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Factoring – 11 Vorteile einer privatärztlichen Abrechnungsstelle

Praxisalltag

Der Faktor Zeit ist für niedergelassene Ärzte, Zahnärzte und Chefärzte ein kostbares Gut. Denn neben der Hauptbeschäftigung, der Behandlung seiner Patienten, muss ein Arzt viele verschiedene Arbeiten parallel erledigen. Dazu zählen u. a. die Organisation der Praxisverwaltung oder aufwändige Schreibarbeiten wie das Verfassen von Arztbriefen, Anamnesen, Gutachten etc. Daneben gehören das Erstellen und Verschicken von Rechnungen zu seinen täglichen Pflichten. Zahlt der Patient nicht rechtzeitig, muss der Arzt zusätzlich Mahnschreiben verschicken oder gar den Gang zum Gericht antreten. Bei immer noch steigender Bürokratisierung gehen daher viele Praxen dazu über, Bereiche der Verwaltung und/oder Abrechnung auszulagern. Mit einer solchen Übernahme der kompletten Abrechnung kann der einzelne Arzt nicht nur Zeit gewinnen, sondern auch Geld einsparen und somit unnötigen Stress vermeiden. Von den niedergelassenen Zahnärzten in Deutschland nutzen etwa ein Drittel bereits die Vorteile des Factorings – Tendenz steigend.

Was versteht man unter Factoring?

Beim Factoring verkauft der Arzt seine Forderung gegenüber dem Patienten an eine Factoring-Gesellschaft (z. B. Abrechnungsstelle), um einerseits direkte Zahlungseingänge verbuchen und andererseits mögliche Zahlungsausfälle vermeiden zu können.
  1. Der Arzt, Zahnarzt oder Chefarzt (Kreditor) hat nach der Behandlung eine existierende und abtretbare Forderung gegenüber dem Patienten (Debitor).
  2. Diese Forderung verkauft das Unternehmen mit Factoring (z. B. die Arztpraxis) an den Factor (Abrechnungsdienstleister).
  3. Nach der Bonitätsprüfung des Patienten (Fähigkeit und Bereitschaft, künftige Zahlungen fristgerecht zu erfüllen) überweist der Factor üblicherweise innerhalb von 2-3 Tagen ca. 80 % der Brutto-Forderungssumme an den Arzt (es existieren auch andere Modelle).
  4. Während dadurch die Liquidität steigt und die Eigenkapitalquote des Arztes verbessert wird, haftet der Factor für die Bonität des Patienten und trägt vollumfänglich das Risiko eines eventuellen Zahlungsausfalls.
  5. Nachdem der Patient an den Factor gezahlt hat, überweist dieser die verbliebene Restsumme (20 %) abzüglich der Factoring-Gebühren an den Arzt.
Neben dem hier dargestellten, sogenannten echten Factoring (Ausfallrisiko wird übernommen) existieren noch weitere Formen des Factorings. Zu erwähnen wäre zum einen das unechte Factoring: Hier besteht für den Arzt kein Zahlungsausfallschutz. Liegt ein Forderungsausfall vor, weil der Kunde nicht zahlt, muss daher der bereits erhaltene Betrag an den Factor zurücküberwiesen werden.
Daneben gibt es außerdem das offene und das sogenannte stille Factoring. Beim offenen Factoring wird der Patient über den Forderungsverkauf informiert, dieser zahlt dann direkt an den Factor. Beim stillen Factoring weiß der Kunde bzw. der Patient nicht, dass eine Forderung abgetreten wurde. In dem Fall überweist der Patient direkt an den Arzt. Der in der Praxis meist vertretene Fall ist die Kombination von echtem und offenem Factoring. Hier ist der Arzt gegen den Forderungsausfall abgesichert, während der Patient direkt an den Factor zahlt. Zu beachten ist, dass hierzu extra die Einwilligung des Patienten (zur Weitergabe der Daten) eingeholt werden muss.

Vorteile durch Factoring eines Abrechnungsdienstleisters

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Die Vorteile des Factorings im Einzelnen:

1. Liquiditätsgewinn

Der Hauptvorteil des Factorings besteht für den Arzt in der schnellen und direkten Erhöhung seiner Liquidität. Der Arzt als Kreditor erhält nach dem Forderungsverkauf an den Factor bzw. die Abrechnungsstelle umgehend ca. 80 % des Rechnungsbetrages. Dadurch, dass der Factor alle Außenstände einer Praxis oder einer Klinik übernimmt, weist das Geschäftskonto des Arztes bereits nach wenigen Tagen eine höhere Liquidität auf. Der Arzt muss sich demzufolge keine Sorgen wegen verspäteter oder ausbleibender Zahlungen machen. Denn anstatt mehrere Wochen oder länger auf sein Geld warten zu müssen, kann der Arzt direkt über erhaltene Rechnungsbeträge verfügen.

