Abrechnungsservice – Warum Ärzte ihre Abrechnung nicht selbst erledigen sollten

Arzt und Zahnarzt kümmern sich in erster Linie um die Behandlung ihrer Patienten. Damit ihnen dafür ausreichend Zeit bleibt, ist die Organisation der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis enorm wichtig. Neben der Praxiseinrichtung und dem Personalmanagement nimmt der Bereich Abrechnung einen besonders hohen Stellenwert ein. Denn nur, wenn das vom Arzt bestimmte Abrechnungssystem kontinuierlich und reibungslos funktioniert, ist die Wirtschaftlichkeit der Praxis und somit deren Bestehen gesichert.

Bei der grundsätzlichen Überlegung, auf welches Abrechnungssystem der Arzt zukünftig vertrauen möchte, hilft ein Blick auf die bestehenden Alternativen. Da diese nicht immer klar voneinander zu trennen sind, werden in diesem Artikel die Unterschiede und die einzelnen Vorteile der verschiedenen Abrechnungsmodelle genauer betrachtet. Denn bei der Überlegung, welches System angewendet werden soll, geht es vor allem um die Fragen, von wem, aber auch von welchem Ort aus die Abrechnungen erfolgen sollen. Ob intern oder doch eher extern? Und welches ist bei gleich hohen Qualitätsstandards das kostengünstigste Modell?

Folgende drei Abrechnungsmodelle stehen dem Arzt dabei zur Auswahl:

1. festangestellte Abrechnungshelferin
2. externe Abrechnungshilfe
3. Abrechnungsstelle

Zunächst einmal ist festzustellen, dass der Arzt eine zusätzliche Mitarbeiterin in Festanstellung in sein Team aufnehmen kann. Da die anfallenden Arbeiten im Rahmen der privaten Abrechnung meist keine Vollzeitstelle (40 Stunden / Woche) ausfüllen, käme in dem Fall beispielsweise eine Aufteilung 2/3 Rezeption und 1/3 Abrechnung in Frage.

Daneben besteht die Möglichkeit, eine externe, selbständige Abrechnungshilfe zu beauftragen. Hierbei wird grundsätzlich außerhalb der Praxisräumlichkeiten gearbeitet, Ausnahmen in Form von temporärer Praxisanwesenheit sind jedoch auch bei diesem Modell möglich. Drittens kann der Arzt eine Abrechnungsstelle beauftragen, die den gesamten Abrechnungsservice – wenn gewünscht inklusive der Vorfinanzierung oder des Factorings – übernimmt. Unter Abrechnungsservice versteht man als Oberbegriff die Summe der Leistungen der extern beauftragten Abrechnungsdienstleister, sei es nun die externe Abrechnungshilfe oder die Abrechnungsstelle.

Der Vollständigkeit halber ist zu erwähnen, dass es auch Ärzte gibt, die ihre Abrechnung selbst erstellen. Ungeachtet der Tatsache, dass diese Lösung einen hohen Zeitaufwand erfordert (inklusive der Anzahl an ungeklärten oder gar fehlerhaften Rechnungen bzw. eines erforderlichen Mahnwesens), soll hier deshalb nicht näher darauf eingegangen werden, da die Vor- und Nachteile dieses Modells in den folgenden Abschnitten der internen und externen Abrechnungsdienstleister enthalten sind.

Eine festangestellte Abrechnungsunterstützung ist eine in Vollzeit oder Teilzeit angestellte Mitarbeiterin in der Arztpraxis, die sich um die Honorarabrechnung kümmert. Die interne Abrechnungshelferin kann dabei bei Bedarf auch zwischen ihrer Abrechnungsarbeit und Rezeptions- bzw. Praxistätigkeiten wechseln, sodass für die Patienten stets eine persönliche Bindung gegeben ist.

Die Vorteile einer Abrechnungshelferin, die in der Praxis arbeitet, liegen auf der Hand. Der Arzt selbst hat sozusagen vollen Zugriff auf sämtliche Daten und Rechnungen, bekommt dank jederzeit möglichem, direktem Kontakt zur Mitarbeiterin einen guten Überblick über eingehende und ausbleibende Zahlungen.

