Die Abrechnung gegenüber Privatpatienten stellt Ärzte und Zahnärzte vor die Frage, ob sie die Abwicklung intern mit ihrem eigenen Team übernehmen oder sie lieber an einen externen Abrechnungsservice auslagern möchten. Sowohl die interne Abwicklung als auch die externen Abrechnungsdienstleister bringen für Ärzte und Zahnärzte Vor- und Nachteile mit sich, die es im Einzelfall abzuwägen gilt. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Gegenüberstellung, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen soll.
Die Abrechnung von Privatleistungen – etwa für Privatpatienten oder Selbstzahler – bringt in der Praxis nicht nur ein enormes Umsatzpotenzial, sondern gleichzeitig einen erheblichen organisatorischen und personellen Aufwand mit sich. Neben der Erstellung der Rechnungen sind auch das Überwachen von Zahlungseingängen, das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie gegebenenfalls das Einleiten von Inkassoverfahren erforderlich.
Darüber hinaus ist eine regelmäßige Weiterbildung unerlässlich, da sich gebührenrechtliche Vorgaben und die Auslegung der einschlägigen Gebührenordnungen regelmäßig verändern. Um eine korrekte und rechtssichere Privatabrechnung sicherzustellen, muss das Abrechnungspersonal regelmäßig geschult werden. Neben der hauptverantwortlichen Person ist es zudem wichtig, dass auch eine Vertretung für den Krankheits- oder Urlaubsfall entsprechend vorbereitet ist.
Dem Aufwand stehen gleichzeitig Vorteile gegenüber. Die interne Abrechnung ermöglicht zum Beispiel die persönliche Betreuung der Patienten aus einer Hand. So haben Sie und Ihr Praxisteam im Rahmen der internen Abwicklung die Möglichkeit, auf die individuelle Situation Ihrer Patienten einzugehen. Damit können Sie unter anderem im Mahnwesen beliebig verfahren oder Zahlungsziele für einzelne Patienten nach Bedarf anpassen.
Laut Einschätzung aus dem Markt haben sich inzwischen mehr als die Hälfte aller Arztpraxen für die Zusammenarbeit mit einem externen Abrechnungsservice entschieden.
Das Leistungsangebot der Abrechnungsstellen umfasst unter anderem die Korrespondenz rund um die Abrechnung, eine konsequente Kontoführung und natürlich das Honorar- und Forderungsmanagement, welches im Fall der Nichtzahlung zudem konsequenterweise in einem Mahnverfahren mündet.
Weitere Dienstleistungen von Abrechnungsfirmen sind:
- Prüfung der Rechnungsdaten
- Überprüfung und Ermittlung von Patientenadressen
- Rechtskonforme Rechnungsstellung
- Schriftverkehr mit Patienten und Krankenkassen
- Bonitätsprüfungen
- Buchhaltung und Kontoführung
- Schriftliche Dokumentation des Abrechnungsstatus
- Plausibilitätsprüfung und Optimierung der Arztrechnungen
- Rechnungsversand
- Optional: Sofortauszahlung innerhalb 24 Stunden
- Forderungsmanagement mit mehreren Mahnstufen (inkl. anwaltlicher Mahnung)
Die Gründe für Ärzte, einen externen Abrechnungsservice zu engagieren, sind vielfältig. Zum einen machen sich Ärzte durch die Auslagerung der Abrechnung unabhängig von personellen Ausfällen, etwa durch Urlaub, Krankheit oder Mutterschutz. Zum anderen profitieren sie davon, dass externe Abrechnungszentren ihr Personal regelmäßig und eigenverantwortlich fortbilden – ohne dass dadurch der Praxisbetrieb unterbrochen wird.
Ein weiterer Vorteil: Das gesamte Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und gegebenenfalls Inkassoverfahren wird vom Abrechnungsdienstleister übernommen. Je nach Bedarf können auch Tarife mit Honorarausfallschutz (sogenanntes Factoring) vereinbart werden, die jedoch mit einem Aufpreis verbunden sind. Einige Anbieter ermöglichen den Patienten darüber hinaus zusätzliche Services wie Ratenzahlungen oder verlängerte Zahlungsfristen.
