Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses das Recht auf ein Arbeitszeugnis (§ 109 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO)). Dieser Anspruch verfällt drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Achtung:
Das Recht auf ein Arbeitszeugnis ist unabhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Somit müssen Sie beispielsweise auch dann ein Arbeitszeugnis ausstellen, wenn Sie einen medizinischen Fachangestellten bereits nach einer Woche wegen Fehlverhaltens entlassen haben.
In einem Arbeitszeugnis sind ausschließlich klare und verständliche Formulierungen zu wählen (§ 109 Absatz 2 GewO). Es dürfen keine missverständlichen Doppeldeutigkeiten einfließen. Ebenso sind – selbsterklärend – Unwahrheiten verboten. Obwohl ein Arbeitszeugnis ehrlich verfasst werden soll, muss es gleichzeitig auch „wohlwollend“ formuliert werden. Das bedeutet, dass keine negativen Formulierungen enthalten sein dürfen. Stattdessen hat sich eine Zeugnissprache entwickelt, mithilfe derer Sie auch schlechtere Benotungen in positive Worte verpacken lassen.
Damit Sie sich noch bestmöglich an die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche, die Kompetenz sowie die Arbeitsbereitschaft Ihres ehemaligen MFA erinnern, ist es empfehlenswert, Arbeitszeugnisse möglichst zeitnah nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses auszustellen. Zudem erleichtern Sie Ihren ehemaligen Mitarbeitern dadurch die zukünftigen Bewerbungsprozesse und vermeiden, dass es zu eventuellen Rechtsstreitigkeiten kommt, bei denen Ihr ehemaliger MFA sein Arbeitszeugnis einklagt.
Abhängig vom Inhalt des Arbeitszeugnisses und dem Zeitpunkt der Ausstellung, wird zwischen einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen sowie Zwischenzeugnissen unterschieden.
Das einfache Zeugnis muss mindestens die Art sowie die Dauer der Tätigkeit angeben und somit nachweisen, dass der medizinische Fachangestellte bei Ihnen beschäftigt war (§ 109 Absatz 2 GewO). Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält somit ausschließlich sachliche und objektive Angaben. Einschätzungen, Benotungen, Ihre Meinung sowie Angaben zu Leistung und/oder Arbeitsbereitschaft sind in diesem Zeugnis hingegen fehl am Platz.
Notwendige Angaben in einem einfachen Zeugnis sind:
- Vollständiger Name (Vorname + Nachname)
- Geburtsdatum
- Berufsbezeichnung
- Ausgeübte Tätigkeit, Aufgaben
- Anfangs- und Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses
- optional, auf Wunsch des ehemaligen Mitarbeiters: Grund der Entlassung
Anstelle eines einfachen Zeugnisses kann der Arbeitnehmer bei Ihnen ein qualifiziertes Zeugnis anfordern (§ 109 Absatz 2 GewO). Dieses muss neben den Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses zusätzlich Angaben zu Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers enthalten und somit nachweisen, wie der medizinische Fachgestellte bei Ihnen gearbeitet hat (§ 109 Absatz 2 GewO).
Durch diese Bewertung bietet das qualifizierte Arbeitszeugnis den Medizinischen Fachangestellten einen deutlich größeren Mehrwert in zukünftigen Bewerbungsprozessen. Daher sind qualifizierte Arbeitszeugnisse gängiger als die vereinfachte Form.
Angaben, die in dem qualifizierten Arbeitszeugnis für Ihren ehemaligen MFA enthalten sein sollten, sind:
- Alle Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses
- Leistungsbeurteilung des MFA
- Beurteilung des Sozialverhaltens
Einen detaillierteren Überblick über die Bestandteile und Fragestellungen, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis beantwortet werden sollten, finden Sie im Abschnitt Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses für MFA.