So kann vorkommen, dass Patienten nach der Einreichung einer Rechnung bei ihrer Privaten Krankenversicherung (PKV) Rückfragen gestellt bekommen, die sie zu klären haben. In dieser Situation ist es für den Privatpatienten vorteilhaft, bei Rückfragen zur Rechnung einen direkten Ansprechpartner vorzufinden, wodurch sein Vertrauen in die Praxis erhalten bzw. gestärkt wird. Dies umso mehr, da die Abrechnungshelferin täglich – oder zumindest regelmäßig – anwesend ist und die Kommunikation mit den Patienten jederzeit möglich ist.

Aber nicht nur der Patient selbst bewertet den persönlichen Kontakt zur Praxismitarbeiterin positiv. Ebenso verstärkt das Engagement der Abrechnungshilfe vor Ort die Bindung zu Arzt und Praxis. Dadurch tritt das gesamte Praxispersonal inklusive des Arztes oder Zahnarztes als Team auf und signalisiert somit eine patientenfreundliche und familiär geprägte Einheit.

Da die festangestellte Abrechnungshilfe im Gegensatz zum externen Abrechnungsdienst (Abrechnungshilfe, Abrechnungsbüro oder Abrechnungsstelle) nur in einer Praxis arbeitet, ist sie mit der vom Arzt gewählten Software des Abrechnungs-Programms bestens vertraut. Dies sorgt auf Dauer für gelassene Routine, die sowohl Zeit einspart als auch bei Abrechnungsfehlern einen souveränen Umgang mit dem Patienten bietet.

• Abrechnungssoftware kann von Arzt und Abrechnungshelferin bedient werden
• umfassender Austausch mit dem gesamten Team
• bewährtes Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Abrechnungshelferin

Demgegenüber lassen sich jedoch auch einige Nachteile der Festanstellung einer Abrechnungshelferin ausmachen.

• Festgehalt mit Lohnnebenkosten, unabhängig vom Umfang der Abrechnungskapazitäten
• Ausfall bei Urlaub, Krankheit, Fluktuation oder Weiterbildungsmaßnahmen
• Mehraufwand an Zeit und Geld, wenn Ersatz erforderlich wird
• zusätzliche Kosten für Fortbildung (Abrechnungssoftware, neue Richtlinien etc.)
• Fortbildungen finden oft unregelmäßig statt oder können ganz ausfallen, wodurch die Abrechnungshilfe nicht stets auf dem aktuellen Stand wäre
• unter Umständen eine zu sanfte Haltung bei Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen

In Abhängigkeit von der Praxisgröße gehen wir in unserer Berechnung davon aus, dass die anfallende Arbeitszeit für die praxisinterne Abrechnung ca. drei Stunden pro Tag umfasst (demnach 15 Arbeitsstunden pro Woche). Die verbleibenden 25 Stunden der 40 Stunden Woche verteilen sich auf die Mitarbeit an der Rezeption sowie sonstigen Praxisarbeiten.

In diesen beispielhaft dargestellten Berechnungen sind wir von kalkulatorischen Kosten in Höhe von jährlich 45.000 € ausgegangen, wovon 16.875 € auf die Honorarabrechnung entfallen.

Einer der Hauptgründe, weshalb sich Ärzte für einen externen Abrechnungsdienst entscheiden, ist die gewonnene Flexibilität. Der Arzt muss kein Monatsgehalt an seine Angestellte entrichten, und zahlt demzufolge auch nicht den urlaubs- oder krankheitsbedingten Arbeitsausfall. Allein letztgenannte Kosten belaufen sich in der Summe durchschnittlich auf etwa 20 % des Jahresgehaltes. Stattdessen sind lediglich die Leistungen zu entrichten, die auf Seiten der externen Abrechnungshilfe tatsächlich anfallen.

Hinzu kommt, dass der Arzt ganz flexibel auf den variablen Umfang seiner eigenen Rechnungen reagieren kann. Demnach kann er selbst entscheiden, wie lange er die angebotene Dienstleistung überhaupt in Anspruch nehmen möchte. Eine im Ergebnis effektive Kostenersparnis, mit der die Verpflichtung, monatliche Gehälter zahlen zu müssen, nicht konkurrieren kann, da keine periodisch wiederkehrende fixe Summe zu entrichten ist. Mitunter kann sogar die stunden- oder minutenweise Abrechnung der Leistung einer Abrechnungshelferin vereinbart werden. Besonders interessant für den Arzt: Dienstleistungen wie die externe Abrechnungshilfe sind nicht nur sozialabgabenfrei, sondern auch steuerlich absetzbar.

