Lucoyo Health GmbH

Lucoyo ist eine spezialisierte Praxismanagement-Lösung für Psychotherapeuten und konzentriert sich insbesondere auf den organisatorischen Prozess zwischen der ersten Therapieanfrage und der tatsächlichen Terminvergabe. Im Gegensatz zu klassischen Praxisverwaltungssystemen liegt der Schwerpunkt nicht auf Abrechnung, Patientenakte oder medizinischer Dokumentation, sondern auf der strukturierten Verwaltung der häufig sehr hohen Zahl an Therapieanfragen. Die Software wurde nach Angaben des Anbieters gemeinsam mit Psychotherapeuten entwickelt und auf deren spezifische Praxisabläufe zugeschnitten.

Neue Patienten können ihre Therapieanfrage über einen strukturierten digitalen Prozess stellen. Die eingehenden Anfragen werden anschließend zentral in Lucoyo verwaltet. Statt Informationen aus E-Mails, Telefonaten und eigenen Listen zusammenzuführen, erhalten Psychotherapeuten eine Übersicht über Kontaktdaten, aktuellen Bedarf und bisherigen Verlauf. Der Anbieter beschreibt zudem eine automatische Aktualisierung des Therapiebedarfs, wodurch nicht mehr aktuelle Anfragen aussortiert werden können.

Besonders interessant ist die intelligente Organisation und Priorisierung der Anfragen. Psychotherapeuten können Anfragen nach für ihre Praxis relevanten Kriterien strukturieren und so beispielsweise berücksichtigen, welche Kapazitäten vorhanden sind, welcher Kostenträger vorliegt, ob Interesse an einer Gruppentherapie besteht und zu welchen Zeiten der Patient verfügbar ist. Dadurch soll die klassische statische Warteliste durch eine dynamischere Anfrageverwaltung ersetzt werden.

Auch die Terminvergabe ist direkt in das Patientenmanagement integriert. Einzel- und Gruppentermine können über Lucoyo organisiert werden. Patienten werden automatisch an Termine erinnert, um kurzfristige Ausfälle zu reduzieren. Frei werdende Therapieplätze lassen sich anhand der strukturierten Patientenlisten gezielter neu besetzen. Für die Kommunikation stellt Lucoyo einen integrierten Messenger bereit. Dadurch können Praxis und Patient datenschutzkonform miteinander kommunizieren, ohne hierfür auf normale E-Mails oder andere externe Kommunikationskanäle zurückgreifen zu müssen.

Lucoyo bietet darüber hinaus einen professionellen Telefonservice speziell für Psychotherapiepraxen an. Dieser übernimmt die telefonische Erreichbarkeit und soll insbesondere die Anforderungen an die vorgeschriebene Telefonsprechzeit erfüllen. Nach Angaben des Unternehmens werden die Anrufe von Psychologen und Psychotherapeuten in Ausbildung (PiA) betreut. Der Telefonservice lässt sich mit dem digitalen Patientenmanagement kombinieren, sodass telefonische und digitale Therapieanfragen in einem gemeinsamen organisatorischen Prozess zusammengeführt werden können.

So positioniert sich Lucoyo weniger als vollständiges PVS und vielmehr als spezialisierte digitale Sprechstundenhilfe für Psychotherapiepraxen. Insbesondere die Kombination aus Anfrageverwaltung, Wartelistenmanagement, Terminorganisation, sicherer Patientenkommunikation und optional ausgelagerter Telefonsprechzeit unterscheidet die Lösung von klassischen Terminbuchungssystemen.

Lucoyo ist eine Praxissoftware für approbierte Psychotherapeuten und unterstützt die Organisation von Anfragen, Wartelisten, Terminen und Kommunikation. Dazu gehören die Abläufe zwischen der ersten Therapieanfrage und der Terminvergabe sowie die weitere Terminorganisation für Bestandspatienten. Im Gegensatz zu klassischen Praxisverwaltungssystemen liegt der Schwerpunkt nicht auf Abrechnung, Patientenakte oder medizinischer Dokumentation, sondern auf der strukturierten Verwaltung der häufig sehr hohen Zahl an Therapieanfragen. Die Software wurde nach Angaben des Anbieters gemeinsam mit Psychotherapeuten entwickelt und auf deren spezifische Praxisabläufe zugeschnitten.

