Ausfallhonorar – Möglichkeiten für Ärzte, wenn ein Patient nicht zum Termin erscheint (inkl. Muster zum Download)

Ausfallhonorar
Praxisalltag

Ein Ausfallhonorar gibt Ihnen die Möglichkeit, den wirtschaftlichen Verlust zu kompensieren, der entsteht, wenn ein Patient seinen Termin sehr kurzfristig absagt oder sogar gänzlich versäumt. In welchen Fällen Sie als Arzt ein Ausfallhonorar berechnen dürfen, wie hoch eine Ausfallgebühr sein darf, was in Ihrer Honorarausfallvereinbarung nicht fehlen sollte und wie Sie die Anzahl an Terminausfällen in Ihrer Praxis bereits im Vorfeld verringern können, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist ein Ausfallhonorar?

Bei einem Ausfallhonorar handelt es sich um eine Ausgleichszahlung bzw. einen Ersatz für eine (zu) kurzfristige Terminabsage oder das unentschuldigte Nichterscheinen eines Patienten. Die Ausfallgebühr soll somit den Umsatz ersetzen, den der Arzt aufgrund des kurzfristigen Behandlungsausfalls eingebüßt hat, und stellt eine Art Schadensersatz dar.

Wann darf ein Ausfallhonorar abgerechnet werden?

Derzeit gibt es (noch) keine allgemeine Rechtsgrundlage darüber, in welchen Fällen Ärzte versäumte Termine in Rechnung stellen dürfen, indem Sie ein Ausfallhonorar berechnen. Stattdessen wurden von den zuständigen Gerichten bisher jeweils Einzelfallentscheidungen getroffen. So kann die bisherige Rechtsprechung in zwei Seiten untergliedert werden: Während die einen Richter die Abrechnung einer Ausfallgebühr für angemessen und rechtmäßig bewerten, erachten die anderen das Nichterscheinen eines Patienten als Kündigung des Behandlungsvertrages, für die kein Ausfallhonorar berechnet werden könne. Von höheren Instanzen wurden bislang keine Entscheidungen getroffen, da der Streitwert im Falle eines Ausfallhonorars in der Regel nicht hoch genug ist, als dass ein einzelner Fall an eine höhere Instanz weitergegeben worden wäre.

In den einen Rechtsprechungen wird die Meinung vertreten, dass es einem Patienten grundsätzlich freisteht, sich auch kurzfristig noch gegen eine zuvor vereinbarte Behandlung zu entscheiden. Gemäß dieser Auffassung dient eine Terminvereinbarung lediglich der Vereinfachung der Praxisorganisation. Demnach steht dem Patienten jederzeit die Möglichkeit zu, den vereinbarten Behandlungsvertrag gemäß § 627 Abs. 1 BGB – ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist – zu kündigen. Die Kündigung muss demnach nicht schriftlich oder per Telefon erklärt werden, sondern bereits das schlüssige Handeln in Form des Nichterscheinens ist in dem Fall ausreichend. Ein Ausfallhonorar ist gemäß dieser Auffassung nicht zulässig.

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Bei Arztpraxen mit gut gefüllten Wartezimmern bringt die erwähnte Rechtsprechung voraussichtlich vergleichsweise wenige wirtschaftliche Probleme mit sich, da die Ausfallzeit schnell durch einen Ersatzpatienten gefüllt werden kann. Durch eine Absage entstehen Arztpraxen mit einem gefüllten Wartezimmer daher häufig weder Vergütungs- noch Schadensersatzansprüche. Aber: Bei Arztpraxen, die ihre Termine gezielt auf ihre Patienten abgestimmt vergeben und einem präzise strukturierten Praxisablauf folgen, kann aufgrund einer kurzfristigen Absage oder eines unentschuldigten Nichterscheinens tatsächlich ein wirtschaftlicher Verlust entstehen. Diesem Umstand wird in anderen Rechtsprechungen Sorge getragen, die es Ärzten erlaubt haben, ihren Patienten versäumte Termine in Rechnung zu stellen. Diese Urteile berufen sich in vielen Fällen auf § 615 Abs. 1 BGB, welcher Folgendes besagt:

Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt.