Sobald Sie sich dafür entschieden haben, einen externen Abrechnungsservice zu engagieren, stellt sich schnell die Frage nach den Kosten.
Der Markt für privatärztliche Abrechnungsdienstleister in Deutschland ist unübersichtlich und stark fragmentiert. Neben kleinen, regional tätigen Büros gibt es auch größere Abrechnungszentren, die teils zu Konzernen gehören. Einheitliche Leistungsstandards fehlen, und viele Anbieter veröffentlichen ihre Preise nicht. Das macht es für Praxen schwierig, die Leistungen und Konditionen objektiv miteinander zu vergleichen. Daher ist es erforderlich, dass Sie bei jedem potenziell infrage kommenden Abrechnungszentrum individuell anfragen, Ihre Daten preisgeben und Angebote einholen. Dabei stellen sich unter anderem die folgenden Fragen:
- Passt dieses Abrechnungsunternehmen überhaupt zu meiner Praxis?
- Bietet es das von mir favorisierte Abrechnungsmodell an?
- Wie sind die Auszahlungsmodalitäten?
- Wonach bemessen sich die Konditionen?
Die letztgenannte Frage wirkt unscheinbar, kann aber einen großen Unterschied ausmachen. Denn die Vielzahl der Abrechnungsfirmen verwendet kein einheitliches System zur Bepreisung. Vielmehr existieren zahlreiche Konditionsmodelle, wie beispielsweise:
- Prozentualer Anteil Ihres Honorarvolumens
- Prozentualer Anteil Ihres Honorarvolumens + Gebühr pro Rechnung
- Fixer Preis pro Rechnung
Zudem existieren Preisstaffeln, die sich neben dem absoluten Honorarvolumen beispielsweise auch auf die durchschnittliche Rechnungshöhe beziehen können. Hinzu kommen Extraleistungen, Zusatzbeiträge und Grundgebühren, die von Abrechnungsservice zu Abrechnungsservice variieren und den entscheiden Unterschied in den finalen Kosten ausmachen können. Darüber hinaus gewähren manche Anbieter Sonderkonditionen, etwa für Praxisgründer oder bei besonders hohem Abrechnungsvolumen.
Sie planen eine eigene Praxis zu gründen oder zu übernehmen? In unseren Beiträgen zu den Themen Praxisgründung und Praxisübernahme erhalten Sie alle wichtigen Infos.
Ergänzend zu den klassischen Tarifmodellen auf Basis des Honorarvolumens bieten viele kleinere Abrechnungsbüros oder selbständige Abrechnungshilfen auch eine Vergütung nach Zeitaufwand an – etwa auf Stunden- oder Minutenbasis. Diese Option eignet sich besonders für Praxen, die punktuell Unterstützung benötigen, etwa bei personellen Engpässen oder saisonalen Belastungsspitzen. Ein Vorteil: Die Kosten solcher Dienstleistungen sind sozialabgabenfrei, steuerlich absetzbar und lassen sich ohne langfristige Vertragsbindung flexibel nutzen. Auch eine Kombination aus interner und externer Abrechnung ist möglich – etwa, wenn die eigene Abrechnungskraft krankheitsbedingt ausfällt oder eine Urlaubsvertretung benötigt wird.
Tipp: Auch eine Kombination aus interner und externer Abrechnung ist möglich – etwa, wenn die eigene Abrechnungskraft krankheitsbedingt ausfällt oder eine Urlaubsvertretung benötigt wird.
Die Herausforderung aus Ärztesicht besteht also darin, in der Fülle der Möglichkeiten die individuell am besten passende Option ausfindig zu machen. Ein objektiver Vergleich fällt da auf eigene Faust häufig sehr schwer und ist – wenn überhaupt – nur mit sehr hohem Zeitaufwand machbar. Aus diesem Grund lassen sich einige Ärzte von Praxisberatern unterstützen, die sich auf die Praxisoptimierung spezialisiert haben. Eine kostengünstigere Alternative stellt unser Abrechnungsstellen-Vergleichsrechner dar.
