Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis: Welche Frist gilt für welche Dokumente?

Aufbewahrungsfristen
Praxisalltag

Wie lange müssen Patientenunterlagen in Ihrer Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis aufbewahrt werden? Gelten für sämtliche Dokumente dieselben Aufbewahrungsfristen – oder gibt es Unterschiede? Im Folgenden erfahren Sie, welcher Aufbewahrungspflicht Sie als Arzt oder Zahnarzt unterliegen und wieso eine Aufbewahrung über die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht häufig empfehlenswert ist.

Die Regel: die 10-jährige Aufbewahrungsfrist in der Arztpraxis

Bei den meisten Patientenunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung. Die rechtliche Grundlage hierfür bieten § 57 Absatz 2 Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä), § 630 f Absatz 3 BGB und § 10 Abs. 3 der ärztlichen Berufsordnung (BO). In all diesen drei Gesetzestexten ist die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für Ärzte einheitlich geregelt.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt beispielsweise für die folgenden Unterlagen:

  • Arztbriefe (sowohl eigene als auch fremde)
  • EEG- und EKG-Streifen
  • Krankenhausberichte
  • Untersuchungsbefunde
  • Karteikarten
  • Laborbücher
  • Laborbefunde
  • Unterlagen zu sonographischen Untersuchungen
  • Patientenakten
  • Gutachten
  • Notfall-/Vertretungsscheine
  • Kinder-Krankheitsfrüherkennung

Für schriftliche und eingescannte Unterlagen gilt dabei in Deutschland dieselbe Aufbewahrungspflicht für Ärzte. Strittig ist dabei allerdings, ob Arztbriefe in Papierform, die bereits eingescannt wurden und somit in digitaler Form vorliegen, vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden dürfen, oder ob die Arztbriefe nach dem Scannen sowohl in Papier- als auch in digitaler Form aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis: Welche Frist gilt für welche Dokumente?
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Während ein in Papierform unterschriebener Arztbrief in einem potenziellen Prozess als Beweis dienen kann, ist der Beweiswert verringert, wenn der Arztbrief während eines Prozesses ausschließlich in digitaler Form vorhanden ist. Um für potenzielle zukünftige Rechtsstreitigkeiten bestmöglich gewappnet zu sein, besteht die risikoärmste Lösung daher darin, die Unterlagen sowohl in Papier- als auch in digitaler Form bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht für Ärzte bzw. bis zur Verjährung möglicher Schadensersatz- und/oder Schmerzensgeldansprüche aufzubewahren.

Ausnahmen: mehr als 10-jährige Aufbewahrungspflicht für Ärzte

Sofern aus einer anderen Rechtsgrundlage eine längere Aufbewahrungspflicht hervorgeht, gilt stattdessen diese (vgl. § 10 Abs. 3 BO, § 57 Abs. 2 BMV-Ä und § 630f Abs. 3 BGB). Die ehemalige Röntgenverordnung (RöV, 2018 außer Kraft getreten) sowie die Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) und das Transfusionsgesetz (TFG) schreiben zum Teil beispielsweise Aufbewahrungsfristen von 15, 20 oder sogar 30 Jahren vor. In diesen Fällen haben die Aufbewahrungsfristen dieser Verordnungen und Gesetze Vorrang gegenüber der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist aus BMV-Ä, BGB und BO.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele von Aufbewahrungsfristen, die in RöV, StrlSchV und TFG geregelt sind und teilweise über 10 Jahre hinausgehen.

