Papierlose Praxis dank digitaler Patientenformulare

In einer papierlosen Praxis erfolgen die Erhebung, die Dokumentation, der Versand sowie auch die Archivierung sämtlicher Unterlagen – wie der Name bereits vermuten lässt – papierlos.

Während bei gesetzlich krankenversicherten Patienten ein Großteil der administrativen Prozesse über die elektronische Gesundheitskarte läuft, müssen vor allem Privatpatienten – gerade bei der Neuaufnahme in einer Praxis – eine Vielzahl verschiedener Formulare ausfüllen. Diese müssen von Ihrem Praxispersonal anschließend eingescannt oder abgetippt, abgeheftet und/oder geschreddert werden. Das ist weder nachhaltig noch effizient. So zumindest bisher. Denn mittlerweile gibt es die Möglichkeit, eine papierlose Praxis zu führen, indem diese Prozesse vollständig digital abgebildet werden. Das betrifft sowohl Frage- und Aufklärungsbögen als auch Befunde und Berichte. Auch die externe Kommunikation mit anderen Leistungsträgern erfolgt – soweit möglich – digital und papierlos.

Während die Daten von Patienten in der Vergangenheit in der Regel mithilfe von Zettel, Stift und Klemmbrett erhoben wurden, erfolgen Patientenaufklärung, digitale Anamnese, Stammdatenerhebung und Co. in der papierlosen Praxis digital mithilfe eines Tablets oder eines Smartphones. In der praktischen Umsetzung kann der Umgang mit digitalen Formularen beispielsweise wie folgt aussehen:

• a) Formulare per E-Mail: Sie senden Ihrem Patienten die Unterlagen bereits im Vorfeld seines Termins per E-Mail zu, sodass Ihr Patient diese bereits zuhause auf seinem Smartphone ausfüllen und die Antworten digital an Sie übermitteln kann.
• b) Eingabe per Tablet: Alternativ stellen Sie Ihrem Patienten vor Ort in der Praxis ein Tablet zur Eingabe seiner Daten zur Verfügung. Damit die Patienten das Tablet ausschließlich zum Zwecke der Stammdatenabfrage bzw. der Eigenanamnese verwenden können, kann das Tablet in einen speziell eingeschränkten Modus versetzt werden.

Professionelle Anbieter für digitale Patientenformulare ermöglichen üblicherweise eine rechtssichere, elektronische Unterschrift gemäß der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS). So können Ihre Patienten Ihre Angaben unkompliziert auf ihrem Smartphone oder Ihrem praxiseigenen Tablet signieren, ohne dass ein zusätzliches Ausdrucken und Unterzeichnen der Dokumente erforderlich ist. Per Knopfdruck lassen sich die Antworten Ihres Patienten anschließend in die Praxisverwaltungssoftware (PVS) übertragen bzw. in der elektronischen Patientenakte ablegen.

Nicht nur die Fragebögen Ihrer Patienten, sondern auch Ihre eigene Berichterstellung findet im Rahmen einer papierlosen Praxis digital statt. So ermöglicht es Ihnen die Digitalisierung der Berichterstellung, Vorlagen für die häufigsten Fälle zu erstellen und mit Platzhaltern zu versehen. So sparen Sie beim Ausfüllen zu späterem Zeitpunkt wertvolle Zeit. Dadurch, dass die Berichte nun schon digital vorliegen, können Sie diese unkompliziert an andere medizinische Leistungsträger übermitteln, ohne dass Sie sie zuvor einscannen oder abtippen müssen.

Sofern auch Medizingeräte (z. B. Elektrokardiogramme) an die Praxisverwaltungssoftware angeschlossen sind, können auch diese Daten von vornherein digital erhoben und unkompliziert in die jeweilige Patientenakte übertragen werden. Auch diese Unterlagen müssen nun nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet werden, sondern liegen digital vor.

Neben den Dokumenten, die in Ihrer Praxis entstehen, erhalten und versenden Praxen eine Vielzahl weiterer Dokumente verschiedener Fachärzte, Pflegeeinrichtungen oder anderer medizinischer Institutionen, darunter Arztbriefe, Röntgenbilder und Fremdbefunde. In der Vergangenheit mussten diese Dokumente in der externen Kommunikation zwischen Arztpraxen, Kliniken und Co. zunächst ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert, mit einer Briefmarke versehen und zur Post gebracht werden. Der Empfänger wiederum musste ein paar Tage auf den Posteingang warten, den Brief öffnen, zur Kenntnis nehmen, ggf. bearbeiten und beantworten, in der jeweiligen Akte ablegen und zu späterer Zeit im entsprechenden Ordner suchen und wiederfinden.

