GOÄ Rechnung erstellen: darauf müssen Ärzte achten (inkl. Muster zum Download)

Eine GOÄ Rechnung (auch privatärztliche Rechnung genannt) wird geschrieben, um privatärztliche Leistungen abzurechnen. Empfänger einer GOÄ Rechnung können dabei jedoch nicht nur Privatpatienten, sondern in besonderen Fällen auch Patienten der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) sein. Mehr dazu, wem gegenüber Sie als Arzt eine Rechnung nach GOÄ stellen dürfen, erfahren Sie im Abschnitt „Für wen werden GOÄ Rechnungen erstellt?“. Die Grundlage für eine GOÄ Rechnung stellt die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) dar. Hierin werden die Pflichtangaben jeder GOÄ Rechnung geregelt. Außerdem steht hier festgeschrieben, welche Rechnungsbeträge Sie pro Leistungsart gegenüber Ihren Patienten abrechnen dürfen.

In einer GOÄ-Rechnung können Sie sowohl Gebühren für die jeweils erbrachte Leistung als auch Entschädigungen und Auslagenersatz abrechnen. Nähere Informationen zu diesen drei Kostenpositionen finden Sie im Folgenden.

Im Anhang der Gebührenordnung für Ärzte finden Sie eine Zuordnung möglicher medizinischer Leistungen, denen jeweils eine sogenannte Gebührenziffer sowie ein für diese Leistung abrechenbarer Geldbetrag zugeordnet sind. Mithilfe dieses Verzeichnisses finden Sie somit heraus, wie viel Sie für jede spezifische (Teil-)Leistung abrechnen dürfen. Je nach Aufwand hinsichtlich Zeit und/oder Komplexität einer Behandlung, können diese Beträge zusätzlich um einen Faktor gesteigert werden. Auch die Höhe der jeweils zulässigen Faktoren wird im Gebührenverzeichnis pro Leistung festgelegt.

Um eine Leistung in Ihrer GOÄ Rechnung aufführen und abrechnen zu dürfen, müssen Sie diese selbst erbracht oder zumindest beaufsichtigt haben.

Die Auswahl und Steigerung der Gebührenziffern birgt dabei einige Fehlerpotenziale. So dürfen einige Ziffern nicht mit anderen Ziffern kombiniert werden. Manche Ziffern dürfen einmalig, manche wiederum mehrfach pro Behandlung abgerechnet werden. Zudem muss korrekt differenziert werden, um welche Gebührenziffer es sich bei einer erbrachten Leistung tatsächlich handelt, um die Behandlung einwandfrei abrechnen zu können. Hier gilt es in jedem Fall, mithilfe der Gebührenziffern, Leistungsbeschreibungen und Ausschlussziffern gründlich zu prüfen, welche Gebührenziffer der erbrachten Leistung entspricht, welcher Steigerungsfaktor angemessen ist und welche Ziffern (nicht) gemeinsam abgerechnet werden dürfen.

Wenn Sie Hausbesuche anbieten oder eine Behandlung aus anderen Gründen nicht in Ihrer Praxis vor Ort, sondern weiter entfernt durchführen, können Sie neben den zuvor genannten Gebühren für die Behandlung zusätzlich eine Entschädigung für die Anreise abrechnen. Hier kann zwischen dem Wegegeld (für Entfernungen von bis zu 25 km, § 8 GOÄ) und Reiseentschädigungen (für Entfernungen ab 25 km, § 9 GOÄ) entschieden werden.

Das sogenannte Wegegeld können Sie Ihren Patienten berechnen, wenn Sie für die Behandlung eine Strecke von bis zu 25 km zurücklegen mussten. Die Höhe des Wegegeldes hängt zudem davon ab, ob Sie den Patienten tagsüber oder nachts besucht haben.

Grundlage des Wegegeldes liefert § 8 GOÄ.

Eine Reiseentschädigung wiederum können Sie Ihren Patienten berechnen, wenn Sie eine Wegstrecke von mehr als 25 km zurücklegen mussten. Zudem wird differenziert, ob Sie mit Ihrem eigenen PKW oder beispielsweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln angereist sind. Ebenso ist für die Höhe der Reiseentschädigung entscheidend, wie viele Stunden lang Sie bei Ihrem Patienten anwesend waren und ob Übernachtungen notwendig waren.