Dokumente (über) Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Röntgenbehandlung 30 Jahre § 28 Abs. 3 Röntgenverordnung
Röntgenbilder 10 Jahre § 28 Abs. 3 Röntgenverordnung
Untersuchungen im Zusammenhang mit ionisierender Strahlung oder radioaktiven Stoffen 10 Jahre § 85 Abs. 2 Satz 2 Strahlenschutzverordnung
Behandlung mit ionisierender Strahlung oder radioaktiven Stoffen 30 Jahre § 85 Abs. 2 Satz 1 Strahlenschutzverordnung
Anwendung von Blutprodukten 15-30 Jahre (je nach Daten) § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz
Aufzeichnungen über Spenderdaten 15 Jahre § 11 Abs. 1 Transfusionsgesetz
Spenderimmunisierung 20 Jahre § 11 Abs. 1 Transfusionsgesetz
Durchgangsarzt-Verfahren 15 Jahre Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten

Besonderheiten bei Röntgenbehandlungen von Kindern und Jugendlichen:
Wenn Kinder oder Jugendliche geröntgt werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist der zugehörigen Unterlagen und Röntgenbilder erst mit Vollendung ihres 18. Lebensjahres. Somit müssen die Unterlagen mindestens bis zum Ende des 28. Lebensjahres aufbewahrt werden.

Ausnahmen: weniger als 10-jährige Aufbewahrungsfristen für Ihre Arztpraxis

Neben den zuvor genannten Aufbewahrungsfristen gibt es auch einige Unterlagen, bei denen per Gesetz nicht die Notwendigkeit besteht, diese mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über Dokumente, die lediglich 1 Jahr oder 3 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Dokumente (über) Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Karteikarten 3 Jahre § 13 Abs. 3 Verordnung für das Verschreiben, die Abgabe und den Nachweis des Verbleibs von Betäubungsmitteln (BtMVV)
Betäubungsmittelbücher 3 Jahre § 13 Abs. 3 BtMVV
Durchschlag der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 1 Jahr Vordruck e01 der Vereinbarung über Vordrucke für die vertragsärztliche Versorgung

Ist eine längere Aufbewahrung der Patientenunterlagen sinnvoll?

Auch nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, können Patienten im Falle eines Behandlungsfehlers ggf. noch Schmerzensgeld- und/oder Schadensersatzansprüche geltend machen. Wenn die Patientenakten zu diesem Zeitpunkt allerdings bereits vernichtet sind, haben Sie als Arzt eine schlechte Grundlage, um nachzuweisen, dass Sie während der Behandlung all Ihrer Pflichten nachgekommen sind und Ihnen keine Behandlungsfehler unterlaufen sind, die einen Schadensersatz- oder Schmerzensgeldanspruch rechtfertigen würden.

Als Arzt unterliegen Sie zahlreichen Pflichten. Einen Überblick Ihrer ärztlichen Pflichten erhalten Sie in unserem Beitrag zum Thema Pflichten der Ärzte.

Da die Ansprüche auf Schadensersatz und Schmerzensgeld erst nach 30 Jahren verjähren (vgl. §§ 197 Abs. 1, 199 Abs. 3 Nr. 2 BGB), ist es daher aus haftungsrechtlichen Gründen sinnvoll, alle Unterlagen, die zur Entkräftigung einer Klage auf Schadensersatz und/oder Schmerzensgeld relevant sein könnten, 30 Jahre (anstatt nur 10 Jahre) lang aufzubewahren. Dies gilt vor allem, aber nicht nur, bei Patienten mit chronischen Erkrankungen sowie auch bei Patienten, in deren Behandlung es Komplikationen gegeben hat oder die einen Rechtsstreit begonnen oder damit gedroht haben.

Prozess wegen Behandlungsfehler: Bei wem liegt die Beweislast?
Wenn ein Patient seinem Arzt einen Behandlungsfehler vorwirft, liegt die Beweislast normalerweise beim Patienten selbst, d.h. der Patient muss beweisen können, dass Ihnen als Arzt ein Fehler unterlaufen ist. Eine mangelhafte Behandlungsdokumentation kann jedoch zu einer Beweiserleichterung zu Gunsten des Patienten führen, da Gerichte davon ausgehen könnten, dass ein Arzt, der unzureichend und unsorgfältig dokumentiert, seine Patienten gegebenenfalls ebenso unzureichend und unsorgfältig behandelt. Im Falle dieser Beweiserleichterungen müssten dann Sie als Arzt nachträglich beweisen, dass Sie alle notwendigen Behandlungsschritte erfolgreich durchgeführt haben – was ohne eine sorgfältige Dokumentation schwerfallen dürfte.