In der papierlosen Praxis erfolgt dieser Prozess gänzlich digital und spart so wertvolle Zeit: Hier werden die Dokumente digital übermittelt und können mit wenigen Klicks direkt in der zugehörigen digitalen Patientenakte abgelegt werden. Der gesamte Aufwand für den Postversand entfällt und Sie müssen nicht mehr auf die Post warten. Stattdessen können Sie auch kurzfristig bei einem Kollegen anrufen, um sich beispielsweise einen Befund oder Röntgenbilder übermitteln zu lassen, die dann bereits innerhalb weniger Sekunden digital bei Ihnen vorliegen.

Erhalten Sie die Befunde und Arztbriefe von weniger digitalisierten Kollegen per Post oder auf anderem Wege in Papierform, ist es in Ihrer papierlosen Praxis sinnvoll, diese einzuscannen und somit digital verfügbar zu machen. Dadurch können Sie sämtliche Dokumente auch zu einem späteren Zeitpunkt mit wenigen Klicks wiederfinden und aufrufen.

Grundsätzlich können sämtliche Formulare, die bisher ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt bzw. unterschrieben wurden, mithilfe entsprechender Software auch digital abgebildet werden. Dass eine elektronische Dokumentation ebenso zulässig ist wie die Dokumentation in Papierform, ist in § 630f Abs. 1 BGB explizit festgelegt.

Einige Beispiele für Dokumente, die in Ihrer Praxis digital abgebildet werden können, finden Sie im Folgenden.

Bereits der erste administrative Kontakt mit Ihren Patienten kann digital stattfinden. Während dies in der Vergangenheit nur bei gesetzlich krankenversicherten Patienten mithilfe ihrer elektronischen Gesundheitskarte der Fall war, kann mittlerweile auch die Aufnahme von Privatpatienten oder Selbstzahlern digital erfolgen. So können sowohl die Stammdaten, der Versicherungsstatus, die Zahlungsdetails als auch sämtliche Einverständniserklärungen sowie behandlungsfallspezifische Unterlagen digital am Smartphone oder an einem Tablet ausgefüllt und digital unterzeichnet werden.

Auch der Anamnesebogen kann mittlerweile digital ausgefüllt werden. Vor allem wenn die Patienten den Anamnesebogen bereits im Vorfeld per E-Mail erhalten, haben sie die Möglichkeit, sich mehr Zeit zu nehmen, um sämtliche relevante Informationen zusammenzutragen und gründlich einzutragen. Während sich der zeitliche Druck und die Wartezeit für die Patienten verringert, können gleichzeitig die Antwortqualität und somit auch die Behandlungsqualität erhöht werden.

Die digitale Patientenaufklärung bringt ebenso den Vorteil mit sich, dass die Dokumente bereits im Vorfeld per E-Mail an den Patienten geschickt werden können. So kann sich dieser die Unterlagen in Ruhe ansehen, eventuelle Fragen sammeln und somit besser vorbereitet zum Termin erscheinen. Auf diese Weise verwenden sowohl Sie als auch Ihr Praxisteam somit weniger Zeit darauf, die Patientenaufklärung gemeinsam mit Ihren Patienten durchzugehen, sondern können den Termin effizienter stattfinden lassen, indem Sie gezielt für Rückfragen zur Verfügung stehen und davon profitieren, Ihrem Patienten zuvor eine entsprechende Vorbereitungszeit eingeräumt zu haben.

Grundsätzlich können auch sämtliche weitere Formulare, die Sie von Ihren Patienten ausfüllen lassen, sowie auch Dokumente, die Sie Ihren Patienten zur Information aushändigen, digital abgebildet werden. Welche digitalen Dokumente Sie benötigen, um Ihrem Ziel der papierlosen Praxis näher zu kommen, hängt von Ihrer Fachrichtung und Ihren Behandlungsfällen ab. Von den Software-Anbietern für papierlose Praxen werden unter anderem folgende Dokumente in digitaler Form angeboten:

