Die Abrechnung in der Zahnarztpraxis wird durch die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) sowie den Einheitlichen Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen (BEMA) vereinheitlicht.
Sowohl bei der GOZ als auch beim BEMA handelt es sich um einen Leistungskatalog zahnärztlicher Leistungen. Vereinfacht gesagt, finden Ärzte dort Angaben dazu, welchen Preis sie je Leistung, für die Anfahrt oder eventuelle Auslagen abrechnen dürfen.
Daneben haben Sie als Zahnarzt die Möglichkeit, in der Abrechnung gegenüber Privatpatienten und Selbstzahlern von den in GOZ und BEMA vorgegebenen Werten abzuweichen, indem Sie eine individuelle Honorarvereinbarung mit Ihren Patienten treffen (§ 2 GOZ). Diese gilt es, im Vorfeld schriftlich unterzeichnen zu lassen, um im Anschluss an die Behandlung keinen Diskussionsspielraum zu lassen. Zudem müssen Sie Ihren Patienten in diesem Fall im Vorfeld darüber aufklären, dass seine Krankenkasse die daraus entstehenden Mehrkosten womöglich nicht übernimmt (§ 2 Nr. 2 GOZ).
Worauf ist bei einer individuellen Honorarvereinbarung zu achten? In unserem Beitrag über Honorarvereinbarungen erhalten Sie alle Infos.
Die Abrechnung gegenüber Privatpatienten und Selbstzahlern findet in Deutschland gemäß der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) statt. Hierin wird geregelt, welche Preise Zahnärzte je Leistung abrechnen dürfen.
Da es sich bei der GOZ um eine Rechtsverordnung handelt, gilt sie als Berechnungsgrundlage für sämtliche Zahnärzte in Deutschland, die gegenüber Privatpatienten oder Selbstzahlern abrechnen. Rechtsgrundlage hierfür stellt § 15 Zahnheilkundegesetz (ZHG) dar, welches die Bundesregierung dazu ermächtigt, die zahnärztlichen Honorare mithilfe einer Gebührenordnung festzulegen.
Heil- und Kostenplan (HKP)
Vor der Behandlung erhält der Patient häufig einen Heil- und Kostenplan (HKP). Hierbei handelt es sich um eine Aufstellung der sinnvollen Behandlungsschritte (Heilplan) sowie der jeweiligen Kosten (Kostenplan). In der gesetzlichen Krankenversicherung sind die Heil- und Kostenpläne vor allem bei Zahnersatz verpflichtend und dienen der Bewilligung des Festzuschusses durch die Krankenkasse. Im Privatbereich nutzt der Zahnarzt Heil- und Kostenpläne als Kostenvoranschlag und als schriftliche Vereinbarung mit dem Patienten, insbesondere bei Verlangensleistungen, die über das medizinisch notwendige Maß hinausgehen.
Die Berechnung des zahnärztlichen Honorars erfolgt gemäß der GOZ anhand der folgenden Formel:
Honorar = Punktzahl der Leistung x Punktwert x Steigerungsfaktor
Wo Sie die Werte finden, die für die konkrete Berechnung erforderlich sind, erfahren Sie im Folgenden:
- Gebührenziffer: Jeder zahnärztlichen Leistung wird innerhalb der GOZ eine sogenannte Gebührenziffer zugeordnet. So ist beispielsweise der intraoralen Leitungsanästhesie die GOZ 0100 zugewiesen oder dem internen Sinuslift die GOZ 9110. Hierbei handelt es sich um die Nummerierung der Leistungen.
- Punktzahl: Jeder Gebührenziffer, also jeder Leistung, ist wiederum eine Punktzahl zugewiesen. Die Punktzahl je Leistung unterscheidet sich in Abhängigkeit von Aufwand und Komplexität der Leistung. So hat z. B. eine „eingehende Untersuchung zur Feststellung von Zahn-, Mund- und Kiefererkrankungen einschließlich Erhebung des Parodontalbefundes sowie Aufzeichnung des Befundes“ (GOZ 0010) eine Punktzahl von 100, während einem internem Sinuslift eine Punktzahl von 1.500 zugewiesen ist.
