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Damit Sie als Arzt oder Zahnarzt nicht umsonst arbeiten: So optimieren Sie Praxis und Abrechnung gewinnbringend

Praxisalltag

Deutsche Ärzte und Zahnärzte arbeiten zu viel und zu lang. Meistens drückt sich der Einsatz in entsprechend hohen Honoraren aus. Dennoch fühlt so mancher Arzt: Es müsste mehr sein, mehr Geld auf dem Konto. Was tun also, wenn die ärztliche Leistung in messbarem Widerspruch zu den erzielten Einnahmen steht? In der Fachsprache heißt das, der Fallwert liegt deutlich unter der gleich bleibenden Fallzahl. Wenn der Arzt Honorarverluste hinnehmen musste oder sogar lange gar nicht wusste, dass ihm Geld fehlt, ist es an der Zeit, die gesamte Praxis einer Überprüfung zu unterziehen. Denn im Durchschnitt verschenken Ärzte und Zahnärzte pro Quartal potentielle Honorarbeträge in Höhe von mehreren tausend Euro! Mit ein paar Tricks und Tipps zur Praxisoptimierung kann der Arzt jedoch seine Kassen wieder auffüllen und gleichzeitig für ein reibungsloses Abrechnungssystem sorgen.

So rechnen Sie als Arzt korrekt und gewinnbringend ab

Beginnen wir gleich mit dem wichtigsten Punkt der Praxisorganisation: der Dokumentation aller Behandlungen und sonstigen ärztlichen Leistungen. Davon ist sowohl das Bestehen als auch die dauerhafte Wirtschaftlichkeit der gesamten Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis inklusive der Gehälter für Arzt bzw. Zahnarzt und MitarbeiterInnen abhängig. Denn nur was im Zuge der Behandlung hinreichend schriftlich festgehalten wird, kann auch später in Rechnung gestellt werden. Für den Fall, dass der Arzt seine Rechnungen selbst erstellt, sind die folgenden Einzelschritte Grundvoraussetzung, um Honorarverluste zu vermeiden.

  1. Lückenlos funktionierendes System der Behandlungsdokumentation
  2. Kenntnis aller in Frage kommenden Gebührenpositionen gemäß EBM (Einheitlicher Bewertungsmaßstab) und GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte)
  3. Vollständige Abrechnung aller Positionen unabhängig von RLV und QZV
  4. Einrichten eines Mahnwesens bzw. Beauftragung eines Inkasso-Services

Abgerechnet wird nur, was dokumentiert ist.

Die richtige Organisation: Wer rechnet welche Leistungen wann ab?

Damit der Arzt sein Geld bekommt, darf keine Leistung vergessen werden. Da jedoch bei der Patientenbehandlung mehrere PraxismitarbeiterInnen beteiligt sein können, ist eine Aufteilung der Zuständigkeit oberste Pflicht. Nur wenn genau bestimmt wurde, wer wann welche Leistungen dokumentiert, können Irrtümer hinsichtlich der einzelnen Behandlungsschritte vermieden werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die einzelne Mitarbeiterin die selbst vorgenommene Behandlung notiert oder ob die Gesamtabrechnung eines Patienten einer einzelnen Person obliegt. Wichtig ist die zeitnahe Überprüfung der Dokumentation, welche demzufolge möglichst am gleichen Tag erfolgen sollte. Denn schon nach ein paar Wochen können einzelne Details der Behandlung nicht mehr rekonstruiert und somit auch nicht in Rechnung gestellt werden! Die Folge ist ein lückenhaftes Abrechnungssystem, das – übers Jahr summiert – zu einem beachtlichen Honorarverlust führen kann.

