Factoring für Zahnärzte: Definition, Ablauf, Kosten (inkl. Anbieter-Vergleich und Checkliste)

Factoring bedeutet in der Zahnarztpraxis, dass offene Patientenrechnungen an einen Factoring-Dienstleister abgetreten oder verkauft werden. Der Abrechnungsdienstleister zahlt der Zahnarztpraxis den Betrag meist kurzfristig aus und übernimmt je nach Vertrag das Forderungsmanagement. In der Variante des echten Factorings trägt der Dienstleister außerdem das Ausfallrisiko. Für die Leistungen fällt eine Factoringgebühr an, meist als Prozentsatz vom Rechnungsvolumen. Je nach Anbieter können Leistungen wie Rechnungsversand, Mahnwesen, Inkasso, Bonitätsprüfung oder Teilzahlung enthalten sein oder separat berechnet werden.

Factoring bringt Zahnarztpraxen vor allem schnellere Liquidität und weniger Verwaltungsaufwand. Patienten profitieren je nach Anbieter von flexibleren Zahlungsoptionen.

Das Factoring ist für Zahnärzte besonders vorteilhaft, da Zahnärzte im Vergleich zu vielen anderen niedergelassenen Ärzten einen deutlich höheren Anteil an Privatabrechnung und patientenseitigen Zahlungen haben. Nach Daten des Statistischen Bundesamts lag der Anteil der Einnahmen aus Privatabrechnung bei Zahnarztpraxen 2023 bei 47,2 Prozent, bei Arztpraxen im Allgemeinen hingegen bei nur 28,0 Prozent. Dadurch entstehen in Zahnarztpraxen häufiger patientenbezogene Abrechnungsprozesse, längere Zahlungsziele und ein höheres Risiko von Zahlungsverzug oder gar -ausfall.

Eigenanteile sind in der Zahnmedizin systembedingt besonders häufig. Bei Zahnersatz decken Festzuschüsse grundsätzlich 60 Prozent der Durchschnittskosten der Regelversorgung; der verbleibende Anteil wird vom Patienten getragen. Das erhöht die Relevanz professioneller Zahlungsabwicklung und sorgt dafür, dass die Vorteile des Factorings als Abrechnungsmodell bei Zahnärzten ganz besonders zum Tragen kommen.

Factoring teilt den Ablauf zwischen Zahnarztpraxis und Factoring-Unternehmen klar auf: Die Zahnarztpraxis erbringt und dokumentiert die Behandlung; anschließend übernimmt in der Regel das Factoring-Unternehmen die Rechnungsabwicklung, die Vorfinanzierung sowie das Forderungsmanagement bis zum Zahlungseingang des Patienten.

1. Datenschutzhinweis: Die Zahnarztpraxis klärt den Patienten darüber auf, dass im Anschluss an die Behandlung alle abrechnungsrelevanten Daten an einen Finanzdienstleister übermittelt werden. Der Patient gibt seine schriftliche Einverständniserklärung ab.
2. Heil- und Kostenplan (HKP): Der Zahnarzt erstellt im Vorfeld einen Heil- und Kostenplan (HKP) für den Patienten. Bei Bedarf prüft der Factor, ob eine Option auf Raten- oder Teilzahlung angeboten werden kann.
3. Behandlung: Der Zahnarzt behandelt den Patienten.
4. Dokumentation: Der Zahnarzt dokumentiert, welche Leistungen erbracht wurden.
5. Rechnungsstellung: Je nach vereinbartem Leistungsumfang wird die Rechnung für den Patienten entweder in der Zahnarztpraxis oder aber von dem Factoring-Unternehmen erstellt. Wenn die Rechnungsstellung zunächst noch in der Zahnarztpraxis stattfindet, übernimmt der Factor anschließend die Zahlungsabwicklung
6. (Anteilige) Vorfinanzierung: Der Factoring-Dienstleister kauft der Zahnarztpraxis (im Rahmen des echten Factorings) die offene Forderung ab und überweist der Praxis den Forderungsbetrag abzüglich der Factoringgebühren. Dies erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage nach Rechnungsstellung, teilweise sogar noch an demselben Werktag. Je nach Modell überweisen manche Anbieter den vollen Abrechnungsbetrag abzüglich der Factoringgebühren. Andere Anbieter überweisen in diesem Schritt lediglich einen Teilbetrag (üblicherweise zwischen 70 bis 90 Prozent) und behalten bis zum Zahlungseingang durch den Patienten eine Reserve ein.
7. Mahnwesen & Inkasso (optional): Falls Patienten nicht direkt zahlen, übernimmt das Factoring-Unternehmen je nach Vertrag auch das Mahnwesen sowie eventuell das Inkasso. Bei einer reinen Vorfinanzierung (unechtes Factoring ohne Ausfallschutz) können Praxen auf diese Teilleistung auch verzichten, wenn sie ihr Mahnwesen bewusst nicht auslagern möchten, um mehr Kontrolle über den Patientenkontakt zu wahren.
8. Zahlungseingang: Der Patient zahlt den Rechnungsbetrag an das Factoring-Unternehmen.
9. (Restlicher Rechnungsausgleich): Sofern der Factoring-Anbieter zuvor noch nicht den vollen, sondern nur einen Teilbetrag ausgezahlt und eine Reserve einbehalten hatte, erfolgt nun abschließend die Auszahlung des Restbetrages.

