Wenn der Patient nicht zahlt: So hilft ein ärztliches Inkasso

Für den wirtschaftlichen Betrieb sind die Zahlungen der Patienten maßgeblich relevant. Die Liquidität und das Beschäftigungsverhältnis der Mitarbeiter hängt in großen Teilen davon ab. Während die Krankenkassen ihrer Aufgabe hier in der Regel treu gerecht werden, kommt es bei Privatpatienten gelegentlich zum ärgerlichen Zahlungsverzug. Und dennoch sind Privatpatienten gerne in den Praxen gesehen. In der Regel halten sich Privatpatienten jedoch an den Behandlungsvertrag und begleichen die Rechnungen fristgerecht. Das entlastet das Forderungsmanagement der Praxis. Nicht so jedoch, wenn die Forderungen aufgrund von Zahlungssäumnissen erst angemahnt werden müssen, denn das ist zeitraubend und aufwändig. Schon das Schreiben von Rechnungen nimmt im Praxisalltag einen nicht unbedeutenden Teil der Arbeitszeit ein. Müssen Patienten darüber hinaus angemahnt werden, bleibt dem Arzt weniger Zeit für seine eigentliche Tätigkeit, nämlich sich um seine Patienten zu kümmern.

Ein gut funktionierendes Forderungsmanagement und Mahnwesen ist also elementar für den wirtschaftlichen Betrieb. Dies ist deswegen von großer Bedeutung, da Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte heute kaum noch von Kassenpatienten allein leben können. Damit die Wirtschaftlichkeit einer Praxis gegeben ist, ist ein Arzt auf ca. 10-30 % Privatpatienten angewiesen. Hat der Arzt sogar mehr Privatpatienten, muss er verstärkt darauf achten, dass die entsprechende Abrechnung mit Privatpatienten termingerecht erstellt und die ausstehenden Forderungen in voller Höhe eingehen. Dies wird in vielen deutschen Praxen vom Arzt selbst erledigt, häufig werden auch die Mitarbeiter mit speziellen Schulungen in diesen Prozess integriert. Es gibt jedoch auch Alternativen, beispielsweise, wenn die Praxis die Honorarabrechnung an eine Abrechnungsstelle bzw. die Eintreibung offener Forderungen an einen Inkasso-Service übergibt.

Mit der Beauftragung eines Inkasso-Services im ärztlichen Bereich können Zahlungsforderungen außergerichtlich geklärt werden. Das Inkasso-Unternehmen bietet in der Regel eine Entlastung während des Abwicklungsprozesses, sodass Ärzte, Zahnärzte und Kliniken sich nicht mit den rechtlichen Themen der Forderungen auseinandersetzen müssen:

• Beratung zur Prozessabwicklung
• Aufsetzen der ersten Zahlungserinnerung
• Aufsetzen der Mahnschreiben
• Organisation einer Anwaltsmahnung

Auch für die gerichtliche Abwicklung einer Forderungsdurchsetzung stehen die Inkasso-Serviceanbieter an der Seite der Ärzte:

• Übergabe des Falls an ein Inkasso-Büro
• Erwirken eines Mahnbescheids
• Begleitung des Gerichtsverfahrens und des Vollstreckungsbescheids
• Begleitung der Zwangsvollstreckung

Wege bis zur Zahlung gibt es also augenscheinlich viele. Doch nicht immer muss es bis zur letzten Instanz gehen. Dafür können auch Ärzte und Zahnärzte ihren Teil beitragen. Hier liegt die Handhabe vor allem darin, die Zahlung im Vorfeld und im Nachgang gründlich und genau vorzubereiten. In erster Linie muss die Rechnung selbst – nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung durch den Arzt – regel- und gesetzeskonform erstellt werden. Dazu gehört auch die vorschriftsmäßige Anwendung des § 12 GOÄ, wonach das Behandlungsdatum, die Bezeichnung der Leistung, die Gebührennummer, der Betrag und der je nach Fall anzuwendende Steigerungsfaktor angegeben werden müssen. Dennoch bleibt in einigen Fällen die Zahlung durch den Patienten aus. Während eine korrekt erstellte Rechnung nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sofort fällig ist, gerät der Privatpatient ab 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung in Zahlungsverzug. Zahlt der Patient innerhalb dieser Frist nicht, kann sofort gemahnt und hiernach der Rechtsweg beschritten werden.