Als Arzt unterliegen Sie einer Dokumentationspflicht. Welche Pflichten für Sie daraus resultieren, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema ärztliche Dokumentationspflicht.

Aufbewahrungsfristen über die Zeit der ärztlichen Tätigkeit hinaus

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten über die Zeit Ihrer ärztlichen Tätigkeit hinaus.

  • Bei Praxisaufgabe:
    Auch falls Sie Ihre Arztpraxis eines Tages aufgeben, müssen die Patientenunterlagen weiterhin aufbewahrt und unter Verschluss gehalten werden (§ 10 Abs. 4 Berufsordnung).
  • Bei Praxisübergabe:
    Sollten Sie Ihre Praxis zukünftig an einen Nachfolger übertragen, muss zunächst die schriftliche Zustimmung Ihrer Patienten eingeholt werden, bevor Sie die Patientenakten an Ihren Nachfolger übergeben dürfen.
  • Im Todesfall:
    Wenn ein Arzt verstirbt, geht seine Pflicht, die Patientenunterlagen entsprechend der jeweiligen Fristen aufzubewahren, an seine Erben über. Gleiches gilt auch für die Schweigepflicht (§ 203 Abs. 3 StGB).

Tipp:
Um als Arzt im Ruhestand oder als Erbe rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, gilt es, den individuellen Fall jeweils mit der zuständigen Ärztekammer zu besprechen.

Aufbewahrungsfristen wirtschaftlicher Unterlagen

Neben Patientenunterlagen fallen in einer Arztpraxis zahlreiche Unterlagen wirtschaftlicher Natur an, darunter beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine. Auch hier müssen Sie sich als Arzt an die gesetzlichen Vorgaben halten, damit Ihre Buchhaltung beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt standhalten kann. Laut Einschätzung der Partner des Bundesmantelvertrages-Ärzte sind Abrechnungsunterlagen von ärztlichen Unterlagen separat zu betrachten. Demnach gelten hierfür eigene Aufbewahrungsfristen, die zum Teil deutlich unter den 10-jährigen Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen liegen.

Unterlagen Aufbewahrungsfrist
Jahresabschlüsse 10 Jahre
Steuerbescheide 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Bilanzen 10 Jahre
KV-Abrechnungen 10 Jahre
Mietverträge 10 Jahre
Pachtverträge 10 Jahre
Lohnkonten 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Gehaltsquittungen 10 Jahre
Darlehensunterlagen 6 Jahre
Reisekostenabrechnungen 6 Jahre
Personalunterlagen 5 Jahre
Arbeitszeitnachweise 2 Jahre
Rechnungen für nicht medizinische Leistungen (z.B. Praxisumbauten o.ä.) 2 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 1 Jahr

So lange wie nötig, so kurz wie möglich – Vernichten Sie regelmäßig alte Akten!

Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) soll die Menge personenbezogener Daten grundsätzlich minimiert werden (Grundsatz der Datenminimierung). Daher ist es ebenso wenig ratsam, dass Sie die Unterlagen Ihrer Patienten über die Aufbewahrungsfristen hinaus endlos lange aufbewahren. Stattdessen sollten Sie Ihr Dokumentenarchiv in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal jährlich) durchgehen und veraltete Patientenunterlagen aussortieren, die nicht mehr erforderlich sind, um Aufbewahrungsfristen einzuhalten, Patienten mit chronischer Erkrankung weiterhin sinnvoll zu behandeln und/oder um für potenzielle Schadensersatz-/Schmerzensgeldklagen gewappnet zu sein.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Patientenunterlagen datenschutzkonform vernichten

Nach Ablauf der jeweils zutreffenden Aufbewahrungsfrist, müssen die Patientenunterlagen sowie auch alle Dokumente aus Buchhaltung und Personalwesen entsprechend vernichtet werden. Während digitale Daten unumkehrbar gelöscht werden müssen, sind Patientenunterlagen in Papierform entsprechend zu schreddern. Die Unterlagen gelten dann als datenschutzgerecht vernichtet, wenn sie nicht mehr lesbar sind und nur unter unverhältnismäßig großem Aufwand repliziert werden könnten. Das gilt für sämtliche personenbezogene Unterlagen, die in Ihrer Arztpraxis anfallen – sowohl für Untersuchungsergebnisse und Befunde als auch für Terminkalender oder Notizen auf Haftzettelchen.