Wie unterschiedlich die Preisgestaltung bei Abrechnungsdienstleistern ausfallen kann, zeigt ein direkter Blick in unseren kostenlosen Vergleichsrechner. Auf Basis dreier Beispielpraxen – einer allgemeinärztlichen, einer fachärztlichen und einer zahnärztlichen Praxis – wurde ein Überblick über die anfallenden Kosten erarbeitet:
- Allgemeinärztliche Praxis: 100.000 € Privatumsatz (500 Rechnungen) jährlich
- Fachärztliche Praxis: 250.000 € Privatumsatz (1.000 Rechnungen) jährlich
- Zahnärztliche Praxis: 400.000 € Privatumsatz (800 Rechnungen) jährlich
In diese Eingabemaske des Vergleichsrechners wurden die jeweiligen Honorardaten eingegeben.
In unserem Abrechnungsstellen-Vergleich wurden hierzu 66 verschiedene Tarife ausgewertet, darunter 28 Angebote, die sich speziell auf die klassische Honorarabrechnung beziehen. Die Bandbreite reicht dabei von einfachen Basistarifen bis hin zu umfangreichen Premium-Paketen mit Zusatzleistungen.
Für jede Abfrage wird eine Ergebnisliste mit allen zutreffenden Tarifen ausgegeben.
Über die reine Kostenübersicht hinaus bietet der Rechner auch Einblick in zahlreiche weitere Leistungsmerkmale der Anbieter. So können Sie gezielt angebotene Zusatzservices einsehen oder nach bestimmten Kriterien filtern, die für Ihre Praxis besonders relevant sind. Ob Sie erstmals nach einem passenden Dienstleister suchen oder Ihren aktuellen Anbieter hinterfragen möchten: Der Vergleichsrechner unterstützt Sie dabei, schnell und unkompliziert eine fundierte Entscheidung zu treffen. Jetzt kostenlos den Vergleichsrechner starten.
Die in der nachfolgenden Tabelle dargestellten Ergebnisse der Auswertungen zeigen deutliche konditionelle Spannen. Preisunterschiede von teilweise über 100 % zwischen günstigstem und teuerstem Tarif unterstreichen die Notwendigkeit eines sorgfältigen Anbietervergleichs.
Neben der reinen Kostenübersicht bietet der Rechner auch Einblick in zahlreiche weitere Leistungsmerkmale der Anbieter. Zudem können Sie gezielt nach Kriterien filtern, die für Ihre Praxis besonders relevant sind (beispielsweise besondere Gründertarife).
Ob Sie erstmals nach einem passenden Dienstleister suchen oder Ihre aktuelle Lösung hinterfragen möchten: Der Vergleichsrechner unterstützt Sie dabei, schnell und unkompliziert eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Die interne Abwicklung beansprucht Zeit Ihres Praxisteams, die an anderer Stelle im Praxisbetrieb fehlen kann. Durch den Zeitaufwand verursacht die interne Abrechnung dementsprechend Personalkosten, welche in der Praxis häufig unberücksichtigt bleiben (die berühmten Eh-da-Kosten). Da die Medizinische Fachangestellte in der Zeit der Abrechnung jedoch auch andere, abrechenbare Aufgaben übernehmen könnte, sollten diese Kosten in Ihrer Kalkulation unbedingt Berücksichtigung finden.
Um Ihnen eine Kalkulation der Kosten zu erleichtern, finden Sie im Folgenden eine Beispielrechnung.
In Abhängigkeit von der Praxisgröße kann in der Berechnung in etwa davon ausgegangen werden, dass die anfallende Arbeitszeit für die praxisinterne Abrechnung ca. drei Stunden pro Tag umfasst (demnach 15 Arbeitsstunden pro Woche). Bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden, ergibt das einen Anteil von 37,5 %, den die MFA für die Abrechnung aufwendet. Die verbleibenden 25 Stunden Arbeitszeit pro Woche können sich auf die Mitarbeit an der Rezeption sowie sonstige Praxisarbeiten verteilen.
Geht man von jährlichen Personalkosten in Höhe von 52.800 Euro und einem wöchentlichen Aufwand von 15 Arbeitsstunden (37,5 % der Gesamtarbeitszeit) aus, ergeben sich für die Honorarabrechnung Kosten in Höhe von 19.800 Euro (37,5 % * 52.800 € = 19.800 €).