Neue Patienten können ihre Therapieanfrage über einen strukturierten digitalen Prozess stellen. Die eingehenden Anfragen werden anschließend zentral in Lucoyo verwaltet. Statt Informationen aus Nachrichten, Telefonaten und eigenen Listen zusammenzuführen, erhalten Psychotherapeuten eine Übersicht über Kontaktdaten, aktuellen Bedarf und bisherigen Verlauf. Lucoyo fragt den Therapiebedarf alle 30 Tage automatisch ab. Bei verneintem Bedarf oder ausbleibender Antwort werden Anfragen automatisch archiviert. Dadurch bleiben die Wartelisten aktuell und die manuelle Pflege wird reduziert.

Besonders interessant ist die intelligente Organisation und Priorisierung der Anfragen. Psychotherapeuten können Anfragen nach ihren eigenen Anforderungen organisieren und priorisieren und so beispielsweise berücksichtigen, welche Kapazitäten vorhanden sind, welcher Kostenträger vorliegt, ob Interesse an einer Gruppentherapie besteht und zu welchen Zeiten Patienten verfügbar sind. Anfragen gesetzlich versicherter und privat versicherter Personen sowie von Selbstzahlern bleiben dadurch übersichtlich. Selektivverträge, mit denen die Praxis arbeitet und die zur Versicherung der anfragenden Person passen, werden automatisch markiert. Dadurch wird die klassische statische Warteliste durch eine dynamischere Anfrageverwaltung ergänzt. Unterschiedliche Anfragetypen und individuelle Tags erleichtern außerdem das Zusammenstellen und Organisieren von Therapiegruppen. In Praxen mit mehreren Behandlern lassen sich Anfragen gezielt zuordnen und intern kommentieren.

Auch die Terminvergabe ist direkt in das Patientenmanagement integriert. Einzeltermine, Serientermine und Gruppentermine können über Lucoyo organisiert werden. Die Praxis entscheidet, welchen Patienten sie welche Termine direkt vergibt oder zur Bestätigung anbietet. Patienten werden automatisch an Termine erinnert, um Ausfälle zu reduzieren. Frei werdende Termine lassen sich anhand der strukturierten Listen gezielter neu besetzen. Ein Termin kann mehreren passenden Patienten gleichzeitig angeboten werden und wird mit der ersten Zusage automatisch vergeben. Für die Kommunikation stellt Lucoyo einen integrierten Messenger bereit. Dadurch können Praxis und Patienten gemäß DSGVO miteinander kommunizieren, ohne hierfür auf externe Kommunikationskanäle zurückgreifen zu müssen.

Lucoyo bietet darüber hinaus einen professionellen Telefonservice speziell für Psychotherapiepraxen mit Kassensitz an. Dieser übernimmt die vorgeschriebene telefonische Erreichbarkeit von 100 beziehungsweise 200 Minuten pro Woche vollständig. Die Anrufe werden von Psychologen und Psychotherapeuten in Ausbildung (PiAs) betreut. Der separat kostenpflichtige Telefonservice lässt sich mit dem digitalen Patientenmanagement kombinieren, sodass telefonische und digitale Therapieanfragen in einem gemeinsamen organisatorischen Prozess zusammengeführt werden können.

So positioniert sich Lucoyo nicht als vollständiges PVS, sondern als spezialisierte digitale Sprechstundenhilfe für Psychotherapiepraxen. Insbesondere die Kombination aus Anfrageverwaltung, Wartelistenmanagement, Terminorganisation, geschützter Kommunikation mit Patienten und optional ausgelagerter telefonischer Erreichbarkeit unterscheidet die Lösung von reinen Terminbuchungssystemen. Das reduziert administrative Aufgaben und schafft mehr Zeit für bezahlte Arbeit. Die strukturierte Organisation kann zudem mental entlasten und unterstützt einen verlässlicheren Service für Patienten.