Was ist ein Praxisverwaltungssystem (PVS)?
Ein Praxisverwaltungssystem ist eine speziell für medizinische Leistungserbringer entwickelte Software zur Verwaltung und Organisation einer Praxis. Die Begriffe Praxissoftware, Praxisverwaltungssystem und PVS werden häufig weitgehend synonym verwendet.
Ein PVS verbindet typischerweise administrative Aufgaben mit medizinischer Dokumentation und Abrechnung. Patientendaten werden zentral verwaltet und stehen für unterschiedliche Prozesse innerhalb der Praxis zur Verfügung. Dadurch ist die Praxissoftware häufig das zentrale IT-System einer Arztpraxis und Ausgangspunkt für zahlreiche weitere digitale Anwendungen.
Der Funktionsumfang moderner Systeme geht inzwischen deutlich über die klassische Patientenverwaltung hinaus. Viele Anbieter integrieren zusätzliche Funktionen direkt in ihre Praxissoftware oder ermöglichen die Anbindung spezialisierter Drittanbieter.
Welche Funktionen bietet moderne Praxissoftware?
Zu den grundlegenden Funktionen eines Praxisverwaltungssystems gehören üblicherweise die Patientenverwaltung, medizinische Dokumentation, Terminplanung und Abrechnung. Der konkrete Funktionsumfang unterscheidet sich zwischen den einzelnen Anbietern jedoch erheblich.
Moderne Praxissoftware kann darüber hinaus beispielsweise Online-Terminbuchung, digitale Anamnese, Videosprechstunden, elektronische Formulare, Dokumentenmanagement, Patientenkommunikation, Recall-Funktionen oder automatisierte Arbeitsabläufe bereitstellen.
Zunehmend halten außerdem KI-Funktionen Einzug in Praxisverwaltungssysteme. Dazu können beispielsweise die automatische Erstellung von Behandlungsdokumentationen, Spracherkennung, Zusammenfassungen oder Unterstützung bei administrativen Prozessen gehören.
Bei einem Vergleich sollte deshalb nicht nur geprüft werden, ob eine bestimmte Funktion grundsätzlich vorhanden ist. Ebenso relevant ist, wie umfangreich sie umgesetzt wurde und ob dafür zusätzliche Module, externe Anbieter oder kostenpflichtige Erweiterungen erforderlich sind.
Abrechnung mit der Praxissoftware
Die Abrechnung gehört zu den zentralen Aufgaben einer Praxissoftware. Welche Anforderungen bestehen, hängt dabei wesentlich von der Art der Praxis und den behandelten Patienten ab.
Für Vertragsärzte spielt insbesondere die Abrechnung gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung eine wichtige Rolle. Bei Privatpatienten und Selbstzahlern muss dagegen die Privatabrechnung nach GOÄ unterstützt werden. Je nach Fachrichtung und Praxis können weitere Abrechnungsverfahren hinzukommen.
Für Zahnarztpraxen gelten wiederum eigene Anforderungen an die zahnärztliche Abrechnung. Praxissoftware für Zahnärzte ist deshalb häufig speziell auf deren Behandlungs- und Abrechnungsprozesse ausgerichtet.
Reine Privatpraxen benötigen dagegen nicht zwangsläufig sämtliche Funktionen eines klassischen vertragsärztlichen PVS. Für sie können spezialisierte Systeme interessant sein, die sich stärker auf Privatabrechnung, Dokumentation und Patientenmanagement konzentrieren.
Praxissoftware für Ärzte und Facharztpraxen
Bei der Auswahl eines Praxisverwaltungssystems spielt die Fachrichtung eine wichtige Rolle. Zwar können viele PVS grundsätzlich von unterschiedlichen Ärzten eingesetzt werden, einzelne Anbieter haben ihre Software jedoch auf bestimmte Fachgebiete spezialisiert oder bieten dafür besondere Module und Funktionen an.