2. Planungssicherheit

Eine Arztpraxis muss wie jedes andere Unternehmen dafür Sorge tragen, rentabel zu arbeiten, also Gewinn abzuwerfen. Finanzielle Engpässe, die aufgrund von aufgenommenen Krediten, Mitarbeitergehältern, Neuanschaffungen, Werbung etc. entstehen, können schnell die Wirtschaftlichkeit einer Praxis gefährden. Durch den Abschluss eines (echten) Factoringvertrages lassen sich derartige Probleme auf einfache Art und Weise verhindern, weil der Arzt auf den garantierten Geldeingang vertrauen kann. Durch die verbesserte Liquidität hat er somit auch deutlich mehr Planungssicherheit bei gegenwärtigen und zukünftigen finanziellen Schwierigkeiten.

3. Risikoabsicherung durch Schutz vor Forderungsausfall

Ein weiterer Vorteil des Factorings besteht darin, dass der Arzt auch dann sein Geld erhält, wenn der Patient nicht zahlt oder nicht zahlen kann. Denn neben der eigenen komplizierten und zeitaufwändigen Rechnungsstellung trägt der Arzt grundsätzlich selbst das wirtschaftliche Risiko bei einem Zahlungsausfall. Der mit dem Factoring-Unternehmen abgeschlossene Vertrag beinhaltet dagegen die Übernahme eines Ausfallrisikos (Delkrederefunktion), wonach der Arzt auch dann den Großteil der Rechnungssumme ausbezahlt bekommt, selbst wenn der Patient nicht zahlungskräftig oder -willig ist. Dieser Vertragsinhalt ist für den Arzt von enormer Bedeutung, kann er somit sein unternehmerisches Risiko auch bei einem Forderungsausfall auf ein Minimum beschränken. Im Klartext heißt das für den Arzt: Es entstehen weder Anwalts- noch Gerichtskosten, um die Forderungen bei Nichtzahlung beizutreiben.

4. Bonitätsprüfung der Patienten

Um das zuvor erwähnte Risiko von Zahlungsausfällen spürbar verringern zu können, erfolgt seitens der Factoring-Gesellschaft wahlweise eine Bonitätsprüfung der Patienten. Danach wird der Arzt regelmäßig über die Zahlungsfähigkeit seiner Patienten informiert. Mit der Folge, dass sich der Arzt auf der einen Seite vor Zahlungsausfällen schützen und gleichzeitig die Bindung zu den Patienten stärken kann, die regelmäßig fristgerecht zahlen.

5. Bonität und Rating des Arztes verbessern sich

Die Bonität spielt jedoch auch bei der eigenen Bewertung eine nicht untergeordnete Rolle. Dadurch, dass der Arzt, der Zahnarzt oder der Chefarzt dauerhaft eine höhere Liquidität vorweisen kann, und das Risiko eines Forderungsausfalls beseitigt werden konnte, verbessert sich zudem das eigene Rating. Da offene Forderungen meist innerhalb von 1-2 Werktagen durch den Factor beglichen werden, erscheinen jene Forderungen nicht in der Bilanz bzw. es kann eine Ausbuchung vorgenommen werden.

Auch der Kontokorrentkredit muss seitens des Arztes nicht beansprucht werden, da das Abrechnungsunternehmen eine Vorfinanzierung leistet. In der Summe bedeutet dies, dass der Arzt infolge der positiven Unternehmensbewertung als besonders kreditwürdig eingestuft wird und Bankdarlehen zu deutlich verbesserten Konditionen erhält.

6. Bilanzverkürzung und Verbesserung der Eigenkapitalquote

Durch die gewonnene Liquidität verringern sich die passiven Bilanzpositionen (Verbindlichkeiten): Geld, das der Arzt vom Factor auf sein Konto überwiesen bekommt, wird zu Bankguthaben, wodurch sich seine gesamte Bilanz verkürzt. Dadurch erhöht sich automatisch die Eigenkapitalquote, während der Fremdkapitalanteil abnimmt. Positiv festzuhalten bleibt, dass der Arzt 80-90 % seiner Forderungen vom Factoring-Unternehmen ausgezahlt bekommt, dadurch seine Verbindlichkeiten aus Lieferungen oder kurzfristigen Bankkrediten tilgen bzw. reduzieren kann.

7. Steuerliche Vorteile für den Arzt durch Factoring

Auch aus steuerlicher Sicht kann sich Factoring positiv auf die Wirtschaftlichkeit einer Arzt- oder Zahnarztpraxis auswirken. Die schnell errungene Liquidität sorgt dafür, dass sogenannte Dauerschulden abgebaut werden können. Von den sich hieraus ergebenden Schuldzinsen wird die Hälfte steuerlich als Gewinn eingestuft, wonach sich der Gewerbeertrag erhöht. Aufgrund der Höhe dieses Betrages wiederum wird die Gewerbesteuer berechnet. Gelingt es dem Arzt – etwa durch den Forderungsverkauf beim Factoring – seine Dauerschulden zu verringern, kann er seine unternehmerische Steuerlast reduzieren.

8. Hohe Patientenzufriedenheit durch Teilzahlungen und verlängerte Zahlungsfristen

Der Arzt kann sich eines erhöhten Zuspruchs seiner Patienten sicher sein, wenn er ihm dank seines Factoringpartners deutlich günstigere Konditionen bei der Begleichung der Rechnung anbieten kann. So sind sowohl Teilzahlungen möglich und verhandelbar wie auch die Einräumung von verlängerten Zahlungsfristen. Das sorgt vor allem dann für Begeisterung auf Patientenseite, wenn dadurch Spezialbehandlungen oder besondere Therapien ermöglicht werden können. So sorgt das Factoringgeschäft für eine Win-win-Situation, da der Patient das bekommt, was er möchte und der Arzt zufriedene und zahlende Patienten als Kunden hat.

9. Factoring für Zahnärzte besonders lohnend

Speziell für Zahnärzte ist das (intelligente) Finanzinstrument Factoring auf dem Vormarsch. Bei den Dentisten wird es mehr und mehr Usus, dass der Factor bzw. der Abrechnungsservice die Rechnungen versendet und die komplette Buchhaltung (Debitorenmanagement) übernimmt. Schon jeder dritte Zahnarzt bedient sich mittels einer Abrechnungsfirma der Vorzüge des Factorings. Der Grund dafür liegt in den zunehmenden Leistungseinschränkungen, die bei den gesetzlichen Kassen zu verzeichnen sind. Dadurch sind immer mehr Zahnarztpatienten dazu gezwungen, einen Eigenanteil an der Rechnung zu leisten. Demzufolge steigt allgemein die Anzahl der Zahnarztrechnungen und der Verwaltungsaufwand pro Zahnarztpraxis erhöht sich somit drastisch. Berücksichtigt man hierzu eine sich verschlechternde Zahlungsbereitschaft der Patienten, liegt es für viele Zahnärzte auf der Hand, dass man sich Forderungsausfälle und einen spürbar erhöhten Zeitaufwand bei der Bewältigung der zahlreichen Rechnungen weder zeitlich noch finanziell leisten kann. Daher ist das „schnelle Geld“ auch bei Zahnärzten ein bevorzugt gewähltes Mittel, um sich und die Praxisangestellten auch in Zukunft sicher versorgen zu können.

10. Arbeitsentlastung und Zeitersparnis durch Factoring

Es obliegt dem einzelnen Arzt, Zahnarzt oder Chefarzt, welche Verwaltungsbereiche seiner Praxis er intern erledigen und welche Aufgaben er lieber outsourcen möchte. Das reicht von der eigens erstellten Honorarabrechnung bis zur kompletten Abrechnung durch eine privatärztliche Abrechnungsstelle inklusive eines umfangreichen Forderungsmanagements. Im letzteren Fall kann der Arzt viel Arbeit und ebenso viel Zeit einsparen, die er vielleicht lieber seinem Kerngeschäft, nämlich der Patientenbehandlung, zuwenden will. Denn bereits die Erstellung und der Versand zahlreicher Rechnungen erfordert einen erhöhten Arbeitsaufwand an zeitraubender Bürokratie, die durch ungebetenen Zahlungsverzug und ein anschließendes Mahnwesen bzw. ein gerichtliches Mahnverfahren noch unangenehmer werden kann.

11. Mehr Zeit für Patienten

Je mehr Tätigkeitsbereiche der Arzt aus seiner täglich anfallenden Arbeit ausgliedern kann, desto intensiver kann er sich seinen Patienten widmen. Das beruhigende Gefühl, sich nicht selbst um alles kümmern zu müssen und unliebsame Verwaltungstätigkeiten wie Abrechnungen in guten Händen zu wissen, überträgt sich positiv auf den Patienten. Eine zu verzeichnende, höhere Patientenzufriedenheit hat zudem Auswirkungen auf mehr Umsätze und gesteigerten Gewinn. Aber auch für die Angestellten des Arztes bedeutet ein ausgegliederter Bereich weniger Arbeit, Verantwortung und auch weniger Stresspotential.

Im Ergebnis kann Factoring mehr Zeit, weniger Arbeit und weniger Stress bedeuten – bei gleichzeitig mehr Umsatz und höherem Gewinn. Vor allem beim echten Factoring, wenn der Factor das Ausfallrisiko übernimmt. Eine Rechnung, die jeder Arzt für sich und seine Praxis aufstellen muss. Die unterm Strich jedoch für ihn persönlich aufgehen und für die gesamte Praxis somit positiv ausgehen kann.

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