Kenntnisse der Gebührenordnungen müssen auf dem aktuellen Stand sein

Wenn der Arzt die Abrechnung seiner internen Abrechnungshilfe überträgt, muss er sich stets darauf verlassen können, dass seine Mitarbeiterin über sämtliche Gebührenpositionen Bescheid weiß. Ein selbst motiviertes, wiederholt angewandtes Studium der Gebührenordnungen bzw. regelmäßig organisierte Schulungen schaffen die Voraussetzung für eine fehlerfreie Abrechnung. Zu einer effektiven Abrechnung gehört außer dem Fachwissen über Gebührennummern selbstverständlich die Fähigkeit, das vom Arzt verwendete Abrechnungssystem selbst zu beherrschen. Nur wer sich bei den fortlaufenden Änderungen im Bereich Abrechnung auf dem neuesten Stand hält, indem er z. B. entsprechende Schulungen besucht, kann fehlerfrei und vollständig abrechnen.

Jede Leistung kann abgerechnet werden – unabhängig von RLV und QVZ

Noch immer glauben viele Ärzte, dass sie nicht alle Behandlungen berechnen dürften, da entweder das Regelleistungsvolumen (RLV) bzw. das qualifikationsgebundene Zusatzvolumen (QVZ) bereits erreicht bzw. überschritten sei. Hier liegt jedoch ein gewaltiger Irrtum vor. Wenn der Arzt oder der Zahnarzt derartige Selbstkürzungen vornimmt, bringt er sich um einen nicht unerheblichen Teil seines Honorars. Denn grundsätzlich kann jede Behandlung berechnet werden. Die Leistungen, die über das RLV bzw. QVZ hinausgehen, werden lediglich abgestaffelt vergütet. Mehr noch: Die durch die vorgenommene Selbstkürzung erreichte niedrige Gesamtpunktzahl stellt gleichzeitig die Grundlage für die Berechnung der RLV im entsprechenden Quartal des Folgejahres dar. Denn grundsätzlich wird seitens der Krankenversicherungen diese (angeforderte) Gesamtpunktzahl des Vergleichsquartals im Vorjahr für die neue Berechnung der RLV herangezogen – eine Regelung, die sich für die Ärzte äußerst negativ auswirken kann.

Nur ein zuverlässiges Mahnwesen schützt vor Honorarverlusten

Selbst wenn die Rechnung korrekt erstellt wurde, kommt es bei Privatpatienten immer wieder vor, dass die Zahlung ausbleibt. Zahlungserinnerungen schreiben, Mahnschreiben verfassen oder gar den Rechtsweg bemühen, sorgt zusätzlich für Stress und immensen Zeitverlust. Daher ist der Arzt gut beraten, wenn er entweder ein gut funktionierendes Mahnwesen eingerichtet hat oder aber die Dienste einer Abrechnungsstelle oder eines Inkasso-Services in Anspruch nimmt. Die hierbei entstehenden Gebühren stellen nur einen Bruchteil der drohenden finanziellen Verluste dar, wenn der Privatpatient gemahnt und/oder verklagt werden muss.

Weitere Maßnahmen, die dem Arzt helfen, Geld zu sparen:

  1. Der Patient verlangt umfassende Gewährleistung, da z. B. seine extra angepasste Prothese beschädigt ist? Bevor der Arzt oder der Zahnarzt für den Schaden aufkommt, sollte er nach den ursächlichen Gründen für den Reparaturfall forschen und den Patienten befragen. Nicht selten liegt zumindest teilweise ein Mitverschulden seitens des Patienten vor, wenn Prothesen, Implantate o. ä. nachgebessert werden müssen. Demzufolge ist der Arzt nicht in jedem Fall gezwungen, Gewährleistung oder gar einen „Garantiefall“ anbieten zu müssen, und kann dadurch einen Teil der entstehenden Kosten auf den Patienten abwälzen.
  2. Der Zahnarzt ist berechtigt, für Leistungen, die im praxiseigenen Labor entstanden sind, eigene (Gebühren-)Nummern bzw. Beschreibungen und Inhalte zu geben. Das bedeutet, dass der Arzt sich nicht ausschließlich auf die Preise der BEL (Bundeseinheitliches Leistungsverzeichnis) berufen muss, sondern daneben die Bundeseinheitliche Benennungsliste (BEB) hinzuziehen darf. Berücksichtigt man zudem die Möglichkeit der individuellen Preisgestaltung bezüglich der verwendeten Materialien, kann der Arzt deutlich mehr Honorar verbuchen.
  3. Preisänderungen der Materialien beachten! Da sich verschiedene Materialien erheblich im Preis unterscheiden, ist darauf zu achten, jährliche Aktualisierungen anzupassen. Wer hier Preiserhöhungen (auch mehrfach im Jahr) verpasst, zahlt am Ende verlustreich drauf.
  4. Wenn der Patient verpflichtet ist, für besondere Zusatzleistungen (z. B. Zahnersatz) extra Zahlungen leisten zu müssen, sollte der Arzt unbedingt darauf achten, dass der Patient umfassend über die Kosten informiert ist. Um Honorarverluste zu vermeiden, muss der Privatpatient nicht nur über die Mehrkosten unterrichtet werden, der Arzt sollte – insbesondere bei Abrechnungen über dem 3,5fachen Satz – Vereinbarungen mit dem Patienten schriftlich festhalten. Erst mit der Unterschrift des Privatpatienten ist der Arzt seiner Informationspflicht nachgekommen und kann sich auf bei der Rechnungserstellung auf die getroffene Vereinbarung berufen.
  5. Um eine reibungslose Routine der alltäglichen Arbeitsschritte in der Praxis zu erreichen, sollte der Arzt eine möglichst exakte Aufgabenerteilung festlegen. Dazu gehört unter anderem der Arbeitsbereich der internen Abrechnungshilfe, der sowohl örtlich wie auch inhaltlich klar umrissen sein sollte. Eine Praxismitarbeiterin, die sich im Bereich der Rezeption um Verwaltungsarbeiten kümmert und nebenbei die Abrechnung erledigt, sollte zeitlich entlastet werden, um Ungenauigkeiten zu verhindern. Das exakte Definieren des Arbeitsplans inklusive der Einrichtung eines abgegrenzten Arbeitsplatzes (z. B. eigenes Büro) sorgt für „klare Verhältnisse“ und eine fehlerfreie Abrechnung, welche dem Arzt/Zahnarzt das (vollständige) Honorar einbringt, das er auch tatsächlich verdient.
  6. Wie bereits erwähnt, kann bei der Leistungsdokumentation und der Rechnungserstellung das Führen eines Tagesprotokolls hilfreich sein. Denn dadurch ist gewährleistet, dass die ärztlichen Leistungen zeitnah festgehalten werden und die Behandlung umfänglich, da lückenlos, in Rechnung gestellt werden kann.

Schluss mit Honorarverlusten! Mit diesen Tipps und Tricks optimieren Sie Ihre Praxis und das Abrechnungssystem.

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Wie eine gelungene Praxisoptimierung mehr Gewinn einbringt

Neben der reinen Abrechnungsoptimierung, ist auch im Bereich der Praxisgestaltung meist ein erhöhter Verbesserungsbedarf gegeben. Erst wenn der Arzt und seine PraxismitarbeiterInnen eine patientenfreundliche Atmosphäre gestalten können, die überdies mit einem klaren Behandlungsplan (inklusive Rechnungserstellung) von statten geht, ist allen Zielen gedient. Denn durch logische Arbeitsaufteilung und beruhigende Patientenbetreuung rückt der Heilungserfolg in den Vordergrund. MitarbeiterInnen wissen um ihre Kompetenzen und Verantwortungen, der Arzt selbst hat wenig bis keinen Korrekturbedarf.

1. Vorteil: Checkliste

Wie sehr sich das Anlegen einer Checkliste lohnen kann, wissen vor allem Praxisgründer. Bis der Arzt und sein Team den Ablauf sämtlicher Handgriffe auswendig kennen, vergeht mehr Zeit als zur Verfügung steht. Um diesen Prozess beschleunigen, aber auch in seiner Effektivität optimieren zu können, bietet sich das Erstellen einer Liste an, anhand derer sich jede/r MitarbeiterIn orientieren kann.