Da zwischen Ärzten und ihren Patienten in der Regel ein langfristiges Vertrauensverhältnis besteht, ist der Rechtsweg natürlich das letzte Mittel, das ergriffen werden sollte. Für viele Ärzte ist es wichtig zu verstehen, warum eine Rechnung nicht beglichen wird. Die Gründe, weswegen Patienten nicht oder nicht rechtzeitig zahlen können oder gar wollen, sind vielfältig.

1. Der Patient hat die Bezahlung der Rechnung vergessen.
2. Ein finanzieller Engpass aufgrund anderer Anschaffungen oder sonstiger Ausgaben erschwert dem Patienten die sofortige Zahlung.
3. Der Patient kann den Betrag auch mittelfristig nicht begleichen, da er schwerwiegend erkrankt und/oder berufsunfähig ist.
4. Der Patient weigert sich zu zahlen.

Ganz gleich welcher der Fälle eingetreten ist, die weitere Verfolgung der Zahlung bzw. die Durchsetzung der offenen Forderung (Inkasso) kostet den Arzt häufig viel Zeit und Geduld.

Wer sich das als Arzt ersparen möchte, dem stehen verschieden Wege zur Verfügung, wie man bereits im Vorfeld präventiv vorsorgen kann.

Um einen Zahlungsausfall zu umgehen oder die Zahlungsmoral der eigenen Patienten mit geeigneten Maßnahmen zu erhöhen ist es vor allem wichtig, im Gespräch mit den Patienten zu bleiben. Dazu zählt auch die ausführliche Aufklärung vor der Behandlung. In diesem vorbereitenden Gespräch sollten nicht nur die Art der Behandlung und die inkludierten Leistungen Thema sein, sondern natürlich auch, mit welchen Kosten die Behandlung verbunden ist. Je detaillierter der Patient über die Kosten Bescheid weiß, umso genauer kann er einschätzen ob und wann er sich diese im Rahmen seines persönlichen Finanzplans leisten kann.

Die Inanspruchnahme einer Vorkasse-Regelung ist ein weiteres Instrument, um die Zahlung fristgerecht beizutragen. Vor allem bei höheren Beträgen ergiebt dies Sinn: Ärzte haben ein Stück Sicherheit und erhalten sich ihre Liquidität dadurch und Patienten müssen keinen großen Betrag auf einmal leisten. Auch dies gilt es vorab mit dem Patienten zu besprechen, damit dieser weiß, welche Kosten wann auf ihn zukommen.

Ein Mittel, wie man sich vorab über die Zahlungsmoral des Patienten informieren kann, ist die kostenlose Anfrage bei einem Vollstreckungsgericht, ob der Patient im Schuldnerverzeichnis geführt wird. Ist derjenige dort registriert sollte in jedem Fall ein Vorschuss verlangt werden.

Die frühzeitige und zeitnahe Rechnungsstellung unmittelbar nach der Leistung sorgt dafür, dass der Patient sich noch an die Behandlung erinnern kann. Diesen Effekt kann man psychologisch nutzen, denn die Zahlungsmoral ist in der Regel höher, wenn man die erhaltenen Leistungen noch im Kopf hat.

Nicht zuletzt trägt der Faktor der Korrektheit einer Rechnung zur Verhinderung eines Zahlungssäumnisses bei. Eine juristisch korrekt gestellte Rechnung inklusive aller erforderlichen Angaben sorgt für eine zweifelsfreie Forderung. Das ist vor allem für eine spätere womöglich gerichtliche Auseinandersetzung wichtig. Aber eine korrekte Rechnung trägt auch dazu bei, dass die Kosten häufiger ohne Rückfragen und Korrekturen beglichen werden.

Kommt es zu der Situation, dass Patienten ihre Rechnungen tatsächlich nicht begleichen, gibt es eine Reihe von rechtlichen Schritten, die üblich sind, um die Forderung durchzusetzen. Dabei gilt es vor allem auch zu prüfen, ob die Rechnung korrekt gestellt wurde, um sich im späteren Verlauf nicht angreifbar zu machen. Die folgenden Schritte bilden den Rechtsweg ab, den man nach abgelaufener Zahlungsfrist gehen kann:

1. Rechnung schreiben und Rechnung prüfen
2. Mehrere Mahnungen mit Fristsetzung
3. Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht und Information des Patienten
4. Antrag auf Vollstreckungsbescheid
5. Klageantrag vor dem Gericht
6. Übergabe des vollstreckungsfähigen Titels an Gerichtsvollzieher; eventuelle Pfändung von Lohnansprüchen
7. Bei erfolgloser Vollstreckung: Erzwingung der Eidesstattlichen Versicherung
8. Eventuell Strafanzeige wegen Eingehungsbetruges

Es sollte jedoch klar sein, dass nicht jeder Rechtsweg zur Forderungseintreibung exakt so verläuft. Häufig sind die Abläufe individuell. Bei diesem Ablauf handelt es sich jedoch um teils schwierige rechtswissenschaftliche Prozesse, denen sich die Ärzte hier gegenüber sehen. Nicht zuletzt ist es wichtig abzuwägen, ob man dies selbstständig durchlaufen möchte, oder sich an ein beratendes Expertengremium wendet.

