Für den wirtschaftlichen Betrieb einer Arztpraxis sind die vollständigen und zeitnahen Zahlungen der Patienten maßgeblich relevant. Die Liquidität und das Beschäftigungsverhältnis der Mitarbeiter hängen in großen Teilen davon ab. Während die Krankenkassen ihrer Aufgabe hier in der Regel treu gerecht werden, kommt es bei Privatpatienten oder Selbstzahlern gelegentlich zum ärgerlichen Zahlungsverzug. Dennoch sind Privatpatienten gerne in den Praxen gesehen, da privatärztliche Leistungen häufig lukrativer vergütet werden können als Kassenleistungen. Von Kassenpatienten allein können Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte heute hingegen kaum noch leben. Damit die Wirtschaftlichkeit einer Praxis gegeben ist, ist ein Arzt auf ca. 10-30 % Privatpatienten angewiesen. Betreut der Arzt sogar einen größeren Anteil Privatpatienten, muss er verstärkt darauf achten, dass die entsprechende Abrechnung mit Privatpatienten termingerecht erstellt wird und die ausstehenden Forderungen in voller Höhe eingehen.
Ein gut funktionierendes Forderungsmanagement und Mahnwesen ist also elementar für den wirtschaftlichen Betrieb und Erfolg jeder Arztpraxis. Dies wird in vielen deutschen Praxen vom Arzt selbst erledigt, häufig werden auch die Mitarbeiter mit speziellen Schulungen in diesen Prozess integriert. Es gibt jedoch auch Alternativen, beispielsweise, wenn die Praxis die Honorarabrechnung an eine Abrechnungsstelle bzw. die Eintreibung offener Forderungen an einen Inkasso-Service übergibt.
Die Gründe, aufgrund derer Patienten ihre Arztrechnung nicht oder nicht rechtzeitig zahlen können oder gar wollen, sind vielfältig. Wohl in den seltensten Fällen steckt ein böser Wille dahinter.
- Der Patient hat die Bezahlung der Rechnung vergessen.
- Ein finanzieller Engpass erschwert dem Patienten die sofortige Zahlung.
- Der Patient kann den Betrag auch mittelfristig nicht begleichen, da er schwerwiegend erkrankt und/oder berufsunfähig ist.
- Der Patient weigert sich zu zahlen.
Da zwischen Ärzten und ihren Patienten in der Regel ein langfristiges Vertrauensverhältnis besteht, ist es für Ärzte wichtig zu verstehen, warum eine Rechnung nicht beglichen wird. Nur so können sie mit Empathie auf den Zahlungsverzug reagieren und das vertrauensvolle Arzt-Patienten-Verhältnis aufrechterhalten. Schließlich kann das Vertrauensverhältnis schnell beeinträchtigt werden, wenn Sie einem Patienten mit gerichtlichen Folgen drohen, der seine Rechnungen in der Vergangenheit immer in kürzester Zeit beglichen hat und nun nur einmalig die Zahlung vergessen hat.
Kommt es zu der Situation, dass Patienten ihre Rechnungen tatsächlich nicht begleichen, gibt es eine Reihe von rechtlichen Schritten, die üblich sind, um Ihre Forderung durchzusetzen. Die folgenden Schritte bilden den Rechtsweg ab, den Sie nach abgelaufener Zahlungsfrist gehen können:
Um sich im späteren Verlauf nicht angreifbar zu machen, sollte im ersten Schritt nochmals geprüft werden, dass die Rechnung vollständig und korrekt erstellt wurde.
- Entspricht die Rechnung allen Anforderungen gemäß § 12 GOÄ?
- Wurde die Rechnung an die korrekte Adresse geschickt?
Während eine korrekt erstellte Rechnung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sofort fällig ist, gerät der Privatpatient ab 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung in Zahlungsverzug. Zahlt der Patient innerhalb dieser Frist nicht, kann sofort gemahnt und hiernach der Rechtsweg beschritten werden. Aber: Bevor Sie Ihren Patienten eine streng formulierte Mahnung zukommen lassen, empfiehlt es sich, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. So erhalten Sie das positive und vertrauensvolle Arzt-Patienten-Verhältnis aufrecht.
