Factoring für Zahnärzte und Ärzte: Ausfallschutz und Liquidität für Ihre Arztpraxis

Beim sogenannten Factoring (lat. „factura“ = Rechnung) verkauft ein Arzt (oder ein Unternehmen) seine Forderung gegenüber einem Patienten (oder einem Kunden) an ein Finanzunternehmen (den sogenannten Factor). Der Arzt verringert durch das Factoring sein unternehmerisches Risiko, profitiert von einer erhöhten Liquidität und zahlt im Gegenzug eine Gebühr an den Factor.

Das (echte) Factoring bei Zahnärzten erfolgt in den folgenden Schritten:

1. Forderung: Der Zahnarzt (Kreditor) hat nach der Behandlung eine existierende und abtretbare Forderung gegenüber dem Patienten (Debitor).
2. Forderungsverkauf: Diese Forderung verkauft die Zahnarztpraxis mittels Factoring an den Abrechnungsdienstleister (Factor/Fakturierer).
3. Bonitätsprüfung: Der Factor lässt eine Bonitätsprüfung durchführen, um die Fähigkeit und Bereitschaft des Patienten, künftige Zahlungen fristgerecht zu erfüllen, zu bewerten.
4. Überweisung der Anzahlung: Nach der Bonitätsprüfung überweist der Factor üblicherweise innerhalb weniger Tage einen zuvor vereinbarten Teil (z. B. 80 % der Brutto-Forderungssumme) an den Zahnarzt.
5. Liquiditätsverbesserung: Durch die Verbesserung der Liquidität und die Auslagerung der Forderungen erhöht sich die Eigenkapitalquote der Zahnarztpraxis. Das Risiko eines Zahlungsausfalls trägt hingegen allein der Factor.
6. Patient zahlt: Der Patient bezahlt den Rechnungsbetrag an den Factor.
7. Überweisung der Restsumme: Nachdem der Patient an den Factor gezahlt hat, überweist dieser die verbliebene Restsumme (z. B. 20 %) abzüglich der Factoring-Gebühren an den Zahnarzt.

Bei dem oben beschriebenen Vorgehen handelt es sich um einen beispielhaften Ablauf des sogenannten echten Factorings. Dem gegenüber steht das sogenannte unechte Factoring, welches häufig auch als Vorfinanzierung bezeichnet wird. Des Weiteren kann zwischen dem stillen und dem offenen Factoring differenziert werden.

Beim echten Factoring profitiert der Zahnarzt von einem Ausfallschutz. Der Factor kauft dem Zahnarzt die Forderung und somit das damit verbundene Risiko ab. Zahlt der Patient die Rechnung letztlich nicht, entsteht der Verlust aufseiten des Factors. Das echte Factoring eignet daher sich vor allem in den folgenden Fällen:

• Sie haben einen hohen Fremdkostenanteil (z. B. für ein Labor), auf dem Sie im Falle eines Zahlungsausfalls nicht sitzenbleiben möchten.
• Sie haben schlechte Erfahrung mit der Zahlungsmoral Ihrer Patienten gemacht und möchten sich absichern.
• Sie streben ein hohes Wachstum an und benötigen ausreichend Liquidität für die geplanten Investitionen.

Im Gegensatz zum echten Factoring besteht beim sogenannten unechten Factoring (auch Vorfinanzierung genannt) kein Zahlungsausfallschutz für Sie als Arzt. Liegt ein Forderungsausfall vor (Patient zahlt nicht), muss der bereits erhaltene Betrag an den Finanzierungsdienstleister erstatten werden (wird üblicherweise mit künftigen Auszahlungen verrechnet). Diese Art des Factorings eignet sich vor allem dann, wenn die folgenden Bedingungen gegeben sind:

• Sie erwarten kaum Zahlungsausfälle, jedoch verspätete Zahlungen.
• Sie möchten Ihre Liquidität verbessern, um z. B. hohe Sachkosten frühzeitig decken zu können.

Da das Risiko eines Zahlungsausfalles beim unechten Factoring bei Ihnen als Arzt verbleibt, ist diese Form des Factorings in der Regel mit niedrigeren Kosten verbunden als das echte Factoring.