Im Factoring kann zwischen dem stillen und dem offenen Factoring unterschieden werden. Im oben beschriebenen Ablauf beziehen wir uns auf das offene Factoring, da dieses in der Praxis üblicher ist.

Bei den Abrechnungsmodellen für Zahnärzte wird zwischen dem echten Factoring und dem unechten Factoring (Vorfinanzierung) unterschieden. Der zentrale Unterschied besteht darin, dass das Ausfallrisiko nur beim echten Factoring vom Factor übernommen wird, während das Ausfallrisiko beim unechten Factoring weiterhin bei der Zahnarztpraxis verbleibt.

Der Leistungsumfang und die finalen Konditionen hängen vom jeweiligen Anbieter und dem konkreten Vertrag ab.

Die Kosten für zahnärztliches Factoring werden in der Praxis meist als Prozentsatz vom fakturierten Rechnungsvolumen berechnet. Häufig liegen die reinen Factoringgebühren im Bereich von 1 bis 3 Prozent. Je nach Leistungsumfang und Gebührenmodell können die Gesamtkosten inklusive der Nebenkosten auch höher ausfallen, teils bei rund 5 Prozent.

Die Kosten für das Factoring setzen sich in der Regel aus einer Factoringgebühr, Zinsen/Finanzierungskosten für die Vorfinanzierung sowie eventuellen Zusatzkosten für Zusatzleistungen zusammen.

1. Factoringgebühr
   Die Factoringgebühr deckt typischerweise Leistungen rund um die Abwicklung ab. Dazu zählen je nach Vertrag die Abrechnung, das Debitorenmanagement und oft auch das Mahnwesen. Die Gebühr wird meist prozentual vom Rechnungsbetrag kalkuliert und beträgt in der Regel zwischen 1 bis 3 Prozent des Rechnungsvolumens.
2. Zinsen bzw. Finanzierungskosten
   Wenn der Anbieter eine schnelle Auszahlung vorfinanziert, können zusätzlich Zinsen anfallen. Diese werden häufig als Jahreszinssatz beschrieben und hängen vom Modell und der Bonität der Zahnarztpraxis ab.
3. Zusatzkosten für Zusatzleistungen
   Je nach Anbieter und Leistungsumfang können weitere Kosten für einzelne Zusatzleistungen hinzukommen, zum Beispiel für:
   • Kontoführung
   • Bonitätsprüfung
   • Einwohnermeldeamtsanfragen
   • Portokosten für den postalischen Rechnungsversand
   • Option auf Teil- und Ratenzahlungen
   • Mahnwesen
   • Inkasso
   • Unterschreitung eines Mindest-Abrechnungsvolumens

Die finalen Kosten für das Factoring in Zahnarztpraxen richten sich nach diversen Faktoren. Abgesehen davon, dass jeder Anbieter seine Preise unterschiedlich kalkuliert, kommt hinzu, dass jede Praxis individuell ist und unterschiedliche Anforderungen mitbringt.

Faktoren, die die Kosten für das Factoring in Zahnarztpraxen beeinflussen, sind unter anderem:

• der Honorarumsatz der Zahnarztpraxis, der an das Factoring-Unternehmen verkauft wird,
• die Anzahl der Rechnungen,
• der gewünschte Auszahlungszeitpunkt,
• der inkludierte sowie zusätzlich gewünschte Leistungsumfang,
• die Zahlungskonditionen, die den Patienten ermöglicht werden sollen (z. B. Option auf Teil- oder Ratenzahlung)
• eventuelle Rabatte (z. B. Gründernachlass bei Praxisneugründungen).

Damit Sie einen besseren Überblick darüber gewinnen, wie hoch die Kosten für das Factoring in Zahnarztpraxen ausfallen, finden Sie im Folgenden eine Beispielrechnung, die sich an einer durchschnittlichen Zahnarztpraxis orientiert. Dabei stellen wir nicht nur die Gebühren bei verschiedenen prozentualen Factoringgebühren gegenüber, sondern vergleichen ebenfalls, wie sich die Kosten unterscheiden, wenn Sie entweder das vollständige Rechnungsvolumen oder aber lediglich das Privatabrechnungsvolumen auslagern.