Hausärzte benötigen beispielsweise andere Dokumentations- und Praxisabläufe als Radiologen, Dermatologen, Gynäkologen, Orthopäden oder Augenärzte. Auch die Anbindung medizinischer Geräte und externer Systeme kann je nach Fachrichtung unterschiedlich relevant sein.
Vor der Entscheidung für eine Praxissoftware sollte deshalb geprüft werden, ob das jeweilige System die eigene Fachrichtung ausdrücklich unterstützt und welche fachspezifischen Funktionen zur Verfügung stehen.
Praxissoftware für Psychotherapeuten
Psychotherapeuten stellen teilweise andere Anforderungen an eine Praxissoftware als klassische Arztpraxen. Im Mittelpunkt stehen häufig Terminverwaltung, Patientenakten, Dokumentation und Abrechnung, während bestimmte Funktionen einer umfangreichen Arztsoftware möglicherweise nicht benötigt werden.
Daneben spielen beispielsweise die Verwaltung von Therapiesitzungen und Behandlungsverläufen sowie psychotherapeutische Abrechnungsprozesse eine wichtige Rolle.
Neben universell einsetzbaren Praxisverwaltungssystemen gibt es daher spezialisierte Praxissoftware für Psychotherapeuten. Bei einem Vergleich sollte insbesondere darauf geachtet werden, welche Funktionen speziell für psychotherapeutische Praxen zur Verfügung stehen.
Praxissoftware für Zahnärzte
Zahnarztpraxen benötigen in der Regel speziell auf die Zahnmedizin abgestimmte Praxissoftware. Neben Patientenverwaltung, Terminplanung und Dokumentation sind insbesondere zahnärztliche Behandlungsplanung und Abrechnung relevant.
Je nach Anbieter können beispielsweise digitale Befundung, Zahnstatus, Heil- und Kostenpläne, Materialverwaltung oder die Integration bildgebender Systeme Bestandteil der Software sein.
Zahnarztsoftware bildet deshalb innerhalb des Marktes für Praxisverwaltungssysteme einen eigenen Bereich. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, welche zahnmedizinischen Prozesse das jeweilige System unterstützt und welche Schnittstellen zu bereits eingesetzten Geräten und Anwendungen vorhanden sind.
Praxissoftware für Privatpraxen
Privatpraxen haben häufig andere Anforderungen an ihre Praxissoftware als Praxen mit kassenärztlicher Zulassung. Funktionen für die vertragsärztliche Abrechnung können entfallen, während eine komfortable Privatabrechnung nach GOÄ, Patientenkommunikation und effiziente Dokumentation besonders wichtig sein können.
Dadurch kommen für Privatärzte neben klassischen Praxisverwaltungssystemen auch schlankere Praxislösungen infrage. Insbesondere neuere cloudbasierte Anbieter richten sich teilweise gezielt an Privatpraxen und Selbstzahlerpraxen.
Für die Auswahl ist daher entscheidend, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Ein umfangreiches PVS ist nicht zwangsläufig die wirtschaftlich oder organisatorisch beste Lösung für eine kleinere Privatpraxis.
Praxissoftware für MVZ und größere Praxisstrukturen
Medizinische Versorgungszentren, Berufsausübungsgemeinschaften und größere Praxen stellen besondere Anforderungen an ein Praxisverwaltungssystem. Mehrere Ärzte, Fachrichtungen, Betriebsstätten oder Standorte müssen innerhalb einer gemeinsamen Struktur organisiert werden können.
Dabei können unter anderem eine zentrale Patientenverwaltung, differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung, standortübergreifende Terminplanung sowie umfangreiche Auswertungs- und Controllingfunktionen relevant sein.
Bei größeren Einrichtungen gewinnt zudem die Skalierbarkeit der Praxissoftware an Bedeutung. Das gewählte System sollte mit der Organisation wachsen können und auch bei einer steigenden Anzahl von Ärzten, Mitarbeitern oder Standorten effizient nutzbar bleiben.
Cloudbasierte Praxissoftware oder lokale Installation?