Sicherlich wurde im Verlauf des Textes deutlich, dass das Forderungsmanagement in Arztpraxen oder Zahnarztpraxen sehr einfach und unkompliziert verlaufen kann, es eben aber auch nicht muss. Hier braucht es eine verlässliche Abwägung des Arztes, ob er mit Hilfe seines Praxisteams ein korrektes und ordnungsgemäßes Forderungsmanagement leisten kann oder eben nicht.

Um Ärzte zu entlasten und Fachwissen zu bündeln, bieten verschiedene Unternehmen sogenannte Inkasso-Services an. Sie begleiten die Arztpraxen bei der Eintreibung der Forderungen und stehen beratend zur Seite. Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

Da wäre zum einen der enorme Zeitgewinn zu nennen. Wenn der Arzt eine Abrechnungsfirma für seine laufenden Liquidationen beauftragt hat, muss er sich grundsätzlich nicht um Mahnungen kümmern. Wird lediglich ein Inkasso-Service beauftragt, kümmert sich dieser Dienstleister allein um die Betreibung der Forderung. In beiden Fällen ist der Arzt von der Sorge befreit, extra Zeit aufwenden zu müssen, damit der Patient zur Zahlung aufgefordert wird. Dies führt zur spürbaren Entlastung des Praxisalltags bei der Patientenbehandlung wie bei den sonstigen, täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben.

Neben dem Faktor Zeit spielt der (zusätzliche) Gewinn eine bedeutende Rolle. Wenn der Patient nicht zahlt, muss der Arzt je nach Rechnungsbetrag abwägen, ob sich die weitere Verfolgung seiner Geldforderung für ihn lohnt. Denn neben mehrfachen Mahnungen kann ein eingeleitetes Mahnverfahren (gerichtlicher Mahnbescheid) und das streitige Verfahren (Klageweg) sowohl Zeit als auch zusätzliches Geld kosten. Diesen – auch monetären – Aufwand kann sich heute kaum ein Arzt leisten, weswegen manche Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte gezwungenermaßen gleich auf ihre Forderungen verzichten. Durch einen seriösen Inkasso-Service werden solche Gelder öfter erfolgreich eingetrieben. In den meisten Fällen kann sich der Arzt also darauf verlassen, über das Inkasso eines beauftragten Dienstleisters doch noch zu seinem Geld zu kommen.

Wenn der Inkasso-Service eine Zahlungserinnerung oder sogar einen Mahnbescheid an den Privatpatienten versendet, wird das gute Arzt-Patienten-Verhältnis nicht tangiert. Denn der Arzt tritt in einer solchen Situation, welche sich später vielleicht zu einem Konflikt ausweiten kann, nicht weiter in Erscheinung. So bleibt die eigentliche „Rollenverteilung“, dass der Arzt dem Patienten mit seiner Behandlung hilft, erhalten. Selbst dann noch, wenn der Patient zur ausgebliebenen Zahlung erinnert werden muss – nämlich durch das Inkassounternehmen. In diesem Fall tritt der Arzt nicht als sogenannter Schuldeneintreiber auf, sondern er bleibt im Hintergrund, indem er sich in Form des Inkasso-Service eines Gehilfen bedient.

Bis der Arzt zu seinem Geld kommt, müssen unter Umständen mehrere Schritte unternommen werden. Zahlt der Patient nicht und kommt er auch einer Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nicht nach, so ergeht meist eine zweite und in manchen Fällen sogar eine dritte Mahnung, bevor in hartnäckigen Fällen der gerichtliche Mahnbescheid erlassen wird. Wenn der Patient in dieser Stufe Widerspruch einlegt, ist die Klageerhebung die nächste Möglichkeit, die bestehende Forderung wirksam und erfolgreich durchzusetzen. Im günstigsten Fall wird der Arzt damit weder zeitlich noch inhaltlich belastet. Selbstverständlich kommen pro Mahnstufe weitere Gebühren auf ihn zu. Diese halten sich jedoch in überschaubaren Grenzen und erweisen sich hinsichtlich des erreichten positiven Ergebnisses für den Arzt eher als eine lohnende Investition statt unnötiger Ausgaben.