Zusätzlich wird zwischen stillem und offenem Factoring unterschieden:

• Offenes Factoring: der Patient wird über den Forderungsverkauf informiert und zahlt den Rechnungsbetrag direkt an den Factor. Im Gesundheitswesen nutzen Ärzte und Zahnärzte vor allem das offene Factoring.
• Stilles Factoring: der Patient weiß nicht, dass die Forderung abgetreten wurde und überweist den Rechnungsbetrag direkt an den Arzt.

Einer der wohl größten Vorteile des Factorings besteht darin, dass die Liquidität Ihrer Arztpraxis erhöht wird. So zahlen die Factoring-Anbieter Ihnen in der Regel zwischen 70 und 95 % des Rechnungsbetrages zeitnah nach der Rechnungsstellung aus, ohne dass Sie vom Zahlungsverhalten Ihres Patienten abhängig sind. So können Sie sich darauf verlassen, dass Sie das Geld für erbrachte Leistungen zu großen Teilen erhalten – auch dann, wenn Ihr Patient nicht zahlen kann oder möchte.

Auch für Praxisgründer bietet dies einen durchaus nennenswerten Vorteil, da diese häufig noch keine hohen Rücklagen gebildet haben. Für sie bildet das Factoring damit eine hervorragende Möglichkeit, um die Anfangszeit zu überbrücken und Liquidität aufzubauen.

Zudem sind Sie durch einen (echten) Factoring-Vertrag vor Zahlungsausfällen geschützt. Der Factoring-Anbieter trägt durch den Ankauf der Forderungen das alleinige Risiko für Zahlungsausfälle. Sie als Arzt zahlen lediglich eine zuvor festgelegte Gebühr, brauchen sich jedoch keine Sorgen mehr darüber machen, ob all Ihre Patienten ihre Rechnungen zeitnah und vollständig begleichen. Denn Sie erhalten mindestens einen zuvor vertraglich festgelegten Prozentsatz (z. B. 80 %) der Rechnungssumme direkt vom Factor.

Ferner haben einige Factoring-Anbieter die Möglichkeit, bereits vor der Behandlung eine (teils automatische) Bonitätsprüfung durchzuführen und eine entsprechende Bonitätsinfo in Ihre Praxissoftware zu übertragen, sofern diese per Schnittstelle an die Software des Factoring-Anbieters angebunden ist. Dies ist vor allem bei Privatleistungen bzw. Leistungen an Selbstzahler zu empfehlen, die nicht medizinisch notwendig oder akut sind (z. B. ästhetische Eingriffe). Auf diese Weise können Sie im Falle einer negativen Bonitätsauskunft bereits im Vorfeld auf eine Zahlung per Vorkasse bestehen, um Zahlungsausfällen vorzubeugen.

Hinzu kommt, dass Factoring-Anbieter Ihnen nicht nur das Risiko von Zahlungsausfällen abnehmen, sondern durch das professionelle Rechnungs- und Mahnwesen sowie durch ein souveränes Inkasso die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Rechnungen auch von verhältnismäßig unzuverlässigen Patienten letztlich noch beglichen werden.

Dank des Factorings wissen Sie nicht nur im Vorfeld, dass Sie das Honorar für Ihre geleistete Behandlung erhalten werden, sondern auch, wann das Geld auf Ihrem Konto eingehen wird. So können Sie – je nach Factoring-Anbieter und individueller Vereinbarung – Ihr Honorar entweder sofort nach Rechnungsstellung, X Tage nach Rechnungsstellung oder zu einem von Ihnen gewählten Wunschtermin erhalten. Auf diese Weise gewinnen Sie ein hohes Maß an Planungssicherheit und profitieren von kalkulierbaren Einnahmen.

Durch Factoring treten Sie die bürokratische Mehrbelastung ab und sparen durch das Outsourcen von Aufgaben sowohl Zeit als auch Ressourcen. Je weniger Zeit Sie mit dem Versenden von Rechnungen und dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand verbringen, desto mehr Zeit bleibt für Ihre Patienten. Weniger Stress und weniger Arbeitsbelastung bedeuten nicht nur eine quantitativ, sondern auch qualitativ bessere Patientenversorgung.

Nicht nur Ihre Patienten profitieren von der Entlastung Ihrer Arztpraxis, sondern natürlich auch Sie als Arzt sowie auch Ihre Mitarbeiter. Sie entlasten das Stresslevel Ihrer Mitarbeiter und verringern die emotionale Belastung im Praxisalltag.

