Praxissoftware für Psychotherapeuten (inkl. Anbieter-Vergleich und Checkliste)

Ein Praxisverwaltungssystem (PVS) ist die zentrale Software, mit der eine Praxis Termine, Patientendaten, Dokumentation und Abrechnung verwaltet. In der Psychotherapie kommt es dabei weniger auf ein breites körpermedizinisches Behandlungsspektrum an als auf das Antrags- und Berichtswesen, die Verwaltung der Therapiekontingente und die korrekte Abrechnung nach den passenden Gebührenordnungen.

Wer gesetzlich Versicherte über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) abrechnet, ist an ein von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zugelassenes System gebunden. Eine reine Privatpraxis ist hingegen flexibler in der Software-Auswahl und kann auch browserbasierte oder kostengünstige Lösungen ohne Telematikanbindung einsetzen. Von der Frage, ob Sie als Kassenpraxis gegenüber der KV abrechnen oder ob es sich um eine reine Privatpraxis handelt, hängt dementsprechend ab, welche Anforderungen für Sie verpflichtend sind und welche Systeme infrage kommen.

Wie sich die Anforderungen je Berufsgruppe unterscheiden, zeigt die folgende Übersicht.

Für die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung sind drei Anforderungen Pflicht: ein KBV-zugelassenes Praxisverwaltungssystem, die bestandene Konformitätsbewertung (KOB) der gematik und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Diese Anforderungen gelten unabhängig von der Praxisgröße und sollten vor jedem Detailvergleich geprüft werden.

Die KBV-Zulassung Ihrer Praxisverwaltungssoftware ist nötig, um gesetzlich Versicherte über die Kassenärztliche Vereinigung abzurechnen. Der Grund liegt im Datenformat: Ihre Quartalsabrechnung muss bundeseinheitlich aufbereitet an die Kassenärztliche Vereinigung (KV) übermittelt werden, und nur geprüfte Systeme erzeugen dieses Format korrekt und lesen die elektronische Gesundheitskarte regelkonform aus.

Über die reine Zulassung hinaus können Hersteller freiwillig eine Rahmenvereinbarung nach § 332b SGB V eingehen. Diese Vorschrift verlangt zusätzliche Leistungs- und Servicezusagen und erlaubt dem Anbieter, das Kennzeichen „PVS mit KBV-Vertrag“ zu nutzen.

Führen Sie dagegen eine reine Privatpraxis, entfällt die Zulassungsfrage vollständig. Sie sind in der Auswahl einer Praxissoftware für Ihre psychotherapeutische Praxis entsprechend flexibler.

Die Konformitätsbewertung (KOB) ist ein Prüfverfahren der gematik, das ein Praxisverwaltungssystem auf die vorgeschriebenen Sicherheits- und Funktionsvorgaben testet. Die gematik verantwortet als nationale Agentur für digitale Medizin die Telematikinfrastruktur und stellt mit der KOB sicher, dass ein Hersteller diese Vorgaben einhält.

Seit dem Digital-Gesetz (DigiG) vom März 2024 genügt die KBV-Zulassung für die Abrechnung gegenüber der KV damit allein nicht mehr: Jedes System, das Abrechnungsdaten an die Kassenärztliche Vereinigung übermitteln möchte, muss zusätzlich die oben genannte Konformitätsbewertung der gematik durchlaufen.

Für etablierte Systeme ist diese Prüfung meist längst erledigt. Nach Angaben der gematik deckten die bis Dezember 2025 erfolgreich bewerteten Systeme rund 98 Prozent des Praxis-Software-Marktes ab. Ob Ihr Wunschsystem dazugehört, können Sie vor der Entscheidung unkompliziert direkt in der Positivliste der gematik abgleichen.

Für die psychotherapeutische Praxis zählen vor allem drei Telematik-Anwendungen:

• die elektronische Patientenakte (ePA),
• die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und
• der sichere Nachrichtendienst KIM („Kommunikation im Medizinwesen“).

Das ebenfalls dazugehörige E-Rezept fällt in der reinen Psychotherapie kaum ins Gewicht, da Psychotherapeuten tendenziell eher selten Medikamente verordnen.

Im Alltag kommt es weniger auf die bloße Verfügbarkeit als auf die Stabilität dieser Anwendungen an. Wie holprig der Betrieb sein kann, zeigt die Zi-Befragung 2025: 82 Prozent der Praxen meldeten wiederkehrende Probleme allein beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Ein System, das die Telematik-Anwendungen verlässlich bedient, erspart Ihnen deshalb spürbar Reibung.