Wie bei jedem Dienstleister der Fall, mag es auch bei den Inkassounternehmen unterschiedliche Vorgehensweisen und Qualitäten beim Patientenkontakt und bei der Beitreibung der Forderung geben. Ein seriöser Inkasso-Service sucht auch in schwierigen Situationen immer das Gespräch mit dem Schuldner bzw. Patienten. So sollte auf die individuellen Nöte und Bedürfnisse der Patienten grundsätzlich eingegangen werden, insbesondere wenn ein konsequentes Inkasso wie oben beschrieben schwerwiegende Auswirkungen für den Patienten zur Folge hätte. Alternativen wären in solchen Fällen die Abänderung der Zahlungsbedingungen oder gleich die Vereinbarung über eine Ratenzahlung.

Soll ein Inkassounternehmen beauftragt werden, so ist zu beachten, dass der Arzt in diesem Fall Patientendaten weitergibt. Jeder Arzt oder sonstiger Mediziner unterliegt (ebenso wie der Anwalt) grundsätzlich der Schweigepflicht (§ 203 StGB). Ist ein Inkasso-Service involviert, verlangt das Gesetz die Einwilligungserklärung des Patienten. Eine solche muss – vor der Behandlung – gleich in zweifacher Ausfertigung eingeholt werden.

Zum einen geht es dabei um die Einwilligung zur Weitergabe der Patientendaten im Rahmen der Forderungsabtretung (der Patient hat sich im Streitfall im Übrigen an das Abrechnungs- bzw. das Inkassounternehmen zu wenden). Zum anderen muss der Patient seine Einwilligung hinsichtlich der Erhebung und (elektronischen) Speicherung der Patientendaten, die zudem verarbeitet und benutzt werden dürfen (im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung, Einziehung und u. U. gerichtlichen Durchsetzung der Forderung des Arztes), erklären.

Das (rechtzeitige) Einholen von Patienteneinwilligungen und die an das Inkassounternehmen zu zahlenden Gebühren sind im Grunde verschmerzbare Nachteile eines „fremden“ Mahnwesens, wenn sich der Arzt dazu entschließt, seine Abrechnungen und die damit verbundene Durchsetzung der Forderungen an ein Abrechnungsunternehmen zu übergeben. In Anbetracht der Vielzahl an – aus Ärztesicht durchaus überzeugenden – Vorteilen eines Inkasso-Services spielen sie vergleichsweise eine eher untergeordnete Rolle. Entscheidend dürften letztendlich die eigenen Erfahrungen des Arztes mit seiner bestehenden Klientel sein. Häufen sich die Fälle, in denen die Privatpatienten ihren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig bzw. gar nicht nachkommen, ist der Arzt gut beraten, die Möglichkeit in Betracht zu ziehen, eine Abrechnungsstelle mitsamt einem erfahrenen Inkasso-Service zu beauftragen, um nicht auf seinen Kosten sitzen zu bleiben und womöglich das Bestehen seiner Praxis zu gefährden.

Ein wirtschaftlicher Betrieb ist wichtig für das Bestehen einer Arztpraxis. Viele Praxen sind finanziell davon abhängig, einen gewissen Teil Privatpatienten anzunehmen. Hier kann grundsätzlich mit unbürokratischer Zahlung gerechnet werden. Jedoch kommt es immer mal wieder vor, dass Patienten nicht zahlen. Das kann verschiedene Hintergründe haben, ist jedoch für den betroffenen Arzt in jedem Fall sehr ärgerlich. Für den Umgang mit säumigen Zahlern gibt es verschiedene Möglichkeiten, die alle auf einem funktionierenden Forderungsmanagement aufbauen. Seitens der Praxis ist in jedem Fall wichtig, schon vor der Behandlung offen mit dem Patienten zu kommunizieren und möglichst genaue Angaben zu den Kosten machen zu können. Im Gegenzug dazu, können sich Praxen in der Bearbeitung von Zahlungsverzügen entlasten, indem sie das Forderungsmanagement an sogenannte Inkasso-Services auslagern, die sich um das Mahnwesen und das Eintreiben der entstandenen Kosten kümmern. Beides hat das Ziel, die Liquidität und damit auch die Wirtschaftlichkeit von Praxen zu sichern.