Indem Sie durch das Factoring Ihre Liquidität dauerhaft erhöhen, Ihr Risiko für Forderungsausfälle minimieren und durch die erhöhte Liquidität Ihre eigenen Verbindlichkeiten gegenüber Banken oder Lieferanten schneller begleichen können, erhöhen Sie Ihr eigenes Rating. Durch das verbesserte Rating sowie die erhöhte Eigenkapitalquote erhöhen Sie Ihre Chance, für besonders kreditwürdig eingestuft zu werden und bei Bedarf gute Kreditkonditionen zu erhalten.

Das Factoring bietet nicht nur Vorteile für Sie und Ihre Wirtschaftlichkeit, sondern auch für Ihre Patienten. So ermöglicht der Factoring-Partner Ihren Patienten häufig (zinsfreie) Teil- oder Ratenzahlungen und gewährt längere Zahlungsfristen als Ärzte dies gewöhnlicherweise tun. Aufgrund dieser besseren Zahlungskonditionen steigt die Bereitschaft vieler Patienten, auch umfangreichere und kostspieligere Behandlungen (wie z. B. einen teureren Zahnersatz) bei Ihnen in Anspruch zu nehmen, was finanziell wiederum auch Ihrer Praxis zugutekommt.

Ein weiterer großer Vorteil des Factorings besteht für Zahnärzte und andere niedergelassene Ärzte darin, dass das Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Patienten durch die Trennung von wirtschaftlichen und medizinischen Belangen gewahrt wird. So fällt es einigen Patienten emotional leichter, Absprachen über z. B. Raten- oder Teilzahlungen mit einem externen Dritten zu führen als mit ihrem behandelnden Arzt. Vor allem auch Patienten mit kurzfristigen Zahlungsschwierigkeiten können gegenüber ihrem Arzt ihr Gesicht wahren und profitieren von der Trennung zwischen Medizin und Finanziellem.

Durch bessere Zahlungskonditionen, ein einwandfreies, vertrauensvolles Arzt-Patienten-Verhältnis und durch die Möglichkeit auf bessere, teurere Gesundheitsleistungen kann die Zufriedenheit Ihrer Patienten im Allgemeinen gesteigert werden. Diese Patienten-Zufriedenheit wiederum kann maßgeblich dazu beitragen, den Umsatz Ihrer Praxis zu erhöhen und den Gewinn zu steigern.

Den zahlreichen Vorteilen des Factorings stehen auch ein paar ggf. nachteilige Aspekte gegenüber, die es in der Entscheidung für oder gegen das Factoring ebenfalls zu berücksichtigen gilt.

Kosten
Selbstverständlich übernehmen Factoring-Anbieter das Risiko von Zahlungsausfällen nicht, ohne eine Gegenleistung zu verlangen. Daher ist das Factoring mit entsprechenden Kosten verbunden. Ob es sich für eine Arztpraxis lohnt, diese Kosten in Kauf zu nehmen, ist im Einzelfall zu bewerten und hängt unter anderem von der Zahlungsmoral der Patienten sowie von der benötigten Liquidität der Praxis ab.

Abgabe von Kontrolle
Neben einem Teil der Gewinne, gilt es im Factoring auch, einen Teil der Kontrolle an den Factoring-Anbieter abzugeben. Wenn Sie das Rechnungswesen, das Mahnwesen und das Inkasso an ein anderes Unternehmen auslagern, geben Sie auch die Kontrolle darüber ab, welche Patienten welche Schreiben oder Anrufe erhalten. Daher ist es unerlässlich, einen seriösen Partner zu beauftragen, der das Rechnungs- und Mahnwesen Ihrer Arztpraxis mit einem hohen Maß an Fingerspitzengefühl und Professionalität umsetzt. Indem Sie einen geeigneten Anbieter mit Ihrem Rechnungswesen betrauen, können Sie diesen Aspekt sogar ins Positive umkehren, indem Sie davon profitieren, dass ihre Patienten einen professionellen Ansprechpartner hinsichtlich ihrer Rechnungen haben und dass das vertrauensvolle Arzt-Patienten-Verhältnis nicht durch wirtschaftliche Absprachen überschattet wird.