Ausfallhonorare in Bestellpraxen

Um ein Ausfallhonorar abrechnen zu können, muss nachgewiesen werden können, dass der Ausfall nicht durch die Behandlung eines anderen Patienten hätte kompensiert werden können und dass somit ein tatsächlicher Schaden entstanden ist. Bestenfalls können Sie nachweisen, dass Sie bzw. Ihr Praxisteam einem anderen (oder gar mehreren) Patienten abgesagt haben, um genau diesen (letztlich säumigen) Patienten zu behandeln. Während dies bei vielen Hausarztpraxen in der Regel nicht der Fall ist, da ihre Wartezimmer so prall gefüllt sind, dass sie problemlos den nächsten Patienten aufrufen können, sieht die Situation bei sogenannten Bestellpraxen anders aus.

Dies ist beispielsweise häufig bei Zahnarztpraxen der Fall oder auch bei anderen Praxen, in denen ambulante, teils zeitintensive Operationen durchgeführt werden. Es liegt auf der Hand, dass es einen Unterschied macht, ob beispielsweise ein Zahnarzt lediglich eine zeitlich überschaubare Routineuntersuchung vornehmen soll oder ob für den Termin zahnprothetische Maßnahmen von größerem Umfang langwierig vorbereitet werden müssen. Wenn der Zahnarzt im vorliegenden Fall keinen Ersatzpatienten aufrufen kann, entsteht ihm durch das Nichterscheinen des Patienten ein wirtschaftlicher Schaden.

Ausfallhonorar – Möglichkeiten für Ärzte, wenn ein Patient nicht zum Termin erscheint (inkl. Muster zum Download)
Ausfallhonorar

Die Rechtsprechung ist sich überwiegend einig, dass Ärzten bei einem Verdienstausfall eine Entschädigung zustehen kann, wenn der Patient nicht zu seinem Arzttermin erscheint und dem Arzt hierdurch ein Schaden entstanden ist. Fraglich ist jedoch, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit der Arzt sein Ausfallhonorar geltend machen kann. Da hierzu bislang ausschließlich Einzelentscheidungen getroffen wurden, ist es derzeit noch nicht möglich, eine rechtlich verbindliche Angabe dazu zu machen, ob und wann Sie mit Gewissheit ein Ausfallhonorar geltend machen können. Um ein Ausfallhonorar möglichst erfolgreich durchsetzen zu können, ist es daher empfehlenswert, sich an bisherigen Rechtsprechungen zu orientieren und sich entsprechend vorzubereiten. Im Folgenden liefern wir Ihnen weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Erfolgschancen erhöhen können.

Wer bezahlt das Ausfallhonorar?
Wenn eine Ausfallgebühr berechnet wird, wird der versäumte Termin immer dem Patienten in Rechnung gestellt. Das gilt auch dann, wenn die Behandlung selbst eigentlich von der Krankenversicherung des Patienten übernommen worden wäre. Da es nicht der Krankenversicherung zuzuschreiben ist, dass der Patient seinen Arzttermin nicht wahrgenommen hat, zahlt nicht sie das Ausfallhonorar, sondern der säumige Patient persönlich.

In welchen Fällen darf kein Ausfallhonorar abgerechnet werden?

Ein Ausfallhonorar darf immer nur dann berechnet werden, wenn der Patient „schuldhaft“ nicht erscheint. Dem Patienten bleibt somit weiterhin das Recht erhalten, seinen Arzttermin aus legitimen Gründen auch kurzfristig noch abzusagen. Dies ist beispielsweise bei einer Erkrankung oder einem Unfall der Fall oder wenn der Patient aus anderen Gründen keine Schuld am Nichterscheinen in der Praxis trägt.

