Die Pflicht, die sogenannten „aushangpflichtigen Gesetze“ frei zugänglich zu machen, besteht schon ab dem ersten Beschäftigten. Das kann zum Beispiel eine Empfangsmitarbeiterin, der Sekretär, die Sprechstundenhilfe oder die Medizinische Fachangestellte sein. Jeder Betrieb mit mindestens einem Mitarbeiter muss dieser Pflicht nachgehen – ansonsten kann es zu kostenintensiven Konsequenzen kommen. Welche Gesetze aushangpflichtig sind, wie genau sie ausgehängt werden und was speziell für Arztpraxen gilt, erfahren Sie hier.
Grundsätzlich haben Sie den Begriff „Aushang“ nicht wörtlich zu nehmen ist. Die Gesetze müssen also nicht zwangsläufig hängen, sie können genauso auch ausliegen oder anderweitig für Ihre Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Mehr dazu im Abschnitt „Wie werden die Gesetze ausgehängt?“.
Nicht alle Betriebe haben die gleichen Gesetze auszuhängen. Schließlich betrifft nicht jede Vorschrift auch jedes Unternehmen, das gilt auch für Arztpraxen. Die Regelungsgebiete sind deshalb abhängig von Branche, Größe, Struktur und Tätigkeiten des Betriebs. Zwar gibt es Gesetze, die branchenübergreifend quasi für alle Betriebe relevant und auch aushangpflichtig sind. Trotzdem hat jede Arztpraxis darüber hinaus individuell zu ermitteln, welche weiteren Gesetze für die eigenen Mitarbeiter von Bedeutung sind und daher zusätzlich ausgehängt werden sollten. Dabei dient immer die Leitfrage zur Orientierung: „Welche Vorschriften sollten meine Mitarbeiter kennen, um über alle Voraussetzungen eines sicheren Arbeitsablaufs informiert zu sein?“
Welche Pflichten haben Sie als Arzt sonst noch? In unserem Ratgeber zum Thema ärztliche Pflichten geben wir einen Überblick.
Die für Arztpraxen relevanten Gesetze lassen sich in folgende Gruppen einteilen. Anhand dieser Zuordnung hat jede Arztpraxis für sich zu entscheiden, welche Vorschriften in ihren Räumen aushangpflichtig sind.
Es wird deshalb empfohlen, auch diese Gesetze den Beschäftigten zugänglich zu machen – so befindet man sich auf der sicheren Seite.
Hinweis: Trotz sorgfältiger inhaltlicher Prüfung können wir keine Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben übernehmen.
In den Gesetzen selbst ist nachzulesen, wie diese jeweils ausgehängt werden müssen. Grundsätzlich gilt aber, dass der Begriff „Aushang“ nicht wörtlich zu nehmen ist. Die Gesetze müssen also nicht zwangsläufig hängen, sie können genauso auch ausliegen. Die Hauptsache ist nur, dass sie für alle Mitarbeiter frei zugänglich und jederzeit einzusehen sind. Das bedeutet, dass jeder Arbeitnehmer unbeaufsichtigt und ohne Nachhaken beim Arbeitgeber Zugriff auf die Regelwerke haben muss.
Der Aushangpflicht wird also nicht genügt, wenn die aktuelle Ausgabe im Personalbüro oder im Büro des Vorgesetzten zu finden ist, wo die Arbeitnehmer womöglich noch um Aushändigung bitten müssen. Die Voraussetzungen sind also, dass jeder Mitarbeiter ohne Hilfe Dritter, ungestört und von Vorgesetzten unkontrollierbar auf die ausgehängten Gesetze zugreifen kann.
Größere Betriebe haben dafür zu sorgen, dass die Informationen auf jedem Stockwerk und in jedem Gebäude unter den genannten Bedingungen für die Mitarbeiter einzusehen sind. Geeignete Orte für den Aushang der Gesetze sind zum Beispiel Aufenthalts- und Pausenräume, die Kantine, das schwarzes Brett oder der Empfangsbereich. Zu beachten ist, dass die Gesetze in den Sprachen verfügbar sind, in denen jeder Mitarbeiter diese prüfen kann. Für ausländische Beschäftigte, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, kann also eine zusammenfassende Übersetzung notwendig sein.
Digital oder haptisch – in einer digitalisierten Arbeitswelt stellt sich zwangsweise die Frage, ob die Gesetze dringend in Papierform aushängen müssen. Das ist je nach Gesetz und Verordnung unterschiedlich. In manchen Fällen, wie z. B. beim Heimarbeitsgesetz, haben die Arbeitgeber das nicht selbst zu entscheiden, sondern müssen sich an eine fest vorgegebene Form der Bekanntmachung halten – in diesem Fall ist ein Aushang in den Ausgaberäumen festgelegt. Eine genaue Lektüre der jeweiligen Gesetze ist daher unerlässlich.
Lassen die Gesetze es aber zu, kann grundsätzlich auch die in der Arztpraxis vorhandene Informations- und Kommunikationstechnik als Medium für den Aushang genutzt werden. Aber nur, solange alle Mitarbeiter freien Zugriff auf diese Medien haben. Das kann zum Beispiel das Intranet oder die Cloud sein. Auch muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter mit dem Umgang vertraut ist und die entsprechenden Vorschriften ohne Probleme einsehen kann. Zudem muss gewährleistet sein, dass der Gesetzestext nicht manipuliert werden kann.