Hinweis:
Im Zuge dieses Schrittes haben Sie die Möglichkeit, auch individuelle Absprachen mit Ihrem Patienten zu treffen. Ist ein Patient beispielsweise so transparent und vertraut Ihnen an, dass er zurzeit vor finanziellen Herausforderungen steht, können Sie sich gemeinsam mit ihm auf eine spätere Frist oder eine Ratenzahlung einigen.
Führen die außergerichtlichen Mahnschreiben weiterhin nicht dazu, dass der Patient seine Rechnung begleicht, besteht ein nächster möglicher Schritt darin, beim zuständigen Amtsgericht einen Antrag auf einen Mahnbescheid zu stellen. Wird Ihr Mahnantrag bewilligt, wird Ihrem Patienten der Mahnbescheid zugestellt. Allein die Tatsache, dass der Arzt im Rahmen des Mahnverfahrens auf rechtliche Schritte zurückgreift, kann den ein oder anderen Patienten dazu bewegen, die Rechnung doch zu begleichen.
Was passiert, wenn der Patient dem Mahnbescheid widerspricht?
Nach Erhalt des Mahnbescheids hat Ihr Patient zwei Wochen lang Zeit, diesem zu widersprechen. Ist dies der Fall, kann Ihr Fall vom Amtsgericht an das zuständige Prozessgericht übergeben werden. Das Prozessgericht fordert dann sowohl Sie als Arzt als auch Ihren Patienten zu einer Stellungnahme auf. Während Sie die Rechtmäßigkeit der Forderung erläutern müssen, hat Ihr Patient in diesem Schritt die Chance zu erklären, wieso er die Rechnung für rechtswidrig hält und die Forderung bisher nicht beglichen hat.
Widerspricht Ihr Patient dem Mahnbescheid nicht, können Sie im nächsten Schritt einen Antrag auf einen Vollstreckungsbescheid stellen. Hierzu haben Sie ab dem Zeitpunkt der Zustellung des Mahnbescheids sechs Monate lang Zeit.
Wird Ihrem Vollstreckungsantrag stattgegeben, hat Ihr Patient erneut zwei Wochen lang Zeit, um diesem zu widersprechen. Tut er dies nicht, gilt Ihr Vollstreckungsbescheid als rechtskräftig. Sie können den vollstreckungsfähigen Titel damit an einen Gerichtsvollzieher übergeben und somit eine Zwangsvollstreckung einleiten. Besitzt Ihr Patient derzeit keine Vermögenswerte, die sich vollstrecken ließen, können Sie mithilfe des Vollstreckungstitels auch eine Pfändung von Lohnansprüchen erwirken, d. h. Sie erhalten monatlich einen prozentualen Anteil des Lohns Ihres Patienten, bis Ihre Forderung vollständig beglichen ist.
Sofern Ihr Patient den beiden vorangegangenen Bescheiden – dem Mahnbescheid sowie dem Vollstreckungsbescheid – widerspricht und sich somit nicht willig zeigt, Ihre Forderung zu begleichen, so geht das Mahnverfahren automatisch in ein Klageverfahren über. Da eine Klage jedoch mit deutlich höheren Kosten verbunden ist als die vorgelagerten Schritte, lohnt sich das Klageverfahren in der Regel nur bei hohen Streitwerten und wenn davon auszugehen ist, dass Sie den Fall gewinnen werden. Denn in diesem Fall wären die Prozesskosten von Ihrem Patienten zu tragen. Es sollte daher im Einzelfall (bestenfalls in Abstimmung mit einem spezialisierten Anwalt) entschieden werden, ob im Anschluss an das Mahnverfahren tatsächlich der Klageweg beschritten werden soll.
