Die digitale Patientenaufnahme ermöglicht es Kliniken und Arztpraxen, den Patientenempfang bzw. die Aufnahme eines neuen Patienten mithilfe digitaler Prozesse effizient abzuwickeln. Der Patient füllt im Zuge dessen alle erforderlichen Unterlagen digital (an seinem Smartphone, einem Tablet oder an einem Terminal vor Ort) aus, versieht sie mit einer digitalen Unterschrift und übermittelt sie per Klick an die Praxisverwaltungssoftware. Dort wiederum werden die Dokumente automatisch in der zugehörigen elektronischen Patientenakte abgelegt.
Die digitale Patientenaufnahme dient somit der idealen Vorbereitung auf das Arzt-Patienten-Gespräch, da Ihr Praxisteam anhand der Daten bereits all diejenigen Aufgaben im Vorfeld übernehmen kann, für die Sie nicht persönlich erforderlich sind (z. B. Blutdruckmessen oder das Initiieren von Urinproben). So kann Ihr Gespräch mit dem Patienten so effizient wie möglich stattfinden.
Hinweis:
Neben der reinen Erhebung der Patientendaten, kann die digitale Patientenaufnahme zudem eine digitale Navigation in den Praxisräumen sowie ein automatisiertes Aufrufsystem umfassen.
Die digitale Patientenaufnahme kann grundsätzlich auf drei verschiedenen Wegen erfolgen.
- Smartphone: Der Patient erhält die auszufüllenden Dokumente bereits im Vorfeld per E-Mail und kann sie orts- und zeitunabhängig auf seinem Smartphone ausfüllen.
- Tablet: Der Patient kommt (wie bisher) in die Praxis. Anstelle eines herkömmlichen Klemmbretts erhält der Patient hier ein Tablet, auf dem er die Fragebögen digital ausfüllen und an Ihr Praxisverwaltungssystem übertragen kann.
- Terminal: Eine weitere Möglichkeit, um die Daten vor Ort in der Praxis digital abzufragen, stellt ein Terminal dar. Dies funktioniert ähnlich wie ein Tablet, ist allerdings fest im Empfangsbereich der Praxis installiert.
Tipp:
Indem Sie Ihre digitalen Praxisformulare mit Ihrem Terminbuchungstool verknüpfen, haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente zur digitalen Patientenaufnahme bereits im Vorfeld automatisiert per E-Mail an Ihre Patienten zu versenden. So entsteht ein weiterer Automatismus, der Sie und Ihr Praxisteam entlastet und Ihnen wertvolle Zeit zurückgibt.
Die Tatsache, dass die Daten durch die digitale Patientenaufnahme augenblicklich digital in Ihrer Praxissoftware zur Verfügung stehen, ermöglicht es, auch darauffolgende Prozesse unkompliziert zu automatisieren. So kann die digitale Patientenaufnahme beispielsweise mit einem automatisierten Aufrufsystem weiter ausgebaut werden. Hierbei kann der Name des nächsten Patienten auf einem Bildschirm im Wartezimmer angezeigt und der Patient somit automatisch aufgerufen werden. Der Arbeitsaufwand, die nächste Patientenakte am Empfang abzuholen und den Patienten im Wartezimmer abzuholen, entfällt somit für Ihr Praxispersonal.
Durch eine digitale Navigation innerhalb der Praxis lässt sich die digitale Patientenaufnahme inklusive des automatischen Aufrufsystems noch weiter ausbauen. Hierbei wird der digitale Aufruf über den Bildschirm im Wartezimmer zusätzlich um eine Information darüber ergänzt, welchen Behandlungsraum der Patient aufsuchen soll. Hierdurch entfällt zusätzlich der Aufwand, den Patienten in das entsprechende Behandlungszimmer zu begleiten.
Welche Dokumente bei einer digitalen Patientenaufnahme ausgefüllt und/oder unterzeichnet werden müssen, hängt von der Art des Arzttermins ab. Je nachdem, ob der Patient in der Vergangenheit bereits in Ihrer Praxis war, worin das Ziel des Termins besteht, welche Beschwerden besprochen werden sollen und ob es sich z. B. um eine medizinische Beratung oder um einen invasiven Eingriff handelt, kann es erforderlich sein, dass Ihr Praxisteam Ihrem Patienten unterschiedliche Dokumente aushändigt bzw. entsprechende Unterschriften einholt.
Grundsätzlich umfasst die (digitale) Patientenaufnahme häufig unter anderem die folgenden Dokumente:
- Erstaufnahmebogen/Stammdaten (bei Privatpatienten)
- Versicherungsstatus
- Zahlungsdetails (bei Privatpatienten oder Wunschleistungen)
- Anamnese
- Patientenaufklärung
- Behandlungsvertrag
- Wahlleistungsvereinbarung
- Datenschutzerklärung
- Einwilligungserklärungen
- Datenaustausch mit Leistungserbringern
- Übermittlung von Rezepten und Verordnungen
- Datenschutzerklärung
- Datennutzung für Forschung
- Datenweitergabe bei Praxisübernahme
- Entbindung der Schweigepflicht
Sehen Sie Ihren Patienten in eher unregelmäßigen, größeren Abständen, empfiehlt es sich, die wichtigsten Daten nicht nur einmalig einzuholen, sondern sie regelmäßig bestätigen bzw. aktualisieren zu lassen. Auf diese Weise können Sie eine konstant zuverlässige medizinische Versorgung gewährleisten. Die digitale Patientenaufnahme bietet dabei den Vorteil, dass die bisher erfassten Daten aufgerufen und aktualisiert werden können, während Stammdaten, Anamnesebogen und Co. bei einer manuellen Erfassung häufig nochmal vollständig neu ausgefüllt werden müssen.
