auskunft gegenüber den Arbeitgebern digital. So erhalten Arbeitgeber die AU ihrer Patienten seitdem nicht mehr als Papierausdruck, sondern können diese bei der jeweiligen Krankenkasse elektronisch abrufen. Für den Patienten entfällt dank der eAU somit der Aufwand, seine AU bei seiner Krankenkasse sowie bei seinem Arbeitgeber einzureichen.

Die Nachfrage nach Videosprechstunden und anderen Remote-Möglichkeiten ist seitens der Patienten groß. So können sich 56 % der Patienten einen Video-Chat zur Kommunikation mit ihrem Arzt vorstellen, so die Ergebnisse der zuvor erwähnten Studie der ApoBank. Die Nachfrage nach einem telefonischen Arzt-Patienten-Kontakt wurde sogar von 68 % der befragten Patienten geäußert, während ärztliche Beratungen per E-Mail von 50 % sowie Beratungen per Text-Chat von 35 % der Patienten gewünscht werden. Trotzdem boten im Jahr 2023 erst 18 % der befragten Ärzte Videosprechstunden in ihrer Praxis an. Die Einführung der Telemedizin stellt für Ihre Praxis somit eine Chance dar, sich positiv von anderen Praxen abzuheben und neue Patienten für sich zu gewinnen.

Um nicht nur eine medizinisch einwandfreie Beratung, sondern auch einen sicheren und datenschutzkonformen Umgang mit den Patientendaten zu gewährleisten, ist es für Ärzte erforderlich, einen KBV-zertifizierten Anbieter für Videosprechstunden zu nutzen. Der Einsatz bekannter herkömmlicher Videotelefonie-Anbieter, wie beispielsweise Skype, Whatsapp Video oder Zoom, ist nicht erlaubt.

Für den unkomplizierten Austausch zwischen Ärzten und anderen Heilberufen sowie auch für den Austausch zwischen Ärzten und ihren Patienten stehen über die Telematikinfrastruktur mittlerweile diverse Messenger-Dienste zur Verfügung.

Während manche Apps sich auf den Austausch zwischen Arzt und Patient oder auf den Austausch zwischen Ärzten spezialisiert haben, gibt es zudem Apps, mit denen Sie in Ihrer Praxis gleichermaßen den Austausch zu Ärzten sowie Ihren Patienten abbilden können.

57 % der befragten Patienten wünschen sich den digitalen Austausch ihrer medizinischen Dokumente, so die Studienergebnisse des Doctolib Digital Health Reports 2023. Auch dies lässt sich über Messenger-Dienste abbilden.

Aber: Gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Patienten nicht über Messenger-Dienste verschicken, die ihre Daten auf US-amerikanischen Servern speichern und keine Zertifizierung gemäß EU-US Privacy Shield vorweisen können. Die bekannten Messenger WhatsApp und Telegram sollten in Ihrer Praxis somit nicht zur Debatte stehen. Das gilt auch dann, wenn Ihre Patienten sich mit dem Kontakt über derartige Messenger-Dienste einverstanden erklären. Stattdessen empfiehlt es sich, auf speziell zugelassene Messenger zurückzugreifen.

Ein großer Teilbereich der Digitalisierung Ihrer Arztpraxis besteht in der Umstellung auf eine papierlose Praxis. Während in der Vergangenheit – vor allem bei Neuaufnahme eines Privatpatienten – zahlreiche Dokumente ausgefüllt und anschließend abgeheftet und/oder abgetippt oder eingescannt und ins Praxisverwaltungssystem übertragen werden mussten, können die verschiedensten Daten und Angaben Ihrer Patienten mittlerweile digital erhoben und weiterverarbeitet werden. Dieser Umstieg von analogen auf digitale Praxisformulare kann einen entscheidenden Baustein in der Digitalisierungsstrategie von Arztpraxen darstellen.

Nicht nur die Datenerfassung kann mithilfe digitaler Prozesse vereinfacht werden, sondern auch eine Vielzahl weiterer Prozessschritte – von der Terminvergabe, über den Praxisempfang, bis hin zur tatsächlichen Behandlung.

Die effiziente Terminverwaltung trägt einen entscheidenden Teil zu reibungslosen Praxisabläufen bei und ist unerlässlich für das Praxismanagement. Durch die Digitalisierung von Kalender, Terminvergabe und Terminerinnerungen können Sie Ihrem Praxisteam Zeit und Arbeitsaufwand ersparen, die anschließend anderweitig genutzt werden können, um zum Wohl Ihrer Patienten beizutragen.