Unklarheit beim Patienten
Ein weiteres Risiko des Factorings besteht darin, dass Patienten gegebenenfalls verwirrt sind, wenn sie eine Rechnung von einem fremden Unternehmen erhalten anstatt von Ihrer Praxis. Um dies zu vermeiden, gilt es, den Patienten transparent zu kommunizieren, dass Sie die Rechnungen an einen Abrechnungs-Dienstleister auslagern und sie Ihre Rechnungen entsprechend von diesem Unternehmen erhalten werden. Mit einem ausreichenden Maß an Transparenz und Kommunikation kann auch diesem Risiko frühzeitig entgegengewirkt werden.

Individuelle, nachteilige Vertragsvereinbarungen
Weitere potenzielle Nachteile können theoretisch in den individuellen Vertragsbedingungen bestehen, auf die Sie sich gemeinsam mit Ihrem Factoring-Anbieter verständigen. Das können beispielsweise versteckte Kosten oder lange Vertragslaufzeiten sein. Auch diesem Risiko können Sie jedoch entgegenwirken, indem Sie die Verträge und AGB gründlich lesen und bei Unklarheiten nochmal beim jeweiligen Anbieter nachfragen, bevor Sie einen Factoring-Vertrag unterschreiben.

Welche Kosten ein Anbieter für das Factoring erhebt, hängt von dem jeweiligen Anbieter und den vertraglich vereinbarten Leistungen ab. Sowohl der Leistungsumfang als auch die Gebühren variieren je nach Anbieter. Daher ist es empfehlenswert, dass Zahnärzte sich im Vorfeld mit der jeweiligen Kostenstruktur der verschiedenen Anbieter vertraut machen, bevor sie sich final für einen Anbieter entscheiden.

Die Kosten für das Factoring setzen sich in der Regel – je nach Vertrag – aus den folgenden drei Gebühren zusammen, die allerdings nicht immer separat ausgewiesen werden:

1. Factoring-Gebühren:
   Mit den Factoring-Gebühren werden die Abwicklung des Debitorenmanagements sowie des Mahnwesens und der Inkassoverfahren abgegolten. Die Factoring-Gebühren richten sich üblicherweise nach dem jährlichen Honorarumsatz der Arztpraxis, der über das Factoring-Unternehmen vorfinanziert wird, und liegen für gewöhnlich zwischen 1 und 5 % der Gesamtforderungshöhe.
2. Zinsgebühren:
   Im Zuge des Factorings gewähren die Factoring-Unternehmen Ihrer Arztpraxis für den Zeitraum zwischen der Rechnungsstellung und der Zahlung des Patienten im Grunde kurzfristige Kredite. Hierfür werden – ähnlich wie bei einem Bankkredit – entsprechende Zinsgebühren erhoben. Die Zinsgebühren werden häufig in Abhängigkeit der Kreditwürdigkeit (Bonität) der Arztpraxis, des aktuellen Zinsumfelds sowie in Abhängigkeit der Forderungsqualität festgelegt. Auf ein Jahr gerechnet, liegen die Zinsgebühren in der Regel zwischen 2 und 5 %.
3. Delkrederegebühren:
   Mithilfe der Delkrederegebühr lassen sich die Factoring-Unternehmen vergüten, dass sie das Risiko eines Zahlungsausfalles übernehmen. Je nach Anbieter werden die Delkrederegebühren entweder separat erhoben oder sind bereits in den genannten Factoring-Gebühren eingepreist.

Wenn Sie nicht nur das Factoring selbst, sondern auch das vorgelagerte Rechnungs- sowie Mahnwesen auslagern möchten, kommt in der Regel eine weitere Abwicklungsgebühr hinzu. Diese wird häufig entweder pauschal pro Rechnung oder ebenfalls als prozentualer Anteil des Forderungsbetrags erhoben. Mit dieser Abwicklungsgebühr werden neben dem Personaleinsatz auch die Kosten für Papier, Druck und Porto für den Rechnungsversand abgedeckt.