Des Weiteren darf kein Ausfallhonorar berechnet werden, wenn die vereinbarte Frist unverhältnismäßig lang war. Vereinbaren Sie mit Ihrem Patienten beispielsweise, dass er seinen Termin bis maximal eine Woche vor der geplanten Behandlung absagen darf, so kann diese lange Frist als unangemessen und unverhältnismäßig angesehen werden. In vielen Fällen wurde in der Vergangenheit ein Absagen bis zu 24 Stunden vor dem geplanten Behandlungsbeginn als akzeptabel erachtet. In einigen Gerichtsurteilen werden allerdings auch Grenzen von 48 Stunden akzeptiert (Beispiel: Az. 17 C 71/03, Urteil vom 12.09.2006).

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4 Schritte

Haben Sie im gegenseitigen Einvernehmen mit Ihrem Patienten einen alternativen Behandlungstermin festgelegt, ist die Abrechnung eines Ausfallhonorars ebenfalls häufig nicht möglich, da Ihr Verdienst nicht ausgefallen ist, sondern lediglich verschoben wurde. Das einvernehmliche Verschieben des Termins, auch nach Ablauf der zuvor vereinbarten Frist, kann also dafür sorgen, dass Ihnen kein Ausfallhonorar mehr zusteht.

Die Abrechnung einer Ausfallgebühr ist auch dann nicht möglich, wenn Sie Ihren Patienten ausschließlich über Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) darüber informieren, dass bei Nichterscheinen oder kurzfristigem Absagen ein Ausfallhonorar abgerechnet werden kann. Hierbei handelt es sich nach diversen Rechtsauffassungen um eine unangemessene Benachteiligung gemäß § 307 Abs. 1 und 2 BGB. Stattdessen ist es erforderlich, dass Sie das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Patienten schriftlich nachweisen können. Weder eine reine Terminvereinbarung noch ein allgemeiner Hinweis in den AGB sind hierzu ausreichend.

Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?

Das Ausfallhonorar muss angemessen sein. Daher bemisst es sich in der Regel an der Höhe des Verdienstausfalls. Dies kann auf zwei unterschiedliche Weisen geschehen:

Option 1: Erwartete Behandlungskosten
Eine Möglichkeit ist es, denjenigen Betrag abzurechnen, den Sie mit der Behandlung verdient hätten, wenn Ihr Patient erschienen wäre. Kosten, die für Material angefallen sind, welches Sie jedoch noch zur Behandlung eines anderen Patienten einsetzen können, darf i. d. R. nicht abgerechnet werden.

Option 2: Pauschale gemäß durchschnittlichem Honorar
Eine weitere Möglichkeit, die in der Praxis am häufigsten vorkommt und als rechtssicherste Option gilt, ist es, eine Pauschale abzurechnen, die dem entspricht, was Sie durchschnittlich in diesem Zeitfenster hätten verdienen können: Wenn ein Patient, der eine teure Behandlung in Anspruch hätte nehmen wollen, seinen Arzttermin verpasst, während Sie in demselben Zeitfenster durchschnittlich weniger verdienen würden, so dürfen Sie dem Patienten gemäß diesem Ansatz nur den Betrag in Rechnung stellen, den Sie durchschnittlich in dieser Zeit hätten erwirtschaften können.

Für den Fall, dass Sie Ihrem Patienten Ihren Durchschnittsverdienst anstelle der jeweiligen Behandlungskosten in Rechnung stellen möchten, sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass Sie im Zweifel vor Gericht entsprechende Nachweise über Ihr Einkommen und den somit angemessenen Stundensatz erbringen müssen. Um vor Gericht eine möglichst gute Verhandlungsgrundlage zu haben, ist es zudem empfehlenswert, Ihre Patienten bestenfalls bereits im Vorfeld schriftlich über die Höhe des pauschalen Ausfallhonorars aufzuklären. Welche dieser Optionen letztlich zum Tragen kommt und als angemessen angesehen wird, ist weiterhin eine Einzelfallentscheidung.

Abzug weiterer Einnahmen
Hatten Sie die Möglichkeit, den Verdienst der ausgefallenen Behandlung ganz oder zumindest teilweise zu kompensieren, indem Sie in der Zeit des versäumten Termins stattdessen spontan einen anderen Patienten behandeln konnten, so gilt es gemäß § 615 BGB, diesen Wert anzurechnen. Dabei ist es egal, ob Sie diese Möglichkeit ergriffen oder ausgeschlagen haben. So heißt es in § 615 Satz 2 BGB:

Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt.