In dem Zusammenhang ist auch die Effektivität über das gesamte Jahr zu sehen, da die Abrechnungshilfe, sofern es kein Ein-Personen-Büro ist, keinen zeitlichen Ausfall zu verzeichnen hat, sondern stattdessen die gesamten 52 Wochen zur Verfügung steht. Dies erweist sich neben den messbaren monetären Vorteilen auch im Hinblick auf eine verlässliche Kontinuität der einzelnen Abrechnungen als spürbarer Gewinn für Arzt und Praxis.

• mehr Flexibilität, da Personalkosten eingespart werden können / keine Monatsgehälter gezahlt werden müssen
• ganzjährig verfügbar
• keine Ausfälle wegen Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
• private Abrechnung erfolgt je nach Auftragsvolumen (auch stundenweise Abrechnung)
• regelmäßige Fortbildungen ohne Praxisausfall
• Kenntnis aktueller Richtlinien und Gesetzesänderungen
• hohe Berufserfahrung
• Gebühren sind sozialabgabenfrei und steuerlich absetzbar
• aktuelle Software, die für eine Vielzahl von Arztpraxen verwendet wird
• zeitnahe Abwicklung der Leistungen bzw. schnelle Überweisung direkt nach Abrechnung
• konsequente Leistungsabrechnung gegenüber Patienten aufgrund erweiterter Fachkompetenz
• professionelle Patientenbetreuung
• vereinfachte Ratenzahlungsvereinbarungen
• Gewinn- und Umsatzsteigerung durch Zeitgewinn für Patientenbetreuung

• keine Patientennähe
• kein Teil des Praxisteams

Wir gehen in dem Kostenbeispiel von einem Stundensatz von 55 € aus. Zudem setzten wir ein gewisses Maß an Effizienz gegenüber der internen Abrechnungshelferin voraus. Diese zeitliche Ersparnis ergibt sich dadurch, dass ein externer Dienstleister ausschließlich mit der Abrechnung beschäftigt und demnach nicht durch den Praxisbetrieb abgelenkt oder aus der Arbeit herausgerissen wird. Unser Beispiel setzt 30 Stunden Arbeit pro Monat durch den externen Abrechnungsdienst an.

Hinzuzurechnen sind im Vergleich die Ausgaben für eine Mitarbeiterin, die ausschließlich an der Rezeption arbeitet:

Danach ergibt sich aus der Kombination der externen Abrechnungshilfe und der festangestellten Mitarbeiterin für die Rezeption (25 Stunden / Woche) eine beispielhafte Gesamtsumme in Höhe von:

23.562 € + 16.874 € = 40.436 €

Vergleicht man diese Ausgaben mit der Lohnbelastung einer internen Abrechnungshilfe, die zugleich Praxisarbeiten übernimmt, so ergibt sich in unserer Aufstellung eine Differenz, die sich wie folgt darstellt:

45.000 € – 40.436 € = 4.564 € (Kostenersparnis)

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten, da es hinsichtlich der fachlichen Kompetenz selbstverständlich verstärkt auf den Einzelfall ankommt. So kann eine Mitarbeiterin, die ganz in den Praxisbetrieb übernommen wurde, ebenso gut oder sogar besser ausgebildet bzw. geeignet sein als die externe Abrechnungshelferin. Dennoch ist davon auszugehen, dass eine selbständig tätige Abrechnungshelferin eher gehalten ist, sich in punkto Fortbildungen regelmäßig intensiver qualifizieren bzw. auf dem Laufenden halten kann, als es einer festangestellten Mitarbeiterin möglich ist. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiterin in der Arztpraxis / Zahnarztpraxis quasi „zweigleisig“ gefordert ist, also sowohl privatärztliche Abrechnungen als auch sonstige Praxisarbeiten zu übernehmen hat. Wie bereits erörtert, ist im Fall einer geplanten Fortbildung zudem ein Ausfall zu verbuchen, der folglich seitens des Arztes sowohl zeitlich zu verschmerzen als auch finanziell zu tragen ist.