Grundlage für die Abrechnung einer Reiseentschädigung liefert § 9 GOÄ.

Mithilfe des Auslagenersatzes können Sie Ihren Patienten Kosten weiterberechnen, die Sie zuvor ausgelegt haben. Der Auslagenersatz erfolgt in tatsächlicher Höhe.
Demnach können Sie Ihren Patienten gemäß § 10 Abs. 1 GOÄ unter anderem die folgenden Auslagen weiterberechnen:

• Arznei- und Verbandmittel (sofern diese nach einmaliger Verwendung aufgebraucht sind oder der Patient diese anschließend behält)
• Versand & Portokosten
• Kosten, die „im Zusammenhang mit Leistungen nach Abschnitt O bei der Anwendung radioaktiver Stoffe“ entstehen

Ausgeschlossen hiervon sind gemäß § 10 Abs. 2 GOÄ unter anderem:

• Mullkompressen & -tupfer
• Wattestäbchen
• Gummifingerlinge
• Zellstoff
• Schnellverbandmaterial
• Verbandspray
• Holzspatel & -stäbchen
• Latexfingerlinge
• Reinigungsmittel
• Desinfektionsmittel
• Einmalartikel (z.B. Spritzen, Kanülen, Einweghandschuhe, Harnblasenkatheter, Proktoskope, Skalpelle, Spekula, Darmrohre)

Während gesetzlich krankenversicherte Patienten im Rahmen der vertragsärztlichen Gesundheitsversorgung in der Regel mithilfe des Einheitlichen Bewertungsmaßstabs (EBM) abrechnen, werden Leistungen, die gegenüber Privatpatienten erbracht werden, gemäß der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) erstellt. Doch das ist nicht der einzige Fall, in dem GOÄ Rechnungen geschrieben werden.

1. Privatpatienten:
   Privatpatienten erhalten von Ihnen als Arzt eine GOÄ Rechnung. Diese zahlen sie zunächst selbst, können sie anschließend jedoch bei ihrer privaten Krankenversicherung (PKV) einreichen und erhalten (je nach Leistungsumfang) ggf. eine Kostenerstattung.
2. Gesetzlich krankenversicherte Selbstzahler:
   Auch an gesetzlich krankenversicherte Patienten können Sie eine GOÄ Rechnung ausstellen, wenn Ihr Patient eine Leistung wünscht, die von der gesetzlichen Krankenversicherung nicht getragen wird. Das betrifft unter anderem die folgenden Beispiele:
   • Individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL):
     Wenn Patienten eine ärztliche Leistung in Anspruch nehmen, die keinen Bestandteil der vertragsärztlichen Versorgung darstellt (IGeL), können Sie ihnen eine GOÄ Rechnung ausstellen.
   • Wunschleistungen:
     Von einer Wunschleistung wiederum spricht man, wenn ein Patient sich eine Leistung wünscht, die zwar grundsätzlich im GKV-Katalog geführt wird, allerdings nicht den sogenannten WANZ-Kriterien entspricht. Die WANZ-Kriterien erfordern, dass eine Leistung wirtschaftlich, ausreichend, notwendig und zweckmäßig ist, um von der GKV übernommen zu werden. Auch im Falle von Wunschleistungen können Sie eine GOÄ Rechnung ausstellen.
   • Leistungssplitting:
     GOÄ Rechnungen können zudem ausgestellt werden, wenn bei gesetzlich Versicherten nur ein Teil der Leistungen über die GKV abgerechnet werden kann, aber weitere privatärztliche Leistungen erbracht wurden.
3. Gesundheitskarte vergessen:
   Auch wenn ein gesetzlich krankenversicherter Patient seine Gesundheitskarte vergessen hat, können Sie eine privatärztliche Rechnung ausstellen, sofern die Gesundheitskarte im Laufe der anschließenden Frist von 10 Tagen nicht nachgereicht wird.
4. Kostenerstattung:
   Grundsätzlich werden Leistungen, die gegenüber gesetzlich Versicherten erbracht werden, direkt mit deren GKV abgerechnet (sog. „Sachleistungsprinzip“). Die Patienten können sich jedoch (entweder vollständig oder in einzelnen Bereichen der ärztlichen Versorgung) auch gegen das Sachleistungsprinzip und somit für das Prinzip der Kostenerstattung entscheiden (Wahltarif nach § 53 Abs. 4 SGB V.). In diesem Fall stellen Sie zunächst eine GOÄ Rechnung aus, die Ihr Patient selbst bezahlt, anschließend bei seiner GKV einreicht und abschließend eine Kostenerstattung seiner GKV erhält.