Neben einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen, kann zusätzlich das Zwischenzeugnis unterschieden werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Ihre Praxis an einen Nachfolger übergeben und Ihren Medizinischen Fachangestellten zum Abschluss Ihrer ärztlichen Tätigkeit ein Arbeitszeugnis aus Ihrer Sicht ausstellen wollen, da Sie bei einer eventuellen Kündigung in einigen Jahren keinen Einfluss mehr auf das Arbeitszeugnis hätten, das von Ihrem Nachfolger geschrieben würde.
Grundsätzlich gelten für ein Zwischenzeugnis dieselben Vorgaben wie bei einem qualifizierten Zeugnis: eindeutige und wohlwollende Worte, keine negativen Formulierungen und keine Doppeldeutigkeiten.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte wie folgt gegliedert sein:
- Überschrift: „Arbeitszeugnis“
- Einleitungssatz
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum und -ort
- Berufsbezeichnung
- Eintritts- und Austrittsdatum
- Wöchentliche Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit/Anzahl der Stunden)
- Kurzvorstellung der Praxis
- Fachbereich
- Größe
- Anzahl der Patienten pro Quartal
- Stadt/Gemeinde
- Stichpunktartige Tätigkeitsbeschreibung
- Medizinische Aufgaben
- Administrative Aufgaben
- Hauptteil im qualifizierten Arbeitszeugnis: Leistungsbeurteilung
- Arbeitsbereitschaft
- Arbeitsbefähigung
- Fachwissen
- Arbeitsweise & Arbeitsstil
- Arbeitserfolge
- Hauptteil im qualifizierten Arbeitszeugnis: Beurteilung des Sozialverhaltens
- Umgang gegenüber Vorgesetzten
- Umgang gegenüber Kollegen
- Umgang gegenüber Patienten
- (optional) Führungskompetenzen
- Besondere soziale Fähigkeiten
- Zusammenfassende Beurteilung
- Grund für Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses
- Dank für die Zusammenarbeit & Bedauern des Austritts
- Wünsche für den weiteren Lebensweg des MFA
- Ausstellungsort und -datum
- Signatur, ggf. Stempel
Wie werden GOÄ-Ziffern korrekt gesteigert? In unserem Ratgeber zum Thema Steigerungsfaktoren erhalten Sie alle Hintergründe.
Hinsichtlich Leistung und Sozialverhalten gibt es zahlreiche Aspekte, die es in einem Arbeitszeugnis für MFA zu beleuchten gilt. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht an Fragestellungen, die im Bewertungsteil Ihres Arbeitszeugnisses beantwortet werden sollten.
Fragen, die Sie sich hinsichtlich der Leistung des/der MFA stellen und im Arbeitszeugnis verschriftlichen sollten, sind:
Wie war die Arbeitsbereitschaft des MFA?
- Wie war die Motivation bei der Arbeit?
- Wie war die Motivation bei Weiterbildungen?
- Hat sich der MFA an Vorschriften gehalten?
Wie war die Arbeitsbefähigung des MFA?
- Wie bewerten Sie die Auffassungsgabe?
- Wie bewerten Sie das Urteilsvermögen?
Wie ist das Fachwissen des MFA?
- Bringt der MFA besonderes Fachwissen in einem speziellen Bereich mit?
- Hat der MFA während der Beschäftigung an speziellen Weiterbildungen teilgenommen?
Wie waren Arbeitsweise und Arbeitsstil des Mitarbeiters? Wie wurde das Fachwissen in der Praxis umgesetzt?
Beispiele
- Strukturiertes/systematisches Arbeiten
- Eigeninitiative
- Belastbarkeit & Ausdauer
- Fleiß
- Sorgfalt
- Kooperations-/Teamfähigkeit
Wie waren die allgemeinen Arbeitserfolge?
Beispiele
- Qualität der Ergebnisse
- Arbeitstempo
- Patientenzufriedenheit
- konkrete Arbeitserfolge
Optional: Bringt der MFA besondere Eigenschaften/Fähigkeiten mit? (Wurden dem MFA aufgrund dessen ggf. sogar besondere Verantwortungsbereiche übertragen?)