In der Psychotherapie zählen vor allem vier Funktionen: das Antrags- und Berichtswesen, die Therapiekontingent-Verwaltung, die Anbindung von Testverfahren und die Videotherapie. Jenseits dieser Schwerpunkte bestimmt der gesamte fachliche Funktionsumfang, ob eine Software den psychotherapeutischen Alltag erleichtert. Die folgende Übersicht bündelt die relevanten Funktionen; anschließend vertiefen wir die Punkte, die bei der Auswahl besonders ausschlaggebend sind.

Im Überblick: Relevante Funktionen für die Praxissoftware für Psychotherapeuten

• Termin- und Kontingentverwaltung: verbindet die Sitzungsplanung mit dem Blick auf bewilligte Einheiten und Restkontingente, idealerweise mit Erinnerungs- und Ausfallhonorar-Funktion bei kurzfristigen Absagen.
• Verlaufsdokumentation: hält Sitzungen, Befunde und den Therapieverlauf strukturiert und auffindbar fest, oft über Vorlagen für wiederkehrende Eintragungen.
• Antrags- und Berichtswesen: erstellt die Formulare für den Antrag an die Krankenkasse und den anonymisierten Bericht an den Gutachter inklusive Fristenüberwachung.
• Abrechnung: rechnet Kassenleistungen nach dem EBM sowie Privatleistungen nach GOÄ und GOP samt der Analogziffern seit Juli 2024 ab und unterstützt beim Export an eine Abrechnungsstelle.
• Testdiagnostik: bindet psychometrische Verfahren an, etwa über die Hogrefe Testzentrale, und übernimmt die Ergebnisse direkt in die Dokumentation.
• Gruppentherapie: organisiert Gruppen, Teilnehmer und die zugehörige Abrechnung, inklusive der korrekten Zuordnung je Teilnehmer und Sitzung.
• Videotherapie: ermöglicht Sitzungen über eine gesicherte, datenschutzkonforme Videoverbindung, am besten direkt im System statt über Drittsoftware.
• Supervision und Ausbildung: dokumentiert Supervisionseinheiten und den Ausbildungsstand, relevant für Ausbildungsinstitute und Therapeuten in Ausbildung.
• Datenschutz und Schweigepflicht: bildet Rollenrechte, Verschlüsselung und revisionssichere Protokolle ab, was bei besonders sensiblen Therapieinhalten zentral ist.

Ein Teil dieser Funktionen, etwa Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung, gehört in nahezu jeder Praxissoftware zur Grundausstattung. Andere Funktionen wiederum sind längst nicht überall gleich gut gelöst und dienen Ihnen daher als wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Ein paar der Bereiche sehen wir uns daher im Folgenden genauer an.

In der Richtlinienpsychotherapie steht und fällt der Praxisablauf mit dem Antragswesen, und genau hier trennt sich gute von durchschnittlicher Praxissoftware für Psychotherapeuten. Eine passende Lösung führt Sie durch das gesamte Verfahren: von der Kurzzeittherapie, die in zwei Bewilligungsschritten beantragt wird, über die Umwandlung in eine Langzeittherapie bis zum Fortführungsantrag, jeweils mit den richtigen Formularen (PTV 1 und PTV 2).

Wichtig ist auch die Unterstützung beim anonymisierten Bericht an den Gutachter nach dem Leitfaden PTV 3, denn dieser Bericht entscheidet über die Bewilligung und muss formal sauber sein. Achten Sie darauf, ob das System den Versand über die sichere Kommunikation (KIM) beherrscht, ob es Antragsfristen überwacht, etwa dass die Umwandlung einer Kurzzeit- in eine Langzeittherapie rechtzeitig vor Ausschöpfung des Kurzzeitkontingents beantragt sein muss. Praktisch ist außerdem eine Vorlagenverwaltung für wiederkehrende Textbausteine, die den Berichtsaufwand spürbar senkt.

Eng damit verzahnt ist die Verwaltung der Therapiekontingente, die in der Psychotherapie komplexer ist als in vielen anderen Fachgruppen. Das System sollte bewilligte Einheiten, bereits erbrachte Sitzungen, das Restkontingent und die probatorischen Sitzungen (gemäß § 12 der G-BA-Richtlinie mindestens zwei, bis zu vier Sitzungen bei Erwachsenen) automatisch mitführen, getrennt nach Verfahren und Bewilligungsschritt. Hilfreich ist, wenn die Software die beiden Schritte der Kurzzeittherapie bis zu 24 Sitzungen, die Anrechnung einer Kurzzeittherapie auf das Langzeitkontingent und die je nach Verfahren unterschiedlichen Stundenkontingente der Langzeittherapie korrekt abbildet.