Da gesetzlich krankenversicherte Patienten grundsätzlich davon ausgehen könnten, dass die von Ihnen erbrachten Leistungen von ihrer Krankenversicherung getragen werden, haben Sie als Arzt die Pflicht, Ihre Patienten darüber zu informieren, wenn eine Leistung privat zu zahlen sein wird. Geben Sie Ihrem Patienten außerdem genügend Bedenkzeit, in der er sich für oder gegen die Inanspruchnahme der privat zu zahlenden Leistung entscheiden kann. Ihre Patienten sollten sich niemals zu einer privatärztlichen Leistung gedrängt fühlen. Sodass Sie zukünftig im Zweifelsfall nachweisen können, dass Ihr Patient ausreichend informiert war, sollten Sie sich von Ihrem Patienten einen entsprechenden Behandlungsvertrag sowie einen Belehrungsbogen unterzeichnen lassen.

GOÄ Rechnungen für Privatpatienten, Selbstzahler, GKV-Patienten mit Kostenerstattung oder im Falle einer vergessenen Gesundheitskarte auszustellen, ist dabei mit einem hohen administrativen Aufwand für Sie als Arzt bzw. Ihr Team verbunden.

Dabei müssen im Rahmen der eigenständigen Privatliquidation die folgenden Schritte bearbeitet werden:

• Rechnungen schreiben (gemäß sämtlicher GOÄ-Vorgaben)
• Rechnungen final prüfen, inkl. Rechnungskopie und Überweisungsträger; ausdrucken, versandbereit machen und zur Post bringen
• Absprachen & Rechnungsbeanstandungen von Patienten, Krankenkassen oder anderen Kostenträgern (telefonisch, per Mail oder vor Ort)
• Absprachen zu eventuellen Ratenzahlungen (im Falle fehlender Liquidität auf Seiten des Patienten)
• Regelmäßige Prüfung der Zahlungseingänge (Wurde die Rechnung bezahlt? Wurde der korrekte Betrag überwiesen?)
• Manuelle Zahlungserfassung (wenn Rechnungen beispielsweise mit einem falschen Betrag, falscher Rechnungsnummer oder unter anderem Namen beglichen wurden)
• Versand von Zahlungserinnerungen und kaufmännischen Mahnungen
• Gegebenenfalls gerichtliches Mahnverfahren

Bei der Überlegung, ob die intern durchgeführte Privatliquidation wirtschaftlich ist, sollte der dabei entstehende zeitliche Aufwand berücksichtigt werden. So müssen für jede einzelne Rechnung zeitliche Ressourcen für mindestens folgende Tätigkeiten eingeräumt werden:

• Rechnung schreiben
• Rechnung prüfen
• Rechnung drucken
• Rechnung kuvertieren
• Rechnung versenden
• Rückfragen und Beanstandungen mit Patienten und Kostenträgern
• Kontrolle der Zahlungseingänge (Rechnungsbetrag korrekt und zuordenbar?)

Der Anhang der Gebührenordnung für Ärzte umfasst dabei knapp 3.000 einzelne Gebührenziffern. Mithilfe dieser Gebührenziffern wird geregelt, für welche spezifische Leistung welcher Betrag abgerechnet werden darf. Außerdem werden jeweils sogenannte Ausschlussziffern festgesetzt, die eine Auskunft darüber geben, welche Ziffern nicht miteinander abgerechnet werden dürfen. Die erste Herausforderung in der GOÄ-Abrechnung stellt somit die Auswahl der passenden GOÄ-Ziffern unter Berücksichtigung der jeweiligen Ausschlussziffern dar.