Beispiele
- Wirtschaftliches Verständnis
- Technikaffinität
- Stressresistenz
- Verhandlungsgeschick
- Herausragender Umgang mit Angstpatienten
- Problemlösungskompetenz
- Organisationstalent
- Ausdrucksfähigkeit
Hinweis:
Um einen möglichst übersichtlichen Einblick zu ermöglichen, sollten die Beurteilung der Leistung und die Beurteilung des Sozialverhaltens voneinander getrennt werden.
Fragen, die Sie sich hinsichtlich des Sozialverhaltens des Medizinischen Fachangestellten stellen sollten:
Wie war der Umgang des MFA gegenüber Vorgesetzten, also v.a. gegenüber Ihnen als Arzt?
- Hat sich der MFA an Vorschriften gehalten?
- Wie bewerten Sie die Vertrauenswürdigkeit des MFA?
- Wie bewerten Sie die Diskretion des MFA?
Wie war der Umgang des MFA gegenüber Kollegen?
- Hat der MFA Teamfähigkeit bewiesen?
- War der MFA kollegial?
Wie war der Umgang des MFA gegenüber Patienten?
- Wie bewerten Sie die Ausdrucksfähigkeit?
- War der MFA freundlich?
- Wie zufrieden waren die Patienten mit dem MFA?
Optional: Wie ist die Führungsleistung des Mitarbeiters zu bewerten?
- Haben Sie dem MFA Führungsverantwortung übergeben? Wenn ja, hat sich der MFA als gute Führungspersönlichkeit bewiesen?
- Wie war der Umgang des MFA gegenüber Auszubildenden?
- Hat der MFA das Praxisteam motivieren können?
- Wie war das Verantwortungsbewusstsein des MFA?
Hat der MFA besondere soziale Fähigkeiten mitgebracht?
Beispiele
- besonders empathischer Umgang mit Angstpatienten
- starke Kommunikationsfähigkeit
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche der oben genannten Aspekte in Ihrem Arbeitszeugnis berücksichtigen. Denn „die Auslassung eines bestimmten Inhalts, der von einem einstellenden Arbeitgeber in einem Zeugnis erwartet wird, kann ein unzulässiges Geheimzeichen sein“ (Urteil des Bundesarbeitsgerichtes vom 12.08.2088, Az. 9 AZR 632/07).
Damit ein Arbeitszeugnis möglichst aussagekräftig ist und potenziellen Arbeitgebern einen guten Einblick in die Leistung und das Sozialverhalten des MFA gibt, sollten Sie individuelle Formulierungen wählen und das Arbeitszeugnis somit auf die Persönlichkeit und Arbeitsweise des medizinischen Fachangestellten zuschneiden.
Gleichzeitig hat sich jedoch eine Zeugnissprache durchgesetzt, mithilfe derer Sie in Arbeitszeugnissen eine Benotung wie in Schulnoten (von 1 bis 6) vornehmen können. Dabei wird die Note jedoch – im Gegensatz zum Schulzeugnis – nicht als Zahl ausgeschrieben, sondern mithilfe bestimmter Formulierungen ausgedrückt.
Hinweis:
MFA, die aus einer Praxis ausscheiden, haben einen Mindestanspruch auf die Note 3 (befriedigend). Möchten Sie hingegen eine schlechtere Note vergeben, liegt die Beweispflicht bei Ihnen als Arbeitgeber und Sie müssten im Falle einer Klage nachweisen können, dass die Arbeit Ihres Mitarbeiters lediglich ausreichend (Note 4) oder gar mangelhaft (Note 5) war. Fordert der MFA hingegen eine bessere Bewertung als die Note 3, liegt die Beweislast bei ihm als Arbeitnehmer und er muss nachweisen können, dass seine Leistung sowie sein Sozialverhalten gut (Note 2) oder gar sehr gut (Note 1) waren (BAG, Az.: 9 AZR 584/13).