Nicht immer ist also ein physischer Aushang von Nöten. Auch in elektronischer Form können die Gesetze zur Verfügung gestellt werden, soweit bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Häufig lohnt es sich für kleine Arztpraxen eher, eine Sammlung der aushangpflichtigen Gesetze in gedruckter Fassung auszulegen. Die digitale Bereitstellung ist vor allem in größeren Unternehmen sinnvoll, in denen viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.
Viele Verlage bringen eine jährlich aktualisierte Sammlung der aushangpflichtigen Gesetze heraus. Diese umfassen alle aktuell geltenden Gesetze und sind für zwischen 10 und 25 € zu erwerben. Auch spezielle Fassungen für medizinische Einrichtungen werden angeboten. Meist sind die Sammlungen bereits für den Aushang vorbereitet. Außerdem sind die Gesetzestexte kostenlos im Internet unter Gesetze-im-Internet zu finden, worüber sie sich auch ausdrucken lassen.
Gewerbeaufsichtsbehörden und die Berufsgenossenschaften kontrollieren regelmäßig die Einhaltung von Aushangpflichten in Unternehmen. In vielen Fällen werden Verstöße deshalb sichtbar – entweder durch derartige Kontrollen im Betrieb oder durch Beschwerden von Mitarbeitern. Es lohnt sich also, der Pflicht nachzukommen und die aushangpflichtigen Gesetze immer aktuell zu halten.
Verstöße gegen die Aushangpflicht können zum Beispiel in unterbliebenen oder fehlerhaften Aushängen bestehen.
Fehlerhaft können die ausgehängten Gesetze schnell werden. Vor allem bei ausgedruckten Versionen kann es zu unbemerkten Gesetzesverstößen kommen, wenn diese nicht regelmäßig ausgetauscht werden. Denn Gesetze ändern sich ständig und die Aushänge müssen immer auf dem neuesten Stand sein. Wird eine Aktualisierung übersehen, kann dies bei einer Praxisbegehung als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und Bußgelder von bis zu 2.500 € nach sich ziehen. Es empfiehlt sich deshalb, alle aushangpflichtigen Gesetze in der Arztpraxis mindestens einmal im Jahr auf deren Aktualität zu prüfen.
Um einen Verstoß der Aushangpflicht handelt es sich der Rechtsprechung zufolge auch schon dann, wenn die Mitarbeiter ihren Arbeitgeber erst um Aushändigung der entsprechenden Gesetze bitten müssen.
Zudem kann man sich schadensersatzpflichtig machen, wenn der Verstoß gegen die Aushangpflicht ursächlich für den Eintritt eines Schadens des Arbeitnehmers ist. Denn womöglich hätte der Arbeitsunfall vermieden werden können, wenn Verantwortliche die geltenden Vorschriften bekannt gemacht hätten.
Noch teurer wird es dann, wenn der Sofortmeldepflicht nach dem Arbeitsunfall nicht nachgegangen wurde. Bei Persönlichkeitsrechtsverletzungen ist außerdem mit Ansprüchen auf Widerruf zu rechnen.
Um Fehlern bei der Aushangpflicht von Gesetzen vorzubeugen, ist es wichtig, über Gesetzesänderungen informiert zu bleiben. Werden die Gesetze den Mitarbeitern über eine Internetlösung bereitgestellt, besteht die Möglichkeit, auf Online-Gesetzestexte zu verlinken.
Eine andere Möglichkeit ist die Anmeldung bei einem Newsletter von Branchen-Infodiensten oder speziellen Rechts-Newslettern, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Anbieter von Newslettern sind beispielsweise die Ärztekammern Bayern und Baden-Württemberg sowie der Verband der niedergelassenen Ärzte Deutschlands. Gesetzesänderungen werden in den meisten Fällen frühzeitig angekündigt, sodass genügend Zeit bleibt, die ausgehängten Gesetze in der Praxis zu erneuern.
Eine Alternative ist ein Abo bei der Arbeitgeberbibliothek, welche die Gesetzesänderungen regelmäßig veröffentlicht und die aushangpflichtigen Gesetze digital zum Download anbietet. Mit dem Erwerb des E-Books erhalten Arbeitgeber gleichzeitig eine Lizenz, womit sie die aktualisierten Auflagen kostenlos bis zum Lizenzablauf herunterladen können. Arbeitgeber wie Arztpraxen sparen sich damit die Kosten, die für die Erneuerungen der aushangpflichtigen Gesetze anfallen würden.
Daneben ist aber immer auch eine Eigenrecherche seitens der Arztpraxis notwendig, um keine relevanten Gesetze zu übersehen. Die Tatsache, dass einzelne Gesetze nur für ausgewählte Tätigkeiten in Praxen aushangpflichtig sind, setzt voraus, dass jede Arztpraxis individuell ermittelt, welche Gesetze für sie relevant und sinnvoll sind.
