Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die anhand von Künstlicher Intelligenz (KI) Anrufe entgegennimmt, menschenähnliche Gespräche führt, telefonische Anfragen beantwortet und Anrufer im Zweifel an einen Menschen weiterleiten kann.
KI-Telefonassistenten ermöglichen eine automatisierte Gesprächsführung: Durch die zugrunde liegende Künstliche Intelligenz können sie vollständige Telefonate führen und die daraus resultierenden Routineaufgaben selbst erledigen.
- Anrufe entgegennehmen und parallel bearbeiten
- Telefonische Anfragen beantworten, zum Beispiel zu Sprechzeiten oder Befunden
- Termine vereinbaren, verschieben oder absagen
- Terminbestätigungen per SMS versenden
- Rezeptanfragen annehmen und Rezeptverlängerungen vorbereiten
- Überweisungen vorbereiten oder an das Praxisteam weitergeben
- Anrufe priorisieren, gruppieren und übersichtlich im Dashboard anzeigen
- Anamnesebögen oder Informationsblätter auf Anfrage verschicken
- Rufweiterleitung bei medizinischen Notfällen oder komplexen Anliegen
- Gesprächsinhalte transkribieren und automatisch protokollieren
- Outbound-Anrufe führen, zum Beispiel zur Terminerinnerung
- Berichte und Auswertungen im Reporting anzeigen
KI-Telefonassistenten lassen sich flexibel an den Praxisalltag anpassen. Die folgenden Beispiele zeigen typische Einsatzszenarien aus der täglichen Praxis.
Eine Hausarztpraxis erhält am Montagmorgen innerhalb einer Stunde über 60 Anrufe von Patienten, die einen Termin vereinbaren möchten. Der KI-Telefonassistent nimmt alle eingehenden Anrufe gleichzeitig an und erkennt automatisch, ob es sich um eine Terminvereinbarung, eine Terminabsage oder eine Rückfrage handelt. Er bewertet die Dringlichkeit der Terminanfrage und schlägt dem Patienten die nächsten freien Termine vor. Anschließend bestätigt er die Buchung und sendet auf Wunsch eine SMS-Bestätigung. Die medizinischen Fachangestellten sehen die neuen Termine daraufhin direkt im Praxis-Kalender.
Das Ergebnis: kürzere Wartezeiten, weniger Stress am Empfang und eine deutlich bessere telefonische Erreichbarkeit.
In einer hausärztlichen Praxis gehen täglich zahlreiche Anrufe zu Rezepten und Überweisungen ein. Der KI-Telefonassistent erkennt automatisch, wenn ein Patient ein Folgerezept oder eine Überweisung anfordert. Er stellt gezielte Rückfragen, zum Beispiel zum Medikamentennamen, der Dosierung oder Fachrichtung, und legt die Informationen anschließend strukturiert im Dashboard ab.
Das Praxisteam kann die Anfragen gesammelt bearbeiten, ohne jeden Anruf persönlich annehmen zu müssen. So bleibt mehr Zeit für medizinische Aufgaben und die Abläufe in der Praxis werden deutlich effizienter. So werden Routineanfragen schneller bearbeitet und das Praxisteam nachhaltig entlastet.
KI-Telefonassistenten kombinieren moderne Sprachtechnologien und künstliche Intelligenz, um natürliche Gespräche zwischen Mensch und Maschine zu ermöglichen.
- Automatic Speech Recognition (ASR, dt. automatische Spracherkennung): Die Spracherkennungstechnologie ASR wandelt gesprochene Worte in Text um. Dadurch kann der Assistent verstehen, was der Anrufer sagt, und die Inhalte zuverlässig weiterverarbeiten.
- Natural Language Processing (NLP, dt. natürliche Sprachverarbeitung): NLP analysiert den erkannten Text und ermittelt die Bedeutung sowie den Kontext. So erkennt der KI-Telefonassistent, ob der Anrufer etwa einen Termin buchen, eine Frage stellen oder eine Nachricht hinterlassen möchte.
- Large Language Model (LLM, dt. großes Sprachmodell): Das LLM bildet das Herzstück des Systems. Es verknüpft Informationen, versteht komplexe Zusammenhänge und formuliert passende, natürliche Antworten. Dadurch kann der Assistent flexibel auf verschiedene Gesprächsverläufe reagieren.
- Text-to-Speech (TTS, dt. Text-zu-Sprache): Mit TTS wandelt das System den generierten Text in eine natürliche Stimme um. Die Sprachausgabe klingt flüssig, freundlich und klar und ähnelt einer menschlichen Stimme.