Hinzu kommt, dass die pro Leistung festgelegten Gebührensätze je nach Zeitaufwand und Komplexität gesteigert werden dürfen. Die nächste Herausforderung besteht somit in der Auswahl angemessener Steigerungssätze. Hierbei gilt es, festgelegte Schwellen- und Höchstsätze zu berücksichtigen. Wie bereits zuvor erwähnt, können Sie als Arzt außerdem Entschädigungen sowie den Ersatz Ihrer Auslagen und Zuschläge für nächtliche Behandlungen in die GOÄ Rechnungen mit aufnehmen. Auch hier gilt es, die jeweils in der GOÄ geregelten Vorgaben zu berücksichtigen.

§ 12 der Gebührenordnung für Ärzte regelt, welche Angaben auf jeder GOÄ Rechnung zwangsläufig enthalten sein müssen. Wenn Sie diese Regelungen wiederum vernachlässigen und somit relevante Pflichtangaben fehlen, dann kann die Rechnung von Ihren Patienten und/oder von den entsprechenden Kostenträgern beanstandet werden. Das wiederum führt zu weiterem Aufwand, wenn Sie Rechnungen korrigieren und erneut raussenden oder zeitintensive Absprachen mit dem Patienten oder Kostenträger führen müssen.

Achten Sie daher darauf, dass die folgenden Pflichtangaben (gemäß § 12 GOÄ) auf jeder Ihrer GOÄ Rechnungen enthalten sind:

• Datum der Leistungserbringung
• Leistung
  • inkl. Gebührenziffern aus GOÄ,
  • Leistungsbezeichnung,
  • ggf. Mindestdauer,
  • Betrag und
  • Steigerungssatz;
• ggf. Minderungsbetrag nach § 6a GOÄ (bei Gebühren hinsichtlich stationären, teilstationären und vor- sowie nachstationären privatärztlichen Leistungen)

• Bei Entschädigungen (gemäß §§ 7 bis 9 GOÄ)
  • Art der Entschädigung,
  • Betrag und
  • Berechnung
• Bei Auslagenersatz (gemäß § 10 GOÄ)
  • Art der Auslage,
  • Betrag sowie
  • ggf. einen Beleg oder anderen Nachweis, wenn die Auslage 50 Mark (also heute 25,56 Euro) übersteigt.

In folgender Grafik finden Sie Erläuterungen zu allen notwendigen Bestandteilen einer GOÄ-Rechnung. Dieses Muster einer Privatliquidation steht Ihnen kostenlos zum Download bereit.

Erläuterungen zu den Bestandteilen des Rechnungsmusters:

1. Anschrift und Kontaktdaten der Praxis
2. Rechnungsnummer
3. Name und Geburtsdatum des Patients
4. Angabe der Diagnose(n)
5. Datum des jeweiligen Behandlungstags
6. GOÄ-Ziffer
7. Beschreibung bzw. Begründung der GOÄ-Ziffer
8. Einige Ziffern erfordern die Angabe einer Anzahl
9. Einfachsatz gemäß GOÄ
10. Steigerungsfaktor
11. Gesamtbetrag dieser Rechnungsposition (Einfachsatz x Steigerungsfaktor)
12. Gesamter Rechnungsbetrag

Grundsätzlich unterliegen medizinische Leistungen nicht der Umsatzsteuerpflicht. Aber: Wenn Sie neben ihren ärztlichen Leistungen zusätzlich umsatzsteuerpflichtige Produkte verkaufen, so dürfen auch auf Ihren GOÄ Rechnungen die Pflichtangaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) nicht fehlen.

Um umsatzsteuerpflichtige Zusatzleistungen kann es sich zum Beispiel handeln, wenn in einer dermatologischen Praxis Hautpflegeprodukte oder in einer gynäkologischen Praxis Schwangerschaftskissen verkauft werden.