Ausgangssituation:

• Einnahmen der Zahnarztpraxis: 894.000 Euro p. a. (durchschnittliche Einnahmen im Jahr 2023)
• Prozentualer Privatabrechnungsanteil: 47,2 Prozent (durchschnittlicher Privatabrechnungsanteil in Zahnarztpraxen im Jahr 2023)

Um zu prüfen, inwiefern sich das Factoring für Ihre Zahnarztpraxis lohnen kann, gilt es, die Kosten mit den Einsparungen gegenüberzustellen, die sich in Ihrer Zahnarztpraxis durch das Factoring realisieren lassen. Hierzu empfiehlt es sich, die folgenden Fragen ehrlich und fundiert zu bewerten:

• Zeitaufwand: Wie viel Zeit verbringen Sie und Ihr Praxisteam aktuell mit der Privatliquidation, inklusive Rechnungen schreiben und versenden, Zahlungseingänge prüfen und verbuchen, Mahnwesen, Inkassoverfahren und individuelle Absprachen mit Patienten?
• Personalkosten: Welche Personalkosten entfallen auf die genannten Aufgaben rund um die Abrechnung?
• Opportunitätskosten: Welche Opportunitätskosten entstehen Ihnen durch die o. g. Aufgaben? Das heißt, welche Honorarumsätze entgehen Ihnen dadurch, dass Sie oder Ihr Praxisteam sich um die Abrechnung anstatt um abrechenbare Behandlungen kümmern?
• Zahlungsverzug: Wie häufig kommt es zum Zahlungsverzug? Welche Kosten entstehen Ihnen dadurch?
• Ausfallrisiko: Wie hoch waren die Zahlungsausfälle in der Vergangenheit, z. B. in den letzten 12 Monaten?
• Anteil an Privatabrechnung: Wie hoch ist der Anteil an Privatabrechnung und Leistungen an Selbstzahler in Ihrer Praxis?
• Wunsch nach Teil-/Ratenzahlungen: Wie häufig fragen Patienten nach Teil- oder Ratenzahlung, insbesondere bei Zahnersatz oder größeren Eigenanteilen?
• Liquiditätsschwankungen: Wie stark schwankt Ihre Liquidität, zum Beispiel durch größere Behandlungsfälle, Laborvorleistungen oder sonstige Investitionen?
• Investitionen: Stehen Investitionen oder Personalaufbau an, die durch planbare und schnellere Auszahlung leichter umsetzbar wären?

Indem Sie diese Fragen für sich beantworten und die Kosten den Einsparpotenzialen gegenüberstellen, gewinnen Sie einen fundierten Eindruck darüber, ob sich das Factoring für Sie und Ihre Zahnarztpraxis lohnen kann.

Es gibt eine Vielzahl an Factoring-Anbietern und privatärztlichen Verrechnungsstellen, die unterschiedliche Leistungspakete und Konditionen anbieten. Daher ist ein Vergleich der Anbieter in jedem Fall sinnvoll. Welche Kriterien es bei der Auswahl eines Factoring-Anbieters zu vergleichen lohnt, erfahren Sie im Folgenden.

Wenn Sie von den Vorzügen des Factorings überzeugt sind, können Sie die verschiedenen Factoring-Anbieter mithilfe weniger Klicks über unseren Vergleichsrechner miteinander vergleichen. Hierzu wird lediglich eine Angabe zu Ihrer Berufsgruppe, Ihrer gewünschten Leistung, Ihrem Honorarumsatz und der erwarteten Anzahl jährlicher Rechnungen benötigt.

Anschließend erhalten Sie einen Überblick über die verfügbaren Factoring-Angebote sowie eine Empfehlung, welcher Anbieter das beste Preis-/Leistungsverhältnis für Ihre individuelle Situation liefert. Neben der reinen Kostenübersicht bietet der Vergleichsrechner auch Einblick in viele weitere Leistungsmerkmale jedes Anbieters. Mithilfe dieser Detailinformationen können Sie die angebotenen Zusatzservices gezielt bewerten oder nach bestimmten Kriterien filtern, die für Ihre Praxis besonders relevant sind.

Dabei ist es unerheblich, ob Sie erstmals nach einem passenden Factoring-Dienstleister suchen oder Ihren aktuellen Anbieter auf die Probe stellen möchten: Der Vergleichsrechner unterstützt Sie dabei, schnell und unkompliziert eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Haben Sie einen passenden Anbieter gefunden, können Sie diesen (oder direkt fünf passende) über unser Portal um ein Angebot bitten – völlig kostenlos, unverbindlich und ohne jede Verpflichtung Ihrerseits.

Factoring ermöglicht Zahnarztpraxen eine deutliche Steigerung ihrer Liquidität und der Einnahmenplanbarkeit. Das Modell lohnt sich vor allem für Zahnarztpraxen mit hohem Privat- und Eigenanteilsvolumen, häufigem Zahlungsverzug oder hohem Verwaltungsaufwand in der Abrechnung. Entscheidend ist, ob die Factoringgebühren durch Zeitersparnis, planbare Liquidität und geringeres Ausfallrisiko übertroffen werden. Achten Sie bei der Anbieterauswahl besonders auf den Leistungsumfang, mögliche Zusatzkosten, Regeln zu Rückbelastungen und die gewünschte Kommunikation mit Patienten.