Wenn sich mithilfe der Zwangsvollstreckung nicht der gesamte Betrag der Forderung decken lässt und sich Ihr Patient wenig kooperativ zeigt, können Sie in einem nächsten Schritt beim zuständigen Gericht eine Erzwingung der Eidesstattlichen Versicherung beantragen. In dieser Eidesstattlichen Versicherung muss Ihr Patient wahrheitsgemäß mitteilen, von welchen Einnahmen er seinen Lebensunterhalt bestreitet, welche Vermögenswerte er besitzt und welche weiteren Schulden er gegebenenfalls hat.
Weigert sich Ihr Patient, eine Eidesstattliche Versicherung über seine Vermögenswerte abzugeben, besteht die letztmögliche Maßnahme darin, eine Strafanzeige wegen Eingehungsbetruges zu stellen. Dies stellt jedoch eine sehr drastische Maßnahme dar, die in der Praxis in der Regel nur bei sehr schwerwiegenden Fällen mit Verdacht auf böswilligen Betrug genutzt wird.
Was ist der Unterschied zwischen kaufmännischem, außergerichtlichem und gerichtlichem Mahnverfahren. In unserem Beitrag zum Thema Mahnverfahren erhalten Sie alle Infos.
In der Praxis verläuft jedoch nicht jeder Rechtsweg zur Forderungseintreibung exakt gleich. Bei diesen Abläufen handelt es sich um teils schwierige, individuelle rechtswissenschaftliche Prozesse, die sich häufig über viele Monate oder gar Jahre erstrecken können. Daher werden die Anträge auf Mahn- oder Vollstreckungsbescheide sowie auch Klageanträge und die weiteren Schritte (Schritt 3 ff.) in der Praxis häufig an spezialisierte Inkassodienstleister ausgelagert.
Mit der Beauftragung eines Inkasso-Services für Ärzte können Unstimmigkeiten um Zahlungsforderungen häufig außergerichtlich geklärt werden. Das Inkasso-Unternehmen bietet in der Regel eine Entlastung während des Abwicklungsprozesses, sodass Ärzte, Zahnärzte und Kliniken sich nicht mit den rechtlichen Themen der Forderungen auseinandersetzen müssen. Doch auch dann, wenn Patienten auf die außergerichtlichen Mahnungen weiterhin nicht reagieren, bleiben Inkassounternehmen für Sie am Ball und beschreiten auch den gerichtlichen Mahnprozess für Sie.
Auch in Sonderfällen, die von dem genannten theoretischen Ablauf abweichen, stehen Inkassounternehmen für Ärzte Ihnen zur Seite. So ermitteln sie beispielsweise die Erben verstorbener Patienten für Sie, um anschließend zu prüfen, ob die Erbmasse groß genug ist, um Ihre Forderungen zu begleichen. Ebenso begleiten Inkassounternehmen Sie im Falle von Privatinsolvenzverfahren nicht-zahlender Patienten oder anderen Einzelfällen.
Während ein Inkassodienstleister im Grunde erst dann beauftragt und tätig wird, wenn ein Patient bereits in den Zahlungsverzug geraten ist, stellt die Zusammenarbeit mit einem Abrechnungsdienstleister eine präventive Alternative zum Inkasso dar. Abrechnungsdienstleister, auch Abrechnungsstellen genannt, können das Rechnungswesen Ihrer Arztpraxis ganzheitlicher übernehmen.
So können Abrechnungsdienstleister unter anderem bereits vor der Behandlung die Zahlungsfähigkeit des Patienten für Sie überprüfen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn zeitlich unkritische, freiwillige medizinische Leistungen erbracht werden sollen (z. B. ästhetische Eingriffe). Ermittelt die Abrechnungsstelle, dass Ihr Patient keine gute Bonität aufweist, können Sie von diesem Patienten gezielt verlangen, in Vorkasse zu treten, bevor Sie die Behandlung durchführen. Bei Notfällen oder medizinisch erforderlichen Leistungen haben Sie aus ethischen Gründen wiederum nicht die Option, eine Behandlung abzulehnen bzw. erst nach Zahlungseingang zu beginnen. Ärzte tragen damit ein besonders hohes Risiko von Zahlungsausfällen.