Eine gute Lösung warnt Sie zudem rechtzeitig, bevor ein Kontingent ausgeschöpft ist, sodass Sie einen Umwandlungs- oder Fortführungsantrag stellen können. So vermeiden Sie im Vorfeld, dass Sie eine Sitzung ohne gültige Bewilligung erbringen, die damit im Zweifel nicht vergütet wird. Gerade wenn Sie viele Behandlungen parallel führen, ist dies eine besonders wertvolle Funktion. Achten Sie zudem darauf, wie die Software mit Gruppen, Bezugspersonenstunden (regulär nach der 1:4-Regelung) und Doppelsitzungen umgeht. Eine übersichtliche Darstellung des Kontingentstands je Patient erspart Ihnen im Alltag viele manuelle Prüfungen.

Videobehandlungen sind in der Psychotherapie mittlerweile ein fester Bestandteil geworden und senken für viele Patienten die Hürde, Kontakt zu einem Psychotherapeuten aufzunehmen. Daher ist es empfehlenswert, eine Praxissoftware zu wählen, die diese Option unterstützt. Entscheidend ist dabei, dass die Videofunktion datenschutzkonform ist und von einem zertifizierten Anbieter für Videosprechstunden bereitgestellt wird; denn nicht jedes gängige Videotool erfüllt die Anforderungen im Gesundheitswesen.

Am komfortabelsten ist eine Lösung, die direkt in die Software integriert ist, sodass Terminbuchung, Dokumentation und Abrechnung der Online-Sitzung im selben System laufen wie beim Präsenztermin. Achten Sie darauf, ob es eine separate Lizenzgebühr je Videosprechstunde gibt, wie der Patient dem Termin beitritt (idealerweise ohne eigene Softwareinstallation per Link) und ob auch Gruppenvideositzungen möglich sind.

Psychometrische Testverfahren gehören in Diagnostik und Verlaufskontrolle zum Alltag, und hier unterscheiden sich die Systeme deutlich. Eine direkte Anbindung an Testportale wie die Hogrefe Testzentrale erspart Ihnen das doppelte Erfassen: Sie starten den Test aus der Software heraus, und das Ergebnis fließt automatisch in die Patientenakte zurück, statt dass Sie es von Hand übertragen müssen.

Achten Sie daher bereits im Vorfeld darauf, welche Testbibliotheken ein System unterstützt und ob die Auswertung direkt in Ihre Dokumentation zurückgespielt wird. Wer regelmäßig mit standardisierten Fragebögen arbeitet, etwa zur Eingangsdiagnostik oder zur Messung des Therapieerfolgs, spart damit spürbar Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Das QS-Verfahren ambulante Psychotherapie ist die gesetzliche, einrichtungsübergreifende Qualitätssicherung für die ambulante Psychotherapie. Für die Praxis gewinnt es an Bedeutung, denn es soll perspektivisch das bisherige Gutachterverfahren ablösen. Derzeit läuft bereits die regionale Erprobung in Nordrhein-Westfalen, bevor das Verfahren bundesweit in den Regelbetrieb gehen soll.

Überall dort, wo das Verfahren greift, müssen Praxen zu festgelegten Zeitpunkten strukturierte Daten dokumentieren und übermitteln. Ob diese Dokumentation und Übermittlung nebenbei im System mitläuft oder letztlich manuell erledigt werden muss, hängt davon ab, wie gut Ihre Praxissoftware das QS-Verfahren abbildet.

Stellen Sie Ihrem präferierten Software-Anbieter daher im Vorfeld die folgenden Fragen:

• Sind die QS-Dokumentationsbögen integriert?
• Erinnert das System an die Dokumentationszeitpunkte?
• Erzeugt die Software den Datensatz im vorgeschriebenen Format?
• Unterstützt die Praxissoftware die Übermittlung möglichst automatisiert?
• Wird das QS-Modul mit der Ausweitung des QS-Verfahrens fortlaufend aktualisiert?

Beim technischen Fundament geht es vor allem um die Frage, ob Software und Daten lokal in Ihrer Praxis oder in der Cloud liegen sollen. Während sich die Cloud-Lösungen für jedes Betriebssystem (macOS, Windows etc.) eignen, hängen die lokalen Lösungen eng mit Ihrem Betriebssystem zusammen.