Im Falle umsatzsteuerpflichtiger Verkäufe/Leistungen müssen die folgenden Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen enthalten sein:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Name und Anschrift des Patienten/Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung)
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der Produkte/Dienstleistungen
• Lieferdatum (Zeitpunkt des Kaufs/der Dienstleistung)
• Entgelt, untergliedert nach Steuersätzen/Steuerbefreiungen
• Ggf. Rabatte
• Steuer: Anzuwendenden Steuersatz sowie der Betrag, der sich daraus ergibt
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (sofern gültig)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (in Fällen gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)

Grundsätzlich ist die Diagnose keine Pflichtangabe, die auf jeder GOÄ Rechnung enthalten sein müsste (§ 12 GOÄ). Häufig ist es jedoch sinnvoll, die Diagnose dennoch auf der Rechnung mit aufzuführen. Auf diese Weise können Sie Rückfragen durch Krankenversicherungen und anderen Kostenträgern vorbeugen. Denn diese benötigen häufig Angaben bzgl. der Diagnose, um eingereichte Rechnungen prüfen und anschließend begleichen zu können. Indem Sie die aktuelle Diagnose standardmäßig auf Ihren Rechnungen aufführen, können Sie den Mehraufwand für ein nachträgliches Prüfen und Nachreichen der Diagnose im Vorfeld verhindern.

Laut § 12 Abs. 2 Nr. 2 GOÄ muss die Mindestdauer auf der GOÄ Rechnung aufgeführt werden, sofern sie in der offiziellen Leistungsbeschreibung genannt ist.

Wenn Sie in der Rechnung lediglich eine Kurzbeschreibung angeben, muss somit auf der GOÄ Rechnung dennoch die Mindestdauer der Leistung aufgeführt sein. Diese Vorgabe gilt auch bei den Ziffern, bei denen die Mindestdauer nicht direkt in der Leistungslegende, sondern in den zugehörigen Anmerkungen zu finden ist.

In den Bestimmungen des GOÄ-Abschnitts B geht hervor, dass Leistungen nach den Ziffern 1, 3, 5, 6, 7 und/oder 8 nur dann mehr als einmal pro Tag berechnet werden kann, wenn dies durch die Beschaffenheit des Krankheitsfalls geboten war. In diesem Fall ist die jeweilige Uhrzeit der Leistungserbringung in der Rechnung anzugeben.

Die Zeitangaben sind zudem dann sinnvoll bzw. notwendig, wenn Leistungen für Behandlungen an verschiedenen Zeitpunkten am Tag berechnet werden sollen, die nicht nebeneinander in einer Sitzung berechnet werden dürfen. Durch die Zeitangaben (zum Beispiel eine Uhrzeit am Vormittag sowie eine weitere Uhrzeit am Nachmittag) wird deutlich, dass die Leistungen separat stattgefunden haben und somit beide abgerechnet werden dürfen.

In der GOÄ gibt es zahlreiche Ziffern, die in der Rechnung, die der Patient erhält, mit Kommentaren versehen sein sollten. Diese Erläuterungen sind für den Privatpatienten hilfreich, um Leistungen, die unter Umständen vor längerer Zeit erbracht wurden, nachvollziehen zu können. Sie dienen dem Sachbearbeiter der privaten Krankenversicherung als Erklärung, warum die Leistungsziffern abgerechnet wurden. Im besten Fall spart sich die private Krankenversicherung damit Rückfragen beim Patienten oder beim behandelnden Arzt.

Es gibt einige Formulierungen, die in der Gebührenordnung für Ärzte immer wieder auftauchen. Wenn Sie diese Formulierungen kennen und zu deuten wissen, ist dies eine sehr gute Grundlage, um Ihre erbrachten Leistungen korrekt und einwandfrei abzurechnen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser Formulierungen inklusive ihrer Bedeutung und Beispielen vor.

Weiterhin gilt es zu beachten, dass Sie GOÄ Rechnungen nicht an Minderjährige oder an Geschäftsunfähige (z.B. Demenzkranke) ausstellen dürfen. Stattdessen sind die Rechnungen an die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten oder an die amtlichen Betreuer zu adressieren.