Entscheiden Sie sich dafür, einen Privatpatienten oder Selbstzahler zu behandeln, übernimmt die Abrechnungsstelle die Rechnungsstellung für Sie und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen frühzeitig und vollständig sowie korrekt erstellt werden. Dies ist wichtig, da Sie nur dann einen Anspruch auf die Zahlung Ihres Patienten haben, wenn Ihre Rechnungen korrekt gestellt sind und alle Pflichtangaben enthalten. Stellt sich hingegen zu einem späteren Zeitpunkt heraus, dass Ihre Rechnung fehlerhaft war, verzögert sich der gesamte Prozess.
Bleibt die Zahlung Ihres Patienten aus, übernehmen die Abrechnungsdienstleister auch das außergerichtliche Mahnwesen, welches dem gerichtlichen Mahnbescheid oder einem Inkassoverfahren vorgelagert sein muss. Die Abrechnungsstelle versendet Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen inklusive einer entsprechenden Fristsetzung. Im Zuge dieses Schrittes können Abrechnungsdienstleister auch individuelle Absprachen mit Ihren Patienten übernehmen: Der Dienstleister beantwortet Fragen zu Rechnungen und erarbeitet mit Ihren Patienten individuelle Absprachen zu Liquiditätsproblemen (z. B. Ratenzahlungen oder eine spätere Fristsetzung).
Bleibt die Zahlung Ihres Patienten trotz des professionellen Mahnwesens weiterhin aus, übernimmt die Abrechnungsstelle dieselben Schritte für Sie, mit denen Sie auch einen Inkassodienstleister beauftragen würden: Sie können Mahnbescheide oder Vollstreckungsbescheide beantragen, Klageanträge stellen sowie sich um die Pfändung und/oder die Vollstreckung kümmern.
Bei der Auswahl eines Abrechnungsdienstleisters haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen Abrechnungsmodellen.
- Honorarabrechnung
Indem Sie lediglich die Honorarabrechnung an einen Abrechnungsdienstleister auslagern, verbleibt das Risiko der Zahlungsausfälle bei Ihnen als Arzt. Die Abrechnungsstelle übernimmt die Rechnungsstellung und das Mahnwesen und überweist Ihnen (z. B. monatlich) die eingegangenen Gelder.
- Vorfinanzierung
Beim Abrechnungsmodell der Vorfinanzierung (unechtes Factoring) zahlt die Abrechnungsstelle Ihnen zunächst den Betrag Ihrer Forderung aus. Stellt sich später heraus, dass das Mahnwesen in manchen Fällen erfolglos geblieben ist und die Forderung vom Patienten nicht beglichen wird, müssen Sie diesen Betrag wieder an die Abrechnungsstelle zurückzahlen bzw. wird er mit künftigen Auszahlungen verrechnet. Zwar bleibt das Ausfallrisiko somit weiterhin bei Ihnen als Arzt bestehen, doch Sie erhalten durch die Vorfinanzierung zumindest einen Liquiditätsvorteil.
- Factoring
Beim Factoring (echtes Factoring) erhalten Sie den Forderungsbetrag von der Abrechnungsstelle auch dann, wenn es zu einem Zahlungsausfall kommt. Das Ausfallrisiko geht somit auf die Abrechnungsstelle über. Indem Sie sich für die Vorfinanzierung oder das Factoring entscheiden, können Sie das Risiko von Zahlungsausfällen noch weiter senken. Je mehr Risiko bei Ihnen und Ihrer Arztpraxis verbleibt, desto günstiger ist die Dienstleistung durch eine Abrechnungsstelle.
Sich als Arztpraxis von einem professionellen Inkassodienstleister bei der Eintreibung der Forderungen begleiten oder sogar die vollständige Abrechnung von einem Abrechnungsdienstleister übernehmen zu lassen, bringt für Ihre Arztpraxis nennenswerte Vorteile mit sich.