• Behandlungsverträge
• Wahlleistungsvereinbarungen
• Honorarvereinbarungen
• Patientenbefragungen
• Einverständniserklärungen
  • Datenaustausch mit Leistungserbringern
  • Übermittlung und Einholung von Daten
  • Übermittlung von Rezepten und Verordnungen
  • Datenschutzerklärung
  • Datennutzung für Forschung
  • Datenweitergabe bei Praxisübernahme
  • Entbindung der Schweigepflicht

Der Aufwand für den Umstieg von analogen zu digitalen Patientenformularen hängt von den bisherigen Prozessen und dem aktuellen Digitalisierungsstand Ihrer Praxis sowie vom jeweiligen Software-Anbieter ab. Während es bei einer bisher noch vollständig analogen Praxis zunächst erforderlich ist, eine geeignete Praxissoftware einzuführen und grundlegende Prozesse digital abzubilden, genügen in vielen Fällen bereits wenige Stunden, um von analogen auf digitale Patientenformulare umzusteigen.

So ermittelte der Software-Anbieter Idana in einer Studie mit 35 Befragten beispielsweise eine Einarbeitungszeit des Arztes von vier Stunden sowie eine Einarbeitungszeit der Medizinischen Fachangestellten von je etwa drei Stunden. Hinzu kommt der initiale Aufwand für die Recherche einer geeigneten Software. Hierbei kann Sie unser großer Anbieter-Vergleich unterstützen und Ihnen wertvolle Zeit einsparen.

Manche Software-Anbieter bieten Ihnen neben einer Vielzahl von Standardformularen zudem an, Ihre bisher analogen Formularvorlagen für Sie zu digitalisieren, und übernehmen somit einen Großteil der Arbeit für Sie. Ein Digitalisierungsberater kann Ihnen zusätzlich dabei helfen, den Umstieg möglichst zeit- und kosteneffizient zu gestalten und den Einarbeitungsaufwand durch gezielte Schulungen zu minimieren.

Gemäß § 10 Abs. 5 der Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ä) ist eine elektronische Speicherung von Daten im Gesundheitswesen grundsätzlich zulässig, sofern eine „Veränderung, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung“ verhindert wird. Um dies zu gewährleisten, stehen Ärzte in der Pflicht, den entsprechenden Empfehlungen der Ärztekammer zu folgen. Sollen Dokumente nachträglich verändert werden, muss dies mithilfe einer Versionierung erfolgen, sodass auch langfristig nachverfolgbar bleibt, wann welche Änderungen vorgenommen wurden.

Werden die Anamnese, Befunde, Arztberichte etc. von Vornherein digital erstellt und mit einer elektronischen Signatur versehen, ist es ausreichend, dass diese Dokumente ausschließlich digital vorliegen. Gemäß § 371a der Zivilprozessordnung (ZPO) gelten diese Dokumente auch in ausschließlich digitaler Form als Urkunde und bringen einen entsprechend hohen Beweiswert mit. Dies gilt jedoch nicht zwangsläufig auch für eingescannte Dokumente. Daher ist besondere Vorsicht geboten, wenn Dokumente, die bisher in Papierform vorlagen, digitalisiert werden. Denn der Beweiswert eines digitalisierten Dokumentes kann gegenüber dem Beweiswert eines originalen Papierdokuments im Falle eines Arzthaftungsprozesses geringer ausfallen.

Wenn die Digitalisierung der analogen Dokumente anhand der Technischen Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfolgt, können die anschließend digital vorliegenden Dokumente ebenso als Original angesehen werden. Laut der Richtlinie ist das Vernichten der analogen Dokumente im Anschluss an das richtlinienkonforme Digitalisieren somit problemlos möglich. Aber: Gemäß eigener Worte hat die Technische Richtlinie 03138 „ohne besondere rechtliche Bestimmungen lediglich empfehlenden Charakter“ (Kapitel 1.1 der Technischen Richtlinie 03138 des BSI).

Vor allem dann, wenn Dokumente in Papierform von Ihren Patienten unterschrieben wurden, stellt das Vernichten der Unterlagen ein Risiko dar. Denn in dem Fall, dass Ihr Patient im Rahmen eines Arzthaftungsprozesses bestreitet, das Dokument unterschrieben zu haben, ist es bei einem Scan nicht möglich, mithilfe graphologischer Untersuchungen nachzuweisen, dass die Unterschrift tatsächlich von Ihrem Patienten stammt. Hierzu wäre die handschriftliche, originale Unterschrift erforderlich.