Ausfallhonorar vs. Kulanz
Grundsätzlich steht es Ihnen frei, unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben ein Ausfallhonorar abzurechnen, wenn Ihr Patient kurzfristig absagt oder unentschuldigt fernbleibt. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gute Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem säumigen Patienten zu priorisieren und aus Kulanz auf ein Ausfallhonorar zu verzichten. Auf ein Ausfallhonorar zu verzichten, kann in vielen Fällen einen langfristig positiven Einfluss auf das Arzt-Patienten-Verhältnis haben und zu treuen Patienten führen. Es gilt daher, im Einzelfall abzuwägen, ob die Abrechnung eines Ausfallhonorars sinnvoll ist oder sich langfristig eher zu Ihrem Nachteil entwickelt, wenn Sie hiermit einen langjährigen, normalerweise zuverlässigen Patienten verärgern oder enttäuschen.

Prävention: Wie können Terminausfälle im Vorfeld vermieden werden?

Im Zweifelsfall die Möglichkeit zu haben, säumigen Patienten ein Ausfallhonorar abzurechnen, damit Sie nicht selbst auf den Kosten sitzenbleiben, ist durchaus hilfreich. Noch sinnvoller ist es jedoch, bereits im Vorfeld dafür zu sorgen, dass möglichst wenige Termine abgesagt oder verpasst werden. Im Folgenden finden Sie daher ein paar Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre sogenannte No-Show-Quote verringern können.

Tracken Sie bereits Ihre No-Show-Quote?
Die sogenannte No-Show-Quote gibt an, wie viel Prozent der Patienten, die einen Arzttermin vereinbart hatten, diesen letztlich nicht wahrnehmen. Mithilfe einiger Praxisverwaltungssysteme und Online-Terminbuchungstools haben Sie die Möglichkeit, diese No-Show-Quote auszuwerten und im Auge zu behalten. Anschließend können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um diesen Wert zu verringern und von einer höheren Termineinhaltungsquote zu profitieren.

Vermeiden Sie fehlerhafte Kalendereinträge

Ein möglicher Grund, wieso Patienten nicht zu ihrer vereinbarten Behandlung erscheinen, sind fehlerhaft eingetragene Termine. Im Kalender in der Zeile verrutscht oder ein Zahlendreher – all das kann schnell dazu führen, dass Arzttermine nicht wahrgenommen werden. Einen Großteil dieser Fehler können sie vermeiden, indem Sie Ihren Patienten direkt nach der Terminvereinbarung eine schriftliche Terminbestätigung zukommen lassen. Indem Sie die Terminbestätigung per E-Mail und inklusive einer iCal-Datei versenden, haben Ihre Patienten die Möglichkeit, ihren Arzttermin ganz simpel in ihren digitalen Kalender zu übernehmen, ohne dass das Datum oder die Uhrzeit durch Fehler beim manuellen Eintragen passieren können.

Zeigen Sie Ihren Patienten die Konsequenzen vergessener Termine auf

Termine können immer mal vergessen werden oder durch familiäre oder berufliche Notfälle versäumt werden. Termine hingegen, die aus reiner Unzuverlässigkeit und Ignoranz nicht wahrgenommen werden, können vermieden werden, indem Patienten bereits im Vorfeld über die mit einem Nichterscheinen einhergehenden Konsequenzen aufgeklärt werden. Daher empfiehlt es sich, Ihre Patienten bereits im Vorfeld dafür zu sensibilisieren, dass kurzfristige Absagen oder gar ein unentschuldigtes Nichterscheinen gleich für mehrere Beteiligte negative Auswirkungen haben: Während eventuelle Krankheiten bei nicht erscheinenden Patienten erst später entdeckt werden können, warten andere Patienten lange Zeit auf einen Arzttermin, obwohl bereits früher Termine frei geworden wären, wenn andere Patienten ihre Termine ordnungsgemäß absagen würden. Auch über die wirtschaftlichen Auswirkungen für Ihre Praxis können Sie Ihre Patienten informieren, um auf diese Weise ein größeres Verantwortungsbewusstsein zu schaffen.