Wird eine solche Checkliste in regelmäßigen Abständen geprüft und aktualisiert, ergeben sich hieraus folgende Vorteile für die Arztpraxis:

  • Das Ziel, mehr Effektivität zu erreichen, wird klar festgelegt.
  • Dadurch sollen Fehlerquellen und Schwachstellen aufgedeckt werden.
  • Gerade neue MitarbeiterInnen sind für eine direkte Hilfe dankbar, wenn sie am Anfang einzelne, unbekannte Arbeitsschritte nachschlagen können.
  • Ändert sich das Personal, geht mit einer Checkliste kein Wissen verloren, denn alles Wissenswerte ist schriftlich verankert.
  • Das für die Praxisarbeit Wesentliche ist enthalten
    • Genaue Inhalte
    • unterschiedliche Prozessbeschreibungen bzw. Bestimmen von Teilaufgaben
    • Ablaufskizzen zur besseren Anschaulichkeit
    • Definieren von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Eine Checkliste dient auch als Leitfaden für den Arzt selbst, wenn Krisen-, Motivations- oder Kritikgespräche erforderlich sind. Danach wird der Ablauf eines Gesprächs erläutert, welches sachlich und lösungsorientiert geführt werden muss.

2. S – M – A – R – T (Prozessmanagement auch für Arztpraxen)

Im Rahmen der Praxisoptimierung kann die Anwendung eines Prozessmanagements für mehr Struktur, barrierefreie Abläufe und letztendlich mehr Ertrag auf dem Arztkonto sorgen. Das vordergründige Ziel ist dabei stets die Kunden- bzw. Patientenzufriedenheit, denn deren Bedürfnisse sollten beim Praxisbesuch in erster Linie berücksichtigt werden. Ziel des Prozessmanagements bleibt jedoch, einen Überblick über alle einzelnen Prozesse zu gewinnen, damit diese optimiert und für die gesamte Praxis gewinnbringend umgesetzt werden können.
Das Prozessmanagement basiert auf fünf verschiedenen Ebenen:

S (spezifisch)
Das Ziel bzw. die Ziele sollten klar formuliert sein, damit Missverständnisse vermieden werden.

M (messbar)
Damit ist der Zeitpunkt gemeint, ab dem das Ziel erreicht ist. Nur wenn die einzelnen Qualitätsstandards festgelegt wurden, kann eine exakte Bewertung erfolgen.

A (angemessen)
Das Ziel sollte erstrebenswert sein bzw. die Qualität der Arztpraxis erhöhen.

R (realistisch)
Die Praxis sollte so gestaltet bzw. ausgestattet sein, dass es jeder/m einzelnen MitarbeiterIn möglich ist, das Ziel zu erreichen.

T (terminiert)
Um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, sollte ein Termin festgelegt werden, an dem die Entwicklung der Prozesse überprüft werden.

3. Ohne Termin(planung) geht nichts!

Die verschiedenen Termine unterscheiden sich unter anderem in Dauer der Patientenbehandlung und in ihrem Ertrag für die Praxis. Dabei stehen zeitlicher Aufwand und gezahltes Honorar nicht unbedingt im entsprechenden Verhältnis zueinander. Demzufolge sollte der Arzt für besonders ertragreiche Behandlungen besondere Terminierungen festlegen. Die Aufteilung dieser bevorzugten Termine lassen sich am besten in extra Zeitblöcken aufteilen. Durch solche reservierten Zeitfenster kann der Arzt in diesen für ihn wichtigen Fällen flexibel reagieren.

Gleichzeitig können Schmerzpatienten, also diejenigen, die bei akutem Schmerz unangemeldet erscheinen, an den Rand der Sprechstunden gelegt werden. Mit der Behandlung am Ende des Vormittags bzw. des Nachmittags werden Patienten mit Termin nicht benachteiligt. Gleiches gilt dementsprechend für unpünktliche Patienten.