- Punktwert: Beim Punktwert handelt es sich um den Geldbetrag, der pro Punktzahl abgerechnet werden darf. Aktuell liegt der Punktwert bei 5,62421 Cent pro Punkt.
- Einfacher Gebührensatz: Werden die Punktzahl der jeweiligen Leistung und der fixe Punktwert multipliziert, ergibt sich daraus der einfache Gebührensatz, auch Einfachsatz genannt.
- Steigerungsfaktor: Da sich der zeitliche Aufwand und die Komplexität zahnärztlicher Behandlungen je nach Patient und konkretem Behandlungsfall unterscheiden, wird der einfache Gebührensatz mit einem Steigerungsfaktor multipliziert. Dieser liegt in der Regel zwischen 1,0 und 3,5 und wird je Behandlung individuell festgelegt.
- Regelhöchstsatz: Vom Regelhöchstsatz spricht man bei einer 2,3-fachen Steigerung des Gebührensatzes. Dieser Steigerungsfaktor wird im Regelfall, also bei einem durchschnittlichen Aufwand und einer durchschnittlichen Komplexität, herangezogen. Für Steigerungen, die über das 2,3-fache hinausgehen, müssen Sie eine Begründung abgeben.
- Höchstsatz: Vom Höchstsatz spricht man bei einer 3,5-fachen Steigerung. Eine höhere Steigerung des Gebührensatzes ist in der GOZ zunächst nicht vorgesehen. Möchten Sie für einen auffällig hohen Aufwand oder eine sehr komplexe Behandlung einen höheren Steigerungsfaktor als 3,5 verwenden, bedarf es im Vorfeld einer schriftlichen Honorarvereinbarung mit Ihrem Patienten. So können Sie im Zweifel nachträglich nachweisen, dass sich der Patient mit diesen erhöhten Kosten einverstanden erklärt hat.
- Auslagen & Wegegeld: Neben der medizinischen Behandlung selbst können Zahnärzte auch Anfahrtsaufwände (sogenanntes Wegegeld gemäß § 8 GOZ) oder andere Auslagen (§ 9 GOZ) in Rechnung stellen.
Beispielrechnung:
- Erbrachte Leistung: Einlagefüllung, einflächig
- Zugehörige Gebührenziffer: 2150
- Punktzahl: 1.141
- Punktwert: 0,0562421 Euro pro Punkt
- Aufwand & Komplexität: durchschnittlich
- Steigerungsfaktor: 2,3
Berechnung gemäß GOZ:
- Einfacher Gebührensatz = 1.141 x 0,0562421 Euro = 64,17 Euro
- 2,3-facher Gebührensatz = 1.141 x 0,0562421 Euro x 2,3 = 147,60 Euro
Neben dem Honorar von 147,60 Euro können Sie Aufwände für das zahntechnische Labor oder Materialkosten gemäß § 9 GOZ zusätzlich abrechnen.
Die GOZ besteht aus zwölf Paragraphen sowie dem eigentlichen Gebührenverzeichnis in den Abschnitten A bis L.
Aus den zwölf Paragraphen geht zunächst hervor, wie die zahnärztliche Abrechnung anhand der Gebührenordnung für Zahnärzte grundsätzlich funktioniert.
- § 1 – Anwendungsbereich: legt fest, in welchen Fällen die Abrechnung anhand der Gebührenordnung für Zahnärzte grundsätzlich zum Tragen kommt.
- § 2 – Abweichende Vereinbarung: regelt, wie Zahnarzt und Patient abweichende Honorarvereinbarungen wirksam treffen können.
- § 3 – Vergütungen: definiert, woraus sich die Vergütung zusammensetzt, nämlich aus Gebühren, Entschädigungen und Auslagenersatz.
- § 4 – Gebühren: bestimmt, wann eine Leistung gesondert berechnet werden darf.
