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Wenn der Patient nicht zahlt: So hilft ein zuverlässiger Inkasso-Service

Praxisalltag

Wenn der Patient den Arzt seiner Wahl aufsucht und dessen Behandlung in Anspruch nimmt, ist der Arzt berechtigt, dem Patienten eine Rechnung auszustellen. Während sich der Patient als Mitglied einer gesetzlichen Krankenversicherung keine Gedanken über die Begleichung der Arztrechnung machen muss, sieht der Fall bei Privatpatienten schon anders aus. Hier ist der Arzt aus wirtschaftlichen Gründen auf die vollständige und zeitnahe Zahlung der entstandenen Forderung seitens des Patienten angewiesen. Denn zahlt der Privatpatient nicht, obliegt es dem Arzt, sich um die Beitreibung zu kümmern, will er nicht teilweise oder ganz auf sein Geld verzichten. Ob der Patient nun zahlungsunwillig oder –unfähig ist, der Arzt steht vor der wichtigen Entscheidung: Betreibt er die konsequente Mahnung der offenstehenden Forderungen wie z. B. Zuzahlungen, privatärztliche Rechnungen und entstandene Mahnkosten selbst oder gibt er das komplette Mahnwesen an eine Abrechnungsfirma mit Inkasso-Service ab?

(Zahlende) Privatpatienten sind gern gesehen

Schon das Schreiben von Rechnungen nimmt im Praxisalltag einen nicht unbedeutenden Teil der Arbeitszeit ein. Müssen Patienten darüber hinaus angemahnt werden, bleibt dem Arzt kaum noch Zeit für seine eigentliche Tätigkeit, nämlich sich um seine Patienten zu kümmern. Daher ist es äußerst wichtig, ein gut funktionierendes Mahnwesen eingerichtet zu haben. Dies kann der Arzt weiterhin selbst erledigen bzw. seinen Mitarbeitern übertragen. Oder er übergibt das Eintreiben der Zahlungen an eine Abrechnungsstelle bzw. einen Inkasso-Service. Dies ist deswegen von großer Bedeutung, da Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte heute kaum noch allein von Kassenpatienten leben können. Damit die Wirtschaftlichkeit einer Praxis gegeben ist, ist ein Arzt auf ca. 20-30 % Privatpatienten angewiesen. Hat der Arzt sogar mehr Privatpatienten, muss er verstärkt darauf achten, dass die entsprechenden Privatrechnungen termingerecht und am besten in voller Höhe eingehen.

So hilft ein zuverlässiger Inkasso-Service

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Die Ausgangslage: Rechnung korrekt erstellt, aber das Geld fehlt

Die Gründe, weswegen Patienten nicht oder nicht rechtzeitig zahlen können oder gar wollen, sind vielfältig. Selbstverständlich muss in erster Linie die Rechnung selbst – nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung durch den Arzt – regel- und gesetzeskonform erstellt werden. Dazu gehört auch die vorschriftsmäßige Anwendung des § 12 GOÄ, wonach das Behandlungsdatum, die Bezeichnung der Leistung, die Gebührennummer, der Betrag und der je nach Fall anzuwendende Steigerungsfaktor angegeben werden müssen. Dennoch bleibt in vielen Fällen die Zahlung durch den Patienten aus. Während eine korrekt erstellte Rechnung nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sofort fällig ist, gerät der (Privat-)Patient übrigens nach Erhalt der Rechnung 30 Tage später in Zahlungsverzug. Zahlt der Patient innerhalb dieser Frist nicht, kann sofort gemahnt und hiernach der Rechtsweg beschritten werden.

Gründe, warum es nicht zur Zahlung kommt:

  1. Der Patient hat die Bezahlung der Rechnung vergessen.
  2. Ein finanzieller Engpass aufgrund anderer Anschaffungen oder sonstiger Ausgaben erschwert dem Patienten die sofortige Zahlung.
  3. Der Patient kann den Betrag auch mittelfristig nicht begleichen, da er schwerwiegend erkrankt und/oder berufsunfähig ist.
  4. Der Patient weigert sich zu zahlen.

Ganz gleich welcher der Fälle eingetreten ist, die weitere Verfolgung der Zahlung bzw. die Durchsetzung der offenen Forderung (Inkasso) kostet den Arzt Zeit und Nerven.

Diese Vorteile bietet ein Inkasso-Service

1. Zeit ist Geld

Da wäre zum einen der enorme Zeitgewinn zu nennen. Wenn der Arzt eine Abrechnungsfirma für seine laufenden Liquidationen beauftragt hat, muss er sich grundsätzlich nicht um Zahlungsausfälle und Mahnungen kümmern. Das wird vom Abrechnungsunternehmen übernommen, indem es dem Arzt den Großteil des Rechnungsbetrages garantiert und sich auch um das Inkasso bemüht. Wird (lediglich) ein Inkasso-Service beauftragt, kümmert sich dieser Dienstleister allein um die Betreibung der Forderung. In beiden Fällen ist der Arzt von der Sorge befreit, extra Zeit aufwenden zu müssen, damit der Patient zur Zahlung aufgefordert wird. Dies führt zur spürbaren Entlastung des Praxisalltags bei der Patientenbehandlung wie bei den sonstigen, täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben.