Eine weitere Konsequenz stellt eben auch das Ausfallhonorar dar, dessen Geltendmachung Sie sich vorbehalten können. Informieren Sie Ihre Patienten daher frühzeitig und bestenfalls schriftlich darüber, dass ein Nichterscheinen zur Berechnung eines Ausfallhonorars führen kann. Hierzu dient sowohl ein Aushang in der Praxis als auch eine schriftliche Honorarausfallvereinbarung, die direkt bei der Aufnahme neuer Patienten bzw. bei der Vereinbarung der ersten Termine unterzeichnet wird.

Versenden Sie Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail

Die meisten Patienten vergessen ihren Termin schlichtweg – ganz ohne böse oder ignorante Hintergedanken. So gaben laut einer Studie der Universität Lübeck 64 % der Patienten, die nicht zu ihrem Termin erschienen waren, als Grund an, ihren Termin vergessen zu haben.

Mithilfe einer Terminerinnerung, die Sie z. B. 24 oder auch 48 Stunden vor der geplanten Behandlung per E-Mail oder per SMS an Ihre Patienten senden, können einige weitere Terminausfälle vermieden werden. Indem Sie auch wenige Stunden vor dem Termin eine erneute Erinnerung versenden, vermeiden Sie auch einen Teil derjenigen Terminausfälle, die daraus resultieren, dass ein Patient schlichtweg vergessen hat, die Zeit im Auge zu behalten. Vor allem für diese kurzfristige Erinnerung eignen sich vor allem SMS, da Sie Ihre Patienten auf diesem Wege auch unterwegs bestmöglich auf Ihren Smartphones erreichen können.

Fügen Sie Ihrer Terminerinnerung einen Absage-Link bei

Wer seinen Arzttermin vergessen hatte und erst 24 oder 48 Stunden vorher daran erinnert wird, hat zur Zeit des Arzttermins gegebenenfalls mittlerweile bereits andere Termine eingeplant. Daher empfiehlt es sich, gemeinsam mit der Terminerinnerung auch einen Link zum unkomplizierten Absagen zu versenden. So erleichtern Sie es Ihren Patienten, zumindest noch frühzeitig abzusagen, falls sie ihren Termin nicht wahrnehmen können.

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Ärztin

Erleichtern Sie Ihren Patienten die Absage

Während 64 % der Patienten, die ihren Termin verpasst haben, diesen schlichtweg vergessen haben, gaben 6 % der befragten Patienten in der oben genannten Studie der Universität Lübeck an, sie hätten sich nicht getraut, den Termin abzusagen. Weitere 2 % der Befragten gaben an, sie hätten kein Telefon oder Handy und weitere 2 % nannten als Grund für ihren verpassten Termin, dass sie keine Zeit zum Absagen gehabt hätten.

Hinzu kommt sicherlich mindestens ein kleiner Anteil an Patienten, die zwar versucht haben, ihren Termin telefonisch abzusagen, aber zu gegebener Zeit niemanden erreicht haben, da entweder die Telefonleitung besetzt war oder sie außerhalb der Praxiszeiten angerufen haben. Um zumindest einen Großteil dieser Gründe und Fälle auszuhebeln, empfiehlt es sich, verschiedene Wege zum Absagen anzubieten und auszubauen. Durch eine verbesserte telefonische Erreichbarkeit auch außerhalb der gewöhnlichen Berufszeiten erleichtern Sie es Ihren Patienten, Termine auch in ihrer Mittagspause oder nach ihrer Arbeitszeit noch telefonisch abzusagen. Online-Terminbuchungstools ermöglichen es Ihren Patienten ebenfalls, ihre Termine zu untypischen Zeiten abzusagen oder zu verschieben.

Die Einrichtung eines Online-Terminbuchungstools bietet für Sie und Ihre Patienten gleich mehrere Vorteile. So wird nicht nur die Hürde für das Verschieben oder Absagen von Terminen deutlich verringert und die Terminänderung rund um die Uhr möglich gemacht, sondern sie haben mit vielen der Online-Terminbuchungstools gleichzeitig die Möglichkeit, Ihre Patienten automatisiert an ihre bevorstehenden Termine zu erinnern.

Lassen Sie sich Termine von Neupatienten kurzfristig bestätigen

Vor allem Neupatienten lassen Termine ausfallen, so eine Veröffentlichung in „Der Allgemeinarzt“. Demnach liegt die No-Show-Quote im Großteil der befragten Arztpraxen zwischen 5 bis 15 %. Bei Neupatienten hingegen liegt die Quote sogar bei rund 40 %. Um Neupatienten weiterhin eine Chance auf eine Behandlung zu geben, aber sich gleichzeitig abzusichern, lassen sich einige Arztpraxen ihre Termine ein bis zwei Tage vor dem vereinbarten Termin von ihren Neupatienten nochmals telefonisch bestätigen.

Führen Sie eine (digitale) Warteliste

Sobald ein Termin frei wird, ist es empfehlenswert, diesen möglichst schnell an einen anderen Patienten zu vergeben. Mithilfe einer Warteliste können Sie Ihre Termine häufig auch kurzfristig noch neu besetzen. Eine besonders zeiteffiziente Möglichkeit bieten auch hierzu Online-Terminbuchungstools. Hier können Patienten sich unkompliziert in die Warteliste eintragen und teils automatisch über neue, freie Plätze informiert werden. Durch diesen automatisierten Prozess entfällt für Ihr Praxisteam der Mehraufwand, die Warteliste durchzutelefonieren, um frei gewordene Termine wieder zu besetzen.

Fordern Sie unter Umständen eine Anzahlung

Eine Anzahlung ist in einigen medizinischen Bereichen sicher unverhältnismäßig. Bei teuren Privatleistungen (z. B. in der ästhetischen Chirurgie) kann es jedoch durchaus angemessen sein, bereits im Vorfeld eine Anzahlung zu verlangen. So bilden Sie eine größere Verbindlichkeit und sorgen dafür, dass Ihre Patienten ihre Termine nicht verpassen wollen, da sie ihre Anzahlung nicht verlieren möchten.

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Schriftliche Vereinbarung eines Ausfallhonorars

Die aktuelle Rechtslage veranlasst viele Ärzte und Zahnärzte dazu, von ihren Patienten vorformulierte Vereinbarungen unterschreiben zu lassen. Diese Vereinbarung kann z. B. in den Behandlungsvertrag oder die Honorarvereinbarung integriert werden. Alternativ ist auch eine separate Honorarausfallvereinbarung möglich. In dieser Vereinbarung informieren Sie Ihre Patienten darüber, dass Sie es sich vorbehalten, im Falle eines Nichterscheinens des Patienten oder einer Terminabsage außerhalb der vereinbarten Frist ein Ausfallhonorar geltend zu machen und somit den versäumten Termin in Rechnung zu stellen. Mit ihrer Unterschrift verpflichten sich Ihre Patienten im Rahmen dieser schriftlichen Vereinbarung zur Zahlung ebendieser Ausfallgebühr, sollten sie den Termin (zu) kurzfristig absagen oder gänzlich unentschuldigt fernbleiben.

Damit eine solche Vereinbarung wirksam sein kann, muss sie die folgenden Bedingungen erfüllen:

  1. Hinweis auf Bestellpraxis
    Der Patient muss hinreichend darüber aufgeklärt werden, dass die Terminvergabe an ihn persönlich ergeht und der Termin exklusiv für ihn freigehalten wird.
  2. Nennung einer Frist zum Absagen
    Zudem ist der Patient ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass er dann zur Zahlung eines Ausfallhonorars verpflichtet ist, wenn er entweder nicht zum Termin erscheint oder den Termin nicht rechtzeitig absagt. In dem Zusammenhang ist die sogenannte 24-Stunden-Regelung üblich, wonach der Patient dann in Verzug gerät, wenn er dem Arzt erst innerhalb der 24 Stunden vor seinem Termin eine Absage erteilt. Wichtig: Eine Generalverpflichtung ist jedoch nicht zulässig, da dem Patienten die Gelegenheit gegeben werden muss, sich bei Nichtverschulden entlasten zu können!
  3. Schuldhaftes Verhalten als Bedingung
    Die Vereinbarung muss einen Hinweis darüber enthalten, dass ein Ausfallhonorar nur bei schuldhaftem Verhalten in Rechnung gestellt wird (Az. 55 S 310/04). Der Patient muss dementsprechend darüber aufgeklärt werden, dass es ihm weiterhin möglich ist, seinen Termin beispielsweise aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls abzusagen oder zu verschieben.
  4. Zulässige Absage-Möglichkeiten
    Dem Patienten muss zudem klar sein, in welcher Form er eine Terminabsage erklären darf (schriftlich, telefonisch, per E-Mail oder Fax).
  5. Hinweis auf Nicht-Beteiligung der Krankenversicherung
    Der Patient sollte im Rahmen der Honorarausfallvereinbarung zudem darüber informiert werden, dass er die unter Umständen anfallende Ausfallgebühr persönlich zahlen muss. Auch wenn seine Krankenversicherung die Behandlung selbst grundsätzlich übernommen hätte, trägt sie nicht die Kosten für ein Ausfallhonorar.

Zur Bekanntmachung der geltenden Vereinbarung zwischen Arzt und Patient kann ein gut sichtbarer Aushang in der Praxis ausreichen. Um sich als Arzt oder Zahnarzt noch besser abzusichern, ist jedoch anzuraten, die Vereinbarung schriftlich zu formulieren und dem Patienten zur Unterzeichnung vorzulegen. Damit zwischen Unterschrift und Behandlung kein allzu großer zeitlicher Abstand von gar mehreren Jahren liegt, sollten Sie als Arzt die Vereinbarung sogar in regelmäßigen Abständen (z. B. jährlich) wieder von Ihren Patienten unterschreiben lassen. So haben Sie im Zweifelsfall bestmögliche Chancen, ein Ausfallhonorar tatsächlich durchzusetzen.

Was gilt, wenn der Arzt den Termin absagt?

Auch als Arzt können Sie schadensersatzpflichtig sein, wenn Sie einen Termin mit Ihrem Patienten kurzfristig absagen. Die erste Voraussetzung für diese Schadensersatzpflicht ist, dass Sie „schuldhaft“ absagen. Werden Sie kurzfristig krank, erleiden Sie einen Unfall oder sehen Sie sich in der Pflicht, einen Notfallpatienten vorzuziehen, entstehen dem Patienten, dem Sie abgesagt haben, keine Schadensersatzansprüche. Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass Ihr Patient nachweisen kann, dass er in der Zeit, die er für die Behandlung eingeräumt hatte, hätte Geld verdienen können. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Ihr Patient Urlaub von seiner Arbeit genommen hat. Kann er dies nachweisen, können Sie als Arzt unter Umständen schadensersatzpflichtig sein.

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Fazit: Können Sie als Arzt ein Ausfallhonorar abrechnen?

Aufgrund dessen, dass es sich bei den Gerichtsurteilen über Ausfallhonorare um Einzelfallentscheidungen handelt und es derzeit keine eindeutige Rechtsgrundlage gibt, gibt es keine Garantie dafür, dass Sie im Falle eines Nichterscheinens Ihres Patienten ein Ausfallhonorar geltend machen können. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie jedoch zumindest Ihre Chancen erhöhen – und zugleich einen Teil der Ausfälle im Vorfeld vermeiden: Mithilfe einer schriftlichen Vereinbarung darüber, dass Sie sich die Geltendmachung eines Ausfallhonorars vorbehalten, können Sie bereits einige Patienten dazu bewegen, sich frühzeitig abzumelden, wenn sie einen Termin nicht wahrnehmen können. Zugleich bietet die schriftliche Vereinbarung die Grundlage dafür, um im Zweifelsfall beweisen zu können, dass Ihr Patient entsprechend darüber informiert war, dass ihm bei einer kurzfristigen Absage oder einem unentschuldigten Nichterscheinen ggf. ein Ausfallhonorar berechnet wird. Dadurch können Sie eine bestmögliche Chance schaffen, um im Zweifelsfall ein Ausfallhonorar durchzusetzen.

Weisen Sie in Ihrer Honorarausfallvereinbarung – sofern zutreffend – darauf hin, dass es sich bei Ihrer Praxis um eine Bestellpraxis handelt und Termine exklusiv für einzelne Patienten freigehalten werden. Nennen Sie zudem eine Frist, bis zu der es Ihren Patienten möglich ist, ihre Termine folgenlos abzusagen. Lassen Sie Ihre Patienten im Rahmen Ihrer Honorarausfallvereinbarung außerdem wissen, auf welchem Wege sie ihre Termine bestenfalls absagen sollten (telefonisch, per E-Mail, per Fax oder online) und weisen Sie darauf hin, dass sich die Krankenversicherung an den Kosten für ein eventuelles Ausfallhonorar nicht beteiligt. Die angemessene Gebühr für einen versäumten Termin berechnet sich dabei in der Regel an der Höhe des Verdienstausfalls. Hier wird meistens zu einer Pauschale gegriffen, die auf Ihrem Durchschnittsverdienst pro Stunde basiert. Alternativ können Sie denjenigen Betrag abrechnen, der auch für die Erbringung der geplanten Leistung abgerechnet worden wäre.

Ob Sie letztlich tatsächlich ein Ausfallhonorar berechnen oder die Honorarausfallvereinbarung tendenziell eher präventiv aufgrund ihrer abschreckenden Wirkung einsetzen möchten, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Mithilfe frühzeitiger Erinnerungen (per E-Mail oder SMS) können Sie einen weiteren Beitrag dazu leisten, dass Ihre Patienten an ihre Termine bei Ihnen denken und weniger Streitpotenzial hinsichtlich der Recht- oder Unrechtmäßigkeit eines Ausfallhonorars entsteht.

Muster-Vereinbarung zum Ausfallhonorar

Hier erhalten Sie eine Vorlage zur Vereinbarung eines Ausfallhonorars (Muster) zum kostenlosen Download:

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Häufige Fragen rund um das Ausfallhonorar

Wie hoch ein Ausfallhonorar sein darf, hängt davon ab, welche Leistung(en) Sie bei dem ausgefallenen Termin erbracht hätten bzw. welchen Umsatz Sie während dieser Zeit hätten erwirtschaften können. So können Sie Ihrem säumigen Patienten entweder die Leistung in Rechnung stellen, die Sie zu erbringen geplant hatten, oder alternativ eine Pauschale berechnen, die sich nach Ihrem durchschnittlichen Stundenverdienst richtet.

Ob ein Ausfallhonorar rechtmäßig ist und gegenüber säumigen Patienten berechnet werden darf, ist noch nicht abschließend geklärt. Da es zu dieser Frage bisher keine eindeutige Rechtsgrundlage gibt, wird jeder Einzelfall individuell betrachtet. Die Gerichtsurteile gehen bei dieser Frage auseinander: Während die einen Richter eine Ausfallgebühr als angemessen erachten, sehen die anderen das Nichterscheinen eines Patienten als Kündigung des Behandlungsvertrages an und halten ein Ausfallhonorar somit für unrechtmäßig. Mit einer schriftlichen Honorarausfallvereinbarung können Sie Ihre Chancen erhöhen, ein Ausfallhonorar im Zweifel rechtlich durchsetzen zu können.

Mithilfe eines Ausfallhonorars können Sie säumigen Patienten die Termine in Rechnung stellen, die sie zu kurzfristig abgesagt oder gänzlich versäumt haben. Hierzu müssen Sie nachweisen können, dass Ihnen durch das schuldhafte Nichterscheinen Ihres Patienten ein Schaden entstanden ist, da Sie den Termin nicht mehr anderweitig belegen konnten.

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