- § 5 – Bemessung der Gebühren für Leistungen des Gebührenverzeichnisses: regelt den Gebührenrahmen und die Bemessung nach Schwierigkeit, Zeitaufwand und Umständen.
- § 6 – Gebühren für andere Leistungen: erlaubt die Abrechnung von Leistungen, die nicht im Gebührenverzeichnis stehen, zum Beispiel Leistungen gemäß GOÄ oder Analogleistungen.
- § 7 – Gebühren bei stationärer Behandlung: regelt die Gebühren bei stationären oder teilstationären Behandlungen.
- § 8 – Wegegeld: gibt an, welche Beträge als Wegegeld und Reiseentschädigungen berechnet werden dürfen.
- § 9 – Ersatz von Auslagen für zahntechnische Leistungen: regelt den Ersatz von Auslagen, insbesondere für zahntechnische Leistungen und Materialkosten.
- § 10 – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung: legt fest, wann die Vergütung fällig wird und welche Pflichtangaben eine GOZ-Rechnung enthalten muss.
- § 11 und § 12 – Übergangs- und Inkrafttretensvorschriften: regeln das Inkrafttreten der Verordnung und Übergangsfragen.
Neben den grundlegenden Paragraphen enthält die GOZ ein Gebührenverzeichnis mit den konkreten GOZ-Ziffern inkl. jeweils zugewiesener Punktzahl. Dieses Gebührenverzeichnis ist in elf Abschnitte untergliedert.
Keine geeignete GOZ-Ziffer gefunden? – Es gilt das Analogprinzip!
Falls Sie für eine von Ihnen erbrachte Leistung keine passende GOZ-Ziffer finden, können Sie sich alternativ an der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) orientieren und eine entsprechende GOÄ-Ziffer abrechnen. § 6 Abs. 2 GOZ regelt, welche GOÄ-Ziffern von Zahnärzten grundsätzlich abgerechnet werden dürfen. Finden Sie weder eine geeignete GOZ- noch eine geeignete GOÄ-Ziffer, dann gilt das Analogprinzip: In diesem Fall können Sie eine ähnliche Leistung abrechnen, die der tatsächlich erbrachten Leistung hinsichtlich Art, Zeitaufwand und Kosten am nächsten kommt.
Bei der Direktabrechnung stellt die Zahnarztpraxis die GOZ-Rechnung nicht dem Patienten, sondern direkt der privaten Krankenversicherung oder Beihilfestelle aus. Der Patient muss die Kosten in diesem Fall nicht vorstrecken, sondern gibt in der Regel eine Einwilligung oder Abtretungserklärung ab, die es der Praxis erlaubt, die Forderung unmittelbar gegenüber der Versicherung geltend zu machen.
Im System der gesetzlichen Krankenversicherung ist dieses Prinzip die Normalität: Vertragszahnärzte rechnen BEMA-Leistungen über die Kassenzahnärztliche Vereinigung mit den Krankenkassen ab; der Patient zahlt nur eventuelle Eigenanteile. Bei privat versicherten Patienten ist dagegen eigentlich das Kostenerstattungsprinzip vorgesehen. Die Direktabrechnung ist hier ein optionales Modell, das vom Tarif des Patienten, eventuellen Rahmenverträgen und der Zustimmung des Patienten abhängt.
Wichtig bleibt: Auch bei Direktabrechnung mit der PKV bleibt der Patient zivilrechtlich meist der eigentliche Schuldner. Kürzt die private Krankenversicherung die Erstattung, kann die Praxis offene Beträge weiterhin beim Patienten geltend machen. Aus Transparenzgründen sollte der Patient deshalb trotz Direktabrechnung eine Rechnungskopie oder Patienteninformation mit allen abgerechneten GOZ-Positionen erhalten.
Grundlage für die Abrechnung zahnärztlicher Leistungen gegenüber gesetzlich krankenversicherten Patienten stellt der Einheitliche Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen (BEMA) dar.