Bei einer lokalen Installation (On-Premise bzw. On-Premises) liegen Software und Daten auf einem Rechner oder Server in Ihrer Praxis. Bei einer Cloud-Lösung liegen sie beim Anbieter im Rechenzentrum, und Sie greifen über den Browser darauf zu. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, worin sich beide Modelle unterscheiden:

Kurz gesagt: Eine lokale Installation spielt ihre Stärken aus, wenn Datenhoheit und der Betrieb ohne Internet im Vordergrund stehen. Eine Cloud-Lösung lohnt sich, wenn mehrere Personen oder Standorte ortsunabhängig zugreifen und Sie Wartung, Updates und Backups nicht selbst übernehmen möchten. Was die jeweilige Wahl konkret bedeutet, zeigen die nächsten beiden Abschnitte:

• Wer lokal arbeitet, ist bei der Software-Auswahl an sein Betriebssystem gebunden
• wer seine Daten in der Cloud ablegen möchte, muss hingegen vor allem den Datenschutz im Blick behalten

Fällt Ihre Wahl auf eine lokale Installation, kommt das Betriebssystem ins Spiel, denn der Einsatz von lokal installierter Software ist daran gebunden, dass die Software mit Ihrem bestehenden Betriebssystem (Windows, macOS etc.) kompatibel ist.

• Viel Auswahl für Windows: Windows-Praxen steht eine große Auswahl an lokal installierbarer Praxissoftware zur Verfügung. Denn die meisten etablierten KV-Systeme wurden für Windows entwickelt, sodass hier praktisch der gesamte Markt offensteht.
• Nur bedingte Auswahl für macOS: Für den Mac wiederum wurden bisher verhältnismäßig wenige native On-Premise-Lösungen entwickelt. Besonders bekannt für macOS ist die tomedo Praxissoftware.

Bei einer Cloud-Lösung verlassen die Patientendaten Ihre Praxis und liegen beim Anbieter. Das ist zulässig und verbreitet; doch die Verantwortung für den Datenschutz bleibt weiterhin bei Ihnen als Praxis. Vor der Entscheidung sollten Sie deshalb die folgenden Punkte klären:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV): Der Anbieter verarbeitet Gesundheitsdaten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO Pflicht; ohne ihn dürfen Sie die Daten nicht auslagern.
• Verarbeitung in der EU: Die Daten müssen in der EU oder einem gleichgestellten Staat verarbeitet werden, damit sie der DSGVO unterliegen. Für Sozial- und Gesundheitsdaten ergibt sich diese Pflicht zusätzlich aus § 35 Absatz 7 SGB I.
• Schweigepflicht: Mit dem Zugriff auf Patientendaten wird der Anbieter zu einer mitwirkenden Person im Sinne von § 203 StGB. Sie müssen ihn ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichten, sonst kann bereits die Weitergabe strafbar sein.
• Verschlüsselung und IT-Sicherheit: Die Daten sollten bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt sein. Die verbindlichen technischen Mindestanforderungen für Praxen regelt die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V.
• Verfügbarkeit, Backup und Ausstieg: Klären Sie zugesagte Erreichbarkeit, regelmäßige Backups und vor allem, wie Sie Ihre Daten bei einem Anbieterwechsel wieder vollständig herausbekommen.

Sobald Sie sich für ein Betriebsmodell (Cloud-Software vs. lokale Installation) entschieden haben, können Sie im Anbietervergleich gezielt nach Betriebsmodell und Betriebssystem (Windows vs. macOS) filtern.

Für die Psychotherapie sind vor allem die Schnittstellen KVDT, PAD/PADneXt sowie die Web-Service-Schnittstellen der Testanbieter relevant. Über diese Schnittstellen tauscht Ihre Praxissoftware Daten mit anderen Stellen aus, vor allem mit der Kassenärztlichen Vereinigung, mit externen Abrechnungsdienstleistern und mit Anbietern psychometrischer Testverfahren.

Die Anbindung an psychometrische Testverfahren erfolgt nicht über ein einheitliches Format, sondern in der Regel über eine Webservice-Schnittstelle des jeweiligen Testanbieters. Bei der etablierten Hogrefe Testzentrale etwa läuft die Anbindung über das Hogrefe Software Interface (HSI), welches der jeweilige Praxissoftware-Hersteller als fertiges Modul in seine Lösung integriert. Achten Sie deshalb darauf, ob Ihr System ein solches Testmodul mitbringt.