Die Digitalisierung der Patientenaufnahme bringt sowohl für Sie und Ihr Praxisteam als auch für Ihre Patienten nennenswerte Vorteile mit sich:
- Gesteigerte Behandlungsqualität: Bessere Antworten (vor allem im Anamnesebogen) ermöglichen Ihnen als Arzt eine bessere Behandlung, da Ihnen mehr und bessere Informationen zur Verfügung stehen.
- Reduziertes Infektionsrisiko: Findet die Patientenaufnahme am patienteneigenen Smartphone oder am Terminal statt, kann sie kontaktlos erfolgen. Das Infektionsrisiko kann demnach reduziert werden.
- Besserer Datenschutz: Durch verschlüsselte Übertragung und sichere Ablage in der Praxisverwaltungssoftware wird der Datenschutz gewährleistet.
- Videosprechstunde: Die digitale Erfassung der Patientendaten eignet sich hervorragend für den Einsatz in Videosprechstunden, da hierdurch nicht nur die Behandlung, sondern auch die Datenerfassung online erfolgen kann.
Neben den o. g. Vorteilen geht die digitale Patientenaufnahme auch mit ein paar Nachteilen bzw. Grenzen einher:
- Technikaffinität erforderlich: Da ein sicherer Umgang mit einem Smartphone, Tablet oder Terminal erforderlich ist, eignet sich die digitale Patientenaufnahme weniger für Patienten mit fehlender Technik-Affinität.
- Feinmotorik notwendig: Zudem erfordert der Umgang mit den digitalen Lösungen eine ausreichende Feinmotorik, die womöglich nicht jeder Patient gleichermaßen mitbringt.
- Geringeres Sicherheitsgefühl: Einige Patienten fühlen sich vor allem im Falle von Unsicherheiten und Fragen im persönlichen Gespräch womöglich besser aufgehoben.
Aufgrund der besagten Nachteile eignet sich die Digitalisierung der Patientenaufnahme daher nicht als Ersatz für das persönliche Gespräch, sondern als Ergänzung und Unterstützung. Indem die Anamnesedaten sowie auch die Stammdaten oder auch der Behandlungsvertrag bereits im Vorfeld vorliegen, kann der persönliche Kontakt zwischen Ihnen bzw. Ihrem Praxispersonal und Ihren Patienten letztlich effizienter ablaufen. Indem Sie bzw. Ihr Praxisteam weiterhin als Ansprechpartner bei offenen Fragen zur Verfügung stehen, können Sie abfedern, dass sich manche Patienten durch die digitale Abwicklung gegebenenfalls weniger gut abgeholt fühlen.
Neben der digitalen Patientenaufnahme gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, um die Effizienz in Arztpraxen durch digitale Lösungen weiter zu steigern. So können Sie die Unterlagen zur digitalen Patientenaufnahme bereits bei der Terminvereinbarung an Ihre Patienten senden, indem Sie Ihr Praxisverwaltungssystem und die digitalen Praxisformulare mit einem Online-Terminbuchungstool verknüpfen. Dies erfolgt häufig per E-Mail oder per SMS. Anstelle des manuellen Versands haben Sie in der Regel zudem die Wahl, den Versand automatisiert bei der Terminvereinbarung stattfinden zu lassen. Ihr Patient hat anschließend die Möglichkeit, seine Stammdaten sowie ggf. weitere Formulare ganz in Ruhe zuhause auszufüllen. So können Ihre Patienten ihre Antworten bereits im Vorfeld vorbereiten und an Ihre Praxis übermitteln. Auf diese Weise ermöglichen Sie nicht nur einen komfortablen Check-in in Ihrer Praxis, sondern auch eine papierlose Praxis und einen ressourcenschonenden Umgang mit Dokumenten.
Abschließend lässt sich sagen, dass für Patienten mit fehlender Feinmotorik oder fehlendem technischen Verständnis weiterhin ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen muss, welcher die Patienten bei Bedarf durch die digitale Anwendung führt. Die Digitalisierung der Patientenaufnahme ersetzt somit nicht Ihre medizinischen Fachangestellten am Empfang, sondern bietet ihnen eine hilfreiche Unterstützung. Denn mit der richtigen Software und einem professionellen Umgang bringt die digitale Patientenaufnahme zahlreiche Vorteile für Ihre Arztpraxis mit sich: sowohl Sie als Arzt als auch Ihr Praxispersonal können wertvolle Zeit sparen, die Antwortqualität steigt, es wird weniger Papier verbraucht und das zeitintensive Abtippen oder Einscannen der Dokumente entfällt. Stattdessen liegen die Dokumente nach dem Ausfüllen und Unterzeichnen in Sekundenschnelle in Ihrer Praxisverwaltungssoftware ab und können zur Vorbereitung auf die Behandlung herangezogen werden. Ihre Patienten wiederum freuen sich darüber, dass sie die Dokumente dank der digitalen Patientenaufnahme bereits im Vorfeld in Ruhe durchlesen und orts- sowie zeitunabhängig ausfüllen können.