Wenn Sie eine GOÄ Rechnung für eine Wunschleistung ausstellen, müssen Sie auch auf der Rechnung darauf hinweisen, dass es sich um eine Wunschleistung handelt und dass die Leistung somit nicht von der Krankenkasse übernommen wird.

Eine regelmäßige Rechnungstellung und ein gründliches Mahnwesen sind notwendig, damit Ihre Ansprüche auf Bezahlung der von Ihnen erbrachten Leistungen nicht verjähren bzw. verwirken. Was das genau bedeutet und wie Sie bestenfalls vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

Grundsätzlich müssen Patienten ihre GOÄ Rechnung auch dann noch zahlen, wenn sie diese erst nach mehreren Monaten oder gar Jahren erhalten.

Die grundsätzliche Verjährungsfrist beträgt in Deutschland 3 Jahre (§ 195 BGB). Diese beginnt in der Regel zu laufen, sobald das Ende des Jahres erreicht ist, in dem eine Leistung erbracht wurde und somit ein Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 Ziff. 1 BGB). Im Falle von GOÄ Rechnungen wird diese Gesetzgebung jedoch von § 12 Abs. 1 GOÄ abgelöst. Dieser Paragraph besagt, dass die GOÄ Rechnung erst dann fällig wird, wenn die Rechnung ausgestellt und Ihrem Patienten übermittelt wurde.

Wenn Sie also feststellen, dass Sie eine Leistung, die Sie vor einigen Monaten oder gar Jahren geleistet haben, noch nicht abgerechnet haben, können Sie Ihre Rechnung nach wie vor schreiben. Die Verjährungsfrist von 3 Jahren beginnt dann mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Ausnahme dieser Regel stellt die sogenannte Verwirkung dar.

Sie haben also grundsätzlich die Möglichkeit, eine GOÄ Rechnung Monate oder gar Jahre nach der Leistungserbringung zu stellen. Zeigt ein Patient allerdings in der Zwischenzeit Eigeninitiative und fordert Sie aktiv auf, ihm die Rechnung für die geleistete Behandlung zukommen zu lassen, sollten Sie dieser Bitte nachkommen. Andernfalls können der Patient sowie der zugehörige Kostenträger aufgrund Ihres Verhaltens davon ausgehen, dass Sie die Rechnung nicht mehr stellen werden. Somit verwirkt Ihr Anspruch, was bedeutet, dass Ihr Patient bzw. die jeweiligen Kostenträger die Rechnung nicht mehr begleichen – und das rechtmäßig.

Eine einheitliche Regelung/Rechtsprechung darüber, wie viele Jahre zwischen ärztlicher Behandlung und Rechnungsstellung liegen dürfen, gibt es nicht. Es wird also bisher noch im Einzelfall entschieden, ab wann Ihr Anspruch als verwirkt gilt.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, GOÄ Rechnungen immer zeitnah nach Leistungserbringung zu schreiben. Ein üblicher Turnus liegt beispielsweise in der quartalsweisen Abrechnung. So verhindern Sie, dass Sie oder Ihre zuständigen Mitarbeiter vergessen, bereits erbrachte Leistungen abzurechnen. Achten Sie außerdem darauf, dass die GOÄ Rechnungen korrekt gestellt werden, d.h. dass Sie die richtigen Ziffern auswählen, sinnvolle Steigerungssätze nutzen, alle Pflichtangaben aufführen usw. Denn andernfalls wird die Rechnung nicht fällig.

Damit Sie nach der korrekten und rechtzeitigen Rechnungsstellung tatsächlich alle Zahlungen erhalten, die Ihnen zustehen, sind zudem eine konsequente Kontrolle der Zahlungseingänge und ein Mahnwesen sinnvoll. Grundsätzlich hat der Patient nach Rechnungsstellung 30 Tage lang Zeit, um die GOÄ Rechnung zu begleichen. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, gerät er in Verzug (§ 286 BGB). In diesem Falle ist es sinnvoll, eine erste, freundliche Mahnung zu senden, um Ihren Patienten an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Kommt der Patient Ihrer Zahlungsaufforderung weiterhin nicht nach, können Sie eine 2. Mahnung versenden, in der Sie bestenfalls bereits einen ernsteren Ton wählen.