2. Patienten zahlen in der Regel, wenn sich das Inkasso-Unternehmen meldet

Neben dem Faktor Zeit spielt der (zusätzliche) Gewinn eine bedeutende Rolle. Wenn der Patient nicht zahlt, muss der Arzt je nach Rechnungsbetrag abwägen, ob sich die weitere Verfolgung seiner Geldforderung für ihn lohnt. Denn neben mehrfachen Mahnungen kann ein eingeleitetes Mahnverfahren (gerichtlicher Mahnbescheid) und das streitige Verfahren (Klageweg) sowohl Zeit als auch zusätzliches Geld kosten. Diesen – auch monetären – Aufwand kann sich heute kaum ein Arzt leisten, weswegen manche Ärzte, Zahnärzte oder Chefärzte gezwungenermaßen gleich auf ihre Forderungen verzichten. Durch einen seriösen Inkasso-Service werden solche Gelder öfter erfolgreich eingetrieben. In den meisten Fällen kann sich der Arzt also darauf verlassen, über das Inkasso eines beauftragten Dienstleisters doch noch zu seinem Geld zu kommen.

3. Das Arzt-Patienten-Verhältnis wird nicht belastet

Wenn der Inkasso-Service eine Zahlungserinnerung oder sogar einen Mahnbescheid an den Privatpatienten versendet, wird das (gute) Arzt-Patienten-Verhältnis nicht tangiert. Denn der Arzt tritt in einer solchen Situation, welche sich später vielleicht zu einem Konflikt ausweiten kann, nicht weiter in Erscheinung. So bleibt die eigentliche „Rollenverteilung“, nämlich, dass der Arzt dem Patienten mit seiner Behandlung hilft, erhalten. Selbst dann noch, wenn der Patient zur ausgebliebenen Zahlung erinnert werden muss – nämlich durch das Inkassounternehmen. In diesem Fall tritt der Arzt nicht als sogenannter Schuldeneintreiber auf, sondern er bleibt im Hintergrund, indem er sich in Form des Inkasso-Service eines Gehilfen bedient.

4. Effektives Inkasso durch verschiedene Mahnstufen

Bis der Arzt zu seinem Geld kommt, müssen unter Umständen mehrere Schritte unternommen werden. Zahlt der Patient nicht und kommt er auch einer Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nicht nach, so ergeht meist eine zweite und in manchen Fällen sogar eine dritte Mahnung, bevor in hartnäckigen Fällen der gerichtliche Mahnbescheid erlassen wird. Wenn der Patient in dieser Stufe Widerspruch einlegt, ist die Klageerhebung die nächste Möglichkeit, die bestehende Forderung wirksam und erfolgreich durchzusetzen. Im günstigsten Fall wird der Arzt damit weder zeitlich noch inhaltlich belastet. Selbstverständlich kommen pro Mahnstufe weitere Gebühren auf ihn zu. Diese halten sich jedoch in überschaubaren Grenzen und erweisen sich hinsichtlich des erreichten positiven Ergebnisses für den Arzt eher als eine lohnende Investition statt unnötiger Ausgaben.

5. Dank Seriosität zu einem guten Ergebnis für alle Beteiligten

Wie bei jedem Dienstleister der Fall, mag es auch bei den Inkassounternehmen unterschiedliche Vorgehensweisen und Qualitäten beim Patientenkontakt und bei der Beitreibung der Forderung geben. Ein seriöser Inkasso-Service sucht auch in schwierigen Situationen immer das Gespräch mit dem Schuldner bzw. Patienten. So sollte auf die individuellen Nöte und Bedürfnisse der Patienten grundsätzlich eingegangen werden, insbesondere wenn ein konsequentes Inkasso wie oben beschrieben schwerwiegende Auswirkungen für den Patienten zur Folge hätte. Alternativen wären in solchen Fällen die Abänderung der Zahlungsbedingungen oder gleich die Vereinbarung über eine Ratenzahlung.

6. Diese rechtlichen Vorschriften sind zu beachten

Soll ein Inkassounternehmen beauftragt werden, so ist zu beachten, dass der Arzt in diesem Fall Patientendaten weitergibt. Jeder Arzt oder sonstiger Mediziner unterliegt (ebenso wie der Anwalt) grundsätzlich der Schweigepflicht (§ 203 StGB). Ist ein Inkasso-Service involviert, verlangt das Gesetz die Einwilligungserklärung des Patienten. Eine solche muss – vor der Behandlung! – gleich in zweifacher Ausfertigung eingeholt werden.

Zum einen geht es dabei um die Einwilligung zur Weitergabe der Patientendaten im Rahmen der Forderungsabtretung (der Patient hat sich im Streitfall im Übrigen an das Abrechnungs- bzw. das Inkassounternehmen zu wenden). Zum anderen muss der Patient seine Einwilligung hinsichtlich der Erhebung und (elektronischen) Speicherung der Patientendaten, die zudem verarbeitet und benutzt werden dürfen (im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung, Einziehung und u. U. gerichtlichen Durchsetzung der Forderung des Arztes), erklären.

Das (rechtzeitige) Einholen von Patienteneinwilligungen und die an das Inkassounternehmen zu zahlenden Gebühren sind im Grunde verschmerzbare Nachteile eines „fremden“ Mahnwesens, wenn sich der Arzt dazu entschließt, seine Abrechnungen und die damit verbundene Durchsetzung der Forderungen an ein Abrechnungsunternehmen zu übergeben. In Anbetracht der Vielzahl an – aus Ärztesicht durchaus überzeugenden – Vorteilen eines Inkasso-Services spielen sie vergleichsweise eine eher untergeordnete Rolle. Entscheidend dürften letztendlich die eigenen Erfahrungen des Arztes mit seiner bestehenden Klientel sein. Häufen sich die Fälle, in denen die Privatpatienten ihren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig bzw. gar nicht nachkommen, ist der Arzt gut beraten, die Möglichkeit in Betracht zu ziehen, eine Abrechnungsstelle mitsamt einem erfahrenen Inkasso-Service zu beauftragen, um nicht auf seinen Kosten sitzen zu bleiben und womöglich das Bestehen seiner Praxis zu gefährden.

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