Die Abrechnung gegenüber GKV-Patienten unterscheidet sich neben dem zugrundeliegenden Leistungskatalog zudem darin, dass die Abrechnung direkt über die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV) erfolgt. Die Patienten müssen den Rechnungsbetrag damit nicht vorstrecken, sondern sind in die Zahlungsflüsse nicht involviert. Als Arzt schreiben Sie die Rechnungen damit nicht an die Patienten, sondern übermitteln die Dokumentation der erbrachten Leistungen stattdessen an die Kassenzahnärztliche Vereinigung, von der Sie anschließend auch Ihr Honorar erhalten.
Der Einheitliche Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen (BEMA) gilt als Grundlage für die zahnärztliche Abrechnung gegenüber GKV-Patienten. Rechtlich basiert der BEMA auf dem Sozialgesetzbuch 5 (SGB V) und den Richtlinien des Bundesausschusses der Zahnärzte und Krankenkassen.
Der Einheitliche Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen (BEMA) bestimmt damit (äquivalent zur GOZ bei Privatpatienten), welche Behandlungen die Krankenkassen ganz oder teilweise übernehmen und wie Vertragszahnärzte für diese Leistungen honoriert werden. Diese Leistungen werden als medizinisch notwendige Regelversorgung bezeichnet. Möchte ein Patient darüber hinausgehende, höherwertige oder zusätzliche Leistungen in Anspruch nehmen, können Sie diese als Selbstzahlerleistung anbieten. Die Abrechnung erfolgt dann im Falle solcher Selbstzahlerleistungen nach der GOZ oder auf Basis einer individuellen Honorarvereinbarung.
Sonderfall: Festzuschuss bei Zahnersatz
Ein typischer Sonderfall in der GKV-Abrechnung ist der Zahnersatz. Hier arbeitet die gesetzliche Krankenversicherung mit befundbezogenen Festzuschüssen statt einer reinen Sachleistung. Für jeden Befund ist definiert, welche Regelversorgung als medizinisch notwendig gilt und welchen Eurobetrag die Krankenkasse dafür übernimmt. Vor Behandlungsbeginn erstellt der Zahnarzt einen Heil- und Kostenplan, den der Patient zur Genehmigung bei seiner Krankenkasse einreicht. Danach steht fest, wie hoch der Festzuschuss ausfällt. Wählt der Patient eine höherwertige Versorgung, bleibt der Festzuschuss unverändert, während sich nur der Eigenanteil des Patienten erhöht. Die Praxis rechnet den Kassenanteil über die KZV mit der Krankenkasse ab und stellt dem Patienten nur seinen verbleibenden Eigenanteil in Rechnung.
Honorarverteilungsmaßstab (HVM)
Der Honorarverteilungsmaßstab (HVM) regelt, wie die Gesamtvergütung aus der GKV auf die zahnärztlichen Leistungen verteilt wird und welcher Eurobetrag am Ende für die abgerechneten BEMA-Punkte ausgezahlt wird. Die Gesamtvergütung wird zwischen Kassenzahnärztlicher Bundesvereinigung und GKV-Spitzenverband sowie auf Landesebene zwischen den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen und den Krankenkassen vereinbart. Für die verschiedenen Leistungsbereiche werden Honorarbudgets festgelegt, aus denen sich die Punktwerte und damit das Honorar der Vertragszahnärzte ergeben. Viele BEMA-Leistungen sind budgetiert. Wird das vereinbarte Gesamtbudget überschritten, kann sich die Vergütung pro Punkt verringern und es kann zu Honorarkürzungen für die Praxen kommen.
Die Abrechnung gemäß Einheitlichem Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen (BEMA) ist der GOZ-Abrechnung im Grunde sehr ähnlich. Es gibt jedoch ein paar entscheidende Unterschiede.