Kommt der Patient unpünktlich oder erscheint gar nicht erst zum Termin, bietet sich zudem das persönliche Anschreiben des Patienten an, um einen neuen Termin auszumachen.

Oberste Priorität hat jedoch die eigentliche Kompetenzverteilung bei der Terminvergabe: In der Praxis muss klar geregelt sein, wer die Termine vergibt und wer als Stellvertreter zur Verfügung steht. Bei erfahrenen PraxismitarbeiterInnen kann sich die Terminvergabe auch auf mehrere Personen verteilen. Dabei sollte jede/r Verantwortliche/r (ungefähr) wissen, welche Behandlungszeit bei welcher Behandlung eingeplant wird, damit der Terminplan realistisch eingehalten werden kann.

4. Effektive Praxisverschönerungen mit großer Auswirkung

Zum Schluss noch ein paar Anregungen für die „optische“ Praxisoptimierung, die einen nicht unbeachtlichen Effekt auf die Patientenzufriedenheit bzw. die Stress- und Barrierefreiheit für die Praxisangestellten haben können. Dabei kann eine Neugestaltung der Arztpraxis in vielen verschiedenen Bereichen erfolgen.

  • Damit häufig wiederkehrende Behandlungsabläufe schnell von der Hand gehen, ist eine systematisch angelegte Grundordnung von essentieller Bedeutung. So sollten etwa alle Materialien an den gewohnten Orten liegen und nach erprobtem System wieder ersetzt werden.
  • Das optische Erscheinungsbild der Arztpraxis ist vielleicht der erste Eindruck, den der Patient von der Praxis gewinnt. Daher sollten dringend notwenige Renovierungsarbeiten an Wänden, Türen und Böden zeitnah erfolgen. Denn wenn – neben der Behandlung – auch die Praxis selbst überzeugt, wird der Patient gern wieder kommen.
  • Neben Sauberkeit spielt die Übersichtlichkeit eine große Rolle. Dies gilt insbesondere für den Platz, den der Patient zuerst anvisiert, die Rezeption. Dort sollten Intranet (Praxisnetzwerk) und die gesamte EDV-Versorgung so installiert sein, dass kein „Kabelsalat“ zu sehen ist. Neben der geordneten Ruhe, die dadurch vermittelt wird, profitieren natürlich auch die MitarbeiterInnen von der Übersichtlichkeit an ihrem Arbeitsplatz. In dem Zusammenhang sorgt zudem eine ausreichend helle, aber nicht aufdringliche Beleuchtung für gefällige Atmosphäre.
  • Apropos Ruhe: Keineswegs unterschätzen sollte der Arzt die Akustik in seiner Praxis. Neben schrillem Telefonklingeln wird eine laute Geräuschkulisse vom Wartezimmer über die Rezeption bis hin zum Behandlungszimmer als störend empfunden. In technischer Hinsicht können Deckenabsorber für wirkungsvolle Abhilfe sorgen.

Wenn es darum geht, Verbesserungen im Praxisalltag zu erreichen, muss sich auch der Arzt als professioneller Manager zeigen. Dabei wird er im Bereich Abrechnung am ehesten seine Prioritäten setzen. Denn wenn der Arzt/Zahnarzt sein intern geregeltes Abrechnungssystem nicht perfekt eingerichtet hat, läuft er Gefahr, größere Honorareinbußen selbst zu verschulden. Die hier erläuterten Tipps und Tricks sollten seine Honorarverluste jedoch auf ein verschwindend geringes Maß verringern. Wie gezeigt, bieten zudem die Bereiche Organisation und Praxisgestaltung genügend Raum, um die Praxis weiter in Richtung Effektivität und Patientenzufriedenheit zu optimieren.

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Wir bitten um Verständnis, dass wir zugunsten eines besseren Leseflusses überall dort, wo alle Geschlechtsformen erwähnt sein sollten, nur die männliche Schreibweise verwenden.

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