Einige Factoring-Anbieter haben ihre eigenen Preisstrukturen geschaffen, in denen die Gebühren teils von den zuvor genannten Regeln abweichen oder pauschal erhoben werden. Zudem können auch zusätzliche Gebühren für beispielsweise folgende Leistungen erhoben werden:

• Kontoführung
• Unterschreitung der Mindest-Abrechnungsvolumina
• Bonitätsprüfung
• Einwohnermeldeamtsanfragen
• Mahnwesen
• Inkassoverfahren

Die Höhe der Gebühren hängt dabei unter anderem von den folgenden Faktoren ab:

• Honorarumsatz der Arztpraxis
• Anzahl der Rechnungen
• Auszahlungszeitpunkt
• inkludierter Leistungsumfang
• Zahlungskonditionen gegenüber den Patienten

Einige Anbieter gewähren zudem einen Gründernachlass, um gründenden Ärzten den Einstieg zu erleichtern.

Den Kosten stehen die praxisinternen Einsparungen gegenüber, die sich in Ihrer Praxis bestenfalls realisieren lassen. Um fundiert bewerten zu können, ob sich das Factoring in Ihrem Fall lohnt, empfiehlt es sich daher, zunächst zu berechnen, wie viel Zeit und dementsprechend Personalkosten Sie und Ihr Team durch das Auslagern einsparen können, und zu bewerten, wie hoch das Zahlungsausfallrisiko in Ihrem individuellen Fall ist.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile in Kombination mit den zuvor genannten Kosten kann das Factoring für Zahnärzte und Ärzte vor allem in den folgenden Fällen sinnvoll sein:

• Praxisneugründungen: Bei neuen Arztpraxen, die bisher keine hohe Liquidität aufbauen konnten, kann das Factoring empfehlenswert sein, um die Anfangszeit zu überbrücken, in der Kosten anfallen, während es eine Weile dauern kann, bis die ersten Zahlungen eingehen.
• Hohe Sachkosten: Auch für den laufenden Betrieb einer etablierten Arztpraxis kann es sinnvoll sein, mithilfe des Factorings die Liquidität zu erhöhen, wenn Sie hohe Sachkosten oder z. B. hohe Fremdlaborkosten stemmen müssen.
• Angestrebtes Wachstum: Auch dann, wenn Sie ein schnelles Wachstum Ihrer Praxis anstreben, kann eine besonders hohe Liquidität für Ihre Investitionen erforderlich sein.
• Viele säumige Patienten: Vor allem auch für Arztpraxen, die in der Vergangenheit bereits die Erfahrung gemacht haben, dass Patienten ihre Rechnungen nicht begleichen, kann das echte Factoring lohnenswert sein. Erwarten Sie, dass Ihre Patienten die Rechnungen grundsätzlich bezahlen, jedoch nicht fristgerecht, dann kann das unechte Factoring (Vorfinanzierung) sinnvoll sein.
• Überlastung: Auch dann, wenn Praxen aus verschiedenen Gründen überlastet sind, kann es sinnvoll sein, das Rechnungs- und Mahnwesen auszulagern und in diesem Zuge das Factoring in Anspruch zu nehmen, um eine zusätzliche Planungssicherheit zu erhalten. So gewinnen Sie wieder mehr Zeit für die Behandlung Ihrer Patienten sowie auch für sonstige Verwaltungsaufgaben.
• Sicherheitsbewusstsein & Risikoaversion: Grundsätzlich eignet sich das Factoring für all jene Ärzte, denen eine erhöhte Sicherheit besonders am Herzen liegt und die das Risiko von Zahlungsausfällen oder -verzögerungen entsprechend minimieren möchten.

Wie wichtig es für Ihre Arztpraxis ist, mithilfe eines Factoring-Anbieters das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und die Liquidität zu erhöhen, ist stets im Einzelfall abzuwägen.

Es gibt eine Vielzahl an Factoring-Anbietern und privatärztlichen Verrechnungsstellen, die unterschiedliche Leistungspakete und Konditionen anbieten. Daher ist ein Vergleich der Anbieter in jedem Fall sinnvoll. Welche Kriterien es bei der Auswahl eines Factoring-Anbieters zu vergleichen lohnt, erfahren Sie im Folgenden.