Honorar = Bewertungszahl der Leistung x Punktwert
Beispielrechnung:
- Erbrachte Leistung: Kieferorthopädische Untersuchung zur Klärung von Indikation und Zeitpunkt kieferorthopädisch-therapeutischer Maßnahmen
- BEMA-Nr.: 01k
- Bewertungszahl: 28 Punkte
- Regionaler Punktwert: beispielhaft 1,05 Euro pro Punkt (Hinweis: Der tatsächliche Punktwert wird zwischen der zuständigen KZV und den Krankenkassen vereinbart und variiert entsprechend.)
Berechnung gemäß BEMA:
Honorar = 28 Punkte x 1,05 Euro = 29,40 Euro
Die Zahnarztpraxis rechnet das Honorar in Höhe von 29,40 Euro direkt mit der zuständigen KZV ab.
Die Leistungen, die im Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen gelistet sind, gliedern sich in fünf Teile.
Der Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen (BEMA) enthält grundsätzlich diejenigen zahnärztlichen Leistungen, die medizinisch notwendig sind.
Selbstzahlerleistungen
Möchte ein gesetzlich versicherter Patient über das medizinisch notwendige Maß hinaus Leistungen in Anspruch nehmen, die lediglich auf Ästhetik abzielen oder den Komfort der Behandlung steigern, so können diese als Selbstzahlerleistung beauftragt werden. Diese Leistungen werden vollständig privat nach GOZ abgerechnet. Der Patient erhält eine GOZ-Rechnung und bezahlt die Kosten selbst oder reicht die Rechnung bei einer privaten Zusatzversicherung ein.
Mischfälle: Kombination aus BEMA und GOZ
Häufig werden medizinisch notwendige Behandlungen nach BEMA mit zusätzlichen Wunsch- oder Mehrleistungen kombiniert. In diesen Mischfällen rechnen Sie den Kassenanteil weiterhin nach BEMA ab. Die zusätzlichen Leistungen, zum Beispiel höherwertige Füllungen, eine ästhetische Zahnaufhellung oder eine professionelle Zahnreinigung, werden dem Patienten separat privat nach GOZ in Rechnung gestellt.
In allen Fällen, in denen Sie mit Ihren GKV-Patienten Verlangensleistungen vereinbaren, die somit medizinisch nicht notwendig sind, ist es erforderlich, dass Sie Ihre Patienten im Vorfeld darüber aufklären, welche Kosten von ihrer Krankenkasse getragen werden und welche Kosten sie entsprechend selbst übernehmen müssen. Hierzu eignet sich eine individuelle Honorarvereinbarung.
Die Abrechnung nach GOZ und BEMA unterscheiden sich maßgeblich in ihren Anwendungsbereichen, ihrem Ablauf und ihrer Flexibilität.
Neben dem Honorar für die eigene Behandlung müssen Zahnärzte oft auch (externe) Kosten für zahntechnischen Leistungen korrekt in die Abrechnung einbinden. Die Rechnung eines externen Labors geht in der Regel nicht direkt an den Patienten, sondern an die Zahnarztpraxis. Als Zahnarztpraxis hängen Sie die zahntechnische Rechnung dann als Anlage der zahnärztlichen Rechnung an.
Für gesetzlich versicherte Patienten erfolgt die zahntechnische Abrechnung nach dem Bundeseinheitlichen Leistungsverzeichnis Teil II (BEL II). Dieses Leistungsverzeichnis legt fest, welche zahntechnischen Leistungen in der GKV-Regelversorgung abrechnungsfähig sind. Auf Basis von § 57 Abs. 2 SGB V vereinbaren der GKV-Spitzenverband und der Verband Deutscher Zahntechniker-Innungen jährlich bundeseinheitliche Durchschnittspreise für diese BEL-Positionen. Die konkreten Höchstpreise werden anschließend auf Landesebene zwischen den regionalen Krankenkassenverbänden und den Zahntechniker-Innungen vereinbart und dürfen die bundeseinheitlichen Durchschnittspreise in der Regel nur in begrenztem Umfang, etwa um rund 5 Prozent, überschreiten.