Begleicht der Patient die Rechnung weiterhin nicht, besteht der letzte Schritt in einem gerichtlichen Mahnverfahren, welches Sie mithilfe eines spezialisierten Anwalts oder eines registrierten Inkassounternehmens bestreiten können. Während die ersten beiden Mahnungen keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist haben, wird die Verjährungsfrist durch den Beginn eines gerichtlichen Mahnverfahrens gehemmt, d.h. die Frist läuft vorerst nicht weiter und Sie gewinnen Zeit, um Ihre Ansprüche gegenüber Ihrem Patienten durchzusetzen. Da ein gerichtliches Mahnverfahren jedoch sowohl mit Kosten als auch mit Aufwand verbunden ist, gilt es vorher gründlich abzuschätzen, ob ein gerichtliches Mahnverfahren lohnend ist oder nicht. Wenn es sich lediglich um niedrige Rechnungsbeträge handelt, kann es sinnvoller sein, auf das Honorar zu verzichten, anstatt weiteren Aufwand in das Mahnwesen zu investieren, oder alternativ weitere Zahlungserinnerungen zu versenden.

Die ärztliche Honorarabrechnung ist also mit einem enormen Aufwand verbunden, der zu den alltäglichen medizinischen sowie administrativen Aufgaben in einer Praxis oder Klinik hinzukommt. Es müssen korrekte Rechnungen geschrieben werden, in denen die richtigen GOÄ-Ziffern ausgewählt und diese korrekt gesteigert werden. Zudem müssen die Rechnungen versandbereit gemacht und zur Post gebracht werden. Im Falle unbezahlter Rechnungen muss beim Patienten nachgefasst und ggf. ein Mahnverfahren eingeleitet werden.

Die eigenständige Privatliquidation birgt gleichzeitig ein sehr großes Fehlerpotenzial. So gilt es unter anderem zu beachten, dass die Sprache der GOÄ korrekt interpretiert wird, dass alle Pflichtangaben auf den GOÄ Rechnungen enthalten sind und dass die entsprechenden Zeiten angegeben werden, wann immer sie laut GOÄ erforderlich sind. Sich als Arzt intensiv genug mit dem Thema auseinanderzusetzen, um korrekte Rechnungen zu schreiben und ein einwandfreies Mahnwesen aufzubauen, erfordert dabei sowohl Zeit als auch Kosten und Nerven.

Eine Alternative zur eigenständigen Privatliquidation stellen privatärztliche Abrechnungsstellen dar. Was genau eine Abrechnungsstelle für Sie als Arzt tun kann und welche Vor- und Nachteile die eigenständige Abrechnung bzw. das Auslagern an eine externe Abrechnungsstelle mitbringen können, erfahren Sie im Folgenden.

Abrechnungsstellen (auch Abrechnungsdienstleister genannt) haben es sich zum Ziel gesetzt, niedergelassenen Ärzten, Kliniken, Medizinischen Versorgungszentren und anderen medizinischen Einrichtungen die Privatabrechnung sowie das Mahnwesen abzunehmen.

Konkret bedeutet das, dass eine Abrechnungsstelle Ihnen die folgenden Aufgaben abnehmen kann:

• GOÄ Rechnungen schreiben
• Rechnungsversand
• Forderungsmanagement (u.a. Absprachen mit Patienten, Zahlungserinnerungen)
• Kommunikation bei Rechnungsbeanstandung (z.B. mit Patienten oder Kostenträgern)
• Mahnwesen

Mithilfe eines Abrechnungsdienstleisters können Sie Zeit gewinnen, Ihre Nerven schonen und interne Kosten für die Liquidation und das Forderungsmanagement sparen.

In der Regel bieten Abrechnungsdienstleister unterschiedliche Abrechnungspakete an, aus denen Sie das für Sie am besten passende Angebot auswählen können. Grundsätzlich wird hierbei zwischen dem reinen Honorarmanagement, dem Honorarmanagement mit Vorfinanzierung und dem Factoring unterschieden.