Der vielleicht größte Vorteil in der Beauftragung eines Inkasso- oder Abrechnungsdienstleisters liegt in dem enormen Zeitgewinn. Wird ein Inkasso-Service beauftragt, kümmert sich dieser Dienstleister um die Eintreibung der Forderungen, während Sie sich um die Behandlung Ihrer Patienten oder um auch um Verwaltungsaufgaben kümmern können. Wenn Sie anstelle eines reinen Inkasso-Unternehmens gleich eine Abrechnungsfirma beauftragen, können Sie sich nicht nur den Aufwand für gerichtliche Mahnverfahren sparen, sondern auch für die Rechnungsstellung, den Versand von Zahlungserinnerungen sowie für das reguläre, außergerichtliche Mahnwesen. In beiden Fällen sind Sie als Arzt von der Sorge befreit, extra Zeit aufwenden zu müssen, damit der Patient zur Zahlung aufgefordert wird. Dies führt zur spürbaren Entlastung im Praxisalltag.
Neben dem Faktor Zeit spielt der (zusätzliche) Gewinn, den Sie durch ein Inkasso-Unternehmen erwirtschaften können, eine bedeutende Rolle. Wenn der Patient seine Rechnung nicht bezahlt, müssen Sie als Arzt je nach Rechnungsbetrag abwägen, ob sich die weitere Verfolgung Ihrer Geldforderung für Sie lohnt. Denn neben mehrfachen Mahnungen kann ein eingeleitetes Mahnverfahren (gerichtlicher Mahnbescheid) und das streitige Verfahren (Klageweg) sowohl Zeit als auch zusätzliches Geld kosten. Diesen zeitlichen sowie auch monetären Aufwand kann sich heute kaum ein Arzt leisten, weswegen manche Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte gezwungenermaßen darauf verzichten, alle Forderungen durchzusetzen, und stattdessen nur dann ein Mahnverfahren einleiten, wenn der Streitwert hoch genug ist.
Durch einen seriösen Inkasso-Service werden solche Gelder öfter erfolgreich eingetrieben, als wenn das Mahnwegen in Eigenregie durchgeführt wird. In den meisten Fällen kann sich der Arzt also darauf verlassen, seine Forderung dank des Inkassodienstleisters doch noch geltend zu machen.
Wenn der Inkasso-Service oder die Abrechnungsstelle eine Zahlungserinnerung oder sogar einen Mahnbescheid an den Privatpatienten versendet, wird das vertrauensvolle Arzt-Patienten-Verhältnis nicht belastet. Denn der Arzt tritt in dieser Situation, welche sich später gegebenenfalls zu einem Konflikt ausweiten kann, nicht weiter in Erscheinung. So bleibt die eigentliche „Rollenverteilung“, dass der Arzt dem Patienten mit seiner Behandlung hilft, selbst dann noch erhalten, wenn der Patient zur ausgebliebenen Zahlung erinnert werden muss. In diesem Fall tritt der Arzt nicht als sogenannter Schuldeneintreiber auf, sondern bleibt im Hintergrund, indem er sich in Form des Inkasso-Services oder der Abrechnungsstelle eines hilfreichen Mediums bedient.
Hinweis:
Auch wenn Sie als Arzt hinsichtlich des Forderungsmanagements dank eines Abrechnungs- oder Inkassodienstleisters für Ärzte nicht selbst im Mittelpunkt des Geschehens stehen, tragen Sie dennoch weiterhin die Verantwortung dafür, einen seriösen und empathischen Dienstleister auszuwählen: Wie bei jedem Dienstleister mag es auch bei den Inkassounternehmen unterschiedliche Vorgehensweisen und Qualitäten in puncto Patientenkontakt geben. Ein seriöser Inkasso-Service sucht auch in schwierigen Situationen immer das Gespräch mit dem Schuldner bzw. Patienten. So sollte auf die individuellen Nöte und Bedürfnisse der Patienten grundsätzlich eingegangen werden, insbesondere wenn ein konsequentes Inkasso schwerwiegende wirtschaftliche Auswirkungen für den Patienten hätte. Alternative Lösungen, die Ihren Patienten in solchen Fällen angeboten werden könnten, sind die Abänderung der Zahlungsbedingungen oder die Vereinbarung über eine Ratenzahlung.