Im Privatbereich, also in der Abrechnung gegenüber Privatpatienten und Selbstzahlern, gilt das Leistungsverzeichnis BEL II nicht. Stattdessen dient § 9 GOZ als rechtliche Grundlage für den Ersatz zahntechnischer Kosten gegenüber dem Patienten. Das Labor kalkuliert seine Preise in diesem Fall frei; der Zahnarzt darf dem Patienten anschließend nur die tatsächlich entstandenen, angemessenen Kosten in Rechnung stellen. Viele zahntechnische Labore nutzen zusätzlich die Bundeseinheitliche Benennungsliste für zahntechnische Leistungen (BEB) als interne Kalkulations- und Dokumentationshilfe. Die Anwendung der BEB ist allerdings freiwillig.
§ 10 Abs. 2 GOZ gibt an, welche Elemente auf einer zahnärztlichen Rechnung gemäß GOZ in jedem Fall enthalten sein müssen. Zudem liefert Anlage 2 der GOZ einen Liquidationsvordruck, der als Muster für die zahnärztliche Abrechnung herangezogen werden kann. Dabei ist es nicht verpflichtend, exakt diesen Vordruck zu verwenden, doch muss die zahnärztliche Abrechnung diesem Aufbau folgen und die darauf berücksichtigten Pflichtangaben enthalten.
Diese Pflichtangaben gelten für alle zahnärztlichen Leistungen, die nach GOZ abgerechnet werden, also sowohl für die Abrechnung gegenüber Privatpatienten als auch Selbstzahlern. Für GKV-Leistungen wiederum, die als Kassenleistungen über BEMA und KZV abgerechnet werden, ist eine Rechnung nach diesem Muster nicht erforderlich. Stattdessen läuft die Abrechnung in diesen Fällen über entsprechende Abrechnungsformulare nach SGB V und Verträge mit den Krankenkassen.
Ist die zahnärztliche Rechnung nicht vollständig oder enthält sie Fehler, haben Ihre Patienten das Recht, eine Korrektur einzufordern. In diesen Fällen verzögert sich die Zahlung unter Umständen. Es lohnt sich daher, bereits im Vorfeld sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind.
Pflichtangaben auf zahnärztlichen Rechnungen (gem. § 10 Abs. 2 GOZ):
- das Datum der Erbringung der Leistung,
- bei Gebühren die Nummer und die Bezeichnung der einzelnen berechneten Leistung einschließlich einer verständlichen Bezeichnung des behandelten Zahnes und einer in der Leistungsbeschreibung oder einer Abrechnungsbestimmung gegebenenfalls genannten Mindestdauer sowie den jeweiligen Betrag und den Steigerungssatz,
- bei Gebühren für vollstationäre, teilstationäre sowie vor- und nachstationäre privatzahnärztliche Leistungen zusätzlich den Minderungsbetrag nach § 7,
- bei Entschädigungen nach § 8 den Betrag, die Art der Entschädigung und die Berechnung,
- bei Ersatz von Auslagen nach § 9 Art, Umfang und Ausführung der einzelnen Leistungen und deren Preise sowie die direkt zurechenbaren Materialien und deren Preise, insbesondere Bezeichnung, Gewicht und Tagespreis der verwendeten Legierungen,
- bei nach dem Gebührenverzeichnis gesondert berechnungsfähigen Kosten Art, Menge und Preis verwendeter Materialien; die Auslagen sind dem Zahlungspflichtigen auf Verlangen näher zu erläutern.
Empfehlung: Zahlungsziel angeben
Auf Privatliquidationen ist es üblich und empfehlenswert, ein Zahlungsziel zu nennen. Zwar ist das Zahlungsziel kein Pflichtbestandteil nach § 10 GOZ, wird in der Praxis aber als Orientierungsangabe für Patienten empfohlen. Üblich sind Zahlungsziele von beispielsweise 14, 21 oder 30 Tagen nach Zugang der Rechnung. Viele Praxen wählen bei Privatpatienten ein etwas längeres Zahlungsziel, damit diese die Rechnung zunächst bei ihrer privaten Krankenversicherung einreichen können und nicht in Vorleistung gehen müssen. Wird das Zahlungsziel überschritten, können Sie den Patienten zunächst erinnern und anschließend ein Mahnverfahren eröffnen. Kommt es zum Zahlungsverzug, gelten die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Nach § 286 BGB kann ein Patient spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug geraten.