Neben dem Factoring können Sie auch weitere Teilleistungen an einen externen Anbieter auslagern. So bieten zahlreiche Abrechnungsstellen neben dem reinen Factoring auch an, vollständig Ihre Abrechnung (Rechnungsstellung, Buchung der Zahlungseingänge), das Mahnwesen sowie im Zweifelsfall auch das Inkassoverfahren für Sie zu übernehmen. Hier haben Sie somit die Wahl zwischen Anbietern für einzelne Teilleistungen und All-in-One-Anbietern für Ihr Rechnungswesen. Mögliche Leistungen, die Factoring-Unternehmen anbieten, sind unter anderem die folgenden:

• Forderungsankauf
• Vorfinanzierung
• Ausfallschutz (Delkrederefunktion)
• Rechnungswesen
• Debitorenmanagement
• Übernahme des Ausfallrisikos
• Bonitätsprüfungen
• Mahnwesen
• Inkasso
• Beratungsdienstleistungen
• Schulungen & Seminare

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Es liegt ein großer Unterschied darin, ob ein Factoring-Anbieter Unternehmen oder Patienten zu seinen Kunden zählt. Auf das Gesundheitswesen spezialisierte Anbieter sind sich der Herausforderungen und dem erforderlichen Fingerspitzengefühl im Umgang mit Patienten bewusst. Neben der angemessenen Kommunikation gegenüber den Patienten kennen sie sich mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen im Gesundheitswesen aus und können so einen bestmöglichen Umgang mit den sensiblen Gesundheitsdaten gewährleisten. Zudem bringen auf Zahnärzte spezialisierte Factoring-Anbieter bestenfalls eine entsprechende Schnittstelle zu Ihrem Praxisverwaltungssystem mit.

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt in der Auswahl eines geeigneten Factoring-Angebots liegt in den Limits, die ein Factoring-Anbieter maximal absichert. Hier gilt es, sowohl das Gesamtlimit als auch das sogenannte Ankaufslimit zu betrachten.

• Gesamtlimit: Das Gesamtlimit legt fest, bis zu welcher Grenze Sie Ihren Umsatz bei einem Factoring-Anbieter absichern können. Das Gesamtlimit in Ihrer Factoring-Vereinbarung sollte also zu der Höhe Ihrer erwarteten Umsätze passen.
• Ankaufslimit: Das Ankaufslimit bezieht sich auf die maximale Umsatzsumme pro Rechnungsempfänger. Mit dem Ankaufslimit wird also die Summe begrenzt, die der Factoring-Anbieter für einen einzelnen Debitoren (z. B. einen Patienten) vorfinanziert. Dementsprechend ist es wichtig, dass Sie die Ankaufslimits der möglichen Factoring-Anbieter mit dem Durchschnitt sowie den Höchstwerten Ihrer Rechnungen vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie alle gewünschten Rechnungen mit dem Factoring-Vertrag abdecken können. Einige Anbieter werben zudem auch mit einer Ankaufgarantie (auch Blindankauf genannt), die den Ankauf von Forderungen bis zu einer definierten Grenze garantiert.

Insbesondere wenn Sie z. B. teure Privatleistungen anbieten und der Umsatz pro Patient sehr hoch ist, ist es empfehlenswert, auf ein ausreichend hohes Ankaufslimit zu achten.

Mit der Beauftragung eines Factoring-Anbieters bzw. einer Abrechnungsstelle, die auch das Mahnwesen sowie das Inkasso für Sie übernimmt, geben Sie die Freiheit aus der Hand, individuell zu entscheiden, welche Patienten eine Mahnung erhalten. Vor allem im Mahnwesen und bei Inkassoverfahren besteht das Risiko, dass das Arzt-Patienten-Verhältnis durch ein unsensibles Vorgehen beeinträchtigt werden könnte. Daher sollten gerade Patienten, die ihre Rechnungen in der Regel fristgerecht, vollständig und ohne Beanstandungen begleichen, bei Überschreitung der Zahlungsfrist zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung erhalten, bevor ihnen eine strenge Mahnung zugesandt wird. Die Auswahl eines seriösen Anbieters mit einem freundlichen Service gegenüber den Patienten ist daher unabdingbar, um den guten Ruf Ihrer Praxis sowie das vertrauensvolle Verhältnis zu Ihren Patienten aufrechtzuerhalten.