Der oben aufgeführte Ablauf des Forderungsmanagements und des Mahnwesens macht deutlich, wie zeit- und kostenintensiv es für Arztpraxen sein kann, säumige Patienten anzumahnen und letztlich doch noch zu einer Zahlung zu bewegen. Für viele Arztpraxen ist es daher lohnend, das Forderungsmanagement entweder vollständig an eine Abrechnungsstelle oder zumindest teilweise an einen Inkassodienstleister auszulagern.
Auch dann, wenn Sie sich für ein ausgelagertes Forderungsmanagement durch ein Inkassounternehmen oder eine Abrechnungsstelle entscheiden, stehen Ihnen ein paar verschiedene Wege zur Verfügung, um die Zahlungsmoral der Patienten bereits vorsorglich zu erhöhen und so unnötigen Inkassokosten sowie einer Schädigung des Arzt-Patienten-Verhältnisses entgegenzuwirken. Es gilt zu berücksichtigen, dass diese Tipps zum Großteil vor allem dann infrage kommen, wenn es sich bei der Behandlung um freiwillige, nicht medizinisch notwendige Maßnahmen handelt.
Um einen Zahlungsausfall zu umgehen oder die Zahlungsmoral Ihrer Patienten mit geeigneten Maßnahmen zu erhöhen, ist es vor allem wichtig, dass sich Ihre Patienten bereits vor Beginn der Behandlung darüber bewusst sind, welche Kosten auf sie zukommen werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Patienten die Kosten für gerechtfertigt halten und eine fundierte Entscheidung für oder gegen eine Behandlung treffen können. Daher sollten Sie in dem vorbereitenden Aufklärungsgespräch, in dem Sie die Art der Behandlung sowie die inkludierten Leistungen besprechen, ebenso transparent über die Kosten der Behandlung aufklären. Je detaillierter der Patient über die Kosten Bescheid weiß, desto genauer kann er einschätzen, ob und wann er sich diese im Rahmen seines persönlichen Finanzplans leisten kann und möchte. Wird der Patient hingegen im Anschluss an seine Behandlung mit Rechnungspositionen überrascht, die deutlich höher sind als erwartet, kann dies zu einer geringen Zahlungsbereitschaft führen.
Die Inanspruchnahme einer Vorkasse-Regelung ist ein weiteres Instrument, um sich als Arzt vor Zahlungsausfällen zu schützen. Alternativ können Sie Ihren Patienten – vor allem bei höheren Beträgen – eine Anzahlungsregelung anbieten: ein Teil der Rechnung wird bereits vor der Behandlung fällig, der Restbetrag X Tage nach der Behandlung. Als Arzt erhalten Sie hierdurch ein weiteres Stück Sicherheit und können Ihre Liquidität schützen, während Ihre Patienten davon profitieren, keine große Zahlung auf einmal leisten zu müssen. Auch hier gilt es, die Fälligkeiten der jeweiligen Beträge vorab transparent mit Ihren Patienten zu besprechen, sodass sie wissen, zu welchen Zeitpunkten sie wie viel Liquidität vorhalten müssen, um den jeweils fälligen Betrag begleichen zu können.
Möchten Sie auf eine Vorkasse- oder Anzahlungsregelung verzichten, besteht eine weitere Möglichkeit, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu verringern, darin, im Vorfeld der Behandlung zumindest die erwartbare Zahlungsfähigkeit des Patienten zu prüfen. Ein Weg, wie Sie sich vorab über die Zahlungsmoral des Patienten informieren können, ist die kostenlose Anfrage bei einem Vollstreckungsgericht, ob der Patient im Schuldnerverzeichnis geführt wird. Stellen Sie im Zuge dieses Prozesses fest, dass Ihr Patient als Schuldner registriert ist, empfiehlt es sich, die Zahlung per Vorkasse oder mindestens eine Anzahlung zu vereinbaren.