Für zahnärztliche Umsätze in Deutschland gilt das Umsatzsteuergesetz, genauer § 4 Nr. 14 UStG.
Umsatzsteuerfrei: Heilbehandlungen
Steuerfrei sind demnach Leistungen zur Vorbeugung, Diagnose, Behandlung oder Heilung von Zahn-, Mund- und Kiefererkrankungen.
Umsatzsteuerpflichtig: Leistungen ohne therapeutisches Ziel
Leistungen ohne therapeutisches Ziel sind hingegen steuerpflichtig. Hierzu zählen zum Beispiel rein kosmetische Behandlungen, Lehrtätigkeiten oder Publikationen. Auch der Verkauf von Produkten wie Zahnbürsten, Interdentalbürstchen oder Zahncreme unterliegt der Umsatzsteuer. Sofern die Umsatzsteuer erhoben wird, gilt es, diese in der Rechnung entsprechend auszuweisen.
Umsatzsteuerfrei: Kleinunternehmerregelung
Erbringt die Praxis nur geringe steuerpflichtige Umsätze, hat sie die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG zu nutzen. Voraussetzung hierfür ist, dass der steuerpflichtige Umsatz im vorangegangenen Jahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 100.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. In diesen Fällen muss und darf auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, auch wenn Leistungen grundsätzlich steuerpflichtig wären.
In der Praxis können Rechnungen sowohl steuerfreie Heilbehandlungen als auch steuerpflichtige Positionen enthalten. Ein Beispiel wäre die Kombination aus einer professionellen Zahnreinigung (umsatzsteuerfrei) und dem zusätzlichen Verkauf von Zahnbürste und Interdentalbürstchen (umsatzsteuerpflichtig, sofern keine Kleinunternehmerregelung genutzt wird). Auf der Rechnung ist in diesem Fall klar zu differenzieren, auf welche Leistungen die Umsatzsteuer erhoben wird und welche Rechnungspositionen steuerfrei sind.
Als Alternative zur internen Abrechnung haben Sie als Zahnarztpraxis die Möglichkeit, eine externe Abrechnungsstelle mit Ihrer Abrechnung zu betrauen. Professionelle Abrechnungsdienstleister stellen bei Ihnen vor Ort oder per Online-Fernzugriff sicher, dass die Abrechnung vollständig und fehlerfrei erfolgt, sodass Rückstellungen, Kürzungen und Rückfragen möglichst vermieden werden.
Besonders in der Abrechnung gegenüber Privatpatienten kann ein externer Abrechnungsservice sinnvoll sein. Da Patienten hier für die Zahlung selbst verantwortlich sind, besteht ein höheres Ausfall- und Verzugsrisiko als in der GKV-Abrechnung. Externe Abrechnungsstellen unterstützen Praxen dabei, diese Risiken zu reduzieren, offene Forderungen konsequent zu verfolgen und Honorare planbarer zu machen.
Externe Abrechnungsstellen übernehmen je nach Anbieter und gebuchtem Paket unter anderem folgende Aufgaben für Ihre Zahnarztpraxis:
- Erstellung von Heil- und Kostenplänen: Externe Abrechnungsstellen unterstützen bei der Erstellung von Heil- und Kostenplänen, prüfen die formale Richtigkeit und sorgen dafür, dass Kassenanteile und Eigenanteile korrekt ausgewiesen sind.