Im Folgenden finden Sie eine zusammenfassende Übersicht üblicher Formulierungen sowie die Noten, für die sie stehen.
Da Arbeitszeugnisse wohlwollend geschrieben sein müssen, um Arbeitnehmern den weiteren beruflichen Werdegang zu erleichtern, klingen in der Regel sämtliche Arbeitszeugnisse für ungeschulte Augen und Ohren sehr positiv. Doch nicht jede Formulierung, die sich zunächst positiv anhört, bedeutet tatsächlich eine gute Benotung des Arbeitnehmers. Im Folgenden finden Sie daher ein paar Formulierungen und Besonderheiten von Arbeitszeugnissen, bei denen es sich lohnt, zwischen den Zeilen zu lesen.
Ab und zu finden sich in Tätigkeitsbeschreibungen verstärkende Adjektive (z.B. „selbstständige Vorbereitung der Praxisräume“, „motivierte Mitwirkung bei XY“). Obwohl diese Zusatzbeschreibungen auf den ersten Blick einen positiven Eindruck hinterlassen, können sie durchaus negativ ausgelegt werden. Wenn sich der Zusatz nur bei einem oder wenigen Aufgaben wiederfindet, kann dies darauf hindeuten, dass die restlichen Aufgaben nicht ebenso „selbstständig“ oder „motiviert“ durchgeführt wurden.
Beispiel:
- „Behandlungsvor- und -nachbereitung
- Reinigung, Desinfektion und Sterilisation von Geräten und Instrumenten
- Selbstständige Blutdruckmessungen
- Blutentnahmen
- Assistenz bei Untersuchungen“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Zwar übernahm die Medizinische Fachangestellte in diesem Fall selbstständig Blutdruckmessungen bei den Patienten, doch ließ ebendiese Selbstständigkeit bei den anderen Aufgaben zu wünschen übrig.
In jedes Arbeitszeugnis gehört eine Angabe zum Verhalten des MFA gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Patienten. Weicht die Auflistung in einem Arbeitszeugnis von dieser korrekten Reihenfolge (1. Vorgesetzte, 2. Kollege, 3. Patienten) ab oder wird eine Personengruppe gar gänzlich ausgelassen, lässt diese veränderte bzw. unvollständige Reihenfolge darauf schließen, dass das Verhalten gegenüber der nachgelagerten bzw. fehlenden Personengruppe nicht einwandfrei war.
Beispiel:
- „Sein Verhalten gegenüber Kollegen, Patienten und Vorgesetzten war stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Das Verhalten gegenüber Kollegen und Patienten war gut (Note 2). Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten war hingegen schlechter (vermutlich Note 3-4).
Neben den Personengruppen sollten auch die Tätigkeitsbeschreibung bzw. die Aufgaben hierarchisch, also nach Priorität absteigend, sortiert sein. Werden stattdessen unwichtige, simple Aufgaben an den Anfang der Auflistung gestellt, lässt das für zukünftige Arbeitgeber darauf schließen, dass dem MFA aufgrund mangelnder Fähigkeiten hauptsächlich diese weniger Anspruchsvollen Aufgaben übertragen werden konnten.
Beispiel:
- „Patientenanmeldung
- Beantwortung telefonischer Anfragen
- Terminplanung
- Korrespondenz mit Laboren
- Beschaffung und Verwaltung medizinischer Einwegprodukte
- Schreiben von Untersuchungs- und Behandlungsberichten
- Erstellung von Anträgen auf Kostenübernahme an Krankenversicherungen und Pflegekassen“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Die Mitarbeiterin wurde vor allem mit Patientenanmeldungen, telefonischen Absprachen und Terminplanungen betraut. Zwar übernahm sie auch die anschließend aufgeführten Aufgaben, aufgrund fehlender Kompetenzen allerdings nicht besonders zufriedenstellend.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Sie spezielle Fähigkeiten oder Aufgabenbereiche, die der MFA besonders erfolgreich übernommen hat, hervorheben möchten. Denn finden sich in einem Arbeitszeugnis Formulierungen wie beispielsweise „insbesondere“ oder „vor allem“, dann kann dies den Anschein erwecken, dass die Beschreibung bzw. gute Benotung auf andere Aufgabenbereiche nicht zutrifft.