Indem Sie die Rechnung unmittelbar nach Leistungserbringung stellen, können Sie davon profitieren, dass Ihr Patient sich noch möglichst genau an die Behandlung erinnert und sich ihrer Notwendigkeit noch bewusst ist. Denn hierdurch ist die Zahlungsmoral in der Regel höher, als wenn zwischen Behandlung und Rechnungsstellung viel Zeit verstreicht. Zudem können Sie durch die schnelle Rechnungsstellung das Risiko vermeiden, dass sich die Zahlungsfähigkeit des Patienten bei einem weiten Abstand zwischen der Behandlung und der Rechnungsstellung verändern könnte.
Abrechnungsstellen übernehmen die zeitnahe Rechnungsstellung
Die Zusammenarbeit mit einer Abrechnungsstelle bietet für Sie als Arzt den Vorteil, dass sämtliche Rechnungen zeitnah nach der jeweiligen Behandlung geschrieben und versendet werden – ganz ohne dass Sie oder einer Ihrer medizinischen Fachangestellten sich aus den operativen Praxisabläufen zurückziehen müssen, um sich um das Rechnungswesen zu kümmern. Der Versand der Rechnungen erfolgt somit nahezu automatisch. Jetzt Abrechnungsstellen vergleichen
Nicht zuletzt trägt die Korrektheit einer Rechnung zur Wahrscheinlichkeit einer zeitnahen, vollständigen Zahlung bei. Eine juristisch korrekt gestellte Rechnung inklusive aller erforderlichen Angaben sorgt für eine zweifelsfreie Forderung. Demnach muss die Rechnung unter anderem das Behandlungsdatum, die Bezeichnung der Leistung, die Gebührennummer, den Betrag und den je nach Fall anzuwendenden Steigerungsfaktor umfassen.
Die Korrektheit sowie die Vollständigkeit Ihrer Rechnungen ist vor allem für eine spätere womöglich gerichtliche Auseinandersetzung wichtig. Zudem trägt eine korrekte Rechnung dazu bei, dass die Kosten häufiger ohne Rückfragen und Korrekturen beglichen werden.
Worauf kommt es bei der Ausstellung einer GOÄ Rechnung an? In unserem Beitrag zum Thema GOÄ Rechnung erhalten Sie alle Infos.
Soll ein Inkassounternehmen beauftragt werden, so ist zu beachten, dass der Arzt in diesem Fall Patientendaten weitergibt. Da jeder Arzt oder sonstige Mediziner grundsätzlich der Schweigepflicht (§ 203 StGB) unterliegt und es sich gerade bei Gesundheitsdaten um überaus sensible, schützenswerte Daten handelt, gibt es hier ein paar Punkte zu berücksichtigen.
Gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. F DSGVO ist es Ärzten gestattet, alle diejenigen Daten an ein Inkassounternehmen weiterzugeben, die zur Geltendmachung der ärztlichen Forderungen erforderlich sind. Hierzu zählen zum einen die Patientendaten, darunter
- der Name des Patienten,
- die Adresse des Patienten sowie
- die Kontaktdaten des Patienten.
Zum anderen dürfen einige Angaben zur offenen Forderung an das Inkassounternehmen weitergegeben werden, darunter die Höhe der Forderung sowie das Datum der Rechnung.
Komplexer stellt sich der korrekte Umgang mit den Gesundheitsdaten Ihrer Patienten dar. Denn die Gesundheitsdaten Ihrer Patienten gelten spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 als besonders schützenswert. Aus diesem Grund sollten nicht ohne Weiteres Informationen über die Art der Behandlung, die Diagnose oder Befunde an das Inkassounternehmen gelangen.
Hier lässt sich nun anmerken, dass das medizinische Fachgebiet des behandelnden Arztes bereits einen gewissen Einblick in die Gesundheitsdaten eines Patienten gibt. Vor allem dann, wenn ein Patient einen speziellen Facharzt (z. B. einen Onkologen) aufsucht, bei dem man für gewöhnlich keine Vorsorge- oder Routineuntersuchungen in Anspruch nimmt, lässt ein Arztbesuch bereits Rückschlüsse darauf zu, welcher Gesundheitszustand den Patienten zu diesem Facharztbesuch veranlasst haben könnte. Ebenso können Rechnungen, auf denen die abgerechneten GOÄ- bzw. GOZ-Ziffern aufgeführt sind, Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand sowie die Behandlung des Patienten zulassen.