Eine grundlegende Entscheidung bei der Auswahl eines Praxisverwaltungssystems betrifft die technische Bereitstellung. Traditionelle PVS werden häufig lokal auf Servern und Arbeitsplatzrechnern innerhalb der Praxis betrieben. Daneben gibt es zunehmend cloudbasierte Praxissoftware, die über das Internet genutzt wird.
Bei einer lokalen Installation verbleiben Software und Dateninfrastruktur weitgehend innerhalb der Praxis. Damit gehen jedoch auch Anforderungen an Server, Datensicherung, Wartung und IT-Betreuung einher.
Cloudbasierte Praxissoftware wird dagegen zentral vom Anbieter bereitgestellt und kann häufig über einen Browser oder spezielle Anwendungen aufgerufen werden. Updates und technische Wartung lassen sich dadurch stärker zentralisieren. Zudem kann der Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen und – abhängig vom jeweiligen System und Sicherheitskonzept – verschiedenen Standorten erleichtert werden.
Welche Variante besser geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen der Praxis, der vorhandenen IT-Infrastruktur und dem gewünschten Betriebsmodell ab.
Telematikinfrastruktur, ePA, E-Rezept und KIM
Für Arztpraxen in Deutschland ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur ein wichtiger Bestandteil vieler Praxisverwaltungssysteme. Dabei spielen verschiedene digitale Anwendungen eine Rolle, die unmittelbar in die täglichen Praxisabläufe integriert werden müssen.
Dazu gehören beispielsweise das E-Rezept, die elektronische Patientenakte (ePA) und KIM für die sichere Kommunikation im Medizinwesen. Je nach Praxis und Fachrichtung können weitere Anwendungen der Telematikinfrastruktur relevant sein.
Bei einem PVS-Vergleich sollte deshalb genau geprüft werden, welche TI-Anwendungen unterstützt werden und wie diese in die Bedienoberfläche und Arbeitsabläufe der jeweiligen Praxissoftware integriert sind.
Schnittstellen und Integration weiterer Praxissoftware
In vielen Praxen wird neben dem eigentlichen Praxisverwaltungssystem weitere Software eingesetzt. Dazu gehören beispielsweise Lösungen für Online-Terminbuchung, digitale Anamnese, Patientenkommunikation, Videosprechstunden, KI-Dokumentation oder Abrechnung.
Entsprechend wichtig sind Schnittstellen. Je besser unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren können, desto weniger Informationen müssen manuell übertragen oder mehrfach erfasst werden.
Je nach Anwendungsbereich können unterschiedliche Schnittstellen und Standards relevant sein. Dazu zählen beispielsweise GDT, HL7 oder FHIR. Welche Schnittstellen benötigt werden, hängt von der bestehenden IT-Landschaft und den eingesetzten Anwendungen und Geräten ab.
Vor einem Wechsel der Praxissoftware sollte deshalb geprüft werden, ob wichtige bestehende Systeme weiterhin angebunden werden können.
Praxissoftware wechseln: Datenübernahme berücksichtigen
Ein Wechsel des Praxisverwaltungssystems ist deutlich aufwendiger als der Austausch vieler anderer Softwarelösungen. Über Jahre hinweg können umfangreiche Patienten-, Behandlungs- und Abrechnungsdaten im bisherigen System entstanden sein.
Eine zentrale Frage beim PVS-Wechsel ist deshalb die Datenmigration. Vor Vertragsabschluss sollte geklärt werden, welche Daten aus der bisherigen Praxissoftware übernommen werden können, in welcher Form die Migration erfolgt und welche Informationen gegebenenfalls nicht vollständig übertragen werden können.
Darüber hinaus sollte berücksichtigt werden, wie die Umstellung organisatorisch abläuft. Schulungen für Ärzte und Praxismitarbeiter sowie ein zuverlässiger Support während der Einführungsphase können für einen möglichst reibungslosen Wechsel entscheidend sein.
Datenschutz und Datensicherheit bei Praxissoftware
Praxisverwaltungssysteme verarbeiten besonders sensible personenbezogene Daten. Datenschutz und IT-Sicherheit sind deshalb wesentliche Kriterien bei der Auswahl einer Praxissoftware.