Um im Zweifelsfall bestmöglich für die Beweisführung gewappnet zu sein, ist es daher empfehlenswert, diejenigen Dokumente weiterhin für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist in Papierform aufzubewahren, die von Ihren Patienten handschriftlich unterschrieben wurden und gegebenenfalls als Beweismittel dienen könnten. Dies betrifft häufig vor allem die Patientenaufklärung und Einverständniserklärungen.

Eine Digitalisierung dieser Unterlagen kann dennoch sinnvoll sein – vor allem dann, wenn die Patienten weiterhin bei Ihnen in Behandlung sind und Sie immer wieder Zugriff auf die entsprechenden Dokumente benötigen. Denn auch wenn Sie die Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahren, bieten Ihnen die digitalen Versionen den Vorteil, dass Sie diese per Suchfunktion in Sekundenschnelle digital einsehen oder auch unkompliziert an Kollegen übermitteln können.

Sowohl für Sie als Arzt als auch für Ihr Praxisteam und für Ihre Patienten bringen die digitalen Praxisformulare zahlreiche Vorteile mit sich.

Damit Sie auch Ihre Praxis papierlos führen und auf digitale Praxisformulare umsteigen können, müssen ein paar technische Voraussetzungen geschaffen werden.

Zunächst benötigen Sie – sofern noch nicht vorhanden – eine Praxissoftware. Hier werden die Patientenstammdaten, Termine, Befunde etc. gesammelt abgelegt und liegen in Sekundenschnelle vor. Da die meisten Arztpraxen heutzutage ohnehin mit einem digitalen Praxisverwaltungssystem arbeiten, bringt die bisherige Handhabung mit ausgedruckten Formularen den Nachteil mit sich, dass alle Daten nach der analogen Erfassung entweder händisch abgetippt oder eingescannt werden müssen, um anschließend gesammelt im PVS abgelegt zu werden. Hier kann der Einsatz digitaler Praxisformulare Abhilfe schaffen. Sofern Ihre Praxissoftware selbst keine digitalen Formulare bereitstellt, müssen Sie auf einen zusätzlichen Anbieter für digitale Praxisformulare zurückgreifen, der mit einer entsprechenden Schnittstelle an Ihr Praxisverwaltungssystem angebunden werden kann.

Zu guter Letzt benötigen Sie für Ihre papierlose Praxis ein Tablet, auf dem Patienten ihre Daten eintragen können. Hier gilt es zu beachten, dass Ihr Tablet mit Ihrem Betriebssystem kompatibel sein muss (z. B. Android, iOS, Linux). Ein paar Anbieter liefern ein Tablet gleich mit, sodass Sie zur Nutzung der digitalen Praxisformulare kein eigenes Tablet anschaffen müssen.

Um die Dokumente bereits im Vorfeld eines Termins an Ihre Patienten senden und von Ihnen vorbereitend ausfüllen zu lassen, empfiehlt sich zudem die Anbindung an ein Online-Terminbuchungstool. Den Patienten, die online einen Termin buchen, kann so automatisch eine E-Mail mit den benötigten Fragebögen zugesandt werden.

Mithilfe eines strukturierten Vorgehens gelingt der Umstieg von einer analogen zu einer digitalen, papierlosen Praxis im Handumdrehen. Voraussetzung für die Einführung einer papierlosen Praxis ist, dass Sie bereits ein Praxisverwaltungssystem verwenden, in dem Sie die Dokumente zukünftig digital ablegen und weiterverarbeiten können. Haben Sie bisher kein PVS eingeführt, empfehlen wir Ihnen unseren Praxissoftware-Vergleich.