- Machine Learning (dt. Maschinelles Lernen): Jede Interaktion trägt dazu bei, dass der KI-Telefonassistent besser wird. Durch kontinuierliches Lernen erkennt er typische Gesprächsmuster und verbessert mit der Zeit seine Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit.
Nicht jede digitale Telefonlösung arbeitet mit künstlicher Intelligenz. Manche Tools, die nicht auf Künstlicher Intelligenz basieren, nehmen die Anrufe der Patienten zwar entgegen, fragen relevante Informationen ab und speichern sie in einem Dashboard ab. Die Bearbeitung muss anschließend jedoch weiterhin von einem Menschen übernommen werden.
Die folgende Tabelle verdeutlicht, worin sich KI-Telefonassistenten von herkömmlichen Telefonservices, Telefonbots und unterstützenden Agent-Assist-Systemen unterscheiden.
Ein KI-Telefonassistent führt natürliche Gespräche, nimmt Anrufe parallel an und greift über Integrationen auf die Praxissoftware und/oder den Praxiskalender zu. Er eignet sich für Routineanliegen wie Termine, Rezepte und Auskünfte und leitet komplexe Fälle an das Team weiter. Grenzen bestehen bei stark emotionalen Anliegen oder rechtlich sensiblen Auskünften. In diesen Fällen sollte ein Mitarbeiter übernehmen.
Sie sind auf der Suche nach einem Praxisverwaltungssystem? In unserem Beitrag finden Sie einen Praxissoftware-Vergleich.
Ein externer Telefonservice bietet echte Gesprächspartner und kann persönliche Anliegen menschlich beantworten. Er arbeitet jedoch meist zu Servicezeiten, skaliert schlechter in Spitzenzeiten und hat in der Regel keinen direkten Zugriff auf Patientendaten oder die Praxissoftware. Die Kosten sind höher, da Personal gebunden wird.
Ein Telefonbot arbeitet mit festen Menüs und Entscheidungsbäumen. Er eignet sich für sehr einfache Standardauskünfte wie Öffnungszeiten oder Adressangaben. Für freie Dialoge, mehrstufige Rückfragen und individuelle Lösungen ist er hingegen nicht geeignet, da keine Künstliche Intelligenz zugrunde liegt.
Agent-Assist-Systeme sind ein Werkzeug für Mitarbeiter am Telefon. Sie transkribieren Gespräche, schlagen Antworten vor und blenden relevante Informationen ein. Diese Tools nehmen Anrufe nicht selbstständig entgegen, können aber in größeren Teams oder MVZ sinnvoll sein, die die Qualität der Telefonate verbessern möchten.
KI-Telefonassistenten entlasten das Praxisteam, verbessern die telefonische Erreichbarkeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang. Das spart Zeit, reduziert Unterbrechungen und steigert die Zufriedenheit der Patienten sowie auch vom Praxisteam.
- Effizientere Praxisorganisation und Zeitersparnis: Der KI-Telefonassistent beantwortet häufige Fragen, koordiniert Terminwünsche und filtert Anrufe nach Priorität. So bleiben mehr Kapazitäten für medizinische Aufgaben und persönliche Patientengespräche.
- Entlastung bei Fachkräftemangel: Medizinische Fachangestellte müssen weniger Zeit am Telefon verbringen und können sich auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren. Das verbessert die Arbeitsqualität und senkt den Stress im Praxisalltag. Qualifizierte MFA können sich um komplexere medizinische Anliegen kümmern, anstatt ihre Arbeitszeit mit Terminvereinbarungen zu verbringen.
- Bessere Erreichbarkeit für Patienten: Der KI-Telefonassistent ist jederzeit verfügbar, auch zu Stoßzeiten und außerhalb der Sprechzeiten. Er nimmt Anrufe parallel an, unabhängig davon, wie viele Patienten gleichzeitig anrufen.
- Kürzere Wartezeiten & mehr Zeit für Patienten vor Ort: Patienten erhalten sofort eine Antwort oder Terminbestätigung, ohne Zeit in der Warteschleife zu verschwenden. Das steigert das Vertrauen in die Praxis und verbessert die Servicequalität spürbar.
- Mehrsprachige Anrufannahme: Einige KI-Telefonassistenten verstehen und sprechen mehrere Sprachen. Das erleichtert die Kommunikation mit internationalen Patienten und reduziert Missverständnisse.
- Inklusiv für digital-averse Patientengruppen: Auch wenn Terminvereinbarungen heute in vielen Praxen bereits per Online-Terminbuchung möglich sind, bietet es für digital weniger erfahrene oder ältere Patienten einen Vorteil, weiterhin telefonisch Termine vereinbaren zu können. So bleibt der Zugang zur Praxis einfach und barrierearm.