Der Umstieg zum Factoring wird durch digitale Prozesse erleichtert. Indem Sie ein digitales Praxisverwaltungssystem nutzen und per Schnittstelle an Ihren Factoring-Anbieter anbinden, können Rechnungen, Einverständniserklärungen und Mahnungen unkompliziert dokumentiert sowie zwischen Ihrem PVS und der Software Ihres Factoring-Anbieters synchronisiert werden. Dies ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte Dokumentation sowie eine einwandfreie Übertragung von neuen Rechnungen sowie Rechnungsänderungen oder Stornierungen direkt an Ihren Factoring-Anbieter.

Ein weiterer Faktor, der über Ihre Liquidität sowie auch über die Kosten für das Factoring entscheidet, ist der vertraglich vereinbarte Auszahlungszeitpunkt. Factoring-Anbieter bieten hier häufig verschiedene Optionen zu unterschiedlichen Preisen an. So reicht die Bandbreite von Sofortauszahlung bis hin zu einer Auszahlung nach 30 oder 60 Tagen.

Die Kosten für das Factoring sind selbstverständlich ebenfalls relevant, um einzuschätzen, ob sich die Beauftragung eines Factoring-Anbieters für Ihre Arztpraxis lohnt. Zum einen unterscheiden sich die Gebühren. Zum anderen unterscheidet sich die Höhe der Auszahlung: Während manche Anbieter Ihnen beispielsweise zunächst nur 90 % des Forderungsbetrags überweisen, zahlen Ihnen andere Anbieter die vollen 100 % aus. Auch hier gilt es daher, die Vertragsbedingungen gründlich durchzulesen, alle Kostenpositionen zu verstehen und individuell zu kalkulieren, welcher Anbieter am besten zu Ihnen passt.

Je nach Factoring-Anbieter und Vertragsgestaltung haben Sie die Möglichkeit, entweder alle Rechnungen innerhalb der Vertragslaufzeit an ihren Factoring-Anbieter abzugeben (sogenanntes „vollständiges Factoring“) oder alternativ im Einzelfall individuell auszuwählen, ob eine Rechnung abgegeben wird oder nicht (sogenanntes „selektives Factoring“).

• Vollständiges Factoring: die Vorteile des vollständigen Factorings bestehen in der einheitlichen Abwicklung. Weder Sie noch Ihr Praxisteam müssen Zeit darauf aufwenden, Rechnungen vorzusortieren und ans Factoring weiterzureichen. Der Nachteil wiederum besteht darin, dass Sie weniger flexibel sind und so beispielsweise auch bei denjenigen Rechnungen Factoring-Gebühren einbüßen, bei denen Sie bereits wissen, dass Sie das Geld der Patienten auch ohne das Zwischenschalten eines Factoring-Anbieters stets kurzfristig und vollständig erhalten.
• Selektives Factoring: das Gegenteil ist beim selektiven Factoring der Fall: So bringt das selektive Factoring den Vorteil mit sich, dass Sie in jedem Fall individuell entscheiden können, ob Sie eine Rechnung an Ihren Factoring-Anbieter übergeben oder das Ausfallrisiko selbst tragen möchten. Das kann immer dann sinnvoll sein, wenn Sie sich beispielsweise nur bei Rechnungswerten ab einem bestimmten Mindestbetrag oder bei besonders zahlungsunzuverlässigen Patienten absichern möchten. Da Sie dem Factoring-Anbieter hierdurch jedoch nur die besonders riskanten Rechnungen abtreten und er nicht mit einer konstanten Menge an Forderungen rechnen kann, können die Gebühren für das selektive Factoring höher ausfallen als für das vollständige Factoring.

Neben dem reinen Ankauf Ihrer Forderungen bieten einige Factoring-Anbieter weitere Vorteile bzw. Leistungen, darunter z. B. eine Beratung hinsichtlich der korrekten Abrechnung gemäß GOÄ, GOZ, EBM oder BEMA. Da diese Zusatz- und Beratungsleistungen für jede Arztpraxis einen anderen Wert mitbringen können, gilt es, diese im Einzelfall individuell zu prüfen und für sich zu bewerten.