1. Anforderungsprofil erstellen:
   Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick darüber, welche Funktionen es gibt, welche Sie benötigen, welche einen netten Zusatz darstellen würden und auf welche Sie verzichten können. Gewinnen Sie auch Ihr Praxisteam für die papierlose Praxis. Alle Prozessänderungen, die eine Umgewöhnung des Praxisteams erfordern, können in Teams grundsätzlich auf Widerstand stoßen. Um dies zu vermeiden, ist es empfehlenswert, dass Sie Ihre Medizinischen Fachangestellten bereits im Vorfeld mit in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Fragen Sie proaktiv, welche Wünsche Ihre Mitarbeiter an die Software haben, wo sie Schwierigkeiten sehen und an welcher Stelle sie sich gegebenenfalls besondere Unterstützung wünschen. Indem Sie Ihr Praxisteam einbeziehen und Ihren Mitarbeitern Verständnis entgegenbringen, können Sie den potenziellen Widerstand minimieren und die papierlose Praxis problemlos einführen.
2. Software aussuchen:
   Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, welche Funktionen Sie für Ihren Praxisalltag benötigen, können Sie eine konkrete Software auswählen. Unsere Vergleichstabelle (s. o.) liefert Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Optionen. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an. Nehmen Sie sich die Zeit, um zwei oder drei verschiedene Softwares in der Demoversion zu testen. So können Sie einen fundierten Vergleich ziehen und eine bestmögliche finale Entscheidung treffen.
3. Registrieren:
   Haben Sie sich final für eine Software entschieden, können Sie sich registrieren und mit dem Umstieg auf die papierlose Praxis starten.
4. Formulare erstellen:
   Nachdem Sie sich bei der Software Ihrer Wahl registriert haben, müssen die Formulare erstellt werden, die letztlich in der Praxis zum Einsatz kommen sollen. Hierbei können Sie aus verschiedenen Standardformularen auswählen oder – je nach Software – weitere individuelle Formulare entwerfen. Manche Software-Anbieter übernehmen diese Arbeit für Sie.
5. Bestehende Dokumente digitalisieren („ersetzendes Scannen“):
   Bisherige Dokumente sollten (zumindest teilweise) ebenfalls digital abgebildet werden, sodass Sie zukünftig vollumfänglich von den Vorteilen der papierlosen Praxis und der digitalen Dokumente profitieren können. Erstrebenswert ist es dabei, dass die bisher analogen Dokumente nicht nur als simpler Bild-Scan auf Ihrem Praxis-Computer oder auch in Ihrem Praxisverwaltungssystem vorliegen, sondern dass Sie diese (ebenso wie die neuen digitalen Dokumente) ebenfalls per Suchfunktion durchsuchbar machen. Hierzu ist es empfehlenswert, die bisher in Papierform vorliegenden Dokumente als PDF/A einzuscannen. So können Sie die Dokumente nicht nur digital aufrufen, sondern sie dank der Volltextsuche zusätzlich nach bestimmten Schlagworten durchsuchen.

Neben der Recherche einer geeigneten Software, dem Entwurf digitaler Vorlagen und der Digitalisierung bestehender Dokumente besteht eine besondere Herausforderung der papierlosen Praxis darin, den Anforderungen an den Datenschutz in einer Arztpraxis gerecht zu werden. Wichtig ist es daher, einen professionellen Anbieter zu wählen, der unter anderem eine rechtssichere, fristgerechte elektronische Archivierung der Patientenakten gewährleistet und dafür Sorge trägt, dass sämtliche Daten in regelmäßigen Abständen DSGVO-konform gesichert werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass die hochsensiblen Patientenakten vor Fremdzugriff geschützt sind und entsprechend nur Sie und Ihr befugtes Praxispersonal darauf zugreifen können.

Da der Datenschutz in Arztpraxen (sowohl hinsichtlich analoger als auch digitaler Unterlagen) einige rechtliche Fallstricke mit sich bringt, empfiehlt es sich, im Zweifelsfall Rat von einem spezialisierten Datenschutzexperten einzuholen.

Eine digitale, papierlose Praxis bringt gegenüber dem Umgang mit Patientenakten in Papierform zahlreiche nennenswerte Vorteile mit sich. So sparen Sie nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern vor allem auch Zeit, indem der Aufwand fürs Drucken, Abheften und Suchen von Akten drastisch minimiert wird.

Auch wenn es aus Gründen der Beweiskraft in einigen Fällen gegebenenfalls nicht möglich bzw. empfehlenswert ist, ein Papier-Dokument nach dem Digitalisieren zu vernichten, lohnt sich der Umstieg zur papierlosen Praxis. Zwar sollten einige der bisher analog vorliegenden Dokumente weiterhin in Papierform archiviert werden, doch sparen Sie trotzdem einiges an Platz, Zeit und Geld, wenn Sie zumindest zukünftige Dokumente ausschließlich in digitaler statt analoger Form speichern und verarbeiten.

Mithilfe unseres großen Anbieter-Vergleichs finden Sie die richtige Software für Ihre digitalen Praxisformulare und können vollumfänglich von den Vorteilen einer papierlosen Praxis profitieren. Weitere Möglichkeiten, wie Sie Prozesse in Ihrer Arztpraxis noch effizienter gestalten und Kosten einsparen können, erfahren Sie in unserem großen Ratgeber über die Digitalisierung in Arztpraxen.