Gegenüber den zuvor dargestellten Fremdkosten für Honorarabrechnung scheint sich die interne Lösung somit als deutlich kostenintensiver darzustellen. Darüber hinausgehende Leistungen wie eine Vorfinanzierung oder gar ein Ausfallschutz sind in den dargestellten internen Personalkosten noch nicht enthalten und würde die interne Lösung noch teurer werden lassen.
Wenn Sie als Arzt oder Zahnarzt von den Vorteilen eines externen Abrechnungsservices profitieren möchten, bietet der Markt grundsätzlich drei unterschiedliche Abrechnungsmodelle.
- Honorarabrechnung
- Vorfinanzierung
- Factoring
Diese drei Abrechnungsmodelle unterscheiden sich darin, wie schnell Sie die Liquidität aus Patientenzahlungen erhalten und wer das Risiko eines möglichen Zahlungsausfalls trägt.
Im Rahmen der reinen Honorarabrechnung übernimmt der Abrechnungsdienstleister die vollständige Abwicklung Ihrer Privatliquidation. Er erstellt die GOÄ-Rechnungen, versendet sie an die Patienten und fordert die fälligen Beträge ein. Die Auszahlung der eingegangenen Honorare erfolgt, sobald die Zahlung Ihres Patienten bei Ihrem Abrechnungsdienstleister eingegangen ist – üblicherweise ein- bis zweimal im Monat.
Ausfallrisiko: verbleibt beim Arzt
Kosten: günstigste Abrechnungsform
Neben der reinen Honorarabrechnung umfasst die sogenannte Vorfinanzierung die vorzeitige Auszahlung der Honorare. In diesem Fall erhalten Sie Ihr Honorar, noch bevor der Patient seine Rechnung beglichen hat. Der Auszahlungstermin wird im Vorfeld vertraglich festgelegt; üblich ist eine Überweisung des Honorars innerhalb von 7, 15 oder 30 Tagen nach Einreichung der Abrechnungsdaten. Durch diese Vorauszahlung profitiert die Praxis von einem spürbaren Liquiditätsvorteil. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt Zahlungsausfälle entstehen sollten, werden diese der Praxis in Abzug gebracht. Aus diesem Grund wird die Vorfinanzierung auch als „unechtes Factoring“ bezeichnet.
Ausfallrisiko: verbleibt beim Arzt
Kosten: meist teurer als Honorarabrechnung, günstiger als Factoring
Beim sogenannten Factoring (auch „echtes Factoring“) wird das Risiko eines Zahlungsausfalls vollständig vom Abrechnungsdienstleister übernommen. Die Arztpraxis gibt dabei wie gewohnt die Privatabrechnung ab und bekommt die fällige Summe vorab ausgezahlt. Im Unterschied zur Vorfinanzierung wird das Risiko potenzieller Zahlungsausfälle (sog. Delkredererisiko) in diesem Fall jedoch von der Abrechnungsstelle getragen. Mögliche Zahlungsausfälle gehen dadurch nicht zulasten der Praxis, sondern zulasten des Abrechnungsdienstleisters. Da Sie sich mit diesem Abrechnungsmodell eine Art Versicherung einkaufen, sind die Kosten entsprechend höher als bei der reinen Honorarabrechnung oder der Vorfinanzierung. Aufgrund dieser höheren Kosten wird echtes Factoring zumeist in Zahnarztpraxen eingesetzt, da dort oft ein erhöhter Fremdkostenanteil herrscht und dieser jeden Zahlungsausfall finanziell spürbar werden lässt.
Ausfallrisiko: geht auf Abrechnungsstelle über
Kosten: teuerste Abrechnungsform
Welches Abrechnungsmodell für Sie die richtige Wahl ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für Praxen mit einem sehr geringen Anteil an Privatleistungen und einem niedrigen Rechnungsdurchschnitt ist häufig eine Honorarabrechnung ausreichend.