Relevant ist unter anderem, wo Patientendaten gespeichert und verarbeitet werden, welche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen bestehen und wie Datensicherungen durchgeführt werden.
Bei Cloud-Praxissoftware sollte zusätzlich geprüft werden, wo sich die verwendeten Server befinden und welche externen Dienstleister an der Datenverarbeitung beteiligt sind. Zertifizierungen und nachvollziehbare Sicherheitskonzepte können zusätzliche Anhaltspunkte für die Bewertung eines Anbieters liefern.
Kosten von Praxissoftware
Die Preise für Praxissoftware unterscheiden sich nicht nur zwischen den Anbietern, sondern auch zwischen verschiedenen Tarifen und Praxiskonstellationen. Kosten können beispielsweise von der Anzahl der Ärzte, Arbeitsplätze, Standorte oder gebuchten Module abhängig sein.
Neben monatlichen oder jährlichen Lizenzkosten können einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration, Schulung, Hardware oder Installation entstehen. Auch zusätzliche Module, Schnittstellen und Supportleistungen können separat berechnet werden.
Ein sinnvoller Kostenvergleich sollte deshalb möglichst die Gesamtkosten berücksichtigen. Ein zunächst günstiges Praxisverwaltungssystem kann durch zahlreiche kostenpflichtige Zusatzmodule langfristig teurer sein als ein Anbieter, bei dem ein größerer Funktionsumfang bereits im Grundpreis enthalten ist.
Auch Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist sollten in den Vergleich einbezogen werden.
Worauf sollten Ärzte bei der Auswahl einer Praxissoftware achten?
Die Wahl einer Praxissoftware ist eine langfristige Entscheidung, da ein späterer Systemwechsel mit erheblichem Aufwand verbunden sein kann. Vor der Auswahl sollten daher die eigenen Anforderungen möglichst genau definiert werden.
Zu den wichtigsten Vergleichskriterien gehören der Funktionsumfang, die Eignung für die eigene Fachrichtung, Abrechnungsmöglichkeiten, Bedienbarkeit, Schnittstellen, TI-Anbindung, Datenschutz, Support und Kosten. Darüber hinaus können Vertragsbedingungen, verfügbare Apps, Serverstandort, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und die technische Plattform relevant sein.
Auch die zukünftige Entwicklung sollte berücksichtigt werden. Eine Praxissoftware sollte nicht nur die gegenwärtigen Anforderungen erfüllen, sondern möglichst auch zukünftige Veränderungen der Praxis und neue digitale Prozesse unterstützen können.
Praxissoftware vergleichen und passendes PVS finden
Der Markt für Praxissoftware ist vielfältig. Neben etablierten Praxisverwaltungssystemen mit einem sehr umfangreichen Funktionsangebot gibt es zunehmend neue Anbieter mit cloudbasierten und stärker modular aufgebauten Lösungen. Gleichzeitig existieren spezialisierte Systeme für bestimmte Fachrichtungen und Praxisformen.
Eine pauschal beste Praxissoftware gibt es daher nicht. Welche Lösung geeignet ist, hängt von der Fachrichtung, Praxisgröße, Abrechnungsart, vorhandenen IT-Infrastruktur und den gewünschten digitalen Funktionen ab.
Ein strukturierter Praxissoftware-Vergleich ermöglicht es Ärzten, Psychotherapeuten, Zahnärzten und Verantwortlichen in MVZ, die verfügbaren Praxisverwaltungssysteme anhand einheitlicher Kriterien gegenüberzustellen. Neben Funktionen und Preisen sollten dabei insbesondere Zielgruppe, Integrationen, technische Voraussetzungen und Vertragsbedingungen berücksichtigt werden.
So lässt sich gezielt die Praxissoftware auswählen, die nicht nur einzelne Anforderungen erfüllt, sondern möglichst gut zu den gesamten Arbeitsabläufen der jeweiligen Praxis passt.