Honorarmanagement
Die Abrechnungsstelle schreibt die Rechnungen und übermittelt sie dem Patienten. Den Rechnungsbetrag erhalten Sie erst dann, wenn der Patient seine Rechnung bezahlt hat.

Honorarmanagement mit Vorfinanzierung („unechtes Factoring“)
Die Abrechnungsstelle streckt Ihnen den Rechnungsbetrag vor. Sie müssen somit nicht warten, bis Ihre Patienten die Rechnung bezahlen, sondern erhalten das Geld unmittelbar von der Abrechnungsstelle. In dem Fall, dass ein Patient Ihre Rechnung nicht begleicht, müssen Sie der Abrechnungsstelle den offenen Betrag jedoch erstatten.

Factoring
Beim Factoring nimmt die Abrechnungsstelle Ihnen das Risiko des Zahlungsausfalls ab. Der Abrechnungsdienstleister kauft Ihnen die Forderung ab und streckt die Zahlung vor. Für den Fall, dass einer Ihrer Patienten seine Rechnung nicht begleicht, trägt die Abrechnungsstelle diesen Verlust.

Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer Abrechnungsstelle entscheiden, können die vom Dienstleister benötigten Informationen ganz unkompliziert aus Ihrer Praxissoftware übertragen werden. Das erfolgt datenschutzkonform mit entsprechender Verschlüsselung.

Die Abrechnungsstelle übernimmt nun die Rechnungsstellung sowie den Rechnungsversand für Sie. Die Zahlungen erhalten Sie von Ihrem Abrechnungsdienstleister in regelmäßigen Abständen (meist 1-2 Mal pro Monat) gutgeschrieben. Wenn Sie sich für eine Vorfinanzierung entschieden haben, bekommen Sie die Auszahlung sogar bereits wenige Tage nach Übermittlung der Rechnungsdaten.

Zusätzlich übernimmt die Abrechnungsstelle für Sie eigenständig die mündlichen sowie schriftlichen Absprachen mit Ihren Patienten und den jeweiligen Kostenträgern. Auch der Mahnprozess wird entsprechend abgedeckt: Sie müssen sich weder um Zahlungserinnerungen noch um Mahnungen geschweige denn gerichtliche Mahnverfahren kümmern.

In der Abrechnung von Privatpatienten, Selbstzahlern, GKV-Patienten mit Kostenerstattung oder im Falle einer vergessenen Gesundheitskarte gilt es einige Herausforderungen zu meistern und Fehlerpotenziale zu überwinden. So müssen zunächst die korrekten GOÄ-Ziffern ausgewählt und mit zulässigen Steigerungsfaktoren multipliziert werden; es müssen sämtliche Pflichtangaben enthalten sein, darunter bei manchen GOÄ-Ziffern die zugehörigen Zeitangaben; im Falle umsatzsteuerpflichtiger Leistungen/Verkäufe muss neben der GOÄ zusätzlich das Umsatzsteuergesetz berücksichtigt werden. Zudem müssen Sie die Sprache der GOÄ zu interpretieren lernen, um korrekte GOÄ Rechnungen zu schreiben, und die Verjährungs- bzw. Verwirkungsfristen im Hinterkopf behalten. Um auf den Kosten einer Behandlung nicht sitzen zu bleiben, ist außerdem ein konsequentes Mahnwesen sinnvoll.

Um all diese Schritte nicht selbst durchführen oder intern managen zu müssen, gibt es Abrechnungsstellen, die das Schreiben der GOÄ Rechnungen, Ihr Forderungsmanagement sowie Ihr Mahnwesen extern abbilden. So können Sie sich auf Ihre Patienten und die Medizin fokussieren. Je nachdem, wie wichtig es Ihnen ist, das Ausfallrisiko zu minimieren und/oder die Rechnungsbeträge direkt nach Rechnungsstellung überwiesen zu bekommen, können Sie zwischen der reinen Honorarabrechnung, der Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung und dem Factoring unterscheiden.