Mit steigendem Abrechnungsvolumen steigen üblicherweise auch die Kosten für mehr Personal, weshalb eine zeitnahe Gutschrift des erwirtschafteten Honorars auf dem Praxiskonto wünschenswert ist. Demnach ist eine Vorfinanzierung immer dann sinnvoll, wenn ein großer Teil der monatlich abgerechneten Privathonorare zur Deckung der eigenen Kosten in der Praxis benötigt wird.
Bleiben Sie im Falle eines Zahlungsausfalls neben der eigenen geleisteten Zeit auch auf Fremdkosten sitzen, kann Factoring sinnvoll sein. Daher ist dieses Abrechnungsmodell vor allem bei Zahnärzten beliebt.
Faustregel: Je früher das Honorar ausbezahlt wird, desto höher sind die Kosten für den Abrechnungsservice.
Bevor Sie sich für einen Abrechnungsdienstleister entscheiden, lohnt sich ein genauer Blick auf die vertraglichen Rahmenbedingungen. Prüfen Sie im Zuge dessen unter anderem die folgenden Fragen:
- Wird eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart?
- Wie lange ist die Kündigungsfrist?
- Fallen neben den leistungsabhängigen Gebühren auch fixe Kosten oder Mitgliedsbeiträge an?
- Ist ein Mindestumsatz erforderlich?
Welche Konditionen für Sie sinnvoll sind, hängt stark von Ihrer Praxisgröße, dem Privatanteil und Ihren organisatorischen Abläufen ab. Neben Preisstruktur und Vertragsdetails sollten Sie zudem einen Blick auf das zusätzliche Leistungsangebot werfen. Viele Anbieter gehen über die reine Abrechnung hinaus und bieten zum Beispiel betriebswirtschaftliche Beratungen, Unterstützung in Abrechnungsfragen oder digitale Tools und Apps an. Weitere mögliche Leistungen sind Laborsplitting, individualisierte Rechnungsformulare mit Praxislogo, eine Ankaufgarantie (Blindankauf) oder die Organisation von Fortbildungen und Schulungen.
Auch Services mit direktem Patientennutzen, wie z. B. die Möglichkeit von Ratenzahlungen oder längeren Zahlungszielen, können Ihre Praxis entlasten und zugleich die Zahlungsmoral Ihrer Patienten positiv beeinflussen. Einige Abrechnungsstellen liefern zudem detaillierte Analysen, etwa Auswertungen zu offenen Posten, Abrechnungsübersichten oder gebührenrechtliche Vergleiche innerhalb Ihrer Fachgruppe. Wenn Ihnen Transparenz und fundierte Auswertungen besonders wichtig sind, empfiehlt es sich, diese Punkte ebenfalls in Ihre Entscheidung einfließen zu lassen.
Falls Sie den Anbietervergleich nicht selbst durchführen möchten, besteht die Möglichkeit, auf unser kostenloses Vergleichsportal für Abrechnungsstellen zurückzugreifen.
Ob die Privatabrechnung intern oder extern erfolgt, ist eine individuelle Entscheidung, die von verschiedenen Faktoren beeinflusst wird – unter anderem von der Praxisgröße, der Fachrichtung und dem Anteil an Privatpatienten. Auch organisatorische Aspekte wie Personalverfügbarkeit, Vertretungsregelungen und Fortbildungsbedarf spielen eine wichtige Rolle.
Ein externer Abrechnungsservice kann dabei eine wertvolle Entlastung darstellen: Er reduziert den administrativen Aufwand, verbessert die Liquiditätsplanung und sorgt dafür, dass Honorare zuverlässig und rechtssicher abgerechnet werden. Gleichzeitig profitieren Sie von aktuellen gebührenrechtlichen Kenntnissen und einem professionellen Forderungsmanagement – ohne eigenes Personal binden zu müssen.
Da sich die Anbieter, Preismodelle und Leistungen stark unterscheiden, ist ein transparenter Vergleich entscheidend. Unser Abrechnungsstellenvergleich unterstützt Sie dabei, schnell und unkompliziert den passenden Anbieter für Ihre individuellen Anforderungen zu finden und sich zwischen der Honorarabrechnung, der Vorfinanzierung oder dem Factoring für das richtige Abrechnungsmodell zu entscheiden. So sparen Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern sichern sich auch wirtschaftliche Vorteile für Ihre Praxis.