- GOZ- und BEMA-Abrechnung inklusive Monats- und Quartalsabrechnung: Der Dienstleister übernimmt die komplette Abrechnung nach GOZ und BEMA, bereitet Monats- und Quartalsabrechnungen auf, achtet auf korrekte Ziffernauswahl, Steigerungssätze und Laboranteile und überwacht Fristen gegenüber KZV und Kostenträgern.
- Kommunikation und Korrespondenz: Die Abrechnungsstelle übernimmt auf Wunsch die Abstimmung mit Patienten, Krankenkassen, Kassenzahnärztlicher Vereinigung, Beihilfestellen sowie ggf. Kammern und beantwortet Rückfragen zur Abrechnung.
- Mahnwesen und Inkasso: Offene Rechnungen werden überwacht und Zahlungserinnerungen und Mahnungen strukturiert versendet. Bei Bedarf wird ein professionelles Inkasso angestoßen, um Honorarausfälle zu reduzieren.
- Vorfinanzierung und Factoring: Viele Abrechnungsstellen bieten Vorfinanzierung oder Factoring an, kaufen Forderungen an und zahlen das Honorar vorab aus, sodass die Praxis ihre Liquidität verbessert und sich gegen Zahlungsausfälle absichern kann.
- Auswertung und Abrechnungscontrolling: Einige Anbieter erstellen zusätzlich Auswertungen zu Honorarentwicklung, Ausfallquoten und Abrechnungspotenzialen und unterstützen die Praxis bei der wirtschaftlichen Optimierung ihrer Abrechnung.
- Optionale Teilzahlungsmöglichkeiten für Patienten: Manche Anbieter ermöglichen zudem Ratenzahlungsmodelle, die größere Rechnungen für Patienten besser handhabbar machen und gleichzeitig die Liquidität Ihrer Praxis sichern.
Die Zusammenarbeit mit einer externen Abrechnungsstelle bietet für Ihre Praxis unter anderem folgende Vorteile:
- Weniger Verwaltungsaufwand & mehr Zeit für Patienten: Externe Abrechnungsstellen übernehmen Routineaufgaben rund um GOZ- und BEMA-Abrechnung, sodass in der Praxis mehr Zeit für die Behandlung Ihrer Patienten bleibt.
- Optimierte Abrechnung & höhere Erlöse: Durch die vollständige Erfassung aller Leistungen, eine professionelle Ziffernauswahl und passende Steigerungssätze werden Abrechnungspotenziale besser ausgeschöpft.
- Rechtssicherheit & weniger Rückfragen: Professionelle Abrechnungsservices kennen GOZ, BEMA, BEB sowie aktuelle Vorgaben im Detail und reduzieren so Formfehler, Kürzungen und Rückfragen von KZV, PKV, Beihilfe und Patienten.
- Verbesserte Liquidität & Ausfallschutz: Vorfinanzierung und Factoring sorgen für planbare Zahlungseingänge. Durch ein professionelles Mahn- und Inkassoverfahren wird das Risiko von Zahlungsausfällen, insbesondere bei Privatpatienten, deutlich reduziert.
- Überbrückung personeller Engpässe: Fällt internes Abrechnungspersonal aus oder ist chronisch überlastet, kann eine externe Abrechnungsstelle kurzfristig Kapazitäten bereitstellen und so ein konstantes Fortlaufen der Abrechnungsprozesse gewährleisten.
Die Abrechnung als Zahnarzt basiert im Kern auf zwei Bereichen: Privatpatienten und Selbstzahler werden nach der GOZ abgerechnet, gesetzlich versicherte Patienten nach dem BEMA über die KZV. Mischfälle entstehen, wenn zur GKV-Regelversorgung zusätzliche Wunsch- oder Mehrleistungen hinzukommen, die separat nach GOZ berechnet werden. Zahntechnische Leistungen und umsatzsteuerliche Fragen erhöhen die Komplexität zusätzlich. Externe Abrechnungsstellen können hier entlasten, indem sie sowohl GOZ- als auch BEMA-Abrechnungen strukturiert aufbereiten, Fehler reduzieren und Honorarpotenziale bestmöglich ausschöpfen.