Beispiel:
- „Vor allem die Vorbereitung der Praxisräume übernahm Frau Maier mit großer Eigenverantwortung.“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Zwar übernahm Frau Maier die Vorbereitung der Praxisräume eigenverantwortlich, doch ließ das Maß an Eigenverantwortung bei anderen Aufgaben zu wünschen übrig.
Immer wieder finden sich in Arbeitszeugnissen von MFA Sätze, laut derer der Arbeitgeber den Mitarbeiter in einer gewissen Form „kennengelernt“ hat. Auch wenn in diesem Zusammenhang Eigenschaften genannt werden, die zunächst einen positiven Anschein erwecken, deutet diese Formulierung zwischen den Zeilen darauf hin, dass es hier eine gegenteilige Meinung gibt und dass andere Vorgesetzte, Kollegen oder Patienten dieser Aussage gegebenenfalls nicht zustimmen würden.
Beispiel:
- „Ich habe Frau Maier als freundliche Mitarbeiterin kennengelernt.“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Zwar war Frau Maier gegenüber dem Aussteller des Zeugnisses freundlich, gegebenenfalls jedoch nicht gegenüber anderen Kollegen oder Patienten.
Grundsätzlich sind die Bewertungen und Einschätzungen in einem Arbeitszeugnis aus Ihrer eigenen Sicht zu verfassen. „Bestätigen“ Sie stattdessen jedoch die Einschätzung des Zeugnisempfängers, also des MFAs, dann lässt das darauf hindeuten, dass Ihre Meinung von dieser Einschätzung abweicht.
Beispiel:
- „Wir bestätigen gern, dass Herr Schmidt die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigte.“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Der MFA schätzt seine Note selbst als gut (Note 2) ein. Der Aussteller des Zeugnisses stimmt damit jedoch nicht vollständig überein und versucht mit der Formulierung gegebenenfalls lediglich, Rechtsstreitigkeiten oder langwierigen Diskussionen zu entgehen.
Passivsätze in einem Arbeitszeugnis deuten auf das hin, was das Wort schon sagt: eine Passivität des Arbeitnehmers. Finden sich im Arbeitszeugnis eines MFA passive Sätze, kann das bedeuten, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben unselbstständig, ohne Eigeninitiative, gegebenenfalls sogar widerwillig übernommen hat.
Beispiel:
- „Die Behandlungszimmer wurden regelmäßig von Frau Maier vorbereitet.“
Bedeutung zwischen den Zeilen:
Frau Maier übernahm zwar die Vorbereitung der Behandlungszimmer – allerdings nicht proaktiv, sondern ohne Eigeninitiative. Sie war wenig engagiert und brauchte häufig einen Anstoß, bis sie ihre Aufgaben wahrnahm.
Neben den genannten Beispielen gibt es einige weitere Formulierungen in der Zeugnissprache, die auf den ersten Blick von Laien positiv interpretiert werden würden, während sie jedoch in Wahrheit eine deutliche Kritik am Arbeitnehmer üben. Viele dieser Geheimcodes sind unzulässig. Damit Sie sie dennoch deuten können, falls sie in dem Arbeitszeugnis eines Bewerbers vorkommen, finden Sie im Folgenden einige Beispiele derartiger Geheimcodes inklusive ihrer tatsächlichen Bedeutung. Von ihrer Verwendung in Arbeitszeugnissen für MFA Ihrer Praxis sollten Sie jedoch absehen.
Auch der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte in keinem Arbeitszeugnis fehlen. Denn dieser kann für zukünftige Arbeitgeber durchaus aufschlussreich sein.