Ein externer Abrechnungsservice (Abrechnungshilfe bzw. Abrechnungsbüro) ist aufgrund der fachlich unbestrittenen Kompetenz jederzeit in der Lage, auf alle Belange der Patienten professionell reagieren zu können. Zum einen kann der Arzt sich und die Praxis somit vom Thema Abrechnung inhaltlich distanzieren, gleichzeitig kann er getrost auf seinen beauftragten Abrechnungsservice verweisen. Denn dieser übernimmt in diesen Fällen die professionelle Betreuung der Patienten, falls es Fragen zu den Rechnungen geben sollte.

Die klassische Abrechnungsstelle ist für viele Ärzte oder Zahnärzte der erste Ansprechpartner, wenn es darum geht, einen externen Dienstleister für Abrechnungen zu beauftragen. Wenn der Arzt seine unternehmerische Priorität für die Praxis und ihre Wirtschaftlichkeit vor allem in der Patientenbehandlung sieht und demzufolge sämtliche Abrechnungsangelegenheiten von einem Dritten erledigt haben möchte, gibt es im Grunde keine Alternative zur Abrechnungsstelle.

So gelten alle oben aufgeführten Vorteile der externen Abrechnungshelferin bzw. eines externen Abrechnungsbüros gleichermaßen für die (externe) Abrechnungsstelle. Denn damit möchte der Arzt / Zahnarzt vor allem eines gewinnen: kostbare Zeit.
Wenn sich diese gewonnene Zeit schließlich anhand eines deutlich höheren Umsatzes und Gewinns zeigt, gerade weil sich der Arzt weder um das Schreiben der Rechnungen, um Eingangszahlungen, Erinnerungsschreiben, Mahnungen oder gar gerichtliche Mahnbescheide kümmern muss, ist auch ihm klar, dass er das für ihn effektivste Paket gewählt hat.

Weitere Vorteile einer privatärztlichen Verrechnungsstelle bzw. noch mehr überzeugende Gründe für den Arzt / Zahnarzt, seine Abrechnungsverwaltung in vertrauensvolle Hände abzugeben, indem man auf einen umfassenden Komplettservice setzt, finden sich in unserem Blogartikel Factoring – 11 Vorteile einer privatärztlichen Abrechnungsstelle.

Hier eine kurze Zusammenfassung der Vorteile:

• umfangreiches Forderungsmanagement mit Mahnwesen und Inkassoservice
• Honorarausfallschutz
• schnelle und direkte Erhöhung der Liquidität
• Ausfallschutz, d. h. Arzt bekommt sein Geld, auch wenn der Patient nicht (direkt) zahlt
• Reduzierung der unternehmerischen Steuerlast
• hohe Patientenzufriedenheit, da Teilzahlungen ermöglicht oder verlängerte Zahlungsfristen eingeräumt werden können

Die Abgabe der kompletten Abrechnungsverwaltung bietet dem Arzt und seinen Mitarbeiterinnen natürlich die Möglichkeit, sich voll und ganz auf die Patienten und die Praxisarbeit konzentrieren zu können. Auch wenn der Arzt die Abrechnungsarbeit nicht selbst übernimmt und diese stattdessen von einer festangestellten Abrechnungshilfe in der Praxis erledigt wird, so sorgt die Auslagerung dieses Postens für deutlich mehr Ruhe und Freiraum. Das Arzt-Patienten-Verhältnis bleibt somit von Abrechnungsfragen unberührt. Daneben kann sich die allgemeine Praxisorganisation auf ihre Kernkompetenzen fokussieren, was einem reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeiten zugutekommt.

Gleiches gilt wenn Klärungsbedarf in der Kommunikation mit der Krankenkasse bzw. der Ärztekammer bestehen sollte. Auch in diesen Situationen entlastet die Berufserfahrung eines externen Abrechnungsdienstleisters die Arztpraxis / Zahnarztpraxis sowohl zeitlich als auch gedanklich.

• keine Patientennähe
• kein Teil des Praxisteams

Sowohl externe Abrechnungshelferinnen als auch Abrechnungsstellen bieten teilweise auch Seminare und Schulungen in der Arztpraxis für Arzt und sein Team an. Zum einen werden damit die Praxismitarbeiterinnen schneller eingearbeitet. Zum anderen kann der Arzt / Zahnarzt derartige Coachings als gezielte Fortbildungsmaßnahmen für seine Mitarbeiterinnen nutzen.