Um ein möglichst effizientes Forderungsmanagement zu ermöglichen und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich daher, von Ihren Patienten bereits im Vorfeld der Behandlung eine Einverständniserklärung darüber einzuholen, dass im Rahmen des Rechnungswesens bzw. des Forderungsmanagements alle forderungsrelevanten Daten an ein Inkasso für Ärzte oder an eine Abrechnungsstelle weitergegeben werden dürfen. Zum einen geht es dabei um die Einwilligung zur Weitergabe der Patientendaten im Rahmen der Forderungsabtretung (der Patient hat sich im Streitfall im Übrigen an das Abrechnungs- bzw. das Inkassounternehmen zu wenden). Zum anderen muss der Patient seine Einwilligung hinsichtlich der Erhebung und (elektronischen) Speicherung der Patientendaten sowie deren Verarbeitung und Nutzung (im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung, Einziehung und u. U. gerichtlichen Durchsetzung der Forderung des Arztes) erklären.
Die Gebühren, die Inkasso-Unternehmen für Ihre Leistungen ansetzen, orientieren sich am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Hier spielen im Einzelfall zahlreiche Variablen eine Rolle, so dass kein pauschaler Betrag genannt werden kann. Die Höhe der Vergütung orientiert sich dabei häufig auch an der Höhe der Hauptforderung gegen den Patienten. Einige Inkasso-Unternehmen werben zudem damit, dass sie sich über die Mahngebühren finanzieren, während Sie den vollen Betrag Ihrer Forderung erhalten.
Viele Praxen sind finanziell davon abhängig, einen gewissen Teil Privatpatienten anzunehmen. Zwar kann hier grundsätzlich mit einer unbürokratischeren Zahlung gerechnet werden, doch kommt es in der Abrechnung gegenüber Privatpersonen immer mal wieder vor, dass Patienten ihre Forderungen nicht oder nicht rechtzeitig begleichen. Das kann verschiedene Hintergründe haben, ist jedoch für den betroffenen Arzt in jedem Fall sehr ärgerlich. Mithilfe von ein paar praxisinternen Maßnahmen sowie der Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen oder einer Abrechnungsstelle kann diesem Umstand – zumindest zu einem Teil – Sorge getragen werden.
Um Zahlungsausfälle oder -verspätungen möglichst zu vermeiden, ist es seitens der Praxis wichtig, gegenüber den Patienten schon vor der Behandlung offen die Kosten der Behandlung sowie das erwartbare Rechnungsdatum zu kommunizieren, die Rechnungen zeitnah nach Behandlung zu stellen und dabei darauf zu achten, dass die Rechnungen alle erforderlichen Pflichtangaben umfassen. Im Falle von hohen Forderungswerten oder wenn Patienten sich hinsichtlich ihrer Zahlungen bereits in der Vergangenheit als wenig zuverlässig erwiesen haben, kann es zudem sinnvoll sein, auf Vorkasse-Regelungen zurückzugreifen oder zumindest eine Anzahlung zu vereinbaren.
Um diese praxisinternen Maßnahmen weiter zu unterstützen und einen weiteren nennenswerten Anteil dazu beizutragen, dass Zahlungsverzüge oder -ausfälle vermieden werden, empfiehlt es sich, das gesamte Rechnungswesen an eine Abrechnungsstelle auszulagern oder das Forderungsmanagement zumindest im Falle von Zahlungsverzügen an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Beides hat das Ziel, die Liquidität und damit auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxen zu sichern, Ihnen intern Zeit einzusparen und dafür zu sorgen, dass das vertrauensvolle Arzt-Patienten-Verhältnis gewahrt bleibt und durch das Forderungsmanagement nicht belastet wird.