Künftig werden Patientenakten elektronisch geführt. In unserem Beitrag erfahren Sie alles zur Einführung der elektronischen Patientenakte.

Um dieser datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vernichtung der Patientenunterlagen gerecht zu werden, ist darauf zu achten, dass der Aktenvernichter die nötige Sicherheitsstufe gemäß der Norm DIN 66399 erfüllt. Da Patientenakten aufgrund ihrer schutzwürdigen, personenbezogenen Daten zur Schutzklasse 3 gehören, muss der verwendete Aktenvernichter mindestens die Anforderung gemäß Sicherheitsstufe 4 erfüllen. Wirtschaftliche Unterlagen, darunter z.B. Rechnungen, zählen hingegen zum großen Teil zur Schutzklasse 2 und unterliegen verhältnismäßig weniger strenger Vorgaben.

Achtung:
Werden Daten länger als 30 Jahre aufbewahrt, müssen sie anonymisiert werden.

Um im Zweifelsfall mehr Gewissheit zu erhalten, dass sämtliche Unterlagen in Papierform rechtskonform vernichtet und alle Dokumente auf digitalen Datenträgern unumkehrbar gelöscht sind, gibt es die Möglichkeit, mit professionellen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die auf die datenschutzkonforme Vernichtung von Patientenunterlagen und buchhaltungsrelevanten Dokumenten spezialisiert sind.

Seien Sie auf der rechtssicheren Seite
Da die Aufbewahrungsfristen im Falle von Gesetzesänderungen oder in speziellen (Versicherungs-)Fällen von den oben genannten abweichen können, erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem spezialisierten Anwalt oder Steuerberater professionell unterstützen, bevor Sie Unterlagen vernichten, die ggf. noch einer Aufbewahrungsfrist unterliegen oder als Beweise für potenzielle Schmerzensgeld- oder Schadensersatzklagen zurückgehalten werden sollten.

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Die grundsätzliche Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen liegt bei 10 Jahren. Für einige Unterlagen weichen die Aufbewahrungspflichten ab und betragen stattdessen 15, 20 oder sogar 30 Jahre (z.B. Dokumente über Röntgenbehandlungen oder Anwendungen von Blutprodukten). Ein paar wenige Unterlagen müssen hingegen weniger als 10 Jahre lang aufbewahrt werden (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen). Da Patienten im Falle eines Behandlungsfehlers auch noch nach 30 Jahren einen Anspruch auf Schadensersatz und/oder Schmerzensgeld haben können, ist es trotz der allgemeinen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist empfehlenswert, alle im Falle einer Klage potenziell relevanten Unterlagen 30 Jahre lang zu verwahren.

Die nachfolgenden ärztlichen Dokumente müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden: Arztbriefe, EEG/EKG-Streifen, Krankenhausberichte Laborbücher, Patientengutachten, Röntgenbilder, Dokumente zu Untersuchungen im Zusammenhang mit ionisierender Strahlung oder radioaktiven Stoffen.

Einige Patientenunterlagen müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden, darunter Dokumente über Röntgenbehandlungen, die Anwendung von Blutprodukten oder über die Behandlung mit ionisierender Strahlung oder radioaktiven Stoffen. Auch bei anderen patientenbezogenen und/oder arbeitsrechtlichen Unterlagen, die für potenzielle Gerichtsverfahren (z.B. beim Vorwurf eines Behandlungsfehlers) relevant sein könnten, ist eine 30-jährige Aufbewahrung empfehlenswert (wenn auch nicht gesetzlich vorgeschrieben).

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