Ein weiterer Digitalisierungsbaustein, der Ihnen im Rahmen Ihrer Terminverwaltung einiges an Arbeit einsparen kann, ist die Einführung von Online-Terminerinnerungen. Indem Patienten an Ihre Termine erinnert werden, kann die No-Show-Quote drastisch verringert werden, d. h. die Anzahl derjenigen Patienten, die letztlich nicht zu ihrem vereinbarten Termin erscheinen, wird stark reduziert. Dadurch können nicht nur lästige Ausfallzeiten, sondern auch die daraus entstehenden Umsatzeinbuße minimiert werden. Indem Sie die Terminerinnerung nicht mehr analog durch Telefonanrufe abbilden, sondern diese automatisch und online erfolgen lassen, sparen sich Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit.

Online-Terminerinnerungen funktionieren besonders gut in Kombination mit Online-Terminbuchungstools, da die Terminverwaltung durch das Zusammenspiel von digitalem Kalender, Online-Terminbuchung und Online-Terminerinnerung zu einem sehr großen Teil automatisiert werden kann. In der Praxis bedeutet das, dass Ihre Patienten online einen Termin buchen. Dieser wird nun in Echtzeit in Ihren digitalen Kalender sowie auch in Ihr Praxisverwaltungssystem übertragen. Einen Tag vorher (oder zu einem anderen von Ihnen festgelegten Zeitpunkt) erhält der Patient in der jeweiligen App und/oder per E-Mail oder SMS eine automatische Erinnerung an seinen Termin.

Möchten Sie die Online-Terminbuchung nicht nutzen, gibt es alternativ die Möglichkeit, Patienten beispielsweise per E-Mail oder per SMS an Ihren Termin zu erinnern, auch wenn sie ihren Termin bei Ihnen vor Ort oder telefonisch vereinbart hatten. Voraussetzung hierfür ist, dass eine entsprechende Einverständniserklärung vorliegt, dass Sie Ihre Patienten zu diesem Zweck per SMS oder E-Mail kontaktieren dürfen.

Auch die Telefonie in Ihrer Praxis lässt sich digitalisieren. Digitale Telefonanlagen erleichtern telefonische Absprachen und geben Ihrem Praxisteam wertvolle Zeit zurück. So können dank einer digitalen Telefonanlage beispielsweise per Mausklick die Patientendaten des anrufenden Patienten aufgerufen werden (sofern die entsprechende Telefonnummer in Ihrem System abliegt). So ersparen sich Ihre Mitarbeiter am Empfang den Aufwand, während eines Telefonats zunächst den zugehörigen Datensatz zu finden und aufzurufen. Das minimiert nicht nur den Aufwand für Ihre Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch Ihren Patienten eine möglichst schnelle Auskunft. So ist kein „Diktieren Sie mir nochmal Ihren Nachnamen?“ oder „Wann haben Sie Geburtstag?“ mehr nötig, um die Patientendaten des Anrufers zu finden.

Ein weiterer Begriff, der im Zusammenhang mit der Digitalisierung immer häufiger fällt, ist der der Künstlichen Intelligenz (KI).

Das Europäische Parlament definiert Künstliche Intelligenz als:

„die Fähigkeit einer Maschine, menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren. KI ermöglicht es technischen Systemen, ihre Umwelt wahrzunehmen, mit dem Wahrgenommenen umzugehen und Probleme zu lösen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.“

Quelle: „Was ist künstliche Intelligenz und wie wird sie genutzt?“, Europäisches Parlament, 14.09.2023)

Auch in der Medizin findet die Künstliche Intelligenz zahlreiche Anwendungsbereiche: So kann KI beispielsweise genutzt werden, um…

• … eine Vielzahl an Daten auszuwerten, um Erkenntnisse über Krankheitsbilder, medizinische Zusammenhänge etc. zu gewinnen,
• … Bilder (z. B. Röntgen- oder CT-Bilder) auf Auffälligkeiten zu analysieren,
• … die Stimme eines Anrufers bei der Notrufzentrale zu analysieren, um frühzeitige Hinweise auf einen eventuellen Herzinfarkt zu erhalten,
• … mithilfe von Chatbots (automatisierter Abfrage per Chat) Symptome abzufragen und anschließend die Wahrscheinlichkeiten möglicher Diagnosen zu erhalten.