Wenn Sie von den Vorzügen des Factorings überzeugt sind, können Sie die verschiedenen Factoring-Anbieter mithilfe weniger Klicks über unseren Vergleichsrechner miteinander vergleichen. Hierzu wird lediglich eine Angabe zu Ihrer Berufsgruppe, Ihrer gewünschten Leistung, Ihrem Honorarumsatz und der erwarteten Anzahl jährlicher Rechnungen benötigt. Anschließend erhalten Sie einen Überblick über die verfügbaren Factoring-Angebote sowie eine Empfehlung, welcher Anbieter das beste Preis-/Leistungsverhältnis für Ihre individuelle Situation liefert. Haben Sie einen passenden Anbieter gefunden, können Sie diesen über unser Portal um ein Angebot bitten – völlig unverbindlich und ohne jede Verpflichtung Ihrerseits.

Im Rahmen Ihrer Praxistätigkeit und somit auch in der Zusammenarbeit mit einem Factoring-Anbieter arbeiten Sie mit sensiblen Daten Ihrer Patienten, die gewissermaßen Rückschlüsse auf ihren jeweiligen Gesundheitszustand zulassen (können). Daher bedarf die Kooperation mit einem Factoring-Anbieter eines verantwortungsbewussten Umgangs mit dem Datenschutz.

Minimalprinzip
Grundsätzlich gilt hinsichtlich der Datenweitergabe von Ihrer Praxis an einen Factoring-Anbieter: „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Geben Sie entsprechend nur diejenigen Daten an den Factoring-Anbieter weiter, die er benötigt, um seine Leistung zu erfüllen. Hierzu zählen beispielsweise der Name, die Adresse und die Kontaktdaten des Patienten sowie die relevanten Rechnungen. All jene Angaben, die unnötig tiefe Einblicke in den Gesundheitszustand und die Diagnosen Ihres Patienten liefern, dürfen nicht weitergegeben werden.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Zunächst müssen Sie mit Ihrem Factoring-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, aus dem hervorgeht, zu welchem Zweck die Patientendaten verarbeitet und wie sie vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Hierfür liegt bei Ihrem Factoring-Anbieter in der Regel ein standardisierter Vertrag vor.

Einverständniserklärung
Um die Patientendaten an einen Factoring-Anbieter weiterzugeben, benötigen Sie zudem eine Einwilligungserklärung Ihres Patienten. Vordrucke hierfür sind ebenfalls häufig beim Factoring-Anbieter selbst erhältlich. Bestenfalls integrieren Sie dieses Formular in Ihren Prozess zur Patientenaufnahme und lassen es sich immer gemeinsam mit den Patientenstammdaten sowie dem Anamnesebogen einreichen. So können Sie sicherstellen, dass die Einverständniserklärung mindestens von jedem neuen Patienten vorliegt.

Datenschutzerklärung
In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Ihre Patienten darüber informiert werden, welche Daten Sie von ihnen erheben, an wen und zu welchem Zweck die Daten weitergegeben werden und welche Rechte der Patient hat (z. B. Auskunftsrecht).

Verschlüsselte Übertragung
Damit die Patientendaten bei der Übertragung von Ihrer Praxis zum Factoring-Anbieter nicht verloren gehen, von unbefugten Dritten eingesehen oder manipuliert werden können, ist eine verschlüsselte Übertragung der Daten erforderlich.

Aufbewahrung & fristgerechte Löschung
In Abhängigkeit davon, wie lange die Daten für die Rechnungsstellung, das Mahnwesen und eventuell spätere Rechtsansprüche benötigt werden, müssen die Daten ausreichend lange aufbewahrt und anschließend fristgerecht gelöscht werden.

Um die Anforderungen an den Datenschutz in Ihrer individuellen Arztpraxis prüfen zu lassen und gekonnt umzusetzen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzexperten.

Factoring ist eine effiziente Lösung für Ärzte und Zahnärzte, um ihre Liquidität zu steigern und Zahlungsausfälle zu minimieren. Besonders für Praxen mit vielen Selbstzahlerleistungen oder hohen Sachkosten bietet es eine finanzielle Absicherung und Planungssicherheit. Die Wahl zwischen echtem und unechtem Factoring sowie die Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern und Tarifen erlaubt eine Anpassung an die individuellen Bedürfnisse jeder Praxis. Wer die passenden Anbieter vergleicht und auf datenschutzrechtliche Vorgaben achtet, kann durch das Factoring nicht nur wirtschaftlich profitieren, sondern auch den Verwaltungsaufwand maßgeblich minimieren.