- Gesteigerte Patientenzufriedenheit: All die genannten Punkte zahlen auf die Patientenzufriedenheit ein. Durch die sofortige Erreichbarkeit und kurze Wartezeiten fühlen sich Patienten ernst genommen und gut betreut.
- Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit: Da der KI-Telefonassistent unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig bearbeiten kann, sinkt der Personalaufwand deutlich. Die Praxis arbeitet wirtschaftlicher und kann ihr Patientenaufkommen besser skalieren.
Tipp: Machen Sie einen Testanruf
Viele Anbieter bieten Interessenten die Möglichkeit, die Qualität des KI-Telefonassistenten im Rahmen eines Testanrufs zu erproben. Nehmen Sie dieses Angebot wahr, um sich von den einzelnen Anbietern überzeugen zu lassen.
Der Einsatz von KI-Telefonassistenten erfordert technisches Vertrauen und organisatorische Sorgfalt. Fehlende Kontrolle, Datenschutzfragen oder anfängliche Skepsis bei Patienten können den Start erschweren. Wer den Assistenten gut vorbereitet, transparent gegenüber Patienten kommuniziert und klare Regeln für sensible Situationen festlegt, minimiert Risiken und stärkt die Zuverlässigkeit des Systems. Ein Man-in-the-Loop-Ansatz, bei dem für den Notfall sowie auch für sehr komplexe Anliegen weiterhin ein Mensch zur Verfügung steht, mindert die möglichen Risiken ab.
Über Schnittstellen kann der KI-Telefonassistent direkt mit der Praxissoftware, dem Terminmanagement oder anderen digitalen Tools kommunizieren. So werden Arbeitsabläufe automatisiert und der Informationsfluss in der Praxis verbessert. Erst durch die optimale Integration in den Praxisalltag und durch die Anbindung an bestehende Systeme entfaltet der KI-Telefonassistent sein volles Potenzial.
- Verknüpfung mit der Praxissoftware: Durch die Integration in die Praxisverwaltungssoftware kann der KI-Telefonassistent auf Patientendaten, Termininformationen oder Stammdaten zugreifen. Dadurch lassen sich Anfragen präzise beantworten und Übertragungsfehler vermeiden. Gleichzeitig wird das Praxisteam entlastet, da viele Routinevorgänge automatisch bearbeitet werden.
- Kalender-Integration: Eine Verbindung mit dem digitalen Praxiskalender ermöglicht es dem KI-Telefonassistenten, Termine direkt zu vergeben, zu verschieben oder abzusagen. Patienten erhalten auf Wunsch eine Bestätigung per SMS oder E-Mail, während die Änderungen in Echtzeit in den Praxiskalender übernommen werden.
- Anbindung an Wissensdatenbanken: Über eine Schnittstelle zu internen Wissensdatenbanken oder FAQs kann der KI-Telefonassistent häufig gestellte Fragen beantworten, etwa zu Öffnungszeiten, Befunden oder Rezeptbestellungen. Dadurch sinkt die Zahl der Rückfragen und die telefonische Erreichbarkeit verbessert sich.
- API-Schnittstellen zu weiteren Tools: Viele Anbieter bieten offene API-Schnittstellen an. Damit kann der KI-Telefonassistent auch mit anderen Programmen kommunizieren, zum Beispiel mit Systemen für Dokumentation, Reporting oder Patientenkommunikation. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Anrufannahme bis zur Dokumentation.
Arztpraxen können zwischen verschiedenen Anbietern von KI-Telefonassistenten wählen. Die Lösungen unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang, ihrer Spezialisierung auf das Gesundheitswesen sowie in Preis- und Abrechnungsmodellen.
Tipp: Kostenlose Demo und/oder Testphase anfragen
Viele Anbieter von KI-Telefonassistenten bieten die Möglichkeit, das System im Rahmen einer kostenlosen Demo oder Testphase auszuprobieren. So können Sie prüfen, wie gut die Lösung zu den Abläufen in Ihrer Praxis passt und wie zuverlässig die Spracherkennung funktioniert. Ein kurzer Testanruf zeigt oft schon, wie natürlich die Gespräche klingen und welche Aufgaben der Assistent eigenständig übernehmen kann.
Die Kosten für einen KI-Telefonassistenten hängen vom Abrechnungsmodell des Anbieters, dem gebuchten Funktionsumfang und vom Anrufvolumen ab. Einige Systeme berechnen eine monatliche Grundgebühr, andere rechnen nutzungsbasiert nach Gesprächsminuten oder Anrufanzahl ab. Mischmodelle kombinieren beide Ansätze. Zusätzlich können Kosten für Einrichtung, Integrationen oder Zusatzfunktionen entstehen.