Während sich ein Großteil der Künstlichen Intelligenzen vor allem für den professionellen Einsatz in Arztpraxen, Kliniken, Notrufzentralen oder Forschungseinrichtungen eignet, können Chatbots auch von Patienten genutzt werden, um eine erste Einschätzung über eine mögliche Diagnose zu erhalten und anschließend direkt den richtigen Facharzt aufsuchen zu können.

Die Anwendungen können entweder am Computer oder in einer App auf einem Smartphone oder Tablet genutzt werden.

1. Software aufrufen: Sie öffnen die Software auf Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet.
2. Symptome eingeben: Sie liefern der Künstlichen Intelligenz Informationen, indem Sie die Symptome Ihres Patienten auswählen/eintippen.
3. Weitere Daten (optional): Zusätzlich können Sie der Künstlichen Intelligenz Labordaten, Röntgenbilder, CT-Aufnahmen, Fotos von Hautirritationen o. ä. liefern.
4. Wahrscheinlichkeitswerte: Die Software liefert die Wahrscheinlichkeitswerte der infrage kommenden Krankheiten/Diagnosen.
5. Finale Diagnose: Sie als Arzt werten die Wahrscheinlichkeitswerte der KI aus und stellen die finale Diagnose.

Eine weitere Digitalisierungsmöglichkeit, die derzeit allerdings nur zahnärztlichen Praxen zur Verfügung steht, ist die digitale Warenwirtschaft. Hierbei handelt es sich um Software, in der hinterlegt wird, welche Materialien (z. B. Einweghandschuhe, Desinfektionsmittel, oder Kreppservietten) in welcher Menge auf Lager sind. Mithilfe der digitalen Warenwirtschaft ist es möglich, dass sich Zahnärzte bzw. zahnärztliche Praxisteams automatisiert darüber informieren lassen, wenn neue Medizinprodukte nachbestellt werden müssen, weil sie entweder nahezu aufgebraucht sind oder kurz vor dem Ablaufdatum stehen.

1. Produkte registrieren: Zu Beginn werden die Restbestände mit einem Scanner im System registriert.
2. Produkte scannen: Die Materialien werden gescannt, wenn sie genutzt werden.
3. Aktuelle Bestände: Das digitale Warenwirtschaftssystem berechnet aktuelle Restbestände.
4. Bestellerinnerungen: Das System verschickt Erinnerungen zum Nachbestellen, sobald die Restbestände unter einen Mindestwert fallen.
5. Erinnerung an Verfallsdatum: Das digitale Warenwirtschaftssystem informiert das Praxisteam, wenn das Verfallsdatum eines Produktes naht.
6. Produkte nachbestellen: Produkte können mit einem oder wenigen Klicks online nachbestellt werden.
7. Wareneingänge scannen: Bei Wareneingang werden die neuen Medizinprodukte per Scanner erfasst und so den Beständen im System hinzugefügt.

Digitale Personalplanung wird zunehmend ein integraler Bestandteil moderner Praxisverwaltungssysteme, wobei deren Funktionalität maßgeblich von der jeweiligen Software abhängt. In einigen Systemen ist es dem Praxisteam lediglich möglich, Schichten und Planungen einzusehen. Fortschrittlichere Softwarelösungen bieten dagegen zusätzlich die Möglichkeit, dass Mitarbeiter aktiv in den Planungsprozess eingebunden werden. Sie können sich für Arbeitstage oder bestimmte Schichten eintragen und persönliche Anmerkungen wie Krankheitstage oder Urlaubsanträge hinterlegen.

Die Personalplanung kann darüber hinaus individuell auf die Kompetenzen der Mitarbeiter abgestimmt werden. So können beispielsweise in der Software hinterlegte Jobbeschreibungen, Qualifikationen und Weiterbildungen genutzt werden, um sicherzustellen, dass in jeder Schicht für jeden Aufgabenbereich qualifizierte Personen zur Verfügung stehen. Nehmen wir an, in einer Zahnarztpraxis sind am Vormittag mehrere professionelle Zahnreinigungen geplant; mit Hilfe der Personalplanungssoftware kann dann geprüft werden, ob ein Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation für die Schicht eingeplant ist.