Neben Technik und Funktionen entscheiden im Alltag einige praktische Faktoren über die Zufriedenheit mit der Software, darunter die Kosten, die Kompatibilität mit der Praxisgröße, die Verlässlichkeit vom Support sowie die Vertragsflexibilität:

• Kosten: Die Kosten lassen sich selten an einer einzigen Zahl festmachen, da sie mit Praxisgröße, Modulen und Betriebsmodell schwanken. Typisch sind:
  • ein einmaliger Kaufpreis oder eine monatliche Mietgebühr,
  • eine Lizenz je Behandler oder Arbeitsplatz,
  • laufende Kosten für TI-Zugang und Kartenterminals (bei Kassensitzen; über eine Pauschale der Krankenkassen mitfinanziert),
  • Aufpreise für Zusatzmodule wie Videotherapie oder Testdiagnostik,
  • einmalige Kosten für Installation, Datenübernahme und Schulung.

Lassen Sie sich alle Posten schriftlich und vollständig aufschlüsseln, um einen möglichst vollständigen, transparenten Überblick zu erhalten. Das gilt besonders unter Berücksichtigung dessen, dass intransparente Preissteigerungen laut der Zi-Befragung 2025 zu den häufigsten Kritikpunkten an Praxissoftware zählten.

• Praxisgröße: Ihre Praxisgröße bestimmt, wie viel Ihre Software hinsichtlich Nutzerverwaltung und Zugriffsrechten leisten muss. Eine Einzelpraxis kommt mit einer Einzelplatzlizenz aus, wohingegen Praxen mit mehreren Behandlern eine gemeinsame Kartei und ein abgestuftes Rollenmodell brauchen.
• Support: Da Sie Ihre Praxissoftware bestenfalls über Jahre nutzen, sollte Ihnen auch der Support eine verlässliche Hilfe sein. In der Zi-Befragung 2025 nennen 52 Prozent der Praxen einen schwachen Support als Wechselgrund. Achten Sie daher schon frühzeitig im Auswahlprozess auf feste Ansprechpartner mit zugesagten Reaktionszeiten und einen verlässlichen Update-Service, gerade zum Quartalsende, wenn die KV-Abrechnung fällig ist.
• Vertrag und Wechsel: Die vertragliche Bindung reicht je nach Anbieter von monatlich bis jährlich. Ein späterer Wechsel ist heute leichter, weil die KBV nach § 371 Abs. 1 SGB V eine einheitliche Wechselschnittstelle vorschreibt: Die Hersteller müssen Ihre Patientendaten in einem standardisierten Format herausgeben, sodass Sie nicht an ein System gebunden bleiben, das nicht mehr passt. Dennoch empfiehlt es sich, schon frühzeitig zu prüfen, für welchen Mindestzeitraum Sie sich an eine Software binden.

Welches System am besten passt, hängt von Ihren Anforderungen ab, vor allem vom Abrechnungsweg, vom Betriebssystem und von den Funktionen, die Sie im Praxisalltag wirklich brauchen. Deshalb gibt dieser Beitrag bewusst keine einzelne Empfehlung vor. Stattdessen grenzen Sie im folgenden Vergleich selbst ein, was zu Ihrer Praxis passt: Indem Sie nach den Kriterien filtern, die für Sie und Ihre psychotherapeutische Praxis zählen, sehen Sie, welche Systeme infrage kommen.

Die richtige Praxissoftware für Psychotherapeuten ergibt sich zuerst aus dem Abrechnungsweg. Mit Kassensitz brauchen Sie ein KBV-zugelassenes System mit Konformitätsbewertung und Telematikanbindung; in der reinen Privatpraxis genügt eine schlankere Lösung, die GOÄ und GOP samt der Analogziffern seit Juli 2024 abbildet und sich bei Bedarf an eine Abrechnungsstelle anbinden lässt.

Hinsichtlich der Funktionen sind vor allem das Antrags- und Berichtswesen, die Kontingentverwaltung, die Testdiagnostik und die Videotherapie besonders ausschlaggebend. Klären Sie zuerst die Pflichtpunkte, verschaffen Sie sich anschließend einen Überblick über die Praxissoftware, die für Ihr bestehendes Betriebssystem infrage kommt, prüfen Sie Schnittstellen, Support und Kosten und testen Sie anschließend Ihre engere Auswahl, bevor Sie sich final auf eine Praxissoftware für Ihre Psychotherapiepraxis festlegen.