Neben den Pflichtaspekten, die in jedem Arbeitszeugnis für MFA vorkommen sollten, gibt es auch einige Punkte, die in einem Arbeitszeugnis unzulässig sind und somit auf keinen Fall auftauchen sollten.
Dazu zählen unter anderem die Folgenden:
- Angaben zu Krankheitstagen und Fehlzeiten
- Vermutungen (z.B. auf eine (geplante) Schwangerschaft oder auf Straftaten)
- Angaben zum Privatleben des MFA
- Angaben zu Betriebsratsmitgliedschaft (ausschließlich auf ausdrücklichen Wunsch des MFA erlaubt)
Zudem sollten Sie in einem Arbeitszeugnis auf das Wort „aufgeschlossen“ verzichten, da sich hier die Interpretationen in diversen Standardwerken unterscheiden. So wird der Begriff „aufgeschlossen“ in „Arbeitszeugnisse in Textbausteinen“ vom Boorberg-Verlag beispielsweise als Note 5 (mangelhaft) interpretiert und bedeutet, dass ein Mitarbeiter theoretisch zwar interessiert war, die Aufgaben in der Praxis aber nicht entsprechend umgesetzt hat. Der Haufe Verlag hingegen interpretiert den Begriff „aufgeschlossen“ als Note 1 (sehr gut). Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie auf diesen Begriff daher lieber verzichten.
Auch Selbstverständlichkeiten sollten in einem Arbeitszeugnis keinen Platz finden. Schreiben Sie zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter jeden Tag erschienen ist, aufgetragene Aufgaben erfüllt hat und/oder bis zum Schichtende geblieben ist, dann erweckt dies den Anschein, als wäre das das einzig Nette, was es über den Mitarbeiter zu sagen gibt. Füllen Sie das Arbeitszeugnis Ihrer MFA stattdessen mit aussagekräftigen Bewertungen, die eine realitätsnahe Interpretation zulassen.
Damit das Zeugnis einen professionellen Eindruck hinterlässt, gilt es einige Formalitäten zu beachten. So ist ein Arbeitszeugnis für MFA unbedingt schriftlich auszustellen. Die elektronische Ausstellung ist dabei explizit untersagt (§ 109 Absatz 3 GewO).
Der Umfang eines gewöhnlichen Arbeitszeugnisses liegt in der Regel bei einer bis maximal zwei Seiten. Verwenden Sie dabei keine Fettmarkierungen, auffällige Sonderzeichen, Anführungs-, Ausrufe- oder Fragezeichen. Verzichten Sie am Ende des Arbeitszeugnisses außerdem auf Abschiedsgrüße. Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich nicht um einen Brief, sondern um eine Urkunde. Grußformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ sind an dieser Stelle daher deplatziert.
Vor allem im Rahmen von Aufzählungen ist es für einen professionellen Eindruck zudem empfehlenswert, einheitliche Formulierungen zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise die Auflistung der Aufgaben vornehmen, sollten Sie sich für die „ung“-Form (z.B. „Erstellung“, „Durchführung“, „Vorbereitung“) oder die „en“-Form (z.B. „Erstellen“, „Durchführen“, „Vorbereiten“) entscheiden und diese einheitlich verwenden.
Wenn Sie die richtigen Formulierungen und Geheimcodes für Arbeitszeugnisse von MFA kennen, sind Sie bestens gewappnet, um ein faires Arbeitszeugnis zu schreiben und ihren ehemaligen Mitarbeitern ihren zukünftigen Berufsweg dank durchdachter Formulierungen zu ebnen. Gleichzeitig hilft Ihnen dieses notwendige Wissen auch selbst dabei, die Arbeitszeugnisse von Bewerbern entsprechend zu interpretieren und „wohlwollende“ Formulierungen von guten Bewertungen zu unterscheiden.
Hier erhalten Sie Muster-Vorlagen (Arbeitszeugnisse für MFA) zum Download:
Alle Zeugnisvorlagen und viele weitere nützliche Downloads erhalten Sie in unserem kostenlosen Download-Center.