Einige Systeme bieten sogar noch weitergehende Möglichkeiten, wie die Zuweisung von Ärzten oder medizinischem Fachpersonal zu spezifischen Räumlichkeiten oder Aufgaben, was eine noch detailliertere Personalplanung ermöglicht. Diese funktionalen Nuancen machen digitale Personalplanungssysteme zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die effiziente Organisation und Verwaltung einer medizinischen Praxis. Verwenden Sie eine Praxisverwaltungssoftware, die hinsichtlich der digitalen Personalplanung eher rudimentär ausgestattet ist, haben Sie die Möglichkeit, eine externe Software an Ihr PVS anzubinden.

Gerade wenn es um Zahlen und mathematische Zusammenhänge geht, kann Ihnen Künstliche Intelligenz (KI) heutzutage bereits zahlreiche Aufgaben abnehmen und eignet sich daher vor allem auch zur Prozessoptimierung im Rahmen des Finanzmanagements. So können Sie entsprechende Software nutzen, um beispielsweise…

• … Rechnungen zu erstellen,
• … Zahlungen entsprechenden Belegen zuweisen zu lassen,
• … Ihre Steuerschuld automatisch berechnen zu lassen,
• … automatisiert Finanzberichte zu generieren,
• … Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen oder
• … Ihre Abrechnung auf Fehler überprüfen zu lassen.

Um Ablese- und Übertragungsfehler zu vermeiden und den zeitlichen Arbeitsaufwand zu minimieren, ist es mittlerweile möglich, medizinische Geräte digital mit der Praxissoftware zu verknüpfen. So liegen die Daten, die mit den Medizingeräten erhoben wurden, in Sekundenschnelle in der Praxissoftware vor, wo sie entsprechend betrachtet, analysiert und weiterverarbeitet sowie in der jeweiligen Patientenakte abgelegt werden können. Diese digitale Vernetzung mit der Praxisverwaltungssoftware ist beispielsweise mit Elektrokardiogrammen, Überwachungsmonitoren, Blutdruckmessgeräten sowie Ultraschallgeräten möglich.

Weitere Möglichkeiten, um digitale Anwendungen im Gesundheitswesen zu nutzen, bestehen in den Bereichen Prävention und Nachsorge.

Es gibt einige Geräte und Apps, die Sie Ihren Patienten empfehlen können, um Krankheiten vorzubeugen und einen gesunden Lebensstil zu unterstützen:

Smart Watches und Fitness Tracker zeichnen die Vitaldaten der Patienten auf. Dies können sowohl im Alltag als auch speziell bei Trainingseinheiten genutzt werden, um beispielsweise Bluthochdruck frühzeitig zu erkennen und den Kalorienverbrauch oder den Blutzuckerspiegel im Blick zu behalten. Auch die Schlafqualität sowie -quantität kann mithilfe entsprechender Tracker aufgezeichnet und ausgewertet werden.

Mithilfe von Onlinekursen können sich Ihre Patienten in bestimmten Bereichen weiterbilden, um sich selbst zu einem gesünderen Lebensstil zu verhelfen. So werden von Arztpraxen, Kliniken oder Krankenkassen beispielsweise Onlinekurse zur Stressbewältigung, zur Suchtbekämpfung oder zu gesunder Ernährung angeboten.

Mithilfe von Videokursen ist es mittlerweile möglich, etwas Gutes für die eigene Gesundheit zu tun, während man in seinen eigenen vier Wänden bleibt. So haben auch zeitlich stark eingebundene Personen die Möglichkeit, zu einer Zeit ihrer Wahl von zuhause aus an virtuellen Sportkursen teilzunehmen.

Ferner können Apps dabei helfen, ein größeres Bewusstsein über den eigenen Körper und den derzeitigen Lebensstil zu schaffen und eventuelle Verbesserungspotenziale aufzudecken. So können Apps beispielsweise genutzt werden, um zu tracken, …

• … wie viel Wasser man pro Tag trinkt (inkl. regelmäßiger Erinnerungs-Wecker),
• … welche Nährstoffe man pro Tag zu sich genommen hat,
• … wie sich der weibliche Zyklus verhält, um Unregelmäßigkeiten frühzeitig festzustellen,
• … wie sich das mentale Wohlbefinden entwickelt,
• … usw.

Auch zur Nachsorge stehen mittlerweile diverse Apps zur Verfügung.