Für den Fall, dass die Abrechnung intern abgewickelt wird, lassen sich durch solche Coachings durch externe Abrechnungsdienstleister sozusagen von außen einen fachmännischen Blick auf die praxisinterne Abrechnung werfen. So können Fehler korrigiert bzw. das Abrechnungssystem als Ganzes weiter optimiert werden. Denn neben potentiellen Qualitätssteigerungen, bei denen das vorhandene System bewertet und verbessert wird, können gleichzeitig neue Abrechnungsquellen aufgedeckt und umsatzsteigernd angewandt werden. Im Rahmen einer solchen Überprüfung und Beratung steht dann nicht selten auch die verwendete Software auf dem Prüfstand. Hier wird gezielt getestet, welche Software sich von Anfang an (z. B. für Gründer) am besten für die jeweilige Abrechnung eignet oder auf welche Software man unter Umständen umsteigen sollte.

Es gibt aber auch Fortbildungen für das Praxispersonal für eine Optimierung der Zusammenarbeit mit der Abrechnungsstelle. So lassen sich Effizienzsteigerungen auf beiden Seiten erreichen und Zeit und Kosten sparen.

Die Kosten einer Abrechnungsstelle unterscheiden sich stark voneinander. Kostentreiber sind häufig das jährliche Abrechnungsvolumen und die Anzahl der Rechnungen. Aber auch der durchschnittliche Rechnungsbetrag und Zusatzleistungen wie Vorfinanzierung oder Factoring beeinflussen die Preise der Honorarabrechnung durch einen Abrechnungsdienstleister. Aufgrund der mitunter intransparenten Konditionen der verschiedenen Verrechnungsstellen ist der Arzt auf einen transparenten Vergleich angewiesen.

Es ist und bleibt die persönliche Entscheidung des Arztes, in welcher Form er seine Abrechnungen erledigen will. Wie ausgeführt, hat er die Wahl zwischen einer internen Lösung, wonach der Arzt selbst oder eine festangestellte Mitarbeiterin als Abrechnungshelferin die Arbeit erledigen können. Daneben obliegt es seiner eigenen Einschätzung, stattdessen einen externen Abrechnungsdienst zu beauftragen; hier stehen für den Arzt die externe Abrechnungshilfe bzw. das externe Abrechnungsbüro oder die Abrechnungsstelle zur Verfügung.
Entscheidet sich der Arzt aus guten Gründen für das externe Modell, so bleibt die Abrechnungsstelle dank ihrer umfangreichen Absicherung und einem Komplettservice alternativlos als bequemste und unterm Strich gewinnträchtigste Lösung übrig.

• schneller, professioneller Ersatz, wenn Mitarbeiterinnen wegen Krankheit oder Schwangerschaft ausfallen
• Hilfe online bzw. vor Ort
• Ausfall wird ohne Nachteile für Praxis und Patienten kompensiert
• ganzjährig einsatzfähig
• Schulungen oder Coachings für Praxismitarbeiterinnen vor Ort
• sozialabgabenfrei und steuerlich absetzbar
• detaillierte Abrechnung per Stunden / Minuten statt vollen Monatsgehältern

Wie flexibel sich die Dienstleistung einer externen Abrechnungshilfe für den einzelnen Arzt oder Zahnarzt erweist, zeigt sich vor allem in der Möglichkeit, mit einer festangestellten Abrechnungshelferin der Praxis zusammenzuarbeiten. Denn dies muss sich keineswegs ausschließen. Wenn der Arzt an dem internen Modell festhalten und seine Mitarbeiterin und damit die Abrechnungsverwaltung in der Praxis behalten will, kann er in der Kombination dennoch auf die Leistungen einer externen Abrechnungshilfe zurückgreifen – und dadurch von den Vorzügen dieser Dienstleistung profitieren.

So kann beispielsweise der personelle Ausfall der Mitarbeiterin schnell durch die Inanspruchnahme der externen Abrechnungshilfe kompensiert werden. Je nachdem wie weit die Kooperation bereits gediehen ist, kann die sofortige Hilfe entweder vor Ort oder auch online vonstattengehen.
Dank der Erfahrung und der erworbenen Fähigkeit, sich schnell in andere Systeme (oder ins gleiche System) einarbeiten zu können, sind die liegengebliebenen Abrechnungen zeitnah zu korrigieren; sodass der etwa krankheitsbedingte Ausfall der Mitarbeiterin weder zu Verzögerung noch finanziellen Einbußen führt.