Künstliche Intelligenz ist im deutschen Gesundheitswesen angekommen, doch das Potenzial wird noch längst nicht ausgeschöpft. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie aus dem Jahr 2025 setzen bereits 15 % der Arztpraxen mindestens eine KI-Lösung ein. Dabei nutzen 8 % der befragten Praxen Künstliche Intelligenz gezielt, um Praxisabläufe zu vereinfachen, etwa durch automatisierte Terminverwaltung oder digitale Kommunikationsprozesse. Weitere 45 % halten diesen Einsatz für sinnvoll, haben die Technologie selbst jedoch noch nicht implementiert.
Die Richtung ist klar: KI wird fester Bestandteil des Praxisalltags.
Neben administrativen Abläufen kommt Künstliche Intelligenz zunehmend auch bei der Dokumentation, der Terminplanung und in der Patientenkommunikation zum Einsatz. Dadurch lässt sich der Zeitaufwand für organisatorische Aufgaben deutlich verringern, während die Qualität der medizinischen Betreuung steigt. Gerade KI-Telefonassistenten zeigen, wie sich Routineanrufe effizient bearbeiten lassen.
Wer jetzt handelt, verschafft sich einen Vorsprung.
Da der Großteil der Praxen den Einsatz von KI zwar als sinnvoll bewertet, aber noch zögert, bietet sich aktuell die Chance, durch frühe Implementierung einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Praxen, die bereits heute digitale Helfer wie KI-Telefonassistenten einsetzen, erhöhen ihre Erreichbarkeit, entlasten das Team und zeigen ihren Patienten, dass sie technologisch auf dem neuesten Stand sind.
Für weitere Inspiration: KI für Arztpraxen in Aktion erleben
Einige Kassenärztliche Vereinigungen bieten in modernen Showpraxen die Möglichkeit, Künstliche Intelligenz und andere Lösungen zur Digitalisierung von Arztpraxen live zu erleben.
- Showpraxis „DEMO“ der Kassenärztlichen Vereinigung Berlin (KV Berlin): In der Showpraxis DEMO – digital.erleben.miteinander.offen können Ärzte und ihre Praxisteams KI-Tools wie digitale Telefonassistenten, Self-Check-in und Anamneselösungen interaktiv ausprobieren.
- Showroom „dipraxis“ der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen‑Lippe (KVWL): Die dipraxis zeigt unter dem Motto „Wow-Effekt statt Weiß-noch-nicht“ wie ein vollständig digitalisiertes Patientenmanagement aussieht, inklusive Ausstellungsfläche zur Praxisautomatisierung.
- Showpraxis „praxis4future“ der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein (KV Nordrhein): In der praxis4future (Standorte Köln & Düsseldorf) dürfen Praxisteams in multimedialen Räumen Digital- und KI-Lösungen live erleben, z. B. die Online-Terminvereinbarung, Self-Check-in und digitale Rezeption.
- eHealth Forum der Kassenärztlichen Vereinigung Baden‑Württemberg (KVBW): Im Rahmen des eHealth Forums Freiburg werden unter anderem KI-Anwendungen vorgestellt und Praxisteams informiert über Digitalisierung im ambulanten Bereich.
Nutzen Sie diese Showpraxen und Testangebote der KVen zur Entscheidungshilfe und um einen Einblick zu erhalten, wie der Einsatz von KI und anderen Digitalisierungslösungen Ihren Praxisalltag noch effizienter gestalten kann.
Eine gründliche Einrichtung lohnt sich.
Die initiale Einrichtung eines KI-Telefonassistenten kann innerhalb weniger Minuten abgeschlossen sein. Aber: Je detaillierter die Anweisungen, die Sie dem KI-Telefonassistenten in Ihrer Arztpraxis geben, in desto mehr Szenarien kann er Sie und Ihr Praxisteam unterstützen. Es lohnt sich daher, mehr Zeit in die gründliche und detaillierte Einrichtung zu investieren, indem Sie mehr individuelle Informationen im System hinterlegen.
Ein KI-Telefonassistent ist eine praxisnahe Möglichkeit, Routineanrufe zu automatisieren und das Praxisteam spürbar zu entlasten. Gleichzeitig bleibt der persönliche Kontakt zu den Patienten erhalten, wenn Mensch und KI Hand in Hand arbeiten. Im Notfall oder bei komplexen Anliegen sollte weiterhin ein Mitarbeiter übernehmen können. Auch bei technischen Störungen muss eine einfache Umschaltung auf die reguläre Telefonleitung möglich sein. So profitieren Praxen von maximaler Effizienz, ohne auf Sicherheit und persönliche Betreuung zu verzichten.