So können Ihre Patienten beispielsweise eine App verwenden, um zu dokumentieren…

• … wann welche Medikamente eingenommen wurden,
• … wie sie sich fühlen,
• … wie sich Schmerzen entwickeln,
• … wie Wunden verheilen
• … oder ähnliches.

Nicht nur in Ihrer Praxis finden immer mehr Prozesse digital statt, sondern vor allem auch im Alltag Ihrer Patienten. So nutzen viele Patienten heutzutage das Internet, wenn sie einen Arzt, ein Klinikum oder einen Therapeuten suchen. Um online bestmöglich gefunden werden zu können, bietet es sich daher an, die eigene Website professionell aufzusetzen und regelmäßig zu pflegen, Profile in medizinischen Bewertungsportalen anzulegen und sich mit dem Thema Social Media auseinanderzusetzen.

Eine professionell gepflegte Website bietet sowohl für überlastete als auch für noch nicht ausgelastete Praxen gleichermaßen Vorteile:

So können Praxen, die bisher noch nicht ausgelastet sind, ihre eigene Website als Instrument nutzen, um neue Patienten zu gewinnen. So informierten sich laut einer Onlinebefragung für die Deutsche Apotheker- und Ärztebank bereits 2018 rund 32 % der befragten Patienten im Vorfeld auf der Website eines Arztes. Bei den 18- bis 39-jährigen waren es sogar 44 %. Lediglich Tipps durch Freunde und Familie (73 %) und Empfehlungen durch andere Ärzte (50%) wurden häufiger als Anhaltspunkt genannt, um einen neuen Arzt aufzusuchen. Mittlerweile dürfte das Interesse an digitalem Informationszugang noch weiter gestiegen sein. Über gezielte Maßnahmen (z. B. die Suchmaschinenoptimierung) können Sie die Sichtbarkeit Ihrer Website erhöhen.

Für ausgelastete oder gar überlastete Praxen bietet eine informative Website einen anderen Vorteil: Je mehr wichtige Informationen Sie Ihren Patienten auf Ihrer Website bereitstellen, desto weniger Fragen (beispielsweise zu Leistungen, Öffnungszeiten, Aktualität der Adresse oder Parkmöglichkeiten) müssen Sie auf telefonischem Wege oder per E-Mail beantworten. Das spart Ihrem Praxisteam Zeit und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich wieder vermehrt um andere Aufgaben zu kümmern.

Das sollte auf Ihrer Website nicht fehlen:

• Übersicht Ihrer Leistungen & Behandlungsmethoden
• Sprech- und Öffnungszeiten
• Kontaktdaten
• Adresse der Praxis, inklusive Anfahrtsbeschreibung, Parkmöglichkeiten und Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Ihr Lebenslauf bzw. Ihre Erfahrung
• Ihre Spezialisierung, z. B. durch Zertifikate oder Mitgliedschaften bei ärztlichen Vereinigungen
• Vorstellung Ihres Teams
• Fotos Ihrer Praxisräumlichkeiten
• Möglichkeit zur Online-Terminbuchung
• FAQs (Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen)
• Impressum
• Datenschutzerklärung

Gerade im medizinischen Bereich ist ein anfängliches Grundvertrauen in die Kompetenz und Freundlichkeit eines neuen Arztes nötig. Daher starten viele Patienten ihre Suche nach einem neuen Arzt auf Bewertungsportalen. Hier finden sie Profile der einzelnen Ärzte sowie Bewertungen von Patienten, die die jeweilige Praxis in der Vergangenheit bereits besucht haben. Ärzte, die hier einen guten Punktedurchschnitt vorweisen können, werden gegenüber Ärzten mit schlechteren Bewertungen häufig bevorzugt.

Laut einer Statista Onlinebefragung für die Deutsche Apotheker- und Ärztebank lasen sich bereits im Jahr 2018 rund 43 % der Patienten Bewertungen auf Online-Bewertungsportalen durch, bevor sie einen Arzt aufsuchten. Bei den 18- bis 39-jährigen waren es im selben Jahr sogar 43 %.

Das sollte auf Ihrem Profil nicht fehlen

Auf Ihren Profilen bei Bewertungsportalen sollten grundlegend die gleichen Angaben veröffentlicht werden wie auch auf Ihrer Website, dazu zählen:

• Kontaktdaten
• Öffnungs- und Sprechzeiten
• Ihre Leistungen
• Fotos von Arzt, Praxisteam und Räumlichkeiten
• optional: Link zu Ihrer Website (häufig kostenpflichtig)
• optional: Spezialisierung

Häufig erstellen Arzt-Bewertungsportale die Profile der Ärzte bereits selbst. In diesem Fall besteht Ihre Aufgabe vor allem darin, die Daten auf Richtigkeit zu überprüfen, und sie gegebenenfalls um weitere Angaben sowie Fotos zu ergänzen.

Ein sympathisches und kompetentes Auftreten in den Sozialen Medien stellt eine weitere Möglichkeit dar, potenzielle Patienten von Ihnen und Ihrer Praxis zu überzeugen und neue Patienten zu gewinnen.

Im Jahr 2018 sahen sich laut einer Studie der apoBank rund 4 % der Befragten im Vorfeld ihres Arztbesuches die Social Media Präsenz ihres Arztes an. Beliebte Soziale Medien sind vor allem Instagram, TikTok sowie Facebook.

Indem Sie gleich mehrere der oben genannten Möglichkeiten der Digitalisierung einführen und diese miteinander verknüpfen, schaffen Sie für einen Großteil Ihrer Patienten das bestmögliche Arzt-Erlebnis, bei dem Ihre Patienten möglichst effizient behandelt werden und bei dem sowohl Sie als Arzt als auch Ihre Patienten Zeit sparen können.

So lassen sich beispielsweise die Terminbuchungstools sowohl auf Ihrer Website einbinden als auch auf Ihren Social Media Profilen verlinken. Auch ihre digitalen Praxisformulare können Sie direkt auf Ihrer Website als Download bereitstellen oder über Ihr Online-Terminbuchungstool mit wenigen Klicks an Ihre Patienten verschicken.

Wenn Ihre Patienten die Möglichkeit haben, gleich online einen Termin zur Konsultation per Videosprechstunde zu buchen, können Sie den Link und eine Anleitung sowie auch die benötigten digitalen Formulare direkt mitschicken. So können Sie die Prozesse in Ihrer Praxis zu einem großen Teil automatisieren und die Zeiteinsparpotenziale voll und ganz ausschöpfen.

In der elektronischen Patientenakte werden letztlich alle behandlungsrelevanten Dokumente (bisher wahrgenommene Termine, digitale Formulare, EKG-Fotos, Befunde & Co.) gespeichert und für zukünftige Behandlungen abgelegt.

Die Verknüpfung der verschiedenen Anwendungen hat zudem den Vorteil, dass Sie die bisher noch weniger bekannten Möglichkeiten bei Ihren Patienten bekannter machen. Wenn beispielsweise eine Vielzahl Ihrer Patienten die Online-Terminbuchung in Anspruch nimmt, jedoch nur wenige Patienten die Möglichkeit nutzen, die digitalen Formulare von Ihrer Website herunterzuladen und bereits im Vorfeld auszufüllen, haben Sie im Rahmen der Online-Terminverwaltung die Möglichkeit, Ihre Patienten in ihrer Terminerinnerung auf die digitalen Formulare hinzuweisen oder diese gleich mitzuschicken.

Zwar nimmt die erstmalige Einrichtung ein wenig Zeit in Anspruch, doch können Sie und Ihr Praxisteam anschließend tagtäglich Zeit in Ihrem Praxisalltag sparen und diese in die medizinische Behandlung Ihrer Patienten investieren anstatt in administrative Aufgaben.

Gesundheitsdaten sind besonders sensible personenbezogene Daten. Daher bedürfen sie einem entsprechend zuverlässigen Schutz.

Um einen rechtlichen Rahmen für die IT-Sicherheit in Arztpraxen zu schaffen, hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) daher die sogenannte IT-Sicherheitsrichtlinie erlassen. Diese liefert Praxishinweise für den sicheren und datenschutzkonformen Umgang mit digitalen Anwendungen.

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV differenziert zwischen kleinen, mittleren und großen Praxen. Die Größe einer Praxis hängt dabei von der Anzahl derjenigen Personen ab, die „ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind“.

Neben dem detaillierten Studium der IT-Sicherheitsrichtlinie ist zudem die Beauftragung eines Datenschutzexperten empfehlenswert. Dieser kann die Richtlinien im Zusammenhang mit Ihren individuellen Begebenheiten interpretieren und sinnvolle Handlungsempfehlungen für Ihre Arztpraxis ableiten.

Ein weiteres Thema, welches im Zuge der Digitalisierung immer häufiger Erwähnung findet, ist Remote Work, also das ortsunabhängige Arbeiten. Vor allem in Wirtschaftsunternehmen wird diese Arbeitsform immer geläufiger, doch tatsächlich kann Remote Work auch für Ärzte sowie Medizinisches Fachpersonal funktionieren – zumindest bedingt. Selbstverständlich ist es für einen großen Teil medizinischer Behandlungen erforderlich, dass Sie als Arzt physisch anwesend sind. Für einen Teil der Arbeit ist dies jedoch nicht erforderlich. So können Sie beispielsweise an einzelnen Tagen oder an manchen Nachmittagen eine Videosprechstunde anstelle der Sprechzeiten vor Ort anbieten oder Arzt-zu-Arzt-Konsultationen daheim führen. Ihren Medizinischen Fachangestellten wiederum können Sie es mithilfe der entsprechenden Digitalisierung ermöglichen, Tätigkeitsbereiche wie die Abrechnung, das Qualitätsmanagement oder Marketing von zuhause aus zu erledigen.

Ein großer Vorteil dieser ortsunabhängigen Arbeit besteht in der besseren Vereinbarkeit von Karriere und Familie.

Wichtig ist hierfür, dass die digitalen Voraussetzungen geschaffen werden, die es Ihnen und Ihrem Praxisteam ermöglichen, auch zuhause oder anderswo auf die entsprechenden Dokumente zugreifen zu können. Ein besonders wichtiges Thema ist hierbei der Datenschutz. So muss im Rahmen der Digitalisierung Ihrer Praxis gewährleistet bleiben, dass nur die berechtigen Personen Zugriff auf die sensiblen Daten Ihrer Patienten erhalten. Daher sind im Rahmen der Remote Work unter anderem weiterhin die oben genannten Datenschutzrichtlinien zu berücksichtigen.

Um hier auf Nummer Sicher zu gehen, empfiehlt es sich, die Prozesse abschließend von einem Datenschutzexperten prüfen zu lassen.

1. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der digitalen Prozesse auf.
2. Erarbeiten Sie gemeinsam mit ihren MFAs, bei welchen Prozessen eine Digitalisierung trotz anfänglicher Skepsis sinnvoll sein könnte. Orientieren Sie sich hier vor allem an den Prozessen und Aufgaben, die besonders zeiteffizient sind.
3. Tauschen Sie sich bereits im Vorfeld offen über Bedenken und Unsicherheiten innerhalb des Teams aus.
4. Besuchen Sie gemeinsam eine befreundete, hochdigitalisierte Praxis, um Ihrem Praxisteam einen Einblick in die digitalen Prozesse zu ermöglichen.
5. Engagieren Sie einen Digitalisierungsberater für Arztpraxen. Lassen Sie auch die anderen Team-Mitglieder ihre offenen Fragen stellen und Unklarheiten aus dem Weg räumen.
6. Lassen Sie Ihre Patienten genau wissen, welche digitalen Leistungen Sie ihnen anbieten. So ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Frustration einer Neueinführung, die von niemandem wahr- und in Anspruch genommen wird. Hilfreich sind dabei z. B. Flyer, Aushänge im Wartezimmer oder Aufsteller am Empfang.
7. Setzen Sie auf ein Gesamtkonzept. Indem die verschiedenen digitalen Lösungen und Prozesse miteinander verknüpft oder teilweise sogar mit derselben Software abgewickelt werden, erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Einarbeitung. Für Skeptiker oder Laien im Allgemeinen ist es einfacher, sich in eine Software bzw. eine Benutzeroberfläche reinzudenken, anstatt sich gleich mit mehreren befassen zu müssen.

Der anfängliche Aufwand, um Ihre Arztpraxis zu digitalisieren, geht nicht nur mit personellen Ressourcen einher, sondern erfordert auch die ein oder andere finanzielle Investition. Einige Fördermöglichkeiten auf Bundes- sowie Landesebene sorgen dafür, dass Sie sich von der Höhe der anfänglichen Digitalisierungsinvestitionen nicht abschrecken lassen brauchen